Lopeta loputtomat keskustelut: Miten kokouksissa tehdään päätöksiä nopeammin

Miksi päätökset kokouksissa ovat usein niin vaikeita

Pitkät keskustelut, erimielisyydet ja lopputuloksen epäselvyys – nämä seikat pitkittävät monia kokouksia ja turhauttavat osallistujia ja johtajia. Tähän on monia syitä:

• Näkökulmien moninaisuus: Erilaiset näkemykset tiimissä ovat yleensä eduksi, mutta mitä enemmän mielipiteitä on mukana, sitä kauemmin päätöksenteko voi kestää.
• Keskittymisen ja tavoitteiden puute: Jos tavoitteita ei ole määritelty selkeästi tai jos keskustelut juuttuvat loputtomiin yksityiskohtiin, jokainen päätös kestää hyvin kauan.
• Päätöksentekopelko: Ihmiset jatkavat usein keskustelua löytämättä ratkaisua, koska he pelkäävät tekevänsä väärän päätöksen – keskustelu pitkittyy, ja lopputulos jää epäselväksi.

Ratkaisevaa on siis ottaa käyttöön selkeät rakenteet ja menetelmät, joilla varmistetaan tehokas päätöksentekoprosessi.

Perusteet nopeampien päätösten tekemiseksi kokouksissa

Muutaman perussäännön avulla projektipäälliköt ja johtajat voivat asettaa oikean suunnan jo ennen kokouksen alkua. Näihin kuuluvat:

1. Aseta selkeät tavoitteet ja asialista: Vain jos alusta alkaen on selvää, mitä päätöksiä kokouksessa on tarkoitus tehdä, ryhmä voi valmistautua ja keskittyä päätöksentekoon optimaalisesti. Siksi ennen kokousta olisi laadittava selkeästi jäsennelty esityslista. Jokainen sen kohta olisi muotoiltava tarkan päätöksentekovaatimuksen mukaan, esimerkiksi ”Hankkeen aikataulun määrittäminen” eikä ”Hankkeen päivitys”. Tämä ohjaa keskustelua automaattisesti kohti päämäärää ja minimoi harhailevat keskustelut.
2. Selkeytä roolit ja vastuualueet: On myös tärkeää, että jokaisen kokouksen alussa tehdään selväksi, kuka on vastuussa lopullisesta päätöksestä ja kenellä on vain neuvoa-antava rooli. Ristiriitaiset roolit vain vaikeuttavat päätöksentekoprosessia tarpeettomasti. Yksi menetelmä roolien selkeyttämiseen on esimerkiksi RACI-matriisi. Se jakaa tiimin eri rooleihin, luo selkeän päätöksentekorakenteen ja mahdollistaa keskustelujen keskittämisen. Yksittäiset roolit ovat seuraavat:
   – Vastuuhenkilö: Kuka on vastuussa täytäntöönpanosta?
   – Tilivelvollinen: Kuka on viime kädessä vastuussa?
   – Konsultoitu: Ketä olisi kuultava?
   – Informoitu: Kenelle on tiedotettava?
3. Ajanhallinta aikataulujen avulla: Aikataulutus: Kullekin keskustelukohdalle asetetaan kiinteä aikaraja, jota noudatetaan kokouksen aikana esimerkiksi ajastimen avulla. Kun aikaraja on saavutettu, joko tehdään päätös tai lykätään asian käsittelyä. Tämä menetelmä estää tiimiä juuttumasta pitkiin keskusteluihin.

Menetelmät tehokkaaseen päätöksentekoon kokouksissa

Päätöksentekoprosessia voidaan nopeuttaa joillakin todistetuilla menetelmillä. Tässä on kuusi tehokasta tekniikkaa, joita voit kokeilla:

