Leitsätze im Projektmanagement: Saint-Exupery

Mit Fokus auf das Wesentliche Projekte optimal abwickeln

Woher stammt das Zitat?

Das Zitat „Perfektion ist nicht dann erreicht, wenn es nichts mehr hinzuzufügen gibt, sondern wenn man nichts mehr weglassen kann“ stammt von Antoine de Saint-Exupéry, einem französischen Schriftsteller, der vor allem durch sein berühmtes Kinderbuch „Der kleine Prinz“ bekannt ist. Dieses Zitat ist aus einem seiner Werke namens „Terre des hommes“ (dt. „Erde der Menschen“). Es gibt keine genauen Aufzeichnungen von Saint-Exupery dazu, in welchem Kontext es entstand, jedoch ist es ein wichtiges Zitat welches oft bei Themen wie Perfektion und Optimierung verwendet wird. 

Wie hilft das Zitat im Projektmanagement?

Je grösser ein Unternehmen ist, umso grösser wird auch dessen Komplexität. Das kann dazu führen, dass Strukturen, Prozesse, Projekte, Produkte und Services unnötig teuer und komplex werden. Dies liegt oft daran, dass versucht wird Perfektion zu erlangen und man sich so nicht mehr auf das Wesentliche konzentriert, sondern immer weiter Strukturen, Prozesse oder Produktfunktionen hinzufügt. Viele Menschen handeln also nach dem Motto «Mehr ist besser.» Saint-Exupérys Zitat erinnert daher daran, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.
So kann das Zitat von Saint-Exupéry im Projektmanagement dazu beitragen, den Fokus auf Schlichtheit und Effizienz zu legen. Es macht klar, dass Perfektion nicht darin besteht, möglichst viele Funktionen oder Details hinzuzufügen, sondern darin, die wichtigsten Elemente beizubehalten und die unwichtigen wegzulassen, um Zeit, Ressourcen und Geld zu sparen. Das erfordert eine klare Überlegung und Priorisierung der Aspekte eines Projekts. Ein Projektmanager muss also entscheiden, welche Funktionen und Details tatsächlich wichtig sind und welche nicht, um das Projekt auf das Wesentliche zu reduzieren und die Erfolgschancen zu erhöhen.
Es ist auch wichtig zu beachten, dass dieser Ansatz nicht nur während der Planungs- und Entwicklungsphasen des Projekts, sondern auch während der Umsetzung und Nachbereitung beibehalten werden sollte, um sicherzustellen, dass das Projekt auf dem richtigen Weg bleibt und dass es in der effizientesten Art und Weise durchgeführt wird.
Einige Möglichkeiten, diese Erkenntnis im Projektmanagement umzusetzen, sind beispielsweise das Minimum Viable Product (MVP) oder das Lean Projekt Management.

Was ist ein MVP?

Ein Minimum Viable Product (MVP) ermöglicht es, eine einfache Version eines Produktes zu entwickeln und zu testen, bevor weitere Funktionen und Details hinzugefügt werden. Das Minimum Viable Product enthält dabei nur die wichtigsten Funktionen, die benötigt werden, um ein Produkt erfolgreich auf den Markt zu bringen. Dadurch wird der Fokus eines Projektes auf den wichtigsten Aspekten gehalten. Weitere Vorteile des MVP sind:

• Ein Produkt kann schneller auf den Markt gebracht werden, da man nicht unbedingt alle Funktionen und Details von Anfang an entwickeln muss, sondern sich auf die wichtigsten Aspekte konzentrieren kann.
• Es kann schnell Feedback von potenziellen Kunden eingeholt werden, wodurch die Entwicklung besser an die Kundenbedürfnisse angepasst werden kann.
• Ein MVP vermindert Risiken, indem man schnell erkennt, ob das Produkt auf dem Markt erfolgreich sein wird, bevor zu viel Zeit und Ressourcen in seine Entwicklung investiert werden.
• Es ermöglicht es, die Entwicklung des Produkts in kleinere Schritte aufzuteilen, was es einfacher machen kann, ein Projekt zu planen und umzusetzen.

