Projektinhallinnan aakkoset: M niin kuin Milestone (trendanalysis)

Projektin määräaikojen noudattamisen valvonta ja arviointi.

Miksi välitavoitteet ovat tärkeitä?

• Rakenne: Välitavoitteet antavat projektille rakenteen. Jokainen projektiryhmän jäsen tietää, mitkä kohdat on saatava valmiiksi, jotta projekti voidaan saattaa päätökseen. Tällä tavoin niillä on myös motivoiva vaikutus projektiryhmään.
• Projektin valvonta: Välitavoitteet auttavat arvioimaan projektin ajantasaisuutta. Jos välitavoite saavutetaan suunniteltuna ajankohtana, projekti on aikataulussa. Jos kuitenkin käy ilmi, että jotakin välitavoitetta ei saavuteta ajoissa, voit tarkistaa, miksi näin on ja miten se vaikuttaa projektin myöhempiin vaiheisiin. Näin voit reagoida viivästykseen.
• Päätöksentekopisteet: Välitavoitteet voivat toimia päätöksentekopisteinä esimerkiksi silloin, kun projektin tietyssä vaiheessa on päätettävä, jatketaanko projektia tai miten sitä aiotaan jatkaa. Välitavoite voi siis merkitä kohtaa, jossa projektin jatkoa suunnitellaan uudelleen, valitaan vaihtoehtoja ja annetaan hyväksyntöjä.
• Laadunvalvonta: Laatimalla välitavoitteita voidaan myös tarkistaa säännöllisesti projektin aikana, ovatko saavutetut tulokset vaatimusten mukaisia.

Mitä tulee ottaa huomioon välitavoitteita asetettaessa?

• Kesto: Välitavoitteen tulisi toimia vain tarkistuspisteenä. Siksi sillä ei ole kestoa.
• Sanamuoto: Koska epätarkat sanamuodot voivat johtaa väärinkäsityksiin, on syytä kiinnittää huomiota siihen, miten välitavoitteet nimetään. On oltava selvää, mitä tässä vaiheessa on tarkalleen ottaen saavutettava ja miltä todisteet tästä näyttävät. Esimerkiksi välitavoite ”kick-off suoritettu” voidaan osoittaa kokouspöytäkirjalla.
• Numero: Yleensä on olemassa vähintään yksi välitavoite projektin alkamiselle ja yksi kullekin päättyneelle projektin vaiheelle. Voi kuitenkin olla järkevää määritellä useampia välitavoitteita. Projektissa voi siis olla niin monta välitavoitetta kuin pidät hyödyllisenä. Liian montaa välitavoitetta ei kuitenkaan kannata käyttää – jokaista tehtävää ei tarvitse saattaa päätökseen välitavoitteella, sillä muuten liian monet välitavoitteet voivat hidastaa projektia.

Mikä on välitavoitteiden kehitysanalyysi?

Välitavoitteiden kehitysanalyysi (Milestone Trend Analysis, MTA) on menetelmä, jolla tarkistetaan ja seurataan projektin määräaikojen noudattamista. MTA:ta käytetään hankkeen ennalta määritellyillä raportointiajoilla kunkin välitavoitteen osalta sen määrittämiseksi, milloin se voidaan saavuttaa tai onko se jo saavutettu. Nämä tiedot lisätään MTA-kaavioon, jotta ennusteviivojen kulku osoittaa, voidaanko hanke todennäköisesti saattaa päätökseen aikataulussa.

MTA:n prosessi ja rakenne

1. Välitavoitteiden ja raportointipäivämäärien määrittely

MTA:n edellytyksenä ovat selkeästi määritellyt välitavoitteet, joilla on kiinteät päivämäärät. Toisaalta on myös määriteltävä raportointipäivämäärät eli ne keskeiset päivämäärät, jolloin välitavoitteita tarkastellaan. Tämä tehdään yleensä ennen projektin aloittamista tai ennen uuden projektivaiheen alkamista.

2. Luo MTA-kaavio

Tässä vaiheessa luodaan kuvaaja.

• Syötä x-akselille (vaakasuora) raportointipäivämäärät.
• Syötä y-akselille (pystysuora) välitavoitteiden suunnitellut päivämäärät.

3. Arvioi tilanne raportointihetkellä

Määritellyissä raportointipäivissä on nyt selvitetty, mihin päivämäärään mennessä kukin välitavoite voidaan todennäköisesti saavuttaa. Usein tämä arviointi tehdään kokouksessa, johon osallistuvat mahdollisuuksien mukaan kaikki välitavoitteesta vastuussa olevat tiimin jäsenet.

Tarkenna seuraavat kysymykset:

• Mitkä välitavoitteet on jo saavutettu?
• Onko edellisen raportoinnin jälkeen ilmennyt ongelmia tai epäkohtia?
• Onko edellisenä raportointipäivänä esiintyneet ongelmat ratkaistu tällä välin?
• Mitä työtä on vielä tehtävä, jotta jokin välitavoite saavutetaan?
• Onko välitavoitteen ennustettua päivämäärää siirrettävä? Jos on, mikä on uusi päivämäärä?

Tämä ennustettu määräaika lisätään kaavioon raportin laatimishetkellä.

4. Tulosten tulkinta

Muutaman raportointipäivämäärän jälkeen kunkin välitavoitteen eri päivämääristä erottuu suuntaus. Projektipäällikön tehtävänä on nyt tulkita tätä suuntausta.

