Projektin ajanhallinta: Eat That Frog

Parempi tuottavuus tehtävien asianmukaisen priorisoinnin ansiosta

Mikä on Eat That Frog?

Eat That Frog on kirjailija ja motivaatiovalmentaja Brian Tracyn kehittämä menetelmä tuottavuuden lisäämiseen. Sen ideana on, että jokainen päivä tulisi aina aloittaa vaikeimmasta tehtävästä. Tracyn mukaan, jos sen saa nopeasti tehtyä, loppupäivä jatkuu hyvällä fiiliksellä ja paremmalla motivaatiolla. Menetelmä perustuu siihen, että epämiellyttäviä tehtäviä lykätään usein eteenpäin, ja päivän päätteeksi on liian väsynyt ja epämotivoitunut ratkomaan niitä. Sen sijaan tarttumalla vaikeimpaan tehtävään heti päivän alussa, eli sananmukaisesti ”syömällä sammakon”, tulee paitsi tuottavammaksi myös itsevarmemmaksi ja motivoituneemmaksi päivän muihin tehtäviin.
Vertauskuva sammakosta viittaa Mark Twainin sitaattiin ja siihen, että useimmille ihmisille olisi hyvin epämiellyttävää joutua syömään sammakko:

«Syö heti aamulla elävä sammakko, niin sinulle ei tapahdu mitään pahempaa loppupäivän aikana.»

Mark Twain

Samoin joskus voi olla hyvin vaikeaa motivoida itseään tarttumaan epämiellyttävään tehtävään. Mutta jos yrität heti aamulla hoitaa tehtävän mahdollisimman nopeasti ja yksinkertaisesti aloittaa sen tekemisen, huomaat usein, että tehtävästä tulee helpompi. Olet siis selvinnyt vaikeimmastakin tehtävästä ja voit olla ylpeä itsestäsi. Tämä antaa sinulle vauhtia päivään ja vapauttaa mielesi muihin tehtäviin.

Miten Eat That Frog toimii?

Eat That Frog -konsepti on yksinkertainen: Joka ilta luodaan luettelo kaikista tehtävistä, jotka on tehtävä seuraavana päivänä. Sen jälkeen valitaan vaikein tehtävä, jotta kun aloitat työnteon, voit heti aloittaa tämän tehtävän suorittamisen. Kun olet saanut sen tehtyä, voit jatkaa työskentelyä hyvällä fiiliksellä ja tarttua muihin listalla oleviin tehtäviin. Tämä menetelmä auttaa siis pitämään fokuksen ja asettamaan painopisteet oikein.

Vaihe 1: Luettele kaikki tehtävät

Kirjoita edellisenä iltana ylös kaikki tehtävät, jotka sinun on tehtävä seuraavana päivänä – riippumatta siitä, kuinka tärkeitä tai epämiellyttäviä ne ovat.

Vaihe 2: Tunnista sammakko:

”Sammakon” tunnistamiseksi sinun on arvioitava jokainen tehtävä ja valittava niistä vaikein. Näin tehdessäsi sinun tulee ottaa huomioon seuraavat tekijät:

• Kiireellisyys: Mikä tehtävä on hoidettava ensin, koska se on saatava valmiiksi tiettyyn päivämäärään mennessä? Kuinka paljon aikaa tarvitset tehtävän suorittamiseen? ”Sammakko” ei välttämättä ole kiireellisin tehtävä, mutta tämä on silti tärkeä kriteeri, jotta et joudu myöhemmin stressaavaan tilanteeseen.
• Vaikeus: Mikä tehtävä on kaikkein vaikein? Tehtävän vaikeus on usein hyvin yksilöllistä, koska jokaisella on omat vahvuutensa ja heikkoutensa. Yhdelle ihmiselle epämiellyttävän puhelinsoiton soittaminen voi olla lähes ylitsepääsemätön ongelma, kun taas toiselle se voi olla lukujen siirtäminen Excel-tiedostoon. Kysy itseltäsi myös, voiko sinulle vaikean tehtävän tehdä vain itse vai voitko siirtää sen jollekin, jolle tehtävä on helppo. Usein päivän sammakko on se tehtävä, jonka haluaisit eniten siirtää tai lykätä, koska se on sinulle kaikkein epämiellyttävin.
• Vaikutus: Mikä tehtävä vaikuttaa eniten tavoitteisiisi ja projekteihisi? Tämä voi olla vaikutus yritykseesi tai tiimiisi, mutta myös sinuun itseesi henkilökohtaisesti, kuten henkilökohtaiseen tai ammatilliseen kehitykseesi.
• Ajankäyttö: Emme useinkaan voi suunnitella arkeamme tarkasti, koska odottamattomia asioita tapahtuu jatkuvasti. Siksi on tärkeää pohtia päivän alussa, miten voit käyttää aikasi mahdollisimman tehokkaasti. Arvioi siis yksittäiset tehtävät mahdollisimman tarkasti tai jaa ne pienempiin tehtäviin, jotka voidaan suorittaa nopeammin.
  Punnitse näitä kriteerejä huolellisesti, jotta voit asettaa päivälle oikeat prioriteetit. Joinakin päivinä saatat tunnistaa myös useita sammakoita. Yritä siis asettaa sammakot tärkeysjärjestykseen edellä mainittujen kriteerien perusteella ja käy ne yksi kerrallaan läpi ajatuksella.

