Miten ChatGPT voi auttaa projektinhallinnassa

Tehokkaampi projektityöskentely ja paremmat onnistumismahdollisuudet tekoälyn avulla

Mikä on ChatGPT?

ChatGPT (Generative Pre-trained Transformer) on OpenAI:n kehittämä tekoälyyn perustuva kieligeneraattori. Tekoäly käyttää syväoppimista luonnollisen kielen ymmärtämiseen ja luomiseen. ChatGPT:n avulla pystytään kirjoittamaan tekstejä automaattisesti, vastaamaan kysymyksiin ja jopa suorittamaan toimintoja, jotka normaalisti tapahtuvat ihmisten toimesta.

Mitä vaikutuksia ChatGPT:llä on projektinhallinnalle?

Kysytään ensin tekoälyltä itseltään, mikä on sen mielestä tekoälyn vaikutus projektinhallintaan:

ChatGPT:llä on monia vaikutuksia projektinhallintaan:

• Tehtävien automatisointi: ChatGPT voi automatisoida projektinhallintatehtäviä, kuten projektisuunnitelmien luomisen, edistymisen ja budjetin seurannan sekä asiakirjojen luomisen.
• Tehokkuuden parantaminen: Automatisoimalla työtehtäviä ChatGPT voi auttaa suorittamaan prosesseja nopeammin ja tarkemmin sekä hallinnoimaan resursseja tehokkaammin.
• Riskien minimointi: ChatGPT pystyy avustamaan projektipäälliköitä tunnistamaan riskit varhaisessa vaiheessa ja ehdottamaan ratkaisuja, mikä auttaa minimoimaan projektien riskejä.
• Viestinnän ja yhteistyön tukeminen: ChatGPT voi auttaa projektitiimejä kehittämään viestintäsuunnitelmia ja jakamaan projektitietoja.
• Avoimuuden lisääminen: Automatisoimalla raportoinnin ja dokumentoinnin ChatGPT voi auttaa tekemään projektista avoimemman kaikille sidosryhmille.

Miten ChatGPT voi auttaa projektinhallinnassa?

Haluamme tietysti myös heti selvittää täsmällisesti, miten tekoäly voi olla avuksi. ChatGPT selittää:

Voin auttaa projektinhallinnassa monin eri tavoin projektin erityisvaatimuksista ja tavoitteista riippuen. Joitakin esimerkkejä ovat esimerkiksi:

• Projektisuunnitelmien luominen: Minua voidaan käyttää projektisuunnitelmien luomiseen luomalla tehtäviä, aikatauluja ja pohjia automaattisesti.
• Projektin tilanneraporttien luominen: Minua voidaan hyödyntää projektin tilanneraporttien automaattisessa laatimisessa analysoimalla projektinhallintatyökaluista saatuja tietoja ja muuntamalla ne luettaviksi raporteiksi.
• Tuki tapaamisiin: Minua voidaan käyttää tuottamaan automaattisia pöytäkirjoja projektikokouksista luomalla litterointeja puheesta ja muuntamalla ne kirjallisiksi muistiinpanoiksi.
• Koulutusmateriaalien luominen: Minua voidaan käyttää tuottamaan koulutusmateriaalia projektiryhmille automaattisesti poimimalla olennaiset tiedot projektidokumenteista ja -tiedoista ja muuntamalla ne helposti ymmärrettäviksi materiaaleiksi.

On kuitenkin tärkeää huomioida, että olen automaattinen työkalu, enkä siksi pysty aina vastaamaan täysin projektinhallinnan monimutkaisiin tarpeisiin ja vaatimuksiin. Siksi minua on tärkeää käyttää vain apuna eikä korvata ihmisen päätöksentekoa ja arvostelukykyä.

Apu asiakirjojen luomiseen

ChatGPT:n avulla voidaan luoda automaattisesti esimerkiksi projektin tilanneraportteja hyödyntämällä projektinhallintatyökalujen tietoja ja muuntamalla ne luettaviksi raporteiksi. Tarkemmin kysyttäessä tekoäly selittää, että tämä tehdään useissa vaiheissa:

1. Projektitietojen kerääminen: Minua voidaan käyttää olennaisten projektitietojen, kuten tehtävien edistymisen, resurssien käytön ja budjetin keräämiseen eri lähteistä, kuten projektinhallintatyökaluista, sähköposteista ja muista asiakirjoista.
2. Projektitietojen analysointi: Osaan analysoida kerättyjä projektitietoja ja tunnistaa tärkeitä kehityssuuntia, haasteita ja saavutuksia projektissa.
3. Projektin tilanneraporttien luominen: Muuntamalla analysoidut tiedot luettavaan muotoon, kuten taulukoihin tai kaavioihin, ja tekemällä yhteenvedon tärkeimmistä havainnoista voin luoda tilanneraportteja automaattisesti.
4. Korjaus ja tarkistus: Koska olen automaattinen työkalu, on tärkeää, että projektipäällikkö tai kokenut tiimin jäsen tarkastaa ja korjaa tuotetut projektiraportit ja varmistaa, että ne ovat projektin vaatimusten ja tavoitteiden mukaisia ja ajantasaisia.

