Projektinhallinnan ABC: T = Tiimin kehittäminen

Näin projektitiimisi saavuttaa parhaan suorituskyvyn

Tiimin kehittäminen Tuckmanin mukaan

Yhdysvaltalainen psykologi Bruce Tuckman laati vuonna 1965 luokittelun, jossa tiimin kehitys jaetaan vaiheisiin. Hänen mallinsa, ”Tuckman’s Stages of Group Development” (Tuckmanin ryhmäkehityksen vaiheet), on vakiintunut yhdeksi tunnetuimmista ja yleisimmin käytetyistä malleista tiimien kehitysprosessin kuvaamisessa.
Bruce Tuckman määritteli alun perin neljä tiimin kehitysvaihetta: Forming (muodostumisvaihe), Storming (konfliktivaihe), Norming (normittumisvaihe) ja Performing (suoritusvaihe). Näille vaiheille on ominaista helposti tunnistettavia dynamiikoita, joita suurin osa uusista tiimeistä käy läpi yhteistyön alussa. Myöhemmin mallia laajennettiin viidennellä vaiheella, niin sanotulla ”Adjourning”- tai ”Mourning”-vaiheella (hajautumisvaihe). Tässä vaiheessa on kyse tiimin hajautumisprosessista ja tiimin jäsenten siirtymisestä uusiin tehtäviin tai projekteihin.
Tuckmanin malli perustui hänen havaintoihinsa ryhmistä erilaisissa yhteyksissä, mukaan lukien projektinhallinta. Sen jälkeen monet muut tutkijat ja käytännön toimijat ovat kehittäneet ja mukauttaneet mallia vastaamaan tiimien erityisvaatimuksia ja dynamiikkaa. Tuckmanin malli on kuitenkin edelleen hyödyllinen ja laajasti käytetty viitekehys, jonka avulla voidaan ymmärtää tiimien kehitysprosessia ja reagoida siihen.

Miksi kannattaa tuntea tiimin kehittämisen vaiheet projektinhallinnassa?

Tiimin kehittäminen on ratkaisevassa asemassa projektinhallinnassa, ja sillä on merkittävä vaikutus projektien myöhempään menestykseen. Jos tiimin kehittäminen sujuu hyvin, siitä koituu monia etuja:

• Korkea suorituskyky: Hyvin toiminut tiimi työskentelee tehokkaammin ja saavuttaa paremman suorituskyvyn. Kun tiimin jäsenet ymmärtävät roolinsa ja vastuualueensa, hyödyntävät vahvuuksiaan ja tekevät tehokasta yhteistyötä, he voivat saavuttaa projektin tavoitteen tehokkaammin.
• Parempi yhteistyö: Tiimin kehittämisen avulla vahvistetaan yhteistyötä tiimin sisällä. Tiimin jäsenet oppivat kommunikoimaan tehokkaasti, vaihtamaan tietoa ja työskentelemään yhdessä ratkaisujen löytämiseksi. He oppivat ymmärtämään paremmin muiden tiimin jäsenten työskentelytapoja ja tarpeita, mikä johtaa sujuvampaan projektityöhön.
• Myönteinen työilmapiiri: Tehokas tiimikehitys edistää lisäksi myönteistä työilmapiiriä, jossa vallitsevat luottamus, kunnioitus ja avoimuus. Tämän ansiosta tiimin jäsenet uskaltavat jakaa ideoitaan ja ilmaista mielipiteitään. Tämä johtaa motivoituneeseen ja sitoutuneeseen tiimikulttuuriin, jossa jokainen antaa parhaansa ja edistää tiimin kokonaistehoa.
• Vähemmän konflikteja: Tiimin kehittämisprosessin avulla mahdolliset konfliktit ja väärinkäsitykset tunnistetaan ja niihin puututaan varhaisessa vaiheessa. Tiimin jäsenet oppivat keskustelemaan mielipide-eroistaan rakentavasti ja löytämään yhteisiä ratkaisuja. Näin luodaan harmoninen työympäristö.
• Tehokas ongelmanratkaisu: Hyvin toimiva tiimi pystyy ratkaisemaan ongelmia ja selviytymään haasteista tehokkaasti. Yhteistyön ja ideoiden vaihdon avulla tiimin jäsenet voivat tuoda esiin erilaisia näkökulmia ja kehittää näin innovatiivisia ratkaisumalleja.

