L’ABC della gestione del progetto: P per il controllo delle fasi

Gestione delle fasi di progetto: una guida per il successo di ogni progetto

Cosa sono il controllo di fase e la fase di un progetto?

Il controllo per fasi descrive la pianificazione e il monitoraggio strutturati di un progetto in diverse fasi successive. Questi passaggi, noti anche come fasi del progetto, costituiscono la struttura del progetto e aiutano a suddividere compiti complessi in unità gestibili. Le fasi del progetto variano a seconda del metodo e del progetto, ma spesso seguono uno schema simile. Una fase del progetto è un periodo chiaramente definito all’interno di un progetto, separato da tappe fondamentali. Queste fasi hanno lo scopo di fornire risultati importanti e offrono l’opportunità di riflettere e riorientarsi prima che il progetto passi alla fase successiva.
Nella maggior parte dei modelli, le fasi si svolgono in sequenza o si sovrappongono parzialmente. La gestione delle fasi consente di monitorare sistematicamente i progressi e di riconoscere tempestivamente le potenziali deviazioni. Questo approccio graduale non solo migliora la trasparenza e la struttura, ma aiuta anche i team di progetto a utilizzare le risorse in modo efficiente e a raggiungere gli obiettivi desiderati.

Le sfide della pianificazione per fasi

• Flessibilità limitata: una pianificazione dettagliata e anticipata può rendere più difficile l’implementazione delle modifiche, soprattutto se i requisiti non sono chiari.
• Potenziale di errori di routine: i processi routinari potrebbero far passare in secondo piano le soluzioni creative e ridurre le domande.
• Pianificazione tecnocratica: la rigidità delle fasi può essere un ostacolo, soprattutto nei progetti innovativi, in quanto raggiungono rapidamente i loro limiti quando si presentano esigenze impreviste.

I modelli di fase in sintesi

Le fasi di un progetto sono solitamente molto simili, ma possono variare a seconda del tipo di progetto e della metodologia. In pratica, i progetti sono spesso suddivisi in quattro o cinque fasi principali:

Modello a 4 fasi

Il modello a 4 fasi è un modello molto pragmatico che divide i progetti in queste fasi:

1. Definizione del progetto: all’inizio del progetto, vengono determinati i dettagli di base, come i benefici del progetto, la sua fattibilità o la gestione del progetto. La fase si conclude con la definizione dell’obiettivo e l’assegnazione ufficiale del progetto.
2. Pianificazione del progetto: viene redatto il piano del progetto, che include le scadenze, i costi e i contenuti del progetto, l’allocazione delle risorse e, se non è già stata fatta, l’analisi degli stakeholder e dei rischi.
3. Implementazione e controllo del progetto: segue l’implementazione e il monitoraggio delle attività del progetto. Questa è di solito la fase più lunga di un progetto, poiché in questa fase vengono sviluppati i risultati definiti.
4. Completamento del progetto: una volta che il risultato del progetto è disponibile, viene accettato, il progetto viene documentato e i risultati del progetto vengono analizzati.

Modello a 5 fasi (ad esempio secondo il PMI)

Il modello a 5 fasi organizza i progetti in base ai processi di gestione del progetto. Questi processi non si svolgono necessariamente in sequenza. Alcuni di essi devono essere ripetuti, ad esempio per i sottoprogetti. Possono anche sovrapporsi. La struttura a 5 fasi è strettamente modellata sulla Guida PMBOK® del PMI, è utilizzata in tutto il mondo ed è spesso impiegata in progetti completi. Si compone delle seguenti fasi:

1. Avvio: la fase di avvio viene utilizzata per la pianificazione di massima e la decisione di iniziare il progetto. In altre parole, si definiscono i benefici, si verifica la fattibilità, si definisce l’incarico del progetto e si avvia formalmente il progetto.
2. Pianificazione: la pianificazione dettagliata del progetto inizia durante la fase di avvio. Ad esempio, vengono pianificati il budget, il calendario, le risorse e la qualità. Viene definito un piano della struttura del lavoro, vengono assegnate le milestone e le risorse. Vengono analizzati i rischi e viene redatto un piano di comunicazione per gli stakeholder.
3. Esecuzione: il piano del progetto viene realizzato durante la fase di esecuzione.
4. Monitoraggio: il monitoraggio e il controllo continui delle attività del progetto avvengono parallelamente all’esecuzione. In questo modo si controlla se il budget, il calendario e la qualità vengono rispettati.
5. Completamento: Nella fase di chiusura, il progetto si conclude non appena il risultato definito è stato consegnato e accettato. Viene preparato un rapporto finale sul progetto, il progetto viene valutato e il team di progetto viene formalmente sciolto.

Modelli internazionali e approcci specifici per il settore

Oltre alla Guida PMBOK® e alla DIN 69901, anche PRINCE2, Lean Six Sigma e HERMES offrono quadri che strutturano i progetti in diverse fasi. Tuttavia, esistono numerosi altri modelli e approcci specifici per il settore. Alcuni esempi particolarmente utilizzati sono

HOAI (Struttura degli onorari per architetti e ingegneri, Germania)

Il modello HOAI divide il processo di progetto in nove fasi di servizio, particolarmente importanti nel settore edile in quanto definiscono la base contrattuale per i servizi di pianificazione. Le fasi garantiscono la trasparenza e facilitano il controllo del progetto nel settore edile. Si basano sul processo di costruzione tradizionale e sono vincolanti per architetti e ingegneri al fine di garantire gli standard di qualità. Le fasi sono

1. Determinazione di base
2. Pianificazione preliminare (preparazione del progetto e della pianificazione)
3. Pianificazione del design
4. Pianificazione delle autorizzazioni
5. Pianificazione dell’implementazione
6. Preparazione del premio
7. Partecipazione all’assegnazione di contratti
8. Supervisione del progetto (supervisione della costruzione e documentazione)
9. Gestione della proprietà e documentazione

