4 Tipps für internationale Projekte

Diese Punkte sollten Sie beachten, damit Ihr internationales Projekt erfolgreich wird

1. Länderspezifische Gegebenheiten

Es gibt viele verschiedene länderspezifischen Gegebenheiten, die Auswirkungen auf Ihre internationalen Projekte haben.

•  Zeit

  Unterschiedliche Zeitzonen werden nur allzu schnell vergessen und Teammitglieder ärgern sich, warum andere zu ihren Arbeitszeiten nicht erreichbar sind oder Termine abgesagt werden. Genauso verhält es sich mit länderspezifischen Feiertagen. Hier ist eine gute Kommunikation und Planung notwendig, um allen Teammitgliedern gerecht zu werden.
  Tipp: Eine gute Projektmanagement-Software passt Projekttermine automatisch an die Zeitzoneneinstellungen und Feiertage der Benutzer an. Auf diese Weise müssen Sie den Projektplan nicht manuell an die verschiedenen Gegebenheiten anpassen.

• Arbeitsbedingungen

  Neben der Zeit spielen auch unterschiedliche Arbeitsbedingungen eine wichtige Rolle bei der Teamarbeit. Informieren Sie sich also vor Projektbeginn über Unterschiede, die Ihr Projekt beeinträchtigen könnten.

• Politik

  Ein Projekt, das in einem Land sehr interessant erscheint, kann in einem anderen Land aufgrund politischer Gegebenheiten nicht machbar sein – das betrifft nicht nur die Politik im Land, sondern auch in den jeweiligen Unternehmen. So kann es durchaus sein, dass Entscheidungsträger in einem Unternehmen das Projekt nicht befürworten. Eine Machbarkeitsanalyse hilft Ihnen schon vor Projektbeginn, solche Probleme zu erkennen.

• Infrastruktur

  Beachten Sie bei der Projektplanung auch die vorhandene Infrastruktur in den verschiedenen Ländern. Beispielsweise können Lieferungen durch eine schlechtere Infrastruktur länger brauchen, als Sie annehmen, was zu Projektverzögerungen führen könnte.

• Natürliche Gegebenheiten

  Auch natürliche Gegebenheiten, wie Beispielsweise das Klima können die Projektdurchführung entscheidend beeinflussen. So kann beispielsweise ein Monsun Lieferungen verzögern und grosse Hitze oder Kälte das Arbeiten im Freien erschweren.

2. Rechtslage

Projektleiter sollten sich bereits im Vorfeld über rechtliche Gegebenheiten informieren, die das Projekt betreffen. So kann es beispielsweise sein, dass das Projekt in einem Land machbar ist, in einem anderen Land aber rechtliche Gegebenheiten einer Umsetzung im Wege stehen.
Zudem sind gerade in internationalen Projekten, bei denen kulturelle Unterschiede leicht zu Missverständnissen führen können, verlässliche Verträge als Arbeitsgrundlage besonders wichtig. Genau definierte Rahmenbedingungen schützen Sie vor unliebsamen Überraschungen, erleichtern die Zusammenarbeit und bilden ein für alle Beteiligten klar verständliches Fundament für Ihr Projekt.

3. Kultur

Andere Länder, andere Sitten – die kulturelle Umgebung, in der man lebt oder aufgewachsen ist, prägt Menschen sehr stark. Während den meisten Menschen klar ist, dass sie sich bei einem internationalen Projekt auf andere Kulturen einstellen müssen, ist vielen nicht so klar, wie sehr sie selbst kulturell geprägt sind und welche Vorurteile sie anderen Kulturen gegenüber eventuell haben. Nicht nur das: Kommt man beispielsweise aus ähnlichen Branchen und hat ähnliche Ausbildungen, geht man häufig davon aus, dass das Gegenüber eine ähnliche Einstellung hat.
Im Vorfeld eines internationalen Projektes ist es also nicht nur wichtig, sich über die Kulturen der Teammitglieder zu informieren, sondern auch offen mit eigenen Erwartungen und Prägungen umzugehen.

Tipp: Sprechen Sie offen über Unterschiede und Erwartungen und seien Sie neugierig darauf, wie Ihre Teammitglieder auf verschiedene Situationen reagieren – so erhalten sie ein positives Bild von der anderen Kultur und lernen, sie im Arbeitsumfeld zu berücksichtigen sowie in die Planung und Umsetzung des Projektes einzubeziehen.