Tuckmanin eri vaiheiden tunteminen auttaa selkeyttämään, mitkä vaiheet ovat tarpeen maksimaalisen suorituskyvyn saavuttamiseksi. Lisäksi vaiheiden avulla voidaan arvioida tiimin sisäisiä dynamiikoita, jolloin voidaan reagoida, jos konflikteja syntyy jo tiimin muodostumisen alkuvaiheessa. Jos uuden tiimin jäsenet ovat tietoisia eri vaiheista, he voivat suhtautua niihin rauhallisin mielin ja selviytyä siten hyvin suuresta paineesta, erityisesti myrskyvaiheessa.

Tiimin kehityksen vaiheet

Jokainen tiimi on yksilöllinen, ja siksi myös tiimin kehitys on joka kerta hieman erilainen. Yleensä kuitenkin kaikki neljä vaihetta käydään läpi. On kuitenkin tärkeää huomata, että tiimin kehitysvaiheet eivät aina etene lineaarisesti. Tiimi voi myös palata edelliseen vaiheeseen, jos esiin nousee uusia haasteita tai tiimin kokoonpano muuttuu. Lisäksi voi tapahtua, että eri tiimin jäsenet ovat prosessin eri vaiheissa, esimerkiksi kun tiimiin liittyy uusi jäsen. Tiimin kehityksen onnistuminen riippuu tehokkaasta johtamisesta, selkeistä viestintäkanavista sekä tiimin jäsenten halukkuudesta lähestyä toisiaan avoimesti ja pyrkiä yhteisiin tavoitteisiin.

1. Muodostaminen - orientaatiovaihe

Muodostumisprosessin ensimmäisessä vaiheessa tiimi kokoontuu. Tiimin jäsenet tutustuvat toisiinsa, esittäytyvät ja keskustelevat rooleistaan ja vastuualueistaan projektissa. Tässä vaiheessa ilmapiiri on usein vielä hieman varautunut ja epävarmuutta ilmenee, koska tiimin jäsenten on ensin totuttava toisiinsa. Samalla he ovat kuitenkin usein täynnä odotusta ja innostusta siitä, että saavat olla osa uutta tiimiä.
Tässä vaiheessa uudella projektitiimillä on kuitenkin myös monia avoimia kysymyksiä. Ensimmäisessä vaiheessa onkin selvitettävä, mitkä ovat tiimin tavoitteet ja mitä haasteita tiimi voi kohdata matkalla kohti niitä. Tässä tiimin kehityksen varhaisessa vaiheessa ei myöskään ole vielä vakiintuneita sääntöjä tai normeja, eikä jäsenet yleensä puhu avoimesti konflikteista, koska tässä vaiheessa on vielä paljon epävarmuutta. Koska tiimin jäsenten on tässä vaiheessa ensin tutustuttava toisiinsa, voitte olettaa, että työn tuottavuus on tässä vaiheessa melko vähäistä, mutta nousee hitaasti ajan myötä.

2. Myrsky - konfliktivaihe

Toisin kuin muodostumisvaiheessa, jonkin ajan kuluttua alkavassa myrskyvaiheessa esiintyy usein konflikteja ja mielipide-eroja. Tiimin jäsenet tuovat mukanaan omat näkökulmansa, kokemuksensa ja työtapansa, mikä voi aiheuttaa jännitteitä ja kitkaa. Tämä voi johtaa tehtäviin liittyviin konflikteihin, esimerkiksi kun käy ilmi, että työn tulokset eivät vastaa odotuksia, tai roolikonflikteihin, esimerkiksi kun joku tiimin jäsen ei ole tyytyväinen hänelle osoitettuun rooliin. Jotkut tiimin jäsenet tuovat tällaiset ongelmat suoraan esille, kun taas toiset saattavat turhautuessaan vetäytyä ja reagoida passiivisesti. Tätä vaihetta leimaa usein varsinaisen projektityön pysähtyminen. Niin epämiellyttävä kuin tämä tiimin kehityksen vaihe onkin, ”myrskyvaihe” luo kuitenkin tärkeän perustan myöhempien vaiheiden kaikkien kitkatekijöiden poistamiselle. Erityisesti silloin, kun yksittäiset tiimin jäsenet tuntevat toisensa jo entuudestaan, tässä vaiheessa voivat tulla esiin myös mahdolliset vanhat kaunat tai ne voivat johtaa siihen, että yksittäiset tiimin jäsenet liittoutuvat toistensa kanssa muita vastaan. Siksi on tärkeää, että projektipäällikkö toimii tässä vaiheessa sovittelijana ja käsittelee konflikteja rakentavasti luodakseen yhteisen pohjan jatkoyhteistyölle, sillä projektitiimissä jokaisen yksilön henkilökohtaiset kyvyt ovat ratkaisevia.

