Gestión de proyectos ABC: C de plan de comunicación
Más estructura y menos estrés mediante planes de comunicación
En la gestión de proyectos, la comunicación lo es todo. Cuando chocan requisitos complejos y detalles técnicos, un plan de comunicación claro garantiza que los proyectos se desarrollen sin problemas. Te explicamos lo que necesitas saber sobre un plan de comunicación en la gestión de proyectos y cómo se crea.
¿Qué es un plan de comunicación y por qué es importante?
Un plan de comunicación es una estrategia estructurada que define cómo, cuándo y con quién se intercambia información sobre un proyecto. Regula los procesos, herramientas, funciones, responsabilidades y autorizaciones para transmitir, recibir y archivar información dentro de un proyecto. PRINCE2 utiliza el término estrategia de gestión de la comunicación en lugar de plan de comunicación, mientras que la Guía del PMBOK se refiere a él como plan de gestión de la comunicación.
El objetivo de un plan de comunicación
La mayoría de los proyectos son complejos y requieren una coordinación precisa entre las distintas partes implicadas. Por tanto, un plan de comunicación debe garantizar que todas las personas implicadas en el proyecto reciban la información que necesitan para completar sus tareas de forma clara, eficaz, puntual y completa.
De este modo, un plan de comunicación ayuda a crear transparencia, evitar malentendidos y mantener al día a todos los implicados. Sin canales de comunicación claramente definidos, los malentendidos pueden tener consecuencias fatales, por ejemplo
- Retrasos debidos a requisitos poco claros o falta de información.
- Aplicación incorrecta de las especificaciones.
- Frustración en el equipo por falta de transparencia informativa.
- Falta de confianza de las partes interesadas en el proyecto debido a una comunicación deficiente.
Por tanto, un plan de comunicación no sólo garantiza el orden, sino también la confianza y una colaboración fluida. El plan de comunicación debe adaptarse al proyecto correspondiente. Para proyectos de menor envergadura, puede bastar con una simple matriz de comunicación, mientras que los proyectos muy complejos, con numerosas partes interesadas y elevados requisitos de confidencialidad, suelen requerir un plan de comunicación muy completo.
Actualización del estado del proyectoCreación de un plan de comunicación
Para que la comunicación en un proyecto esté bien organizada desde el principio, es importante que el plan de comunicación se elabore lo antes posible durante la planificación del proyecto.
También debe adaptarse a cualquier cambio en los requisitos durante la realización del proyecto. Los siguientes pasos son importantes para crear un plan de comunicación óptimo:
- Analizar a las partes interesadas: La mayoría de los proyectos tienen un gran número de partes interesadas que tienen diferentes intereses e influencia en el proyecto. Pueden ser, por ejemplo, el equipo del proyecto, los clientes, los proveedores o el cliente. Todas estas partes interesadas necesitan información sobre el proyecto, pero no necesariamente la misma información y en momentos diferentes. Por tanto, es importante identificar a todas las partes interesadas y sus necesidades de información como base para el plan de comunicación. Unamatriz de partes interesadas puede ayudar a comprender las necesidades y la influencia de todos los implicados, de modo que pueda definirse la estrategia de comunicación adecuada para cada grupo en los pasos siguientes.
- Define los objetivos y el contenido de la comunicación: Unos objetivos claramente definidos son la base de un buen plan de comunicación, ya que es la única forma de definir con claridad el contenido que se va a comunicar. Por tanto, primero debes establecer objetivos SMART y después determinar el contenido de la comunicación y qué partes interesadas deben recibir la información. El contenido puede incluir el estado del proyecto, detalles técnicos o riesgos, por ejemplo.
- Selecciona los métodos y el ritmo de comunicación adecuados: Basándote en los pasos anteriores, ahora puedes determinar los métodos de comunicación adecuados. Para ello, debes considerar qué forma de comunicación se adapta mejor a las partes interesadas respectivas y a la información que hay que comunicar. Desde una breve actualización periódica por correo electrónico a comprobaciones semanales, reuniones presenciales, informes de situación, presentaciones o listas de tareas pendientes, pasando por sofisticados informes de proyecto, existen numerosas formas de mantener informados a los distintos grupos de interés. Considera también el ritmo de la información o los momentos concretos en que debe transmitirse. Por ejemplo, en la mayoría de los proyectos probablemente no sea necesario reunirse con todos los grupos de interés cada semana para un intercambio personal. Sin embargo, podrían ser muy útiles las actualizaciones semanales de la situación por correo electrónico y las reuniones presenciales cuando se haya alcanzado un hito importante. También debes procurar evitar una sobrecarga excesiva de información. Esto significa que sólo debes comunicar lo que sea importante para la parte interesada correspondiente y sólo cuando sea necesario.
- Definir responsabilidades: Una vez que hayas definido qué información debe comunicarse, cómo y cuándo, sólo queda determinar quién es responsable de ello.
Por ejemplo, el director del proyecto puede ser responsable de enviar informes de situación al cliente, mientras que los jefes de equipo pueden, por ejemplo, comunicar el estado de las actividades al director del proyecto. A continuación, puedes ultimar el plan de información, que puede presentarse en forma de tabla, por ejemplo:
Descripción Información Frecuencia / Hora Método Destinatario Persona responsable ¿Qué tipo de información debe transmitirse? ¿Con qué frecuencia o a qué hora os comunicáis? ¿Cómo se comunica la información? ¿Quién recibe la información? ¿Quién es responsable de comunicar la información? Actualización del estado del proyecto Semanalmente Informe del estado del proyecto desde myPARM Cliente y equipo del proyecto Jefe de proyecto - Comparte y revisa periódicamente el plan de comunicación: Una vez completado el plan de comunicación, debe compartirse con las partes interesadas y el equipo del proyecto. En particular, si también se va a incluir información confidencial, es aconsejable presentar a cada parte interesada sólo la parte del plan que le concierna. También es importante almacenar el plan de comunicación en una fuente de información central y revisarlo periódicamente. Por ejemplo, las partes interesadas pueden cambiar en el transcurso del proyecto o los nuevos requisitos del proyecto pueden dar lugar a cambios en el plan de comunicación.
Conclusión
Un plan de comunicación bien pensado es una herramienta esencial para todo gestor de proyectos. Constituye la columna vertebral de una colaboración eficaz y ayuda a gestionar con éxito incluso proyectos muy exigentes.
Un plan de comunicación puede aplicarse fácilmente con la ayuda de las herramientas adecuadas. Con myPARM ProjectManagement, por ejemplo, es posible almacenar el plan de comunicación de forma centralizada para que todos los responsables puedan acceder a él en cualquier momento. Los informes de estado del proyecto, por ejemplo, también pueden crearse automáticamente y ponerse a disposición de los destinatarios pertinentes. Las actualizaciones de estado del equipo del proyecto también pueden enviarse fácilmente al director del proyecto.
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