SIA (Svizzera)

In Svizzera, lo standard SIA 112 definisce la struttura delle fasi per i progetti di costruzione ed è simile al modello HOAI, ma adattato ai requisiti svizzeri. Questo modello fornisce anche una struttura chiara con linee guida per gli studi di architettura e ingegneria, consentendo un’accurata registrazione dei costi e la fatturazione. Allo stesso tempo, il modello SIA fornisce istruzioni dettagliate e supporta i progetti edilizi con linee guida chiare per mantenere gli standard di qualità e creare strutture di comunicazione trasparenti. Il SIA divide i progetti di costruzione in sei fasi principali:

1. Pianificazione strategica
2. Studio preliminare
3. Pianificazione del progetto
4. Invito alla gara d’appalto
5. Realizzazione
6. Gestione

Piano di lavoro RIBA (Royal Institute of British Architects, Gran Bretagna)

Il RIBA Plan of Work è stato sviluppato dal Royal Institute of British Architects (RIBA) ed è una struttura ampiamente utilizzata per la suddivisione in fasi dei progetti edilizi nel Regno Unito. Il piano è suddiviso in otto fasi che accompagnano i progetti edilizi dalla concezione alla messa in opera. Il modello crea strutture e ruoli chiari definendo con precisione ogni fase del progetto. Viene inoltre aggiornato regolarmente per riflettere gli standard e i requisiti più recenti. Le fasi sono

1. Definizione strategica: chiarimento degli obiettivi del progetto e sviluppo dello scopo generale.
2. Preparazione e brief: sviluppo di un brief di progetto chiaro e di una strategia di pianificazione iniziale.
3. Progettazione: creazione di un concetto di base che realizzi i requisiti del progetto dal punto di vista visivo e funzionale.
4. Design sviluppato: ulteriore sviluppo del concetto, compresi i dettagli tecnici e il budget.
5. Progettazione tecnica: preparazione di piani tecnici dettagliati che soddisfino tutti i requisiti di costruzione.
6. Costruzione: la fase di costruzione vera e propria in cui il progetto viene realizzato.
7. Consegna e chiusura: consegna del progetto al cliente e finalizzazione.
8. In uso: valutazione dell’uso dell’edificio e ottimizzazione se necessario.

AIA (Istituto Americano degli Architetti, USA)

Anche l’approccio dell’American Institute of Architects (AIA) definisce le fasi del progetto ed è specificamente orientato al mercato nordamericano. La metodologia AIA pone l’accento su strutture contrattuali chiare e consente di monitorare e documentare con precisione il processo di costruzione. La struttura a fasi crea una base affidabile su cui clienti, architetti e appaltatori possono lavorare insieme in modo efficiente. La struttura a fasi dell’AIA è simile all’approccio RIBA e comprende cinque fasi principali per i progetti edilizi e architettonici:

1. Progettazione schematica (SD): Sviluppo di un progetto di massima che soddisfa i requisiti di base e contiene i piani iniziali.
2. Sviluppo del progetto (DD): ulteriore sviluppo del progetto con elementi tecnici ed estetici più dettagliati.
3. Documenti di costruzione (CD): Creazione di piani di costruzione e attuazione dettagliati, utilizzati per le autorizzazioni e le gare d’appalto.
4. Gara d’appalto o negoziazione: selezione delle imprese di costruzione e negoziazione del contratto di costruzione.
5. Amministrazione della costruzione (CA): Monitoraggio dei lavori di costruzione da parte degli architetti per garantire la conformità ai piani.

Flessibilizzazione del controllo di fase

Il controllo tradizionale delle fasi può essere molto restrittivo per i progetti che richiedono un alto grado di flessibilità.
In questi casi, i metodi agili come SCRUM o Lean Six Sigma sono spesso una scelta migliore, in quanto i loro cicli di pianificazione più brevi e facilmente adattabili e l’attenzione all’adattabilità consentono di rispondere in modo più flessibile ai cambiamenti. Tuttavia, se la struttura del controllo di fase è necessaria e i suoi limiti devono essere ridotti, gli approcci ibridi possono essere una soluzione. Ad esempio, l’introduzione di cicli iterativi o di elementi agili come gli sprint all’interno delle fasi può rendere più facile tenere conto dei cambiamenti senza perdere la struttura delle fasi. La gestione modulare del progetto, in cui il progetto è suddiviso in moduli più piccoli e indipendenti, consente di incorporare immediatamente le modifiche necessarie o le nuove scoperte di un modulo nella pianificazione degli altri moduli senza dover interrompere l’intero progetto. Le milestone flessibili (milestone condizionali) o i gate servono come punti di decisione dinamici, in modo che quando la milestone viene raggiunta, si verifichi innanzitutto se la fase successiva può iniziare immediatamente o se sono necessari degli aggiustamenti. A questo contribuisce anche una fase di pianificazione dinamica (rolling wave planning), in cui viene pianificata nel dettaglio solo la fase attuale, mentre le fasi successive vengono concretizzate solo in un secondo momento.

Conclusione

Indipendentemente dall’approccio seguito, la pianificazione strutturata delle fasi ha dimostrato la sua validità in quanto fornisce un orientamento chiaro e aumenta l’efficienza. Tuttavia, soprattutto per i progetti che richiedono un alto grado di flessibilità, la pianificazione delle fasi può essere troppo restrittiva. È quindi importante che i project manager scelgano una struttura che soddisfi i requisiti del progetto.

Per saperne di più sul software di gestione dei progetti e del portafoglio myPARM:

Vuoi conoscere myPARM in una demo?
Allora fissa subito un appuntamento con noi!