ABC della gestione dei progetti: I come gestione ibrida dei progetti
Il meglio di due mondi
Das klassische Projektmanagement folgt einer klaren Aufteilung und einem exakten Plan, in dem sämtliche auszuführenden Schritte einzeln von Anfang an festgelegt sind. Wer einen solchen Plan kennt, kann sicher auf sein Ziel zugehen. Allerdings ist es manchmal auch notwendig flexibel reagieren zu können, beispielsweise wenn das zu erreichende Ziel zu Beginn eines Projektes gar nicht genau definiert werden kann. Dann sind agile Methoden gefragt. Aber warum sollte es keine Methode geben, die beide Ansätze kombiniert, also einen genauen Plan hat und flexibel bleibt? Das ist das hybride Projektmanagement.
Hybrides Projektmanagement ist die Kombination von verschiedenen Projektmanagement-Methoden oder die Verwendung einzelner Elemente aus unterschiedlichen Projektmanagement-Ansätzen. Das Ziel ist hierbei, die Vorteile der unterschiedlichen Herangehensweisen zu nutzen und die jeweiligen Nachteile zu umgehen. Meistens steht der Begriff hybrid dabei für die Kombination aus klassischen und agilen Methoden. Es gibt allerdings auch Kombinationen verschiedener agiler Ansätze, wenn beispielsweise Scrumban verwendet wird, oder verschiedener klassischer Ansätze, beispielsweise wenn die Projektplanung mit PRINCE2 um ein Wasserfallsystem ergänzt wird.
Obiettivi
L’obiettivo di un project manager è quello di ottenere il miglior risultato possibile: i progetti devono essere completati nei tempi e nei limiti del budget previsto, il risultato deve essere soddisfacente per il cliente e il lavoro di squadra deve funzionare senza intoppi.
Allo stesso tempo, è necessario tenere conto della tracciabilità, della documentazione e della sicurezza.
Per questo motivo, la maggior parte delle aziende ha già sviluppato una certa metodologia nel tempo o addirittura ha una metodologia predefinita.
La gestione ibrida dei progetti può aiutare a soddisfare questi diversi requisiti e allo stesso tempo, adattata individualmente alle rispettive esigenze, utilizzare elementi utili di approcci diversi.
Questo ti permette di beneficiare dei vantaggi dei diversi approcci in modo da ottenere un risultato migliore e raggiungere il tuo obiettivo a un costo inferiore.
Combinazione di gestione classica e agile dei progetti
La gestione ibrida dei progetti si riferisce solitamente a una combinazione di metodi tradizionali e agili.
Ciò significa, ad esempio, che un progetto eseguito in modo classico viene integrato con metodi agili per i singoli processi.
In questo modo si evita di sovraccaricare i dipendenti e si chiariscono le priorità e le responsabilità.
Vantaggi della gestione classica dei progetti:
- Strutture fisse e familiari
- Pianificazione della sicurezza
- Continuità
- Attenzione ai dettagli
- Compiti e responsabilità definiti
Svantaggi della gestione classica dei progetti:
- Poca flessibilità
Vantaggi della gestione agile dei progetti:
- Flessibile e dinamico
- Veloce
- Comunicazione all’altezza degli occhi
- Feedback regolare e rapido e quindi ottimizzazione rapida
Svantaggi della gestione agile dei progetti:
- Alta complessità
- Lavorare in modo completamente agile non è possibile in molte aziende
- Mancanza di documentazione
Ruoli nella gestione di progetti ibridi
Nei progetti tradizionali, il project manager è responsabile della pianificazione e dell’implementazione e quindi anche del successo del progetto.
Nei progetti agili, invece, il ruolo di project manager non esiste.
Al contrario, in Scrum, ad esempio, c’è un Product Owner, che combina i compiti di gestione del prodotto e del progetto, e uno Scrum Master, che è responsabile del rispetto del processo.
Mentre il project manager è responsabile del team di progetto, né il product owner né lo scrum master lo sono.
Al contrario, il team di sviluppo è responsabile dei progetti agili.
Poiché entrambi gli approcci hanno ruoli e responsabilità così diversi, tutti i ruoli dei vari approcci possono essere rappresentati in un progetto, ma i ruoli, i compiti e le responsabilità devono essere definiti con precisione all’inizio di un progetto ibrido per evitare malintesi.
Approcci frequentemente utilizzati
Esistono vari modi per utilizzare la gestione ibrida dei progetti.
Da un lato, si possono utilizzare metodi diversi in parallelo.
Ciò significa, ad esempio, che alcune aree dell’azienda lavorano generalmente in modo classico e altre in modo agile.
Può anche significare che singoli progetti o parti di progetti vengono generalmente portati avanti in modo classico o agile.
D’altra parte, i metodi possono anche essere mescolati, ad esempio combinando la pianificazione tradizionale del progetto con gli sprint agili.
Ecco alcuni metodi utilizzati di frequente:
Il primo caso di mischia d’acqua:
I pacchetti di lavoro, i costi e le scadenze del progetto vengono pianificati utilizzando il classico metodo a cascata.
