Estimación del esfuerzo en la gestión de proyectos

Estos son los métodos más habituales

¿Qué es una estimación del esfuerzo?

Una estimación del esfuerzo se utiliza para determinar el esfuerzo probable necesario para un proyecto. También ayuda a evaluar la viabilidad de un proyecto y, por tanto, a tomar una decisión a favor o en contra del mismo. Para ello es importante planificar la capacidad, los recursos, el tiempo y los costes. Un método para estimar el esfuerzo debe ser fácil de usar, sencillo y lo más preciso posible.

¿Por qué son necesarias las estimaciones de esfuerzo?

Las estimaciones de esfuerzo suelen ser inexactas y pueden tener muchos fallos. No obstante, al menos una estimación aproximada del esfuerzo de un proyecto es importante, por ejemplo para fijar y solicitar el presupuesto del proyecto y definir un plazo aproximado para el mismo.

>>Nuestra experiencia demuestra que, en la práctica, tiene sentido llevar a cabo la estimación del esfuerzo sólo hasta un cierto nivel de detalle, pero revisarlo y ajustarlo periódicamente.<<

Walter Epple, Consultor Senior

Métodos de estimación

Para obtener una estimación lo más precisa posible, se pueden utilizar varios métodos de estimación. Por ejemplo, los métodos de estimación difieren en la gestión de proyectos ágil y clásica. Es importante que la estimación del esfuerzo no sólo tenga lugar al principio de un proyecto, sino que se actualice continuamente, ya que esto hace que la estimación para el curso posterior del proyecto sea cada vez más precisa.

1. de arriba abajo
En el enfoque descendente, el cliente hace una estimación aproximada al principio del proyecto, que el equipo del proyecto debe utilizar como orientación. Por lo tanto, este método se basa en la experiencia del cliente y es muy fácil de llevar a cabo. Sin embargo, los presupuestos suelen ser muy inexactos porque el cliente no puede supervisar cada paso necesario del trabajo.

2. ascendente
El método ascendente es más complejo y significativo que el descendente. En este proceso se evalúan las distintas fases de trabajo y se determina su duración prevista y los recursos necesarios. Esto hace que este método sea más preciso. Sin embargo, puede ocurrir que los responsables planifiquen de antemano la duración y los costes con un poco más de generosidad y que, por tanto, el proyecto se estime incorrectamente.

3. estimación de expertos
Como gestor de proyectos, normalmente no conoces todos los temas relevantes para un proyecto igual de bien. Por lo tanto, se puede obtener una estimación de alguien que es experto en el campo respectivo y, por lo tanto, puede estimar bien el esfuerzo de una tarea.
Nuestro consejo: para la estimación pericial, es conveniente preguntar a varios expertos, de cuyas estimaciones se extrae luego un valor medio. Para mejorar la calidad de la estimación, uno de los expertos debe colaborar en el proyecto si es posible.
Otras variantes de la estimación pericial son:

• PERT Estimación de tres puntos
  Este método estima tres valores basados en la experiencia: un valor optimista, uno pesimista y uno probable. A continuación, se determina el valor esperado a partir de estos valores. Al tratarse de un método muy sencillo y rápido, resulta especialmente útil en las primeras fases del proyecto.
• Método Delphi
  El método Delphi se basa en el enfoque ascendente. Sin embargo, para la estimación se consulta a varios expertos. No discuten de antemano y dan su presupuesto de forma encubierta. Si los resultados difieren mucho, se discuten para llegar a un consenso. Después, se evalúan y discuten de nuevo. De este modo, la estimación es relativamente precisa, pero requiere varios expertos durante un periodo de tiempo más largo.
• Planificación del póquer
  Planning Poker es similar al método Delphi. También en este caso los expertos hacen estimaciones ocultas. Sin embargo, si difieren mucho, no se discuten después. En su lugar, los expertos con la estimación más alta y más baja explican las razones de su respectiva decisión. Posteriormente, todos los expertos realizan una nueva estimación hasta alcanzar un consenso entre ellos.

4. método de analogía
En el método de la analogía, los gastos se derivan de proyectos similares ya realizados.
Una variante de éste es el método de la relación:
El método de relación también se basa en valores empíricos de proyectos similares. Pero además, se definen directrices y factores fijos que también se incluyen en el cálculo. Son, por ejemplo, los requisitos específicos de un producto o la experiencia de los empleados.

5. método de multiplicación
En el método de multiplicación, se forman paquetes de tareas que se realizan varias veces. El esfuerzo total se determina multiplicando el número de paquetes por su esfuerzo estimado. Por lo tanto, este método es especialmente adecuado si las tareas individuales de un proyecto se repiten a menudo.

6. método de ponderación
Se trata de determinar qué factores influyen en un proyecto. A continuación, se determina el esfuerzo total con las diferentes ponderaciones.

7. método porcentual
En el método porcentual, el esfuerzo real actual de un proyecto se toma como base para calcular el esfuerzo de las fases posteriores. Alternativamente, el esfuerzo para una fase del proyecto estimado con otro método puede utilizarse como base para el cálculo. Esto hace que este método sea aplicable en una fase temprana.

8. métodos algorítmicos de estimación
Los métodos algorítmicos de estimación sólo suelen utilizarse en fases posteriores de los proyectos, ya que para su aplicación debe disponerse de conocimientos detallados sobre el proyecto. Estos métodos incluyen:

• Punto de función
• Punto de datos
• Punto Objeto
• Cocomo (Modelo Constructivo de Costes)

Selección del método de estimación adecuado

El método de estimación que se utilice dependerá, por un lado, del avance actual del proyecto y, por otro, del tiempo disponible y de los expertos disponibles. Por lo tanto, la selección de un método de estimación adecuado debe hacerse siempre de forma individual. Para estimaciones tempranas y aproximadas, son adecuados los métodos de analogía, ratio y porcentaje. En cambio, los métodos de ponderación y multiplicación son más adecuados si se conocen con precisión los factores que influyen en un proyecto. Si se dispone de peritos adecuados, es posible realizar una peritación en cualquier momento. Sin embargo, según el método utilizado, su realización es más compleja. Los métodos algorítmicos son especialmente adecuados en las fases posteriores del proyecto, ya que requieren conocimientos detallados.

Conclusión

Las estimaciones del esfuerzo son complejas, a menudo inexactas y suelen depender de valores empíricos. No obstante, son necesarios para poder estimar, al menos aproximadamente, lo elaborado que será un proyecto y el tiempo que llevará su ejecución. De este modo, también se puede comprobar durante la ejecución del proyecto si las tareas se completarán según lo previsto o si el proyecto superará el esfuerzo planificado.

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