3. Normalisointi- organisointivaihe

Kun tiimi on tutustunut toisiinsa keskustelujen ja ristiriitojen kautta myrskyvaiheessa ja jokainen on tietoinen yksittäisten jäsenten vahvuuksista ja heikkouksista, tiimi alkaa normivaiheessa kehittää yhteisiä rakenteita, työskentelytapoja, sääntöjä ja arvoja. Tiimin jäsenet pyrkivät rakentamaan luottamusta ja edistämään yhteistyöhenkistä käyttäytymistä. Luodaan selkeät viestintäkanavat, tarkennetaan tehtävien jakautumista ja määritellään päätöksentekoprosessit. Näin tiimi kehittää yhteisen identiteetin ja yhteenkuuluvuuden tunteen. Nämä epäviralliset normit vaihtelevat tiimittäin, mutta ne auttavat tiimiä selviytymään tästä vaiheesta vahvempana. Tiimin työsuoritus paranee jatkuvasti normointivaiheen aikana.

4. Suorittaminen - Suoritusvaihe

Kun tiimi saavuttaa Performing-vaiheen, se on erittäin toimiva ja toimii täydellä tehollaan. Kun jäsenet joutuivat vielä muodostumisvaiheessa etsimään paikkaansa tiimissä ja olivat myrskyvaiheessa konfliktien vuoksi hajamielisiä, he ovat normointivaiheessa oppineet hyödyntämään mahdollisuuksiaan tiiminä. Tämän pohjalta tiimin jäsenet tekevät nyt tehokasta yhteistyötä, keskittyvät tehtäviinsä ja hyödyntävät yksilöllisiä vahvuuksiaan yhteisten tavoitteiden saavuttamiseksi. He ovat löytäneet roolinsa tiimissä eivätkä enää joudu keskittymään itseensä tai ryhmätyöhön, vaan voivat omistautua täysin tehtävilleen. Viestintä on avointa ja luottamuksellista, ja tiimi pystyy selviytymään menestyksekkäästi haasteista ja muutoksista. Tämä tekee tiimistä menestyksekkään, jolloin se pystyy saavuttamaan asettamansa tavoitteet erinomaisella suorituskyvyllä.

5. Hajottaminen - Purku

Tämä tiimin kehityksen viimeinen vaihe alkaa, kun tiimit hajoavat tai tärkeät jäsenet lähtevät ryhmästä. Tämä muutos tutussa tiimin dynamiikassa voi aiheuttaa tiimin jäsenille huolta ja epävarmuutta, koska he eivät ole varmoja siitä, miten heidän elämänsä jatkuu ilman ryhmää. Erityisesti tiimissä, jossa yhteenkuuluvuus on erittäin vahvaa, voi syntyä myös surun tunne. Samalla tiimin jäsenet kuitenkin muistelevat myös ryhmän saavuttamaa menestystä.

Projektipäällikön rooli eri vaiheissa

Projektipäällikön tai tiiminvetäjän rooli on erittäin tärkeä tiimin kehityksen eri vaiheissa. Erityisesti tiimin kehityksen alkuvaiheessa paineet voivat olla suuret, ja niihin tulisi suhtautua itsevarmasti ja kärsivällisesti. Hyvä projektipäällikkö luo siksi jokaisessa tiiminmuodostuksen vaiheessa optimaaliset puitteet tiimin tukemiseksi.

1. Muodostuminen

Tässä alkuvaiheessa tiimi kokoontuu ja jäsenet tutustuvat toisiinsa. Projektipäällikkö voi edistää tätä luomalla positiivisen työilmapiirin, jossa tiimi voi tutustua toisiinsa. Koska tiimin jäsenet ovat tässä vaiheessa usein vielä epävarmoja, tämän ensimmäisen vaiheen mahdollisimman sujuvaan etenemiseen tarvitaan selkeitä rakenteita. Siksi projektipäällikön tulisi tässä vaiheessa:

• Selventää projektin tavoitetta ja tiimille asetettuja odotuksia.
• Määritellä selkeästi tiimin yksittäiset roolit.
• Edistää avointa ja kannustavaa viestintää.
• Tarjota tiimin jäsenille mahdollisuuksia ilmaista itseään ja tuoda esiin ideoitaan.
• Tukea tiimin jäseniä työnormien ja tiimisääntöjen luomisessa.

