Miten projektinhallintaoimisto (PMO) käynnistetään?

Muutama askel menestyksekkääseen PMO:han

Mikä on PMO? Mitä Tehtävää se voi suorittaa?

Project Management Office (PMO) on yrityksen keskustoimisto, joka palvelee projekteja, projektijohtajia ja moniprojektijohtamista. Se auttaa erityisesti projektin valmisteluun, suunnitteluun, valvontaan, dokumentointiin ja seurantaan liittyvissä tehtävissä sekä ylläpitää yleiskuvaa kaikista projekteista. Siksi se voi suorittaa erilaisia tehtäviä:

• Strategiset tehtävät: PMO:lla on hyvä yleiskuva projektisalkusta ja samalla yrityksen strategiasta. Siksi se voi valita ja priorisoida projektit, jotka auttavat yritystäsi toteuttamaan strategiansa. Lisäksi PMO voi ottaa vastuulleen kaikkien projektien keskeisen mahdollisuuksien ja riskienhallinnan.
  Lisäksi PMO voi vastata suuntaviivojen laatimisesta, standardien kehittämisestä tai uusien työkalujen ja menetelmien käyttöönotosta. Tämä varmistaa yhdenmukaiset PM-standardit ja laadun.
• Tukitehtävät: PMO:n tehtäviin voi kuulua myös projektien toteutusneuvonta ja tiedon, teknisen tuen tai mallipohjien tarjoaminen sekä henkilöstön valmennus ja kouluttaminen projektinhallintamenetelmissä. PMO voi myös auttaa kokoustilojen varaamisessa, työvälineiden järjestämisessä, kokousten valmistelussa ja seurannassa sekä projektitietojen tallentamisessa ja ylläpidossa.
• Valvontatehtävät: Projektin ajan, tavoitteiden saavuttamisen, kustannusten ja laadun suhteen voi myös olla PMO:n tehtävä, samoin kuin määrättyjen standardien noudattamisen tarkistaminen.
• Valvontatehtävät: Operatiiviset PMO:t puuttuvat myös suoraan projekteihin. He koordinoivat esimerkiksi resurssien käyttöä eri projektien välillä, nimeävät projektipäälliköitä ja tiimin jäseniä tai hankkivat omasta tiimistään henkilöstöä projektin toteuttamiseen.

Milloin on järkevää implementoida PMO:n?

Koska PMO:n toteuttaminen ei ole vain kallista, vaan vie myös paljon aikaa, sinun tulee harkita huolellisesti, onko se järkevää sinun tapauksessasi. Mitä enemmän erilaisia projekteja on ohjattava ja mitä enemmän resursseja käytetään eri osastojen, toimipaikkojen tai jopa maiden välillä, sitä hyödyllisempää on projektinhallintatoimisto koordinoivana käyttöliittymänä. Siitä on hyötyä myös silloin, kun yrityksen strategian perusteella on tehtävä nopeita päätöksiä ja priorisointeja, sekä silloin, kun lukuisat sidosryhmät haluavat pysyä tarkasti ajan tasalla käynnissä olevista projekteista.

PMO:n haasteet

(sen lähestymistavasta ja tehtävistä riippuen)

• Korkeat kustannukset
• Toteutus on monimutkaista ja aikaa vievää
• Se voi johtaa lisääntyneeseen hallintoon ja hitaampiin prosesseihin
• Hyväksyntää yrityksen sisällä ei aina anneta

PMO:n toteutus – projekti

Koska PMO:n tehtävät ja vastuut tulee mukauttaa yrityksesi tarpeisiin, PMO:n toteutus rakentuu projektin tavoin: Ensin teet analyysin nykytilanteesta, josta sitten johtaa räätälöity konsepti, jonka jälkeen se otetaan käyttöön ja siirretään normaaliin toimintaan.

1. Tilanneanalyysi

Jotta PMO:n tavoitteet ja tehtävät voidaan määritellä optimaalisesti seuraavasti, sinun tulee ensin luoda projektilista. Jos käytät jo projektinhallintaohjelmistoa salkunhallintatoiminnolla, voit tarkastella koko luetteloa sieltä. Sinun tulisi myös analysoida projektinhallintaympäristösi nykytila. Kysy itseltäsi:

• Mitä prosesseja, menetelmiä ja työkaluja käytetään tällä hetkellä? Ovatko ne tehokkaita ja hyödyllisiä?
• Miten projektiryhmät koulutetaan?
• Milloin hanketta käsitellään sellaisena?
• Mitä hankkeita on tällä hetkellä käynnissä ja mikä on niiden prioriteetti?
• Kuinka hyödyllisiä nykyisen tilaraportit ovat?
• Missä ovat ongelmat tai heikkoudet?

Tämän analyysin lisäksi sinun tulee myös käydä keskusteluja yksittäisten sidosryhmien kanssa ymmärtääksesi, mitä PMO:lta odotetaan. Tämä tarkoittaa, että sinun tulee selvittää, keitä sidosryhmät ovat ja mitä etuja he odottavat.
Jos vertaat toiveita todellisen analyysin tuloksiin, voit saada suosituksia tulevaa PMO:ta varten.