1. Pisteäänestys: Pisteäänestyksen avulla voit nopeasti kirjata mielipiteitä ja asettaa prioriteetteja. Kaikki vaihtoehdot kirjataan ylös, ja osallistujat antavat pisteitä (esim. tarrapisteitä tai muita merkkejä) suosikkivaihtoehdoilleen. Tämä voidaan tarvittaessa tehdä myös nimettömänä. Eniten pisteitä saanut idea asetetaan lopulta tärkeysjärjestykseen. Vaihtoehtoisesti eniten pisteitä saaneet ideat voidaan myös valita karsintalistalle, ja niistä voidaan keskustella tästä eteenpäin. Pisteäänestys on erityisen hyödyllinen, kun halutaan valita parhaat ideat useiden ideoiden joukosta ilman, että joudutaan pitkiin keskusteluihin.
2. Päätösmatriisi (päätösmatriisi): Päätöksentekomatriisi (päätösmatriisi): Päätösmatriisi voi auttaa monimutkaisemmissa päätöksissä, sillä se mahdollistaa vaihtoehtojen objektiivisen arvioinnin. Tätä varten luodaan matriisi, jonka riveillä ovat eri vaihtoehdot. Sarakkeisiin merkitään ennalta määritellyt päätöskriteerit (esim. kustannukset, tarvittava aika, hyödyt). Kukin vaihtoehto arvioidaan kunkin kriteerin perusteella ja pisteet lasketaan yhteen. Eniten pisteitä saanut vaihtoehto valitaan parhaaksi vaihtoehdoksi. Päätösmatriisi on erityisen hyödyllinen silloin, kun päätökset ovat hyvin monimutkaisia tai kun ne on pidettävä ehdottoman objektiivisina.
3. Nyrkki viidestä: Nyrkki viidestä -menetelmää voidaan käyttää päätöksen hyväksymisasteen nopeaan määrittämiseen. Kukin henkilö ilmaisee hyväksyntänsä nostettujen sormien lukumäärällä. Yksi nyrkki antaa nolla pistettä ja tarkoittaa täydellistä hylkäämistä, kun taas viisi ojennettua sormea antaa viisi pistettä täydestä hyväksynnästä. Tämä menetelmä on nopea ja visuaalinen ja antaa välitöntä palautetta siitä, onko ryhmä valmis tekemään päätöksen vai tarvitaanko vielä keskusteluja.
4. 25/10 crowd sourcing: Tämä menetelmä on ihanteellinen, jos ideoita on paljon ja vain parhaat ideat on suodatettava ensin pois. 25/10 crowd sourcing -menetelmässä jokainen idea kirjoitetaan ensin kortille. Sen jälkeen kortit siirretään henkilöltä toiselle viidellä kierroksella. Kukin henkilö arvioi kortilla olevan idean pisteytyksellä 1-5. Korkeimman kokonaispistemäärän saaneista ideoista keskustellaan lisää. Tämän nopean arvioinnin avulla on helppo arvioida suuri määrä ideoita, myös suuressa ryhmässä, ja valita lupaavimmat niistä.
5. Konsensuskysely: Konsensuskyselyä käytetään samankaltaisesti kuin Fist of Five -menetelmää konsensuksen tason tarkistamiseen. Lyhyen keskustelun jälkeen kaikki osoittavat käsillään, mitä mieltä he ovat päätöksestä. Tämä menetelmä on erityisen tehokas, kun halutaan nopeasti nähdä, voidaanko päätös tehdä vai tarvitaanko lisäkeskusteluja.
6. Käänteinen aivoriihi: Jos ryhmällä on yleensä vaikeuksia tehdä päätöksiä, käänteinen aivoriihi voi olla luova vaihtoehto. Sen sijaan, että kysyttäisiin, miten ongelma voidaan ratkaista, kysytään, miten se taatusti epäonnistuu. Tämän jälkeen muotoillaan toimenpiteitä näiden virheiden välttämiseksi.

Vinkkejä menetelmien onnistuneeseen toteuttamiseen

Eri menetelmät tarjoavat paljon mahdollisuuksia jäsentää kokouksia kohdennetummin ja tehdä päätöksiä tehokkaammin. On kuitenkin otettava huomioon muutamia hienouksia, jotta voidaan varmistaa onnistunut täytäntöönpano, joka nopeuttaa päätöksentekoprosessia entisestään ja varmistaa tulokset pitkällä aikavälillä.

• Mukauttaminen ryhmäkokoon: Kaikki menetelmät eivät sovellu yhtä hyvin kaikille ryhmäkokoluokille. Pienemmissä ryhmissä päätökset voidaan usein tehdä epävirallisemmin. Menetelmä, kuten ”Fist of Five”, toimii tällöin hyvin ja edistää nopeaa koordinointia. Suuremmat ryhmät sen sijaan hyötyvät usein strukturoidummasta lähestymistavasta, kuten päätösmatriisista, jossa punnitaan eri kriteerejä ja luodaan selkeyttä parhaasta mahdollisesta vaihtoehdosta.
• Tavoitekeskeiset kokoukset: Vaikka esityslista olisikin jo linjassa tehtävien päätösten kanssa, voi olla hyödyllistä aloittaa jokainen kokous kysymyksellä tavoitteista. Tämä auttaa saamaan tiimin samalle sivulle ja selventämään kaikille läsnäolijoille vielä kerran, mitä päätöksiä kokouksessa on tarkoitus tehdä.
• Menetelmien yhdistäminen: Eri menetelmien yhdistäminen tuottaa usein parhaat tulokset. Voit esimerkiksi aloittaa kokouksen lyhyellä keskustelukierroksella, jossa on tiukka aikaraja, mutta päättää päätöksen sitten nopealla äänestyksellä, kuten pisteäänestyksellä tai viisikon nyrkillä.
• Päätöksen seuranta: On hyödyllistä dokumentoida tehdyt päätökset, jotta myös ne ryhmän jäsenet, jotka eivät voineet osallistua kokoukseen, voivat nähdä ne jälkikäteen. Älä vain kirjaa, mikä päätös tehtiin, vaan ilmoita myös selkeästi, kuka on vastuussa päätöksen täytäntöönpanosta. Tämä ei ainoastaan luo selkeyttä seuraaviin vaiheisiin, vaan varmistaa myös, että kokous saadaan tuottavasti päätökseen ja että kaikki osallistujat voivat pitää kiinni käsitellyistä sopimuksista.

Yhteenveto

Nopeammat päätökset ovat avain tehokkaampiin ja tuottavampiin kokouksiin. Selkeällä rakenteella, määritellyillä vastuualueilla ja tehokkailla menetelmillä, kuten pisteäänestyksellä, viisikolla tai päätösmatriisilla, voit nopeuttaa päätöksentekoprosessia kohdennetusti.

Lisätietoja myPARM CorporateNavigator -hallintaohjelmistosta:

Haluaisitko tutustua myPARM CorporateNavigatoriin demoesityksessä? Siinä tapauksessa voit varata ajan tapaamiseen vaikka samantien!