Gestión de proyectos ABC – P de PM²

¿Qué es PM²?

PM² no se desarrolló como un método aislado, sino como respuesta a los requisitos y retos específicos de la Comisión Europea. A principios de la década de 2000, la Comisión reconoció la necesidad de crear un marco normalizado para la gestión de proyectos con el fin de aumentar la eficiencia y eficacia de sus proyectos. Deben integrarse las mejores prácticas de diversas fuentes.
Así pues, el desarrollo de PM² comenzó como un proceso interno en el que expertos de diversos departamentos y proyectos de la Comisión Europea aportaron su experiencia y conocimientos. El objetivo era crear un método lo suficientemente flexible como para ser utilizado en diferentes contextos, pero que al mismo tiempo ofreciera estructuras y directrices claras para garantizar el éxito del proyecto. Una característica clave de PM² es, por tanto, su adaptabilidad a la cultura y la estructura de las distintas organizaciones. El método no sólo está destinado a la administración pública, sino que también puede aplicarse con éxito en empresas privadas y organizaciones sin ánimo de lucro. Este enfoque integrador contribuye a fomentar la cooperación en proyectos y a facilitar el intercambio de buenas prácticas.

Principios y valores básicos de PM²

PM² se caracteriza por una serie de principios y valores básicos claros que sirven de base para el éxito de la gestión de proyectos. Estos principios se elaboraron para fomentar la flexibilidad, transparencia y eficacia de los proyectos.

• Enfoque holístico: PM² adopta una visión holística de los proyectos y reconoce las interacciones entre los distintos aspectos del proyecto. Esto promueve una visión global que incluye todas las dimensiones de un proyecto, desde la planificación hasta la ejecución.
• Adaptabilidad y flexibilidad: PM² no es un método rígido, sino que se centra en la adaptabilidad a diferentes contextos de proyecto. Esto permite a los jefes de proyecto adaptar el método a los requisitos específicos de su proyecto y organización sin descuidar los principios básicos.
• Orientación a los resultados: PM² se centra en los resultados. Al fijar objetivos y criterios de rendimiento claros, el método ayuda a garantizar que los proyectos ofrezcan los resultados deseados y cumplan las expectativas de las partes interesadas.
• Transparencia y comunicación: PM² también concede gran importancia a la transparencia en todas las fases del proyecto. Se fomenta la comunicación abierta entre todas las partes interesadas. Así se garantiza que la información se comparte eficazmente y que todos los implicados están de acuerdo.
• Responsabilidad y rendición de cuentas: La definición clara de funciones y responsabilidades es un principio central de PM². Esto ayuda a los miembros del equipo a saber exactamente de qué áreas son responsables y fomenta una colaboración eficaz.
• Mejora continua: PM² también promueve la mejora continua. Al evaluar y adaptar periódicamente los procesos, se aprovecha la experiencia de proyectos anteriores para aumentar la eficiencia y eficacia de los futuros.
• Gestión de riesgos: La gestión sistemática de riesgos también es un principio central de PM². El método reconoce que las incertidumbres y los riesgos forman parte natural de los proyectos y, por tanto, proporciona herramientas para identificar, evaluar y gestionar los riesgos.
• Cultura de colaboración: PM² también promueve una cultura de colaboración e intercambio de conocimientos. Esto fomenta el trabajo en equipo y el método incluye mecanismos para utilizar los conocimientos y la experiencia colectivos de todos los participantes.
  Estos principios y valores fundamentales constituyen el marco de PM² y permiten a las organizaciones mejorar sus prácticas de gestión de proyectos y afrontar con confianza los retos de los proyectos complejos.

Diferencias con PMI, PRINCE2 y Scrum

El proceso de PM²

El método PM² se basa en cinco grupos principales de procesos que abarcan todo el ciclo de vida de un proyecto:

1. Iniciación:

En esta fase se definen las bases del proyecto, incluidos el propósito, los objetivos, los participantes y las condiciones marco.
Actividades: Definir la idea del proyecto, identificar a las partes interesadas, realizar estudios de viabilidad, redactar la carta del proyecto.

2. planificación:

La fase de planificación tiene por objeto identificar todos los pasos y recursos necesarios para alcanzar los objetivos del proyecto.
Actividades: Creación de un calendario, planificación de recursos, gestión de riesgos, elaboración de presupuestos, planificación de la comunicación.

3. ejecución:

En esta fase se llevan a cabo realmente las tareas definidas en el plan del proyecto.
Actividades: liderazgo de equipos, asignación de tareas, seguimiento del progreso del proyecto, comunicación con las partes interesadas, gestión de la calidad.

4. supervisión:

La fase de seguimiento se ocupa de la supervisión continua del proyecto para garantizar que sigue por buen camino.
Actividades: Seguimiento de los avances, evaluación y gestión de riesgos, adaptación del plan del proyecto, comunicación con las partes interesadas.

5. cierre:

En esta fase final se concluyen todas las actividades y se da por finalizado formalmente el proyecto.
Actividades: Documentación de resultados, intercambio de experiencias, celebración de contratos, liberación de recursos, informe final.

Funciones y responsabilidades

En PM², hay varias funciones con responsabilidades claramente definidas. Estas funciones deben garantizar una gestión eficaz del proyecto y el cumplimiento de los requisitos de las partes interesadas.