Vaihe 3: Aloita vaikein tehtävä heti

On järkevää tehdä kaksi ensimmäistä kohtaa edellisenä iltana, jotta voit aloittaa vaikeimman tehtävän heti aamusta ilman, että muut asiat häiritsevät sinua. Keskity siis täysin tämän tehtävän suorittamiseen ensin sen sijaan, että lukisit sähköposteja tai tarkistaisit tehtävälistasi. Varmista myös, että voit tehtävää tehdessäsi työskennellä mahdollisimman häiriöttömästi, jotta saat sen valmiiksi nopeasti.

Vaihe 4: Palkitse itsesi

Kun olet suorittanut vaikeimman tehtävän, pidä pieni tauko ja palkitse itsesi lataamalla akkujasi.

Vaihe 5: Jatka jäljellä olevien tehtävien suorittamista

Käy nyt läpi tehtäväluettelosi ja suorita jäljellä olevat tehtävät siinä järjestyksessä, jossa pidät niitä tärkeinä.

Vaihe 6: Arvioi edistymistäsi

Tarkastele päivän päätteeksi, miten pitkälle olet päässyt, ja mieti, onko sinulla tehtäviä, jotka sinun pitäisi hoitaa aamulla. Päivitä tehtävälista ja määritä seuraavan päivän sammakko.

Eat That Frogin edut

• Parempi tehokkuus: Käsitellessäsi heti päivän vaikeinta tehtävää saat sen nopeasti hoidettua ja voit olla tuottavampi ja motivoituneempi loppupäivän ajan.
• Vähemmän stressiä ja ahdistusta: Epämiellyttävät tehtävät voivat aiheuttaa stressiä ja ahdistusta, jos lykkäät niitä jatkuvasti. Hoitamalla työt heti alta pois voit vähentää negatiivisia tunteita ja huomaat usein, että tehtävät eivät olleetkaan niin vaikeita kuin luulit.
• Parempi itsetunto: Vaikean tehtävän suorittamisen jälkeen olo on onnistunut, mikä puolestaan lisää itseluottamusta ja motivaatiota päivän muihin tehtäviin.
• Helppo soveltaa: Tätä menetelmää on helppo soveltaa, ja se on helppo ottaa osaksi omia rutiineja ilman suuria muutoksia.

Eat That Frogin huonot puolet

• Aloittamisen vaikeus: Menetelmään voi olla haastavaa tottua, etenkin jos olet tottunut lykkäämään epämiellyttäviä tehtäviä. Myös tehtävien priorisoinnin osaaminen voi olla aluksi vaikeaa. Pienellä harjoittelulla ja ajankäytöllä voit kuitenkin totutella uuteen tapaan ja huomaat nopeasti sen hyödyt.
• Ei sovellu monimutkaisiin tehtäviin: Menetelmä soveltuu parhaiten yksinkertaisiin, selkeisiin tehtäviin. Monimutkaisemmat ja pidemmät tehtävät voivat osoittautua hankalammiksi, jos yrität suorittaa ne heti päivän alussa. Tämä johtuu myös siitä, että tärkeän tehtävän työstäminen koko päivän voi aiheuttaa stressiä. Siksi on järkevää jakaa nämä tehtävät pienempiin osiin, joita voit työstää helpommin.
• Matala joustavuus: Koska joudut noudattamaan tiettyä järjestystä, odottamattomiin töihin tai muutoksiin päivittäisessä aikataulussa voi olla vaikea sopeutua. Samalla tämä lähestymistapa vaatii paljon kurinalaisuutta ja voi siksi olla haastava ihmisille, jotka haluavat työskennellä joustavammin.
• Häiriötekijät: Huomion karkaaminen on helppoa, jos työskentelet yhden tärkeän tehtävän parissa, tai jopa ennen kuin olet edes aloittanut sen. Aseta siksi sammakkosi etusijalle kaiken muun edelle ja pidä siitä kiinni. Yritä estää kaikki häiriötekijät etukäteen. Sammuta esimerkiksi puhelimesi, älä avaa sähköpostiasi ja pyydä työtovereitasi olemaan häiritsemättä sinua, kun työskentelet sammakon parissa.
• Sammakkoa ei voi tehdä ensimmäisenä asiana aamulla: Vaikka sinulla olisi ulkoisia rajoitteita, esimerkiksi tapaaminen iltapäivällä tai puhelinsoitto asiakkaan kanssa, joka ei ole tavoitettavissa aamulla, voit noudattaa Eat That Frog -menetelmää. Varmista tällöin, että teet asian heti, kun se vain on mahdollista – ilman tekosyitä tai viivyttelyä. Tapaamisesi on kello 14 tai asiakas on taas tavoitettavissa kello 13 alkaen? Pidä siitä kiinni tarkasti ja tee tehtävä heti kun voit.