2. Konsepti:

Nyt sinun tulee määrittää, mitkä tehtävät, oikeudet ja pätevyydet uudelle PMO:llesi tulisi antaa ja missä sen painopisteen tulisi olla. Tila-analyysi ja tunnistetut vaatimukset toimivat pohjana tälle. Lisäksi sinun tulee tässä vaiheessa miettiä, mihin yrityksesi hierarkiaan PMO tulisi integroida ja keitä työntekijöitä tarvitaan.
Vinkkimme: Sidosryhmillä on usein erilaisia odotuksia uutta PMO:ta kohtaan. Se kestää kauan, ennen kuin kaikki työntekijät todella hyväksyvät sen ja voivat toimia tehokkaasti. Siksi on helpompi keskittyä aluksi muutamaan olennaiseen tehtävään ja laajentaa tehtävien laajuutta vähitellen. Tämä lisää hyväksyntää ja ymmärrystä organisaatiossasi.

3. Toteutus:

Nyt voit aloittaa PMO:si toteutuksen, palkata PMO-päällikön ja hänen tiiminsä ja kouluttaa tiimiä. Rekrytoinnissa etsi monen vuoden kokemusta projektinhallinnasta sekä palvelulähtöisyyttä, mutta myös itsevarmuutta.
Sinun tulee myös varmistaa hyvä viestintä sidosryhmien ja henkilöstön kanssa toteutuksen aikana. Sisäinen markkinointi auttaa viestimään uuden osaston tarjoamista tehtävistä ja palveluista.
Valmistele myös PMO:n tehtävät nyt: Voidaan esimerkiksi määritellä kriteerit projektinhallintamenetelmän valinnalle, suunnitella prosesseja tai tehdä luettelo käytettävissä olevista resursseista ja niiden tehtävistä.

4. Säännöllinen käyttö:

Toteutuksen jälkeen seuraa säännöllinen toiminta, eli projektinhallintatoimistosi tiimi ottaa nyt kaikki tehtävät itsenäisesti. On tärkeää, että PMO:n tehtävät ja vastuualueet kyseenalaistetaan jatkuvasti säännöllisen toiminnan aikana. Tällä tavalla PMO voidaan optimoida ja mukauttaa paremmin yritykseesi ja sen nykyisiin tarpeisiin.

Vinkkejä PMO:n ottamiseen

• Nopeat voitot: Muutama nopea voitto heti PMO:n käyttöönoton jälkeen voi herättää innostusta ja lisätä hyväksyntää yrityksessä. Joten harkitse jo suunnitteluvaiheessa, missä voit saavuttaa nopean voiton tai missä ongelmissa voit tukea projektitiimejä helposti. Tätä varten on tärkeää tarkka ja rehellinen analyysi nykyisen projektinhallinnan heikkouksista.
• Ota sidosryhmät mukaan: Varmista, että kommunikoit avoimesti kaikkien sidosryhmien kanssa varhaisessa vaiheessa. Näin jokainen tietää tarkalleen, miksi PMO on otettu käyttöön ja missä se voi tarjota apua. Jos sidosryhmät ovat tietoisia projektitoimiston eduista, he todennäköisemmin työskentelevät rakentavasti kanssasi. Kokemuksemme mukaan osa henkilöstöstä saattaa kuitenkin aluksi suhtautua epäilevästi uuteen PMO:hon. Siksi on erityisen tärkeää, että johto seisoo lujasti tämän uuden osaston takana.
• Määrittele tehtävät selkeästi: PMO voi ottaa vastaan lukemattomia erilaisia tehtäviä, samanaikaisesti, eri osastoilla ja eri paikoissa. Varsinkin alkuvaiheessa tämä voi johtaa hämmennykseen ja työn ylikuormitukseen. Siksi on järkevää aloittaa muutamalla olennaisella tehtävällä, jotka on tarkasti määritelty pienellä laajuudella, minkä jälkeen PMO:n tehtäviä voi sitten laajentaa tarpeen mukaan.

Yhteenveto

Jokainen projektitoimisto on erilainen, sillä se on aina mukautettava yrityksen yksilöllisiin tarpeisiin. Siksi se voi myös hoitaa monia erilaisia tehtäviä – puhtaista tukitoiminnoista kokonaisten projektien hallintaan. PMO voi kuitenkin toimia todella hyvin vain, jos kaikki sidosryhmät ymmärtävät tämän osaston lisäarvon ja tekevät yhteistyötä sen kanssa. Siinä tapauksessa se voi vaikuttaa merkittävästi yrityksen menestykseen.

Lisätietoja myPARM projektinhallintaohjelmistosta:

Haluaisitko tutustua myPARMiin demoesityksessä? Siinä tapauksessa voit varata ajan tapaamiseen vaikka samantien!