Los costes invisibles de los proyectos

Medir y reducir los residuos

¿Qué es el despilfarro en los proyectos?

El despilfarro en los proyectos es un problema a menudo subestimado pero muy extendido, que puede tener graves repercusiones en el éxito y la eficacia de los proyectos.
Según un estudio exhaustivo sobre la medición del despilfarro en los proyectos, el Índice de Despilfarro en la Gestión de Proyectos (PMWI) ronda el 25% de media.
El estudio PMWI demuestra que el despilfarro no sólo afecta a los recursos financieros, sino que también consume tiempo, talento y energía.

Tipos de residuos

El Índice de Despilfarro en la Gestión de Proyectos (PMWI) identifica varios tipos concretos de despilfarro que se producen con frecuencia en los proyectos y pueden mermar la eficacia y el éxito:

• Tiempos de espera: Tiempo que se pierde cuando los proyectos se paralizan por retrasos, atascos, falta de información, materiales que faltan o decisiones poco claras.
  Los tiempos de espera prolongados pueden poner en peligro todo el calendario del proyecto y aumentar los costes.
• Sobreprocesamiento: Trabajo que va más allá de lo necesario para cumplir los requisitos.
  Esto incluye el trabajo innecesariamente detallado o que requiere demasiado tiempo y no añade valor.
• Errores: fallos o defectos que requieren reelaboraciones o correcciones.
  Los errores suelen deberse a malentendidos, falta de cuidado o requisitos poco claros, y conllevan trabajo y costes adicionales.
• Asignación incorrecta: Asignación ineficaz de recursos en la que los empleados o los fondos se utilizan para tareas incorrectas o menos importantes, lo que perjudica la productividad y ralentiza el proyecto.
  Pero también hay mala asignación cuando faltan recursos, lo que significa que los paquetes de trabajo no se procesan, sólo se procesan superficialmente, de forma incorrecta o durante demasiado tiempo.
• Despiste: Por un lado, un despiste puede ser el inicio de proyectos innecesarios o sin sentido.
  Pero también puede tratarse de instrucciones incorrectas o malentendidos que conducen a un trabajo que no cumple los objetivos del proyecto.
  Esto puede deberse a una comunicación poco clara, a malentendidos o a una falta de coordinación.
  Las prioridades poco claras, la falta de acuerdos o las responsabilidades poco claras también provocan aplazamientos, discusiones y comportamientos indeseables y, por tanto, son causa de despilfarro en el proyecto.
• Movimiento innecesario: Movimientos superfluos de personas o materiales que no crean ningún valor añadido directo.
  Puede tratarse, por ejemplo, de desplazamientos o tiempos de viaje innecesarios que no tienen ningún valor añadido para el proyecto.
  Sin embargo, este despilfarro también puede deberse a puestos de trabajo mal diseñados o a procesos ineficaces.
  Los cambios superfluos en los resultados del proyecto, los procesos o la organización, como los nuevos superiores, también provocan desplazamientos innecesarios.
  La multitarea y el cambio de tareas también entran en esta categoría.
• Infraprocesamiento: El infraprocesamiento se produce cuando las tareas sólo se procesan superficialmente.
  Así ocurre, por ejemplo, cuando los planes y los resultados no están suficientemente documentados.
  
  Sin embargo, este tipo de despilfarro también suele producirse cuando la comunicación dentro del proyecto no es óptima, de modo que, por ejemplo, los resultados no cumplen las expectativas y hay que reelaborarlos. Según el estudio PMWI, los tipos de despilfarro más significativos en los proyectos son la espera, la asignación incorrecta y el procesamiento excesivo, siendo la espera de las entregas, la falta de capacidad del personal y la documentación insuficiente los motivos más comunes de despilfarro.

Identificar los residuos en los proyectos

Reconocer el despilfarro en los proyectos es un paso crucial para poder identificar sus causas y luego realizar mejoras específicas.
Existen varios métodos para ello:

1. Value Stream Mapping (análisis del flujo de valor):

El Mapeo del Flujo de Valor es un método visual para analizar y representar todos los pasos de un proceso, desde la realización del pedido hasta la entrega.
Este método ayuda a visualizar todo el flujo del proyecto.
Esto permite determinar qué pasos aportan realmente valor añadido y cuáles son ineficaces o dan lugar a tiempos de espera innecesarios.