1er Jefe de Proyecto:

• Responsabilidad general de la gestión de proyectos
  – Planificación, ejecución y seguimiento del proyecto
• Comunicación con las partes interesadas e información sobre el progreso del proyecto
• Gestión de riesgos y resolución de problemas

2. parte interesada (patrocinador del proyecto):

• Es el principal responsable del éxito del proyecto
• Permite la provisión de recursos y aprueba el plan del proyecto
• Actúa como persona de contacto para las decisiones estratégicas

3. miembros del equipo del proyecto:

• Realizar tareas específicas de acuerdo con el plan del proyecto
• Comunicarse regularmente con el director del proyecto sobre los progresos realizados
• Contribuir a la evaluación de riesgos y a la resolución de problemas
• Compartir sus conocimientos y perspectivas en equipo

4. responsable de calidad:

• Supervisa el cumplimiento de las normas de calidad a lo largo de todo el proyecto
• Desarrolla controles y medidas de calidad
• Apoya la identificación y resolución de problemas de calidad
• Informa periódicamente al jefe de proyecto

5. gestor de riesgos:

• Identifica los riesgos potenciales para el proyecto
• Evalúa los efectos y las probabilidades de los riesgos
• Desarrolla y aplica estrategias para evitar o minimizar los riesgos.
• Mantiene actualizado el registro de riesgos y elabora informes al respecto.

6. gestor de cambios:

• Supervisa los cambios en el alcance o los requisitos del proyecto
• Evalúa el impacto de los cambios en el proyecto
• Garantiza que los cambios se documenten y comuniquen adecuadamente.
• Coordina la aprobación de los cambios con las partes interesadas pertinentes.

PM² y gestión ágil de proyectos

A primera vista, PM² y la gestión ágil de proyectos parecen adoptar enfoques diferentes. Sin embargo, una mirada más atenta revela numerosas similitudes y posibles combinaciones.

1. similitudes:

• Flexibilidad y adaptabilidad: ambos enfoques reconocen que los proyectos se desarrollan en un entorno en constante cambio. Por tanto, tanto PM² como la gestión ágil de proyectos permiten adaptarse a las nuevas necesidades y circunstancias para promover el éxito del proyecto.
• Participación de las partes interesadas: tanto PM² como agile promueven la comunicación abierta y la colaboración transparente con las partes interesadas para garantizar que se comprenden y satisfacen sus necesidades.
• Mejora continua: La mejora continua es un principio central de ambos métodos. Ambos enfoques fomentan el aprendizaje a partir de la experiencia, optimizando los procesos y aumentando el éxito del proyecto con cada ejecución.

2. combinación de PM² y gestión ágil de proyectos:

La combinación de PM² y los principios ágiles permite aprovechar las ventajas de ambos métodos y crear al mismo tiempo un enfoque integral de la gestión de proyectos. He aquí algunas formas de crear esta sinergia:

• Adaptación ágil de PM²: PM² puede adaptarse de forma ágil para incorporar la flexibilidad y la iteración de los métodos ágiles. Esto puede significar, por ejemplo, que se utilicen backlogs, sprints o historias de usuario dentro de la estructura PM².
• Enfoques híbridos: En proyectos complejos, se puede optar por un enfoque híbrido en el que las estructuras PM² se utilicen para la planificación y el seguimiento generales, por ejemplo, mientras que las prácticas ágiles se emplean en fases individuales en las que el desarrollo iterativo y la flexibilidad son especialmente importantes.
• Equipos ágiles en contextos PM²: Otra forma de combinar ambos métodos es utilizar equipos ágiles en contextos PM². Esto permite aprovechar las ventajas de la colaboración ágil al tiempo que se mantiene la estructura general de PM².

Ventajas de PM²

• Enfoque hol ístico: El enfoque holístico permite una visión y planificación globales de los proyectos.
• Adaptabilidad: El método es flexible, por lo que puede adaptarse a distintos proyectos, organizaciones e industrias.
• Integración de las mejores prácticas: El método utiliza las mejores prácticas de diversos métodos y normas de gestión de proyectos, creando una base sólida para una gestión eficaz de los mismos.
• Transparencia y comunicación: unos canales de comunicación claros y unos procesos transparentes fomentan una colaboración eficaz y ayudan a garantizar que todas las partes interesadas estén bien informadas.
• Gestión de riesgos: el método hace hincapié en la gestión sistemática de riesgos, que ayuda a detectar posibles problemas en una fase temprana y a tomar las medidas adecuadas.
• Mejora continua: El enfoque en la mejora continua permite aprender de la experiencia y aumentar la eficacia de los proyectos a lo largo del tiempo.

Desventajas de PM²

• Demasiado complejo para proyectos pequeños: La estructura y los procesos de PM² pueden resultar excesivos para proyectos pequeños.
• Curva de aprendizaje: La introducción de PM² requiere una curva de aprendizaje para los miembros del equipo y los jefes de proyecto, especialmente si aún no están familiarizados con el método.
• Agilidad: Aunque PM² es adaptable, puede resultar demasiado rígido para las organizaciones que se basan en gran medida en prácticas ágiles.
• Distribución limitada: En comparación con métodos de gestión de proyectos establecidos como PMI o PRINCE2, PM² es menos conocido. Por lo tanto, es probable que la mayoría de los miembros del equipo de un proyecto no estén familiarizados con el método.

Conclusión

PM² es un método versátil con un enfoque holístico que fomenta la flexibilidad, la transparencia y la orientación a los resultados. Los principios y valores básicos de PM², como la adaptabilidad, la orientación a objetivos y la mejora continua, constituyen una base estable para el éxito del proyecto. El método se caracteriza por su aplicabilidad en diferentes industrias y organizaciones, lo que conduce a una colaboración eficaz y al uso de las mejores prácticas.

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