I pacchetti di lavoro da completare vengono poi elaborati secondo i metodi Scrum.
Questo garantisce una maggiore flessibilità rispetto ai progetti tradizionali.
2. catena critica Scrumban:
Il progetto viene pianificato utilizzando il metodo della catena critica della gestione classica dei progetti.
I singoli pacchetti di lavoro vengono poi elaborati in modo agile utilizzando una combinazione di schede Scrum e Kanban.
Il percorso critico, che include le tappe fondamentali, consente di stimare facilmente la durata del progetto e i requisiti di risorse.
Allo stesso tempo, i pacchetti di lavoro agili consentono di completare i progetti più rapidamente con questo metodo.
3° Scrumban:
Questo metodo combina i metodi agili di Scrum e Kanban, rendendolo ideale per lo sviluppo dei prodotti.
Viene utilizzata una lavagna Kanban con il processo Scrum.
Le lavagne Scrumban che ne derivano forniscono una buona panoramica del flusso di lavoro e allo stesso tempo ottimizzano i processi.
Come funziona la gestione ibrida dei progetti?
Per determinare la giusta combinazione di metodi per il tuo progetto, puoi procedere come segue:
1. definire i requisiti
In primo luogo, bisogna stabilire quali sono i requisiti, cioè cosa è necessario per il progetto e quali sono gli obiettivi da raggiungere.
2. definire i metodi
La prima fase ti aiuta a determinare i metodi più adatti ai requisiti e agli obiettivi, ma anche al tuo team di progetto.
In questa fase devi anche definire ruoli, compiti e responsabilità.
3. metodi di prova nel progetto pilota
Se vuoi assicurarti che la combinazione di metodi scelta funzioni effettivamente in modo ottimale, puoi testarla in un progetto pilota.
Può anche trattarsi di uno scenario fittizio.
L’importante è che tu possa analizzare e valutare i metodi selezionati.
4. valutare e adattare i metodi nell’applicazione
La gestione ibrida dei progetti si basa sull’adattabilità individuale alle rispettive esigenze.
Dovresti sfruttare questa opportunità anche durante il lavoro del progetto, verificando regolarmente se i metodi funzionano come desiderato e cambiandoli o adattandoli se necessario.
In questo modo potrai migliorare continuamente il tuo lavoro.
Vantaggi
- La struttura del progetto può essere composta da varie combinazioni di metodi e può quindi essere personalizzata in base all’azienda e al progetto.
Questo permette di creare soluzioni personalizzate. - Capacità di reagire rapidamente a nuove situazioni mantenendo la sicurezza della pianificazione.
- L’obiettivo del progetto è sempre al centro delle attività
- La comunicazione tra i membri del team di progetto è migliorata
- Può essere utilizzato per tutti i progetti, indipendentemente dalle specifiche, dalle dimensioni, dalla complessità, dal settore, ecc.
Sfide
- Conoscenza e competenza dei dipendenti in tutti gli approcci e i metodi richiesti.
- Più tempo necessario per trovare la giusta combinazione di metodi prima dell’inizio del progetto
- Le responsabilità, i ruoli e i compiti devono essere chiariti all’inizio del progetto per evitare incomprensioni e problemi.
- Applicazioni più complesse rispetto all’utilizzo di metodi classici o agili
Consigli pratici
1. inizia lentamente
La tua gestione classica dei progetti funziona bene, ma vorresti integrarla con metodi agili?
Allora inizia lentamente integrando le tecniche agili.
In questo modo, tu e il tuo team di progetto imparerete a gestire la più complessa gestione ibrida del progetto e potrete sperimentare i vari metodi a vostro piacimento.
2. formare il personale del progetto su entrambi i metodi
Molti membri del team di progetto conoscono bene la metodologia classica o quella agile.
Tuttavia, per ottenere il meglio dalla gestione ibrida dei progetti, è necessario che i membri del team abbiano molte conoscenze ed esperienze in entrambe le aree.
Per questo motivo dovresti formare il tuo staff sulle diverse metodologie.
3. provalo
Ogni azienda e ogni progetto sono unici.
Pertanto, non sempre i singoli metodi funzionano bene allo stesso modo.
Per questo motivo devi essere coraggioso e disposto a sperimentare, in modo da poter sempre decidere quali sono i metodi più adatti alle attività da svolgere.
Conclusione
Ogni azienda è unica e non tutti i metodi si adattano a tutti gli ambienti aziendali.
Pertanto, ogni azienda, ogni reparto e ogni progetto ha bisogno di una gestione ibrida del progetto personalizzata.
Tuttavia, con una grande comprensione da parte degli stakeholder e del team di progetto, è possibile trovare una combinazione adatta a ogni azienda e progetto per migliorare il lavoro.
Un software di gestione progetti flessibile può supportarti nell’applicazione di metodi di progetto classici, agili e ibridi, ad esempio eseguendo una pianificazione classica del progetto con un diagramma di Gantt, ma poi pianificando le singole attività con una lavagna Kanban.
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