Menetelmän mukauttaminen

Eat That Frog -menetelmää voidaan soveltaa erilaisten tarpeiden ja työskentelytapojen mukaan. Joillakin ihmisillä voi esimerkiksi olla useita ”sammakkotehtäviä” päivässä, kun taas toiset haluavat suorittaa vain yhden vaikean tehtävän päivässä.
Menetelmä voidaan myös yhdistää muihin menetelmiin hallita aikaa, kuten Pomodoroon, GTD:hen (Getting Things Done) tai Eisenhowerin periaatteeseen, jotta se olisi mahdollisimman tehokas. Tämä riippuu täysin työskentelytyylistäsi ja tarpeistasi. Eri menetelmien testaaminen ja itselle sopivimman löytäminen on tärkeää.

Miten tehdä Eat That Frogista toimivampi?

• Pidä yllä tehtävälistaa: Kirjoita kaikki työtehtävät välittömästi tehtävälistalle ja yliviivaa tehtävät, jotka olet jo suorittanut. Näin voit olla varma, ettet unohda tehtävää, ja saat samalla lisää motivaatiota. Voit käyttää listaan paperia ja kynää, älypuhelimen tehtävälistaa, mutta myös kätevää Kanban -taulua.
• Vältä häiriötekijöitä: Yritä välttää häiriötekijöitä, kuten puheluita, sähköposteja ja viestejä, niin paljon kuin mahdollista kun työstät vaikeinta tehtävääsi. Näin voit keskittyä siihen täysillä ja saat sen nopeasti hoidettua.
• Pidä taukoja: Taukojen pitäminen on erittäin tärkeää, varsinkin kun työskentelet paljon aikaa vievien tehtävien parissa. Tässä kohtaa tehtävien jakaminen pienempiin kokonaisuuksiin voi auttaa ja Eat That Frog -tekniikan yhdistäminen esimerkiksi Pomodoro-tekniikkaan, jotta tuottavuutesi kasvaisi entisestään. Voit suunnitella säännöllisiä taukoja ja aloittaa sammakkotehtävän motivoituneemmin.
• Palkitse itseäsi: Palkitse itsesi, kun saat vaikean tehtävän valmiiksi, jotta motivaatiosi ja keskittymisesi säilyy päivän muiden tehtävien suorittamiseen. Päivän vaikeimman tehtävän hoitamisella ja yliviivaamisella voi olla jo itsessään motivoiva vaikutus.
• Ole joustava: Eat That Frog -menetelmä on vain yleinen lähestymistapa ajanhallintaan. Ole siis valmis korjailemaan aikatauluasi, jos huomaat, että jokin ei toimi tai päivän prioriteetit muuttuvat.

Eat That Frog projektinhallinnassa

Menetelmää voidaan käyttää myös projektinhallinnassa, sillä se auttaa sinua ja tiimiäsi priorisoimaan lukuisia tehtäviä, joita sinulla ja tiimilläsi on suoritettavana. Painopiste ei siis enää ole omissa tehtävissäsi vaan tiimityössä.
Jos projektillesi on määritetty selkeät tavoitteet, voit käyttää näitä tavoitteita määrittäessäsi joka päivä, mitkä tehtävät ovat tärkeimpiä projektin onnistumisen kannalta ja mitkä tehtävät tulisi sen vuoksi hoitaa ensin. Kun sovellat Eat That Frog -menetelmää projektinhallintaan, sinun on tehtävä tiivistä yhteistyötä tiimisi kanssa varmistaaksesi, että kaikki työt hoidetaan tehokkaasti ja tuloksellisesti kokonaisuus mielessä pitäen. Seuraa myös säännöllisesti projektin edistymistä ja ole valmis tekemään muutoksia, jos jokin asia ei toimi. Palkitse tiimiäsi, kun vaikeita tehtäviä saadaan suoritettua tai erityisiä välietappeja saavutetaan, jotta tiimi pysyy motivoituneena projektin loppupuolella.

Yhteenveto

Eat That Frog -menetelmä on tehokas ja yksinkertainen keino hallita aikaa, minkä ansiosta päivän tärkeimmät tehtävät voidaan hoitaa tehokkaasti ja tuloksellisesti. Menetelmää voidaan käyttää tehokkaasti myös projektinhallinnassa asettamalla prioriteetit, seuraamalla edistymistä ja olemalla valmis tekemään tarvittaessa muutoksia.

Lisätietoja myPARM-projekti- ja portfolionhallintaohjelmistosta:

Haluaisitko tutustua myPARMiin demoesityksessä? Siinä tapauksessa voit varata ajan tapaamiseen vaikka samantien!