Eficacia clásica en la gestión moderna de proyectos: el método Ivy Lee

¿Qué es el método Ivy Lee?

El método Ivy Lee, llamado así por la famosa consultora de relaciones públicas Ivy Lee, es una herramienta de gestión del tiempo sencilla pero extremadamente eficaz, desarrollada hace más de un siglo.
Ivy Lee fue contratada en 1918 por Charles M. Schwab, entonces presidente de Bethlehem Steel Corporation, para aumentar la productividad de la empresa.

Lee presentó un método tan sencillo como poderoso, cuya eficacia sigue siendo inigualable hoy en día. El método funciona de la siguiente manera: Al final de cada jornada laboral, escribes las seis tareas más importantes que debes realizar al día siguiente.
Estas tareas se clasifican por orden de prioridad, colocando en primer lugar la más importante.
Al día siguiente, empieza por la tarea más importante y trabaja en ella hasta completarla antes de pasar a la siguiente.
Esto continúa hasta que se hayan completado todas las tareas o termine el día.

Las tareas que no se hayan completado se pasan a la lista del día siguiente. Esta técnica ayuda a mantener la concentración y a garantizar que siempre se da prioridad a las tareas más importantes.
Al limitarte a seis tareas, evitas sobrecargar tu lista de tareas pendientes y te mantienes realista y centrado.
El método Ivy Lee es un excelente ejemplo de cómo unos sencillos cambios en tu forma de trabajar pueden tener un impacto significativo en la productividad y la eficacia.

Aplicación paso a paso

El método Ivy Lee se caracteriza por su sencillez.
Sin embargo, puede ser difícil aplicarlo con coherencia, sobre todo si los compañeros o superiores tienen otras prioridades en mente.
Sin embargo, con una comunicación clara, el método puede tener éxito.

Paso 1: Recopilar tareas

El ciclo diario del método Ivy Lee se repite a diario y comienza por la tarde del día laborable anterior.
En ese momento, dedica unos minutos a anotar las seis tareas más importantes que debes realizar al día siguiente.

El número de tareas se limita a seis para mantener la concentración y evitar sentirse abrumado. Anota todas las demás tareas en una lista aparte que funcione como memoria de tareas.
Si utilizas un tablero Kanban electrónico, por ejemplo, puedes asignar fechas de vencimiento a las tareas.
A las seis tareas que deben completarse al día siguiente se les asigna la fecha de mañana.
A todas las demás tareas no se les asigna fecha o se les asigna la fecha de vencimiento real.
Sólo es importante asegurarse de que no hay más de seis tareas que deban completarse en un día laborable futuro.

Paso 2: Priorizar las tareas

A continuación, prioriza estas seis tareas por orden de importancia.
La tarea con mayor prioridad va primero, seguida de la segunda tarea más importante y así sucesivamente.
Este orden te ayudará a empezar la mañana siguiente sin vacilar.
Los criterios que utilices para priorizar dependen de ti.
Por ejemplo, puedes priorizar según la importancia y la urgencia, como en la matriz de Eisenhower o el análisis ABC.

O puedes dar la máxima prioridad a las tareas que contribuyen directamente a la consecución del objetivo, cuyo incumplimiento tiene las peores consecuencias o que tienen el mayor valor para la empresa, y priorizar las tareas según el principio de Pareto. Nuestro consejo: Ten preparada por la noche toda la información que necesitas para el día siguiente.
Así, por la mañana podrás ponerte manos a la obra.

Paso 3: Empezar a trabajar

Al día siguiente, empieza inmediatamente con la primera tarea de tu lista.
Ésta tiene prioridad sobre todo lo demás, como tus correos electrónicos.
Concéntrate exclusivamente en esta tarea y trabaja en ella hasta que esté completamente terminada.
Evita las distracciones y la multitarea para maximizar tu eficacia.

De este modo, aprovecharás el momento del día en que la mayoría de la gente es más productiva y pronto sentirás una sensación de logro. Recuerda también hacer descansos para poder seguir rindiendo de forma óptima más adelante.
Lo ideal es que la primera pausa sea a los 45 minutos como máximo.

Paso 4: Priorizar tareas

Una vez que has completado la primera tarea, se marca y se trabaja en la siguiente.
Sin embargo, puede ocurrir que las prioridades hayan cambiado mientras tanto o que incluso se haya cancelado una tarea.
Por tanto, es importante comprobar brevemente la prioridad de las tareas restantes.
Si es necesario, por ejemplo porque ha surgido algún imprevisto en tu proyecto, se pueden programar nuevas tareas o resolver las dificultades a corto plazo.
Si las prioridades siguen siendo las mismas, las tareas simplemente se procesan una tras otra.