2. Registros de tiempos y análisis de procesos:

Registrar sistemáticamente el tiempo dedicado a las distintas tareas y actividades del proyecto es otro método de medir el despilfarro.
Se trata de registrar cuánto tiempo se dedica a actividades que añaden valor y cuánto a actividades que no lo añaden.
De este modo, se pueden reconocer los tiempos de espera, las interrupciones o los procesos ineficaces.

3. Análisis de costes:

Una revisión detallada de los gastos del proyecto también puede revelar dónde se están utilizando los recursos financieros de forma ineficaz.
Esto incluye analizar el gasto en materiales, personal, servicios externos y otros costes del proyecto.
Comparando los costes reales con el presupuesto, se pueden identificar las áreas de gasto innecesario.
Este análisis ayuda a reducir los costes y a controlar mejor el presupuesto.

4. Indicadores clave de rendimiento (KPI) del proceso:

Los indicadores clave de rendimiento (KPI) son métricas específicas que evalúan el éxito y la eficacia de los procesos.
Para medir el despilfarro pueden utilizarse KPI como el tiempo de ciclo, el tiempo de rendimiento, la tasa de error y la utilización de recursos.
Controlando continuamente estos KPI, se pueden identificar fácilmente las fuentes de despilfarro.
Al mismo tiempo, se pueden reconocer las tendencias que indican despilfarro analizándolas con una solución de inteligencia empresarial, por ejemplo.

5. Circuitos de retroalimentación y encuestas a los empleados:

Los empleados y los participantes en los proyectos suelen tener información valiosa sobre los procesos ineficaces y los despilfarros, ya que están directamente implicados en ellos.
Por lo tanto, las empresas pueden recopilar datos cualitativos que apunten a los despilfarros mediante circuitos regulares de información y encuestas específicas.

Reconocer las causas de los residuos

Una vez identificadas las principales fuentes de despilfarro en los proyectos, el siguiente paso para evitar el despilfarro es comprender las causas.
Un análisis de la causa raíz puede ayudar a ello.
En la gestión ajustada, se utilizan para ello técnicas como el método de los 5 Porqués o los diagramas de Ishikawa (diagramas de espina de pescado).

Método de los 5 porqués:

El método de los 5 Porqués es una técnica sencilla pero eficaz para analizar las causas.
Se utiliza para identificar la causa raíz de un problema formulando la pregunta «¿Por qué?» cinco veces.
Cada paso de «¿Por qué?» profundiza en el análisis preguntando por la causa del problema inmediatamente anterior.
El proceso se repite hasta que se identifica la causa más profunda o fundamental del problema.
Esto ayuda a abordar la raíz del problema en lugar de limitarse a tratar los síntomas.

Ejemplo: Se incumplió el plazo del proyecto.

1. ¿Por qué se incumplió el plazo?
   – Porque la última tarea no se completó a tiempo.
2. ¿Por qué no se completó a tiempo la última tarea?
   – Porque faltaba la información necesaria.
3. ¿Por qué faltaba la información?
   – Porque no se informó al equipo responsable.
4. ¿Por qué no se informó al equipo?
   – Porque no hubo una comunicación clara.
5. ¿Por qué no hubo una comunicación clara?
   – Porque no hay procesos de comunicación definidos.

La causa principal sería la falta de procesos de comunicación claros.

Diagrama de Ishikawa (diagrama de espina de pez):

El diagrama de Ishikawa, también conocido como diagrama de espina de pescado o diagrama causa-efecto, es una herramienta visual para analizar las causas.

Ayuda a identificar y presentar sistemáticamente las distintas causas potenciales de un problema y resulta especialmente útil para visualizar problemas complejos y promover un debate estructurado sobre el análisis de las causas raíz. El diagrama tiene forma de espina de pescado, con el problema en la «cabeza».
Una vez definido el problema, se identifican las principales categorías de causas.
Éstas se añaden al diagrama como «espinas» individuales.
Puede tratarse de distintas categorías, como personas, métodos, máquinas, materiales, entorno o gestión.
A continuación, se enumeran en cada categoría las causas concretas que podrían contribuir al problema.
A su vez, estas causas pueden analizarse en busca de la causa raíz del problema.