Um die MVP-Methode anwenden zu können, müssen Sie zunächst ein klares Verständnis davon haben, welche Funktionen und Details Ihres Produkts für den Erfolg entscheidend sind. Dann können Sie mit der Entwicklung einer einfachen Version des Produkts beginnen, die diese wichtigen Funktionen enthält und diese an eine Gruppe von Early Adopters ausliefern. Das anschliessende Feedback der Early Adopters kann genutzt werden, um das Produkt anzupassen und weiter zu entwickeln. Es ist wichtig das Feedback der Nutzer kontinuierlich einzubeziehen, um sicherzustellen, dass das Produkt ständig verbessert wird und die Bedürfnisse und Erwartungen des Marktes erfüllt.

Was ist Lean Project Management?

Lean Project Management ist ein Ansatz, der sich auf die Optimierung von Prozessen und die Eliminierung von Verschwendung konzentriert, um die Effizienz und Qualität von Projekten zu verbessern. Der Ansatz basiert auf den Prinzipien des Lean Management, die ursprünglich in der Automobilindustrie entwickelt wurden und sich auf die Schaffung von Werten für den Kunden durch die Verringerung von Verschwendung konzentrieren.
Im Projektmanagement bedeutet das, dass man sich auf die wichtigsten Aspekte des Projekts konzentriert und alles Unnötige weglässt, um Zeit, Ressourcen und Geld zu sparen. Es geht darum, die Prozesse zu optimieren und die Qualität des Projekts sicherzustellen, indem man schnell Feedback von Kunden und Teammitgliedern einholt, sodass Anpassungen vorgenommen werden können, wenn dies nötig ist. Das Lean Project Management kann in verschiedenen Branchen und Bereichen angewendet werden und ist besonders nützlich, wenn es darum geht, Projekte schnell und effizient umzusetzen sowie Risiken zu minimieren.
Einige der wichtigsten Prinzipien des Lean Project Management sowie Möglichkeiten sie umzusetzen sind:

• Fokus auf das Erschaffen von Werten für Kunden: Dies bedeutet, dass man sich auf die Bedürfnisse und Erwartungen der Kunden konzentriert und sicherstellt, dass das Projekt diese erfüllt. Bereits bevor mit dem Projekt gestartet wird, ist es wichtig, die Kundenbedürfnisse zu verstehen, denn nur so kann das Projekt an ihnen ausgerichtet werden und sichergestellt werden, dass diese Wünsche erfüllt werden. Während der Umsetzung des Projektes helfen beispielsweise agile Methoden mit kurzen, iterativen Zyklen und schnellem Feedback dabei, die Ausrichtung auf die Kundenbedürfnisse beizubehalten und Verbesserungen schnell umzusetzen.
• Fokus auf die Prozesse: Im Lean Management geht es darum, die Prozesse des Projekts zu verbessern und zu optimieren. Dies erfolgt durch die Analyse von Abläufen und die Identifizierung von ineffizienten Prozessen.
• Vermeidung von Verschwendung: Es ist wichtig, Verschwendung in allen Phasen eines Projektes zu vermeiden. Das kann beispielsweise durch die Optimierung von Prozessen, den Fokus auf wenige zentrale Produktfunktionen oder durch die Verwendung von agilen Methoden erreicht werden. Auf diese Weise wird die Projektarbeit effizienter.
• Kontinuierliche Verbesserung: Um langfristig erfolgreich zu bleiben, sollte man sich während des Projektes stets darauf konzentrieren, die Prozesse und deren Qualität zu verbessern. Dies kann beispielsweise durch regelmässige Feedback-Schleifen oder Lessons Learned geschehen.
• Teamarbeit: Im Lean Management spielt die Teamarbeit eine wichtige Rolle. Durch die Zusammenarbeit aller Beteiligten kann man schneller und effektiver Probleme lösen und Projektergebnisse verbessern.
• Kommunikation: Eine offene und transparente Kommunikation ist entscheidend für den Erfolg des Projekts. Durch regelmässige, aber effiziente Meetings und die Nutzung von digitalen Tools kann man die Kommunikation verbessern und Probleme schneller lösen.
• Schnelles Feedback: Dies bedeutet, dass man kurze, iterative Zyklen verwendet, um frühzeitig Feedback von Kunden und Teammitgliedern einzuholen und Anpassungen vorzunehmen. Agile Methoden wie Scrum eignen sich gut für diesen Ansatz.
• Verwendung von visuellen Tools und Methoden: Klare Visualisierungen eignen sich gut, um Prozesse zu optimieren und den Fortschritt eines Projekts zu verfolgen. Hierbei kann es sich beispielsweise um Kanban-Boards oder Lean-Flow-Diagramme handeln.