Tukea projektisuunnitelmien laatimiseen

Koska ChatGPT:n mukaan sitä voidaan käyttää myös projektisuunnitelmien luomiseen, kysyimme tarkemmin myös siitä ja saimme vastauksen, että se pystyy luomaan automaattisesti tehtäviä, aikatauluja ja keskinäisiä riippuvuuksia. Tekoälyn mukaan se osaa tehdä seuraavat tehtävät:

• Projektitietojen kerääminen: Minua voidaan käyttää keräämään projektin kannalta olennaisia tietoja, kuten tavoitteita, tarpeita, resursseja ja budjettia eri lähteistä automaattisesti, kuten projektidokumenteista, sähköposteista ja muista työkaluista.
• Projektitietojen analysointi: Tunnistan näiden tietojen perusteella tärkeimmät tehtävät, riippuvuudet ja aikataulut.
• Projektisuunnitelmien luominen: Luon automaattisesti projektisuunnitelmia muuntamalla analysoidut tiedot sopivaan muotoon, kuten Gantt-kaavioihin tai taulukoihin.
• Korjaus ja tarkistaminen: Koska olen automaattinen työkalu, on tärkeää, että projektipäällikkö tai joku kokenut tiimin jäsen tarkastaa ja korjaa luomani projektisuunnitelmat varmistaakseen, että ne täyttävät projektin vaatimukset ja tavoitteet.

Koska tekoäly väittää pystyvänsä luomaan Gantt-kaavioita, pyydämme siltä lisätietoja ja luomaan Gantt-kaavion esimerkkiprojektia varten. Valitettavasti ChatGPT joutui tuottamaan meille pettymyksen:

Pahoittelen, mutta olen pelkkä tekstigeneraattori, enkä pysty luomaan Gantt-kaaviota. Voin kuitenkin auttaa luomaan sellaisen taulukon, joka sisältää Gantt-kaaviota varten tarvittavat tiedot, kuten tehtävät, aikataulut, riippuvuudet ja vastuuhenkilöt.

Tekoäly kertoi meille lisäksi, että Gantt-kaavio voidaan luoda erityisellä Gantt-kaavioita tukevalla työkalulla tai ohjelmistolla, ja sen luoma taulukko voidaan joko tuoda sinne tai syöttää manuaalisesti. Lisäksi se ehdottaa heti joitakin työkaluja, joita voimme hyödyntää tähän tarkoitukseen.
Pyysimme tällaista taulukkoa, ja se toimii itse asiassa erittäin hyvin:

Tekoäly ei pysty itse luomaan Gantt-kaavioita, mutta se voi tarjota niille hyvän pohjan, josta ne voidaan tuoda projektinhallintaohjelmistoihin. Se ei siis korvaa projektipäällikköä tai vastaavaa ohjelmistoa, mutta se tarjoaa tukea tarvittavien tietojen keräämisessä ja projektisuunnitelman suunnittelussa.

ChatGPT:n vahvuudet

Jatkoimme testaamista ja havaitsimme, että tekoäly osoittautuu tehokkaaksi erityisesti tietojen kokoamisessa ja tutkimustyössä. Näin käytettynä tekoäly voi auttaa projektipäälliköitä ja tiimin jäseniä kirjoittamaan projektiraportteja, laatimaan esityksiä tai kokoamaan tietoa tietystä aiheesta. Voit esimerkiksi saada nopean yleiskatsauksen erilaisista projektimenetelmistä tai esittää tarkkoja kysymyksiä mahdollisista toimintatavoista tai ongelmista. Tekoäly voi esimerkiksi vastata, missä järjestyksessä tehtäviä kannattaa käsitellä, miten resurssien käyttö voidaan optimoida tai antaa ehdotuksen siitä, miten esiin noussut ongelma voidaan ratkaista.