2. Storming

Ennemmin tai myöhemmin jokaisessa tiimissä syntyy konflikteja tai mielipide-eroja. Tällöin projektipäällikön tulisi toimia välittäjänä, sovittelijana ja konfliktinratkaisijana, jotta tiimi pääsee turvallisesti läpi Storming-vaiheen. Johtamisstrategioita tässä vaiheessa voivat olla:

• Rakentavan viestinnän edistäminen, jotta konflikteja voidaan käsitellä ja ratkaisuja löytää.
• Auttaa tiimin jäseniä ymmärtämään erilaisia näkökulmia ja löytämään yhteisen pohjan.
• Luoda avoimuuden ja kunnioituksen ilmapiiri, jossa erilaiset mielipiteet hyväksytään.
• Korostaa yhteisten tavoitteiden ja projektin onnistumisen merkitystä.

3. Norming

Norming-vaiheessa tiimi määrittelee yhteiset pelisäännöt, normit, toimintatavat ja arvot. Projektipäälliköllä on tärkeä rooli näiden normien vakiinnuttamisessa ja tehokkaan yhteistyön edistämisessä. Hän voi tukea tiimiä:

• auttaa työstandardien ja menettelytapojen kehittämisessä
• edistämällä tiimityötä ja yhteistyötä
• ottamalla käyttöön palautemekanismeja suorituskyvyn ja edistymisen seurantaa varten.
• antaa kiitosta ja tunnustusta yksilöllisistä ja tiimikohtaisista saavutuksista.

4. Suorittaminen

Neljännen vaiheen myötä tiimin kehittämisen tavoite on alustavasti saavutettu, sillä nyt voidaan työskennellä tehokkaasti. Projektipäällikköä tarvitaan nyt enää tuskin muutoin kuin sovittelijana. Se ei kuitenkaan tarkoita, että hän voisi nyt rentoutua. Pikemminkin hän toimii mentorina ja resurssien hallinnoijana, jotta tiimi pysyy menestyksekkäänä ja jotta parannusmahdollisuudet tunnistetaan ja hyödynnetään. Tätä varten hän voi:

• Delegoida vastuita ja antaa näin tiimin jäsenille mahdollisuus hoitaa tehtävänsä itsenäisesti.
• Määrittää resursseja tarpeen mukaan ja tukee tiimiä sen työssä.
• Edistää jatkuvaa parantamista ja innovaatioita.
• Keskittyä projektitavoitteiden saavuttamiseen ja työn laatuun.
• Toimia yhteyshenkilönä mahdollisesti ilmenevien ongelmien varalta.

Parm AG:n kehitystiimi juhlii projektin onnistunutta valmistumista.

5. Hajoaminen

Jokainen hyvästely on vaikeaa, ja siksi tiimin jäsenille ei välttämättä ole helppoa hajottaa tiimiä projektitavoitteen saavuttamisen jälkeen. Projektipäällikkönä voi olla tärkeää, että nopeutat suruprosessia, jotta yksittäiset tiimin jäsenet voivat mahdollisimman pian ryhtyä uuteen projektiin uudessa kokoonpanossa. Tämän edistämiseksi voit toisaalta kannustaa heitä puhumaan avoimesti huolenaiheistaan ja viimeistelemään projektin palautteella ja dokumentoinnilla. Lisäksi sinun tulisi selittää tiimillesi, miten yksittäisten jäsenten tilanne jatkuu, epävarmuuden vähentämiseksi. Toisaalta sinun tulisi myös hyödyntää tilaisuutta tuodaksesi tiimillesi esiin saavutetut menestykset ja esimerkiksi juhlia projektin päättymistä.
On myös tärkeää, että olette tietoisia siitä, että tämä vaihe voi alkaa jo jonkin aikaa ennen tiimin hajottamista, nimittäin silloin, kun projektin loppu on näköpiirissä. Tällöin teidän tulisi varmistaa, että tiimin jäsenten suorituskyky ei heikkene nopeasti, koska heidän huomionsa on kiinnittynyt huoliin. Selventävä keskustelu tulevaisuudesta voi tässä auttaa.