Ejemplo: En el caso de un problema de calidad, el diagrama podría mostrar que las causas se encuentran en las categorías «Materiales» (por ejemplo, materias primas defectuosas), «Máquinas» (por ejemplo, calibrado incorrecto) y «Personas» (por ejemplo, formación inadecuada).

Tomar medidas contra el despilfarro

Una vez conocidas las causas, se pueden desarrollar medidas para contrarrestarlas.
Esto puede incluir, por ejemplo, el rediseño de procesos, la introducción de nuevas tecnologías o cambios en la organización del trabajo.

1. Tiempos de espera: Si los tiempos de espera se basan en cuellos de botella, éstos pueden eliminarse con bastante facilidad asignando recursos nuevos o más adecuados y planificando con antelación.
   Siempre que sea posible, la automatización de las tareas rutinarias también ayuda a reducir los tiempos de espera y a liberar recursos.
   Los canales de comunicación claramente definidos y las actualizaciones periódicas de la situación también ayudan a tomar y transmitir decisiones rápidamente.
2. Sobrecarga de trabajo: La sobrecarga de trabajo puede evitarse mediante requisitos claramente definidos, una buena priorización de las tareas centrada en los requisitos mínimos y normas de calidad claras.
   Si actualmente trabajas según métodos tradicionales de gestión de proyectos, cambiar a métodos ágiles con procesos de desarrollo iterativos y retroalimentación periódica puede evitar que se realice trabajo innecesario.
3. Errores: Las pruebas periódicas y las medidas de garantía de calidad durante el proyecto ayudan a reconocer los errores a tiempo y a tomar contramedidas.
   La formación y el perfeccionamiento permiten al equipo del proyecto reconocer y rectificar los errores.
4. Asignación incorrecta: Una buena gestión de los recursos también es importante cuando se trata de la asignación incorrecta para evitar el despilfarro.
   Las herramientas de gestión de recursos ayudan a asignar a los proyectos los empleados y competencias adecuados, así como todos los recursos necesarios.
   Una revisión y optimización periódicas de la asignación de recursos también ayuda a identificar rápidamente cualquier asignación errónea e intervenir.
5. Despistes: Hay que tomar medidas para evitar los despistes antes de que empiece el proyecto.
   Una buena gestión de la cartera de proyectos permite seleccionar y priorizar los proyectos adecuados y definir claramente sus objetivos.
   Además, las responsabilidades deben definirse y comunicarse claramente antes de que empiece el proyecto, para evitar malentendidos.
   Durante la realización de un proyecto, una gestión eficaz del mismo, con revisiones periódicas, ayuda a garantizar que el proyecto sigue por buen camino.
   Unos procesos de comunicación claros y una buena documentación del proyecto también ayudan a proporcionar a todos los miembros del equipo la información y las instrucciones necesarias.
6. Movimientos innecesarios: Los desplazamientos físicos innecesarios pueden reducirse mediante un buen diseño del lugar de trabajo, una disposición limpia de los procesos y el uso de herramientas digitales.
   Una buena gestión de los recursos y una clara priorización reducen la multitarea y el cambio de tareas.
   Pero también es importante una buena gestión del cambio para minimizar los ajustes necesarios en los proyectos.
7. Subprocesamiento: En el caso del subprocesamiento, es importante comunicar con claridad, en particular, las expectativas sobre cómo debe cumplirse una tarea.
   De este modo, se pueden evitar malentendidos y errores.
   Además, los resultados del trabajo deben documentarse minuciosamente.
   Los circuitos regulares de retroalimentación también garantizan que el trabajo cumple las expectativas y permiten una rápida reelaboración en caso necesario.

Conclusión

El despilfarro en los proyectos es un problema generalizado que puede repercutir significativamente en el éxito, la eficacia y los costes.
Identificando y midiendo sistemáticamente el despilfarro, pueden adoptarse medidas específicas para eliminarlo.

Más información sobre el software de gestión de proyectos y carteras myPARM:

¿Quieres conocer myPARM en una demostración?
Entonces, ¡concierta ahora una cita con nosotros!