Was sind die Vorteile von Lean Project Management?

Die Anwendung von Lean Project Management kann zu einer Reihe von Vorteilen führen, einschliesslich:

• Verbesserte Prozess-Effizienz: Durch die Fokussierung auf die Schaffung von Werten für den Kunden und die Eliminierung von Verschwendung werden die Prozesse optimiert, was zu einer höheren Effizienz und Produktivität führen kann.
• Reduzierung von Kosten: Durch die Optimierung von Prozessen und die Eliminierung von Verschwendung werden Ressourcen gespart, was zu niedrigeren Kosten führen kann.
• Verbesserte Qualität: Durch die Fokussierung auf die Schaffung von Werten für den Kunden und das schnelle Einholen von Feedback wird sichergestellt, dass das Projekt die Bedürfnisse und Erwartungen des Kunden erfüllt.
• Schnellere Markteinführung: Durch die Verwendung von kurzen, iterativen Zyklen und das schnelle Einholen von Feedback werden Projekte schneller auf den Markt gebracht.
• Verbesserte Zusammenarbeit und Kommunikation: Durch die Verwendung von visuellen Tools und Methoden sowie das kontinuierliche Einholen von Feedback wird die Zusammenarbeit und Kommunikation im Team verbessert.
• Erhöhte Kundenzufriedenheit: Durch die Schaffung von Werten für die Kunden und die Erfüllung ihrer Bedürfnisse und Erwartungen wird die Kundenzufriedenheit erhöht.
• Ständige Verbesserung: Das Lean Project Management legt den Fokus auf die ständige Verbesserung der Prozesse und der Qualität des Projekts, was dazu beitragen kann, dass Projekte und das Unternehmen langfristig erfolgreich bleiben.

Was sind die Schwächen von Lean Project Management?

Wie jeder Ansatz hat auch das Lean Project Management einige Schwächen, die berücksichtigt werden sollten, bevor man entscheidet, ob es für ein bestimmtes Projekt geeignet ist. Dazu gehören:

• Der Bedarf an einem klaren Verständnis von Lean-Prinzipien: Um das Lean Project Management erfolgreich anwenden zu können, muss man ein klares Verständnis der Lean-Prinzipien haben und wissen, wie man sie im Projektmanagement anwendet.
• Der Bedarf an einem starken Management-Commitment: Für eine erfolgreiche Umsetzung ist ein grosses Engagement und die Unterstützung der Führungsebene wichtig.
• Der Bedarf an einer hohen Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: Das Lean Project Management ist ein iterativer Ansatz, der schnelle Anpassungen und Änderungen erfordert. Dies kann für manche Teams eine Herausforderung darstellen.
• Die Notwendigkeit, den Fokus auf den Kunden zu behalten: Der klare Fokus liegt auf dem Erschaffen von Werten für Kunden. Dies kann manchmal bedeuten, dass andere Aspekte des Projekts vernachlässigt werden, wenn sie nicht direkt dem Kundenwert dienen.
• Der Bedarf an spezieller Software und Tools: Das Lean Project Management setzt häufig auf spezielle Software und Tools, um die Prozesse zu optimieren, den Fortschritt des Projekts zu verfolgen und zu visualisieren. Diese Tools können kostenintensiv sein und benötigen eine Umfangreiche Einarbeitung.

Fazit

Das Zitat „Perfektion ist nicht dann erreicht, wenn es nichts mehr hinzuzufügen gibt, sondern wenn man nichts mehr weglassen kann“ hilft im Projektmanagement dabei zu erkennen, dass man sich auf die wesentlichen Dinge konzentrieren sollte. Mit dieser Erkenntnis kann das Projektmanagement schlanker werden, indem Methoden wie MVP oder Lean Project Management angewandt werden. So können Projekte schneller, kosteneffizienter und mit höherer Qualität abgeschlossen werden.
Eine Projektmanagementsoftware wie myPARM kann Sie dabei unterstützen, sich auf die wesentlichen Aufgaben zu konzentrieren und aus abgeschlossenen Projekten zu lernen