Tiimien kehittäminen hybridi- tai virtuaalitiimeissä

Nykyään on yhä enemmän tiimejä, jotka tekevät yhteistyötä osittain tai kokonaan virtuaalisesti. Vaikka tiimin kehittäminen etenee samoissa vaiheissa myös virtuaalitiimeissä, tällaisilla tiimeillä on vielä edessään joitakin erityisiä haasteita, jotta ne voisivat tehdä menestyksekästä yhteistyötä.

• Viestintä: Tehokas viestintä on ratkaisevan tärkeää tiimin kehittämisen onnistumisen kannalta. Hybridi- tai virtuaalitiimeissä haasteena on varmistaa, että kaikilla tiimin jäsenillä on tasavertainen pääsy tietoon ja että he tuntevat tulevansa kuulluiksi. Siksi suosittelemme seuraavaa:
  • Käytetään sopivia viestintävälineitä ja -alustoja, jotka mahdollistavat saumattoman yhteistyön.
  • Säännöllisiä virtuaalisia tiimikokouksia, jotka edistävät tiedonvaihtoa ja vahvistavat yhteenkuuluvuuden tunnetta.
  • Selkeiden viestintäohjeiden laatimista ja odotusten määrittelyä kunkin tiimin jäsenen viestinnälle väärinkäsitysten välttämiseksi.
• Luottamuksen ja suhteiden rakentaminen: Luottamuksen ja suhteiden rakentaminen tiimin jäsenten välillä voi olla erityisen vaikeaa, jos he eivät tapaa toisiaan henkilökohtaisesti tai eivät tapaa säännöllisesti. Suhteiden rakentamisessa projektipäälliköt voivat tukea tiimiään yksinkertaisilla toimenpiteillä:
  • Virtuaaliset tiiminrakennustoiminnot, kuten verkkopelit tai virtuaaliset kahvitauot, tiimihenkeä vahvistamaan.
  • Epävirallisten vuorovaikutusten edistäminen, esimerkiksi luomalla verkkofoorumeita, joilla voidaan keskustella muista kuin työasioista.
  • Tiimin jäsenten rohkaiseminen tutustumaan toisiinsa ja jakamaan henkilökohtaisia tarinoita tai kiinnostuksen kohteita, esimerkiksi virtuaalisissa esittelykierroksissa.
• Yhteistyö ja koordinointi: Hybridi- tai virtuaalitiimeissä myös yhteistyö ja koordinointi voivat olla haasteellisia, etenkin kun tiimin jäsenet työskentelevät eri aikavyöhykkeillä. Ratkaisuja voisivat olla:
  • yhteistyötyökalujen ja projektinhallintaohjelmistojen käyttö tehtävien jakamisen ja työn etenemisen seuraamiseksi
  • Yhteisten työaikojen sopiminen, jolloin kaikki tiimin jäsenet ovat käytettävissä tärkeiden keskustelujen ja päätösten tekemiseksi.
• Projektinjohtaminen: Lisäksi tiimin jäsenten johtaminen hybridi- tai virtuaalitiimeissä vaatii erityistä huomiota. Kiinnittäkää siksi huomiota seuraaviin seikkoihin:
  • Ilmoittakaa selkeät roolimääritelmät ja vastuut, jotta jokainen tietää, mitkä tehtävät ja vastuut hänellä on.
  • Säännölliset henkilökohtaiset seurantakeskustelut ja palautekokoukset auttavat teitä seuraamaan tiimin jäsenten suorituskykyä ja hyvinvointia.
  • Tarjoa tätä varten koulutusta tai resursseja, jotta voit parantaa tiimin jäsenten teknisiä taitoja ja tukea virtuaalista yhteistyötä.

Yhteenveto

Jos projektipäällikkö tuntee tiimin kehityksen eri vaiheet, hän voi johtaa tiiminsä varmasti läpi tämän kehitysprosessin. Näin hän voi luoda tukevan ympäristön, edistää selkeää viestintää, käsitellä tai ratkaista konflikteja, tukea tiimin normien kehittymistä sekä tunnistaa ja hyödyntää tiimin jäsenten yksilöllisiä vahvuuksia. Tällä tavoin tehokkaan johtamisen avulla tiimi voi saavuttaa täyden suorituskykynsä, jotta projekti voidaan viedä menestyksekkäästi päätökseen.

Lue lisää myPARM-projektin ja -salkunhallintaohjelmistosta:

Haluatko tutustua myPARMiin demossa? Varaa sitten tapaaminen kanssamme nyt!