Yllä olevassa esimerkissä voidaan tehdä nämä perustulkinnat:

• Punainen viiva kuvaa välitavoitetta, jonka osalta ennustettu päivämäärä ei ole muuttunut hankkeen aikana. Välitavoite saavutettiin suunnitelman mukaisesti.
• Sinisen viivan siksakmainen kehitys osoittaa, että päivämäärää on usein siirretty. Tämä viittaa siihen, että sovittuihin päivämääriin liittyi yleensä paljon epävarmuutta. Siksi määräaikaa jouduttiin siirtämään useita kertoja eteen- ja taaksepäin. Jos tapaamista siirrettiin aluksi taaksepäin, mutta sitten taas eteenpäin, se osoittaa myös, että raportointipäivänä havaittiin ongelmia, jotka ratkaistiin myöhemmin vastatoimilla.
• Vihreän viivan voimakkaasti nouseva suunta osoittaa, että määräaika oli alun perin suunniteltu liian optimistisesti eikä sitä voitu noudattaa. Lisäksi tässä yhteydessä on saattanut ilmetä ongelmia tai vaikeuksia, jotka aiheuttavat päivämäärän siirtymisen yhä myöhemmäksi. Tällaisia voivat olla tärkeiden resurssien puute, tehtävä, joka osoittautuu paljon suunniteltua monimutkaisemmaksi, tai toimittajan toimitusvaikeudet.
• Keltaisen viivan kohdalla tilanne on päinvastainen: jatkuvasti laskeva kurssi osoittaa, että suunnittelu on tehty liian pessimistisesti ja liian suuria puskureita käyttäen. Syynä voi olla tehtävien peruuntuminen, nopeampi toimitus tai jopa odotettua helpompi tehtävä. Siksi tämä virstanpylväs saavutetaan paljon suunniteltua aikaisemmin. Aluksi hyvältä kuulostavalla asialla on myös kielteinen puoli, sillä esimerkiksi resursseja ei ole voitu suunnitella optimaalisesti etukäteen ja kohdentaa muihin tehtäviin.
• Viivojen välinen etäisyys: Välitavoitteiden varsinaisten suuntausten lisäksi voidaan tulkita myös välitavoitteiden välistä etäisyyttä. Jos etäisyys pienenee, välitavoitteiden välinen aika lyhenee. Tämä on erityisen tärkeää, jos yksittäiset virstanpylväät ovat riippuvaisia toisistaan.
• Useiden linjojen yhdistelmä:
  • Jos käy ilmi, että kaikkia tai suurinta osaa välitavoitteista on siirrettävä taaksepäin samanaikaisesti, asiaa on syytä kyseenalaistaa kiireellisesti, koska tällöin projektiryhmällä on todennäköisesti vaikeuksia. Olipa kyse sitten siitä, että hankkeelle itselleen ei ole annettu tarvittavaa prioriteettia, tiimissä on riitoja tai epäselvyyksiä tai aikatauluja ei yleisesti ottaen noudateta. Tässä tarvitaan tarkkaa analyysia, jotta voidaan ryhtyä vastatoimiin.
  • Jos määräajat pysyvät aluksi samoina, mutta valmistumispäivän lähestyessä niitä siirretään yhä kauemmaksi, projekti on kriisissä, eikä kukaan ehkä koe olevansa vastuussa määräaikojen noudattamisesta. Tällöin resursseja saatetaan tuhlata tarpeettomasti, ja voi olla järkevää luopua hankkeesta kokonaan.

MTA:n haittapuolet

• Välitavoitteiden kehitysanalyysi ei osoita yksittäisten välitavoitteiden välisiä riippuvuuksia. Erityisesti kriittistä polkua, joka määrittää koko projektin aikatauluviiveen, ei näytetä MTA:ssa.
• Välitavoitteiden trendianalyysin tulkinta on subjektiivista ja riippuu projektipäällikön omasta kokemuksesta. Siksi MTA on hyvä nopean yleiskuvan saamiseksi. Jos tulkintaa kuitenkin halutaan työstää, sitä on kommentoitava.
• Välitavoitteissa piilee vaara, että niitä käytetään tuhlailevasti ja että ne asetetaan pelkästään valvontatarkoituksiin. Tällöin ne voivat hidastaa projektin etenemistä.

Käyttökohteet

Välitavoitteiden kehitysanalyysit antavat hyvän yleiskuvan hankkeen aikataulussa pysymisestä. Niitä käytetäänkin usein tilanneraporteissa, joissa esitetään projektin nykytilanne hyvin tiivistetysti. Niitä voidaan käyttää esimerkiksi asiakkaille tai esimiehille tiedottamiseen. Samalla MTA:ta voidaan käyttää pitämään kaikki tiimin jäsenet ajan tasalla omien tehtäviensä ulkopuolella, erityisesti suurissa projekteissa. MTA:n ei pitäisi myöskään puuttua mistään hankkeen loppuraportista, sillä se havainnollistaa aikatauluviivästysten varhaisinta havaitsemista ja antaa mahdollisuuden puhua käyttöön otetuista vastatoimista ja niiden vaikutuksista saatujen kokemusten puitteissa.

Yhteenveto

Välitavoitteet ja niiden kehityksen analysointi voivat olla tärkeitä välineitä projektin valvonnassa. Ne antavat nopean yleiskuvan projektin aikataulussa pysymisestä. Erityisesti paljon kokemusta omaavat projektipäälliköt voivat tulkita virstanpylväiden trendianalyysin kulkua ja saada siten tärkeitä tietoja hankkeen jatkokehitystä varten ja kehittää toimenpiteitä.

Haluaisitko tutustua myPARMiin demoesityksessä? Siinä tapauksessa voit varata ajan tapaamiseen vaikka samantien!