Se excedió el presupuesto del proyecto, ¿y ahora?

Esto es lo que puede hacer si sucede y cómo prevenirlo.

¿Por qué un proyecto puede exceder su presupuesto y cómo se puede prevenir?

Hay innumerables razones por las que un proyecto puede exceder su presupuesto, por ejemplo

• Estimación incorrecta: si la estimación de esfuerzo al inicio del proyecto era demasiado optimista, el presupuesto se planeó demasiado bajo. Estimar el esfuerzo con la mayor precisión posible es una tarea difícil, especialmente al comienzo de un proyecto. Para averiguar cómo puede seguir teniendo éxito y cómo puede evitar sobrepasar el presupuesto, lea el artículo sobre cómo estimar el esfuerzo.
• Alcance: El alcance del proyecto ha aumentado o el objetivo del proyecto ha cambiado. Este puede ser el caso, por ejemplo, si tu cliente pide funcionalidades adicionales en un proyecto, pero el presupuesto no se adapta al mismo. Algunos clientes a menudo solicitan los cambios más pequeños en el proyecto que se pueden realizar de forma rápida y sencilla. Pero incluso los pequeños cambios se suman rápidamente a un elemento grande. Por supuesto, no hay nada de malo en implementar un cambio menor sin un presupuesto adicional para complacer a su cliente. Sin embargo, esto debería ser un trato de una sola vez. Si su cliente solicita más cambios, se debe aumentar el presupuesto para todo lo que vaya más allá del alcance original del proyecto. Si incluso el objetivo real del proyecto ha cambiado con el tiempo, su presupuesto definitivamente debe ajustarse para cumplir con los nuevos requisitos. Para mantener la transparencia en el proyecto, recomendamos que los cambios en el alcance y los costos adicionales resultantes se manejen profesionalmente mediante cambios o gestión complementaria.
• Factores externos: La inflación, por ejemplo, puede significar que sus proveedores tengan que aumentar sus precios. Especialmente si su proyecto tiene una duración muy larga, si tuvo que detenerse por un tiempo, o si el cálculo del proyecto se realizó en un momento en que los precios eran muy bajos pero ahora están aumentando, esto a menudo se convierte en un problema. Si sabe de antemano que su proyecto tendrá una duración muy larga, es recomendable tenerlo en cuenta al contratar a sus proveedores e incorporar las garantías adecuadas.
• Mal uso de los recursos: Es posible que esté utilizando recursos innecesariamente costosos para su proyecto, o que sus recursos simplemente no puedan funcionar de manera eficiente. Este puede ser el caso, por ejemplo, si el personal del proyecto tiene que cambiar constantemente entre diferentes proyectos para que no puedan concentrarse en uno de ellos. Si tiene esto en cuenta al planificar sus recursos, puede elegir los recursos óptimos para su proyecto. También puede proporcionar a su equipo de proyecto métodos de gestión del tiempo, como la técnica Pomodoro, para que trabajen de la manera más eficiente posible.
• Mala gestión del presupuesto: si no tiene un buen control sobre su presupuesto existente desde el principio, es posible que se gaste demasiado dinero en cosas menos importantes o que pierda la noción de cuánto ya se ha gastado. Especialmente al comienzo de un proyecto, cuando todavía hay mucho presupuesto, a la gente le gusta prestar poca atención a los costos. Sin embargo, si vigila de cerca el estado de su presupuesto y los costos de funcionamiento desde el principio, debería tener pocas sorpresas negativas. Aquí se recomienda una revisión periódica del presupuesto.
• Exceder la duración planificada: Si un proyecto toma más tiempo de lo planificado, esto aumentará los costos. Por lo tanto, planifique sus proyectos con previsión, considere dónde pueden surgir dificultades y prepare un análisis de riesgos. Tome medidas contra los riesgos, administre sus proyectos con atención y esté siempre atento a su estado. De esta manera, puede intervenir temprano si nota que su proyecto se está retrasando.

Puede leer qué cifras clave lo ayudan a reconocer si su proyecto está por encima del presupuesto y cómo pueden servir como un indicador de alerta temprana en la publicación del blog Valor ganado

Verifique el estado del proyecto y configure el plan de acción

Si se da cuenta de que se ha excedido el presupuesto de su proyecto, es importante que primero averigüe exactamente dónde comenzó el problema. Solo de esta manera se puede desarrollar una solución óptima. Una vez que haya encontrado el motivo, también debe verificar si afecta otras áreas del proyecto, como la duración, el alcance, la calidad, los recursos o los riesgos del proyecto.
Con la información recopilada, ahora puede sopesar soluciones alternativas.