4. Kommunikation

Eine gute Kommunikation ist in jedem Projekt von zentraler Bedeutung. In internationalen Projekten wird sie aber erschwert durch verschiedene Faktoren:

• Sprachbarrieren

  Sprachbarrieren sind die offensichtlichste Herausforderung in internationalen Projekten. Auch wenn Ihre Teammitglieder beispielsweise alle Englisch sprechen, so muss dies nicht heissen, dass jeder sich gut genug ausdrücken kann, um komplexe Themen zu diskutieren. In diesem Fall ist es hilfreich, wenn eines der Teammitglieder übersetzen kann oder Sie einen Übersetzer engagieren. Aber auch dann kann es dazu kommen, dass einzelne wichtige Punkte nicht verstanden werden, oder in der Übersetzung untergehen. Unter Umständen urteilen einige Teammitglieder schnell mit Inkompetenz der anderen, wenn Missverständnisse auftreten.
  Daher unser Tipp: Notieren Sie alles, was besprochen wurde, schriftlich, denn den meisten Menschen fällt es leichter, etwas zu verstehen, was ihnen schriftlich vorliegt.

• Aufgaben und Ansprechpartner

  Um Missverständnissen vorzubeugen und die Kommunikation innerhalb des Projektteams zu fördern, sollten Sie sicherstellen, dass jedes Teammitglied genau weiss, welche Aufgaben von ihm erfüllt werden sollen und wer seine Ansprechpartner sind. Gestalten Sie ein Projektorganigramm, auf das Ihre Teammitglieder jederzeit zugreifen können, sollten Unklarheiten bestehen. So verhindern Sie auch, dass versehentlich Hierarchien nicht beachtet werden, die in manchen Kulturen wichtig sind.
  Tipp: Schenken Sie der Startphase eines internationalen Projektes besondere Aufmerksamkeit und Zeit. So können die Teammitglieder einander kennenlernen, Vertrauen schöpfen, kulturelle Gepflogenheiten verstehen lernen und ein effektives Team bilden. Solch ein Kennenlernen sorgt für eine entspannte Atmosphäre in Ihrem Team und verbessert die Kommunikation.

• Räumliche Distanz

  Um die räumliche Distanz zu überbrücken, gibt es viele Möglichkeiten. Allerdings ist dennoch der Aufbau von Beziehungen schwieriger, als wenn die Teammitglieder im selben Gebäude sitzen. Einige Tipps, wie die Kommunikation bei räumlicher Distanz gut funktionieren kann, finden Sie hier.

• Konflikte und Kritik

  In jeder Kultur wird anders mit Konflikten und Kritik umgegangen. Da dies ein sensibles Thema ist, sollten Sie sich hierüber im Vorfeld informieren und dies auch Ihren Teammitgliedern nahebringen, um unangenehme Situationen zu vermeiden. Machen Sie ihnen klar, dass nicht jede Kultur direkte Kritik akzeptiert, und erklären Sie, wie Ihre Teammitglieder alternativ an Konflikte herangehen sollen.

• Standardisierung von Berichten und Dokumenten

  In internationalen Projekten kann es schwierig sein, alle Teammitglieder stets zu informieren und sich abzustimmen. Genau das ist aber von zentraler Bedeutung. Um die Information nicht dem Zufall zu überlassen, sollten Sie bereits zu Projektbeginn Kommunikationsstandards zu definieren.
  Tipp: Legen Sie fest, wie Berichte dokumentiert werden, in welcher Art und wie häufig Regeltermine stattfinden und was Sie hierbei von den jeweiligen Teammitgliedern erwarten. Eine gemeinsam genutzte Projektmanagementsoftware kann Sie hierbei beispielsweise mit regelmässig automatisch generierten Berichten unterstützen.

Fazit

In internationalen Projekten wird von den Projektleitenden und dem Projektteam viel verlangt. Der erste Schritt ist hierbei, sich den möglichen Problemen und Schwierigkeiten bewusst zu werden. Die oben vorgestellten Tipps können Ihnen helfen, gut vorbereitet an die Projektarbeit heranzugehen. Wichtiger noch ist allerdings Ihre persönliche Einstellung:

• seien Sie offen und aufgeschlossen für Neues und seien Sie bereit, ungewohnte Wege zu gehen
• treten Sie mit Sensibilität, Toleranz und Respekt an interkulturelle Aufgaben und Ihre Teammitglieder heran
• versuchen Sie, sich flexibel an die unterschiedlichen Anforderungen und Kulturen anzupassen

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