Paso 5: Asignar tareas

Rara vez ocurrirá que las seis tareas se completen al mismo tiempo que el final de la jornada laboral.
Más bien, suele ocurrir que no se hayan completado todas las tareas al final de la jornada o que ya se haya completado la lista de tareas, aunque aún quede tiempo de trabajo disponible.
Este último caso es fácil, porque tienes tiempo que puedes utilizar para otras actividades.
Sin embargo, si las tareas de la lista siguen abiertas al final de la jornada laboral, deben trasladarse al día siguiente si siguen teniendo la prioridad necesaria.
Entonces se vuelven a priorizar en la lista de tareas para el día siguiente.

Paso 6: Repetición

Repite este proceso todos los días.
Aplicando sistemáticamente el método Ivy Lee, mejorarás tu capacidad para identificar, priorizar y completar eficazmente las tareas importantes.
Con el tiempo, este método te ayudará a aumentar de forma sostenible tu productividad y concentración.

Consejos de buenas prácticas

• Encontrar el equilibrio adecuado: Ivy Lee establece un número de seis tareas para una jornada laboral.
  Este número es una buena orientación, ya que se puede programar entre media hora y tres cuartos de hora para cada tarea en una jornada laboral normal.
  También es el tiempo que la mayoría de la gente puede concentrarse eficazmente en una tarea antes de necesitar un descanso.
  Sin embargo, también hay que tener en cuenta que, además de estas tareas, las actividades rutinarias, como leer y responder correos electrónicos, también te quitan tiempo.
  Sin embargo, las tareas rutinarias no pertenecen a la lista de tareas del método Ivy Lee.
  Si anotas demasiadas tareas que no pueden completarse en una jornada laboral debido al trabajo rutinario, esto puede tener rápidamente un efecto desmotivador.
  Sin embargo, muy pocas tareas también pueden tener un impacto negativo en tu rendimiento si tienes la sensación de que tus tareas son fácilmente realizables.
  Por tanto, es importante adaptar el número de tareas a tu jornada laboral y a tus preferencias.
• Planifica amortiguadores y tareas rutinarias: Las tareas rutinarias deben programarse en tu rutina diaria, por ejemplo a una hora en la que tu concentración suela decaer un poco.
  Si es posible, también debes planificar un margen para imprevistos.
  Una buena pauta en este sentido es la regla 60-40, que recomienda reservar el 40% de tu tiempo de trabajo para imprevistos.
• Enfoque y concentración: Minimiza al máximo todas las distracciones mientras trabajas en una tarea y dedícate exclusivamente a ella.
  Puedes encontrar algunos consejos al respecto en nuestro artículo: Concentración durante la jornada laboral
• Combinación con otros métodos: El método Ivy Lee puede combinarse de forma óptima con otros métodos.
  Por ejemplo, utiliza la técnica Pomodoro para trabajar en las tareas de tu lista Ivy Lee en intervalos de 25 minutos.
  Esto ayuda a dividir el trabajo en unidades manejables y a hacer descansos regulares.
  O utiliza la matriz de Eisenhower para priorizar tus tareas inicialmente.
  Una vez clasificadas las tareas en los cuadrantes de la matriz, sólo tienes que seleccionar las seis tareas más importantes para tu lista Ivy Lee.
  Un tablero Kanban también puede ayudarte a seguir visualmente el progreso de tus seis tareas.
  Divide el tablero en columnas como «Por hacer», «En curso» y «Hecho» y mueve las tareas en consecuencia.
• Formular tareas: En las listas de tareas, a menudo tendemos a escribir sólo palabras clave.
  Sin embargo, esto no deja claro qué implica exactamente una tarea y qué necesitas para ella.
  Por tanto, es importante formular las tareas respectivas de la forma más clara y precisa posible.
  Una tarea bien descrita también facilita el establecimiento de prioridades y puede ayudarte a abordar la tarea con motivación en lugar de dejarla para más tarde.

Conclusión

El método Ivy Lee es una técnica probada para aumentar tu propia productividad y eficacia en tu trabajo diario.
Centrándote en las tareas más importantes y trabajando en ellas con constancia, no sólo puedes alcanzar mejor tus objetivos, sino también reducir el estrés.
Con sólo seis tareas diarias claramente priorizadas, la carga de trabajo se hace manejable y los resultados mejoran notablemente.

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