1. Reducir costes:

Un primer paso podría ser intentar reducir costes. Puedes lograr esto de diferentes maneras:

• Intercambiar recursos:
  Intercambiar recursos por opciones menos costosas. Por ejemplo, puede cambiar a un empleado con mucha experiencia que está infrautilizado por uno que tiene menos experiencia y, por lo tanto, es menos costoso. Sin embargo, debe tener en cuenta que el empleado puede necesitar tiempo para acostumbrarse al nuevo proyecto y puede necesitar más tiempo para las tareas individuales. Por lo tanto, solo debe realizar dicho cambio si su proyecto no es crítico en cuanto al tiempo. En algunos casos, por otro lado, puede tener sentido reemplazar a un empleado con menos experiencia por uno con mucha experiencia, ya que el mayor nivel de experiencia podría ahorrar tiempo y, por lo tanto, costos.
  Lo mismo se aplica a los materiales o servicios que se necesitan: puede intentar cambiar a una opción más económica si esto no afecta negativamente el tiempo y la calidad o si estos factores son menos críticos. Alternativamente, puede cambiar a material de mejor ingeniería si le ahorra suficiente tiempo crítico para el proyecto.
• Reducir costos innecesarios:
  También verifique si hay costos que podrían evitarse. Estos podrían ser, por ejemplo, viajes frecuentes para consultar con el cliente que se podrían hacer con menos frecuencia o en los que podría cambiar a opciones menos costosas. También podrían ser costosas licencias de hardware o software que no todos los empleados usan, y mucho más. Si ahorra tales costos, es posible que pueda mantenerse dentro de su presupuesto sin tener que cambiar nada en el proyecto en sí.
• Negociar con proveedores:
  Negociar con proveedores es siempre una opción para ahorrar costes. Es posible que su proveedor pueda acomodarlo con una reducción de precio o revertir un aumento de precio para que pueda mantenerse dentro del presupuesto de su proyecto.

2. Absorber costos internamente:

Si bien esta no debería ser la regla, en algunos casos puede tener sentido absorber internamente los costos adicionales, por ejemplo, para no poner en peligro la buena relación con el cliente. En este caso, por ejemplo, los empleados pueden continuar trabajando en el proyecto sin cargarlo al proyecto. Pero también puede ser que, por ejemplo, los mayores costes de material sean absorbidos por su propia empresa.

3. Ajustar alcance:

Si su cliente ha aumentado posteriormente el alcance del proyecto, una solución puede ser volver al alcance original o renegociar. Además, verifique cuidadosamente si hay tareas o requisitos para el proyecto que no son necesarios por parte del cliente. Por ejemplo, puede ser que un entregable de menor calidad sea suficiente, o que haya incluido características en un producto a desarrollar que no son importantes para el cliente. Si puedes cambiar las prioridades de esta manera, el alcance del proyecto también se reducirá y con ello los costes.
Si su proyecto está bajo presión de tiempo y costos, también puede introducir un «congelamiento del alcance» para cambios adicionales. Esto significa que solo completará el trabajo planificado y no se aceptarán más cambios para mantenerse dentro del presupuesto.

4. Ajustar el presupuesto:

Si ya ha planificado una contingencia para el presupuesto en la estimación de esfuerzo original, puede utilizarla para absorber los mayores costes del proyecto. No obstante, si no tienes un imprevisto o si ya se ha agotado, puedes pedir más presupuesto. Esto solo debe hacerse si ya ha agotado todas las demás posibilidades. Además, en este caso debes asegurarte de estimar exactamente cuánto presupuesto adicional necesitarás. De esta forma, evitarás tener que pedir un aumento de presupuesto varias veces en un corto periodo de tiempo. También tenga en cuenta que para un cliente solo tiene sentido ajustar el presupuesto si él o ella es en parte responsable del aumento de costos o si existen circunstancias externas. Si usted mismo ha desestimado el esfuerzo, o si tiene un presupuesto o una gestión de recursos deficiente, será difícil pedirle al cliente más fondos.

Comunicación con las partes interesadas

Una vez que haya recopilado toda la información importante, debe informar a todas las partes interesadas, ya sea que desee pedirles que aumenten el presupuesto o que acuerden los cambios necesarios en el proyecto. Apunte a una conversación abierta en la que presente el motivo del exceso de presupuesto, los efectos y las posibles soluciones. De esta manera, puede dejar en claro a todos los participantes del proyecto por qué un cambio es necesario y prometedor.

Informar al equipo e implementar cambios.

También informe a su equipo sobre lo que ha sucedido y qué cambios se realizarán ahora. De esta manera, su personal sabrá qué se espera de ellos y cuáles son sus prioridades actuales. Su personal también puede tener otras ideas sobre cómo mantenerse dentro del presupuesto. Posteriormente, puede implementar los cambios.

Conclusión

Exceder el presupuesto del proyecto no debería ocurrir, pero seguramente todos los gerentes de proyectos se han enfrentado a tal situación en algún momento. La planificación anticipada puede evitar que un proyecto se vuelva demasiado costoso. Si los costos se salen de control, se requiere un análisis claro, una acción rápida y una comunicación abierta con las partes interesadas y el equipo.

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