ChatGPT:n rajoitukset

Vahvuusksistaan huolimatta tekoälyä on käytettävä varoen ja harkitusti, koska sillä on myös rajoituksensa:

• Riippuvuus opetusdatan laadusta: ChatGPT on yhtä hyvä kuin sille annettu data. Jos opetusdata ei ole toimivaa tai puutteellista, ChatGPT:ssä voi esiintyä virheitä tai puutteita.
• Vaikeus käsitellä monimutkaisia ongelmia: ChatGPT:llä voi olla vaikeuksia ymmärtää ja ratkaista mutkikkaita ongelmia tai poiketa tavanomaisista prosesseista.
• Empatiakyvyttömyys: Tekoäly ei pysty ymmärtämään ja huomioimaan työryhmän jäsenten tunteita tai tarpeita, mikä voi johtaa väärinkäsityksiin tai ongelmiin.
• Päätöskyvyn puute: ChatGPT pystyy tekemään päätöksiä ainoastaan sen käytettävissä olevien tietojen ja aiemman koulutuksen pohjalta. Tämä estää sitä tekemästä itsenäisiä ja joustavia päätöksiä.
• Turvallisuusriskit: Jos ChatGPT pääsee käsiksi arkaluonteisiin tietoihin ja projektitietoihin, siihen liittyy aina tietovuodon tai verkkohyökkäysten riski.

ChatGPT työntekijöiden korvaajana?

Huomasimme, että tekoäly korostaa aina itse, että sen tarkoituksena on vain tarjota tukea eikä se korvaa ihmisen päätöksentekoa tai arvostelukykyä. Se myös huomauttaa jatkuvasti, että projektipäälliköiden ja tiimin jäsenten on tarkistettava ja mukautettava tekoälyn tuottamat tekstit, suunnitelmat ja taulukot voidakseen varmistaa, että ne täyttävät myös kaikki kyseisen projektin vaatimukset.
Kysyimme tekoälyltä, voiko se mielestään korvata projektinjohtohenkilöstön tulevaisuudessa, ja saimme seuraavan vastauksen:

Voin automatisoida ja helpottaa tiettyjä projektinhallintaan liittyviä tehtäviä, kuten suunnitelmien luomista, edistymisen ja budjetin seurantaa sekä dokumentaation kirjoittamista. Lisäksi voin myös auttaa projektipäälliköitä hallitsemaan resursseja tehokkaammin ja tunnistamaan riskit mahdollisimman varhaisessa vaiheessa.
On kuitenkin epätodennäköistä, että pystyisin lähitulevaisuudessa korvaamaan projektinjohtohenkilöstön kokonaan. Projektinhallinta edellyttää tehtävien suorittamisen lisäksi myös kykyä tehdä päätöksiä, ratkaista ongelmia, kommunikoida ja johtaa ihmisiä. Voin automatisoida tiettyjä tehtäviä, mutta en voi korvata ihmisten sosiaalisia ja emotionaalisia taitoja. Siksi olen vain työkalu projektinjohtajien tueksi, mutta en korvaamaan heitä.

Lisäksi testimme osoittaa, että vaikka tekoäly osaa tuottaa erittäin hyviä tekstejä, niissä on toisinaan virheitä tai ne perustuvat tietoihin, jotka eivät ole täysin paikkaansa pitäviä. Lisäksi tekoälyllä on tietoa vain vuoteen 2021 asti. Tämä tarkoittaa, että sillä ei ole tietoa projektinhallinnan uudemmasta kehityksestä. Tällä hetkellä ChatGPT:n kaltainen tekoäly ei voi korvata hyvän projektipäällikön kokemusta. Pysykäämme siis kuulolla jatkokehityksen suhteen!

Yhteenveto

ChatGPT voi olla hyödyllinen työkalu projektipäälliköille, sillä se voi auttaa tekemään tiettyjä tehtäviä automaattisesti ja hallinnoimaan resursseja tehokkaammin. Tekoäly osaa luoda projektisuunnitelmia, seurata edistymistä, tunnistaa riskejä, luoda asiakirjoja tai antaa vastauksia erityiskysymyksiin.
On kuitenkin tärkeää huomioida, että ChatGPT ei korvaa kokeneita projektipäälliköitä ja että tekoälyllä on myös rajoituksensa, kuten vaikeudet käsitellä monimutkaisia ongelmia tai puutteellinen kyky empatiaan. ChatGPT:tä olisi siksi käytettävä tukena eikä ihmisen tekemien päätösten ja kanssakäymisen korvaajana.

Suosittelemme kokeilemaan, miten tekoäly voi tukea sinua hankkeissasi. Erityisesti yhdistettynä projektinhallintaohjelmistoon, kuten myPARMiin, tekoäly voi auttaa sinua hallitsemaan projektejasi tehokkaammin ja tarkemmin.

Haluaisitko tutustua myPARMiin demoesityksessä? Siinä tapauksessa voit varata ajan tapaamiseen vaikka samantien!