Die unsichtbaren Kosten von Projekten

Verschwendung messen und reduzieren

Was ist Verschwendung in Projekten?

Verschwendung in Projekten ist ein oft unterschätztes, aber weit verbreitetes Problem, das gravierende Auswirkungen auf den Erfolg und die Effizienz von Projekten haben kann. Laut einer umfassenden Studie zur Messung von Verschwendung in Projekten, liegt der Project Management Waste Index (PMWI) im Mittel bei ca. 25 Prozent. Die PMWI-Studie zeigt, dass Verschwendung nicht nur finanzielle Ressourcen betrifft, sondern auch Zeit, Talent und Energie verschlingt.

Arten der Verschwendung

Der Project Management Waste Index (PMWI) identifiziert mehrere spezifische Arten der Verschwendung, die in Projekten häufig auftreten und die Effizienz sowie den Erfolg beeinträchtigen können:

• Wartezeiten: Zeitverluste, die auftreten, wenn Projekte aufgrund von Verzögerungen, Engpässen, fehlenden Informationen, fehlende Materialen oder unklaren Entscheidungen zum Stillstand kommen. Lange Wartezeiten können den gesamten Projektzeitplan gefährden und zu erhöhten Kosten führen.
• Überbearbeitung: Arbeiten, die über das hinausgehen, was für die Erfüllung der Anforderungen notwendig ist. Dies schliesst unnötig detaillierte oder übermässig aufwendige Arbeit ein, die keinen zusätzlichen Mehrwert bringt.
• Fehler: Mängel oder Defekte, die Nacharbeit oder Korrekturen erfordern. Fehler entstehen oft durch Missverständnisse, mangelnde Sorgfalt oder unklare Anforderungen und führen zu zusätzlichem Aufwand und Kosten.
• Fehlallokation: Ineffiziente Zuweisung von Ressourcen, bei der Mitarbeitende oder Mittel für falsche oder weniger wichtige Aufgaben verwendet werden, was die Produktivität beeinträchtigt und das Projekt verlangsamt. Eine Fehlallokation ist aber auch, wenn es an Ressourcen mangelt, wodurch Arbeitspakete nicht, nur oberflächlich, fehlerhaft oder zu lange bearbeitet werden.
• Fehlweisung: Eine Fehlweisung kann einerseits der Start von unnötigen oder unsinnigen Projekten sein. Es kann sich aber auch um falsche Anweisungen oder Missverständnisse handeln, die zu Arbeiten führen, die nicht den Projektzielen entsprechen. Dies kann durch unklare Kommunikation, Missverständnisse oder mangelnde Abstimmung verursacht werden. Auch unklare Prioritäten, fehlende Absprachen oder unklare Verantwortlichkeiten führen zu Verschiebungen, Diskussionen und unerwünschten Verhaltensweisen und sind so eine Ursache für Verschwendung im Projekt.
• Unnötige Bewegung: Überflüssige Bewegungen von Personen oder Materialien, die keinen direkten Mehrwert schaffen. Dies können beispielsweise unnötige Reisen oder Wegzeiten sein, die keinen Mehrwert für das Projekt haben. Diese Verschwendung kann aber auch durch schlecht gestaltete Arbeitsplätze oder ineffiziente Prozessabläufe verursacht werden. Überflüssige Änderungen in den Projektergebnissen, -prozessen oder der -organisation, wie beispielsweise durch neue Vorgesetzte verursachen ebenfalls unnötige Bewegungen. Ausserdem zählen auch Multitasking und Task Switching in diesen Bereich.
• Unterbearbeitung: Unterbearbeitung besteht dann, wenn Aufgaben nur oberflächlich abgearbeitet werden. Das ist beispielsweise dann der Fall, wenn Pläne und Ergebnisse nur unzureichend dokumentiert werden. Diese Art der Verschwendung passiert aber auch häufig, wenn die Kommunikation innerhalb des Projektes nicht optimal ist, sodass beispielsweise Ergebnisse nicht den Erwartungen entsprechen und nachgearbeitet werden muss.
  Gemäss der PMWI Studie sind die bedeutendsten Verschwendungsarten in Projekten Warten, Fehlallokation und Überbearbeitung, wobei das Warten auf Zulieferungen, fehlende Personalkapazitäten und unzureichende Dokumentation die häufigsten Gründe für Verschwendung sind.

Verschwendung in Projekten identifizieren

Das Erkennen von Verschwendung in Projekten ist ein entscheidender Schritt, um ihre Gründe identifizieren zu können und anschliessend gezielte Verbesserungen vorzunehmen. Dafür gibt es unterschiedliche Methoden:

1. Value Stream Mapping (Wertstromanalyse):

Value Stream Mapping ist eine visuelle Methode zur Analyse und Darstellung aller Schritte eines Prozesses, von der Auftragserteilung bis zur Auslieferung. Diese Methode hilft dabei, den gesamten Projektablauf zu visualisieren. So kann man feststellen, welche Schritte tatsächlich Mehrwert liefern und welche ineffizient sind oder unnötige Wartezeiten nach sich ziehen.

2. Zeitaufzeichnungen und Prozessanalyse:

Die systematische Erfassung der aufgewendeten Zeit für verschiedene Aufgaben und Aktivitäten im Projekt ist eine weitere Methode zur Messung von Verschwendung. Dabei wird erfasst, wie viel Zeit für wertschöpfende und wie viel für nicht-wertschöpfende Aktivitäten aufgewendet wird. So können Wartezeiten, Unterbrechungen oder ineffiziente Prozesse erkannt werden.

3. Kostenanalyse:

Eine genaue Überprüfung der Projektausgaben kann zudem aufzeigen, wo finanzielle Ressourcen ineffizient eingesetzt werden. Dies beinhaltet die Analyse der Ausgaben für Materialien, Personal, externe Dienstleistungen und andere Projektkosten. Durch den Vergleich der tatsächlichen Kosten mit dem Budget lassen sich Bereiche identifizieren, in denen überflüssige Ausgaben getätigt wurden. Diese Analyse hilft, Kosten zu senken und das Budget besser zu kontrollieren.

4. Prozesskennzahlen (KPIs):

Key Performance Indicators (KPIs) sind spezifische Messgrössen, die den Erfolg und die Effizienz von Prozessen bewerten. Für die Messung von Verschwendung können KPIs wie Zykluszeit, Durchlaufzeit, Fehlerquote und Auslastung der Ressourcen verwendet werden. Durch eine laufende Überwachung dieser Kennzahlen können Verschwendungsquellen leicht gefunden werden. Gleichzeitig können beispielsweise durch eine Analyse mit einer Business Intelligence Lösung Trends erkannt werden, die auf Verschwendung hindeuten.

5. Feedback-Schleifen und Mitarbeiterbefragungen:

Mitarbeitende und Projektbeteiligte haben oft wertvolle Einblicke in ineffiziente Prozesse und Verschwendung, da sie direkt daran beteiligt sind. Durch regelmässige Feedback-Schleifen und gezielte Befragungen können Unternehmen daher qualitative Daten sammeln, die auf Verschwendung hinweisen.

Die Ursachen für Verschwendung erkennen

Sind die grössten Quellen für Verschwendung innerhalb von Projekten identifiziert ist der nächste Schritt zur Vermeidung der Verschwendung, die Ursachen dafür zu verstehen. Dabei kann eine Root Cause Analysis helfen. Im Lean Management werden hierfür beispielsweise Techniken wie die 5-Why-Methode oder Ishikawa-Diagramme (Fischgräten-Diagramme) verwendet.

5-Why-Methode:

Die 5-Why-Methode ist eine einfache, aber effektive Technik zur Ursachenanalyse. Sie dient dazu, die Grundursache eines Problems zu identifizieren, indem man fünfmal die Frage „Warum?“ stellt. Jeder „Warum?“-Schritt vertieft die Analyse, indem er nach der Ursache des unmittelbar vorhergehenden Problems fragt. Der Prozess wird so lange wiederholt, bis die tiefste oder grundlegendste Ursache des Problems identifiziert ist. Dies hilft, die Wurzel des Problems anzugehen, anstatt nur die Symptome zu behandeln.

Beispiel: Die Projektdeadline wurde verpasst.

1. Warum wurde die Deadline verpasst? – Weil die letzte Aufgabe nicht rechtzeitig fertig wurde.
2. Warum wurde die letzte Aufgabe nicht rechtzeitig fertig? – Weil die benötigten Informationen fehlten.
3. Warum fehlten die Informationen? – Weil das verantwortliche Team nicht informiert wurde.
4. Warum wurde das Team nicht informiert? – Weil es keine klare Kommunikation gab.
5. Warum gab es keine klare Kommunikation? – Weil keine definierten Kommunikationsprozesse vorhanden sind.

Hier wäre die Grundursache das Fehlen klarer Kommunikationsprozesse.

Ishikawa-Diagramm (Fischgräten-Diagramm):

Das Ishikawa-Diagramm, auch bekannt als Fischgräten-Diagramm oder Ursache-Wirkungs-Diagramm, ist ein visuelles Werkzeug zur Ursachenanalyse. Es hilft dabei, die verschiedenen potenziellen Ursachen eines Problems systematisch zu identifizieren und darzustellen und ist besonders nützlich, um komplexe Probleme zu visualisieren sowie eine strukturierte Diskussion zur Ursachenanalyse zu fördern.
Das Diagramm hat die Form einer Fischgräte, bei der das Problem am „Kopf“ steht. Ist das Problem definiert, werden die Hauptkategorien der Ursachen identifiziert. Diese werden als einzelne „Gräten“ zu dem Diagramm hinzugefügt. Es kann sich dabei um unterschiedliche Kategorien handeln, wie z. B. Menschen, Methoden, Maschinen, Materialien, Umwelt oder Management. Unter jeder Kategorie werden dann die spezifischen Ursachen aufgelistet, die zum Problem beitragen könnten. Diese Ursachen können dann wiederum auf die grundlegende Ursache des Problems hin analysiert werden.

Beispiel: Bei einem Qualitätsproblem könnte das Diagramm zeigen, dass Ursachen in den Kategorien „Materialien“ (z. B. fehlerhafte Rohstoffe), „Maschinen“ (z. B. falsche Kalibrierung) und „Menschen“ (z. B. unzureichende Schulung) liegen.

Massnahmen gegen die Verschwendung ergreifen

Sind die Ursachen bekannt, können Massnahmen dagegen entwickelt werden. Das kann beispielsweise die Umgestaltung von Prozessen, die Einführung neuer Technologien oder Änderungen in der Arbeitsorganisation umfassen.

1. Wartezeiten: Basieren Wartezeiten auf Engpässen kann man diese durch Zuweisung neuer oder besser passender Ressourcen sowie eine vorausschauende Planung recht einfach beseitigen. Wo dies möglich ist, hilft auch die Automatisierung von Routinearbeiten Wartezeiten zu reduzieren und Ressourcen freizugeben. Klar definierte Kommunikationskanäle und regelmässige Statusupdates helfen zudem dabei Entscheidungen schnell zu treffen und weiterzugeben.
2. Überbearbeitung: Verschwendungen im Bereich Überbearbeitung lassen sich durch klar definierte Anforderungen, eine gute Priorisierung der Aufgaben mit Fokus auf die Mindestanforderungen sowie klare Qualitätsstandards vermeiden. Arbeiten Sie aktuell nach klassischen Projektmanagementmethoden kann eine Umstellung auf agile Methoden mit iterativen Entwicklungsprozessen und regelmässigem Feedback verhindern, dass unnötige Arbeit verrichtet wird.
3. Fehler: Regelmässige Tests und Qualitätssicherungsmassnahmen während des Projektes helfen Fehler rechtzeitig zu erkennen und gegenzusteuern. Schulungen und Weiterbildungen ermöglichen es dem Projektteam Fehler zu erkennen und zu beheben.
4. Fehlallokation: Auch beim Thema Fehlallokation ist ein gutes Ressourcenmanagement wichtig, um Verschwendung zu vermeiden. Ressourcenmanagement-Tools unterstützen dabei, Projekten die richtigen Mitarbeitenden und Fähigkeiten sowie alle notwendigen Mittel zuzuweisen. Eine regelmässige Überprüfung und Optimierung der Ressourcenzuweisung unterstützt zudem dabei, eventuelle Fehlallokationen schnell zu erkennen und einzugreifen.
5. Fehlweisung: Gegen Fehlweisungen sollten schon vor Projektbeginn Massnahmen getroffen werden. Mit einem guten Projektportfoliomanagement gelingt es, die richtigen Projekte auszuwählen, zu priorisieren und ihre Ziele klar zu definieren. Ausserdem sollten Verantwortlichkeiten möglichst schon vor Projektbeginn klar definiert und kommuniziert werden, um Missverständnisse zu vermeiden. Während der Umsetzung eines Projektes hilft eine effektive Projektsteuerung mit regelmässigen Überprüfungen dabei sicherzustellen, dass das Projekt auf Kurs bleibt. Klare Kommunikationsprozesse sowie eine gute Projektdokumentation unterstützen zudem dabei, allen Teammitgliedern die nötigen Informationen und Anweisungen zukommen zu lassen.
6. Unnötige Bewegung: Unnötige physische Bewegungen können durch eine gute Arbeitsplatzgestaltung, ein sauberes Prozesslayout und die Nutzung von digitalen Tools verringert werden. Ein gutes Ressourcenmanagement und klare Prioritäten reduzieren Multitasking und Task Switching. Aber auch ein gutes Änderungsmanagement ist wichtig, um nötige Anpassungen in Projekten zu minimieren.
7. Unterbearbeitung: Bei Unterbearbeitung ist klare Kommunikation insbesondere der Erwartungen, wie eine Aufgabe erfüllt werden soll, wichtig. So können Missverständnisse und Fehler vermieden werden. Ausserdem sollten Arbeitsergebnisse gründlich dokumentiert werden. Regelmässige Feedback-Schleifen stellen zudem sicher, dass die Arbeit den Erwartungen entspricht, und ermöglichen es zeitnah nachzuarbeiten, wenn dies nötig sein sollte.

Fazit

Verschwendung in Projekten ist ein weitverbreitetes Problem, das sich erheblich auf den Erfolg, die Effizienz und die Kosten auswirken kann. Durch die systematische Identifizierung und Messung von Verschwendung können gezielte Massnahmen ergriffen werden, um diese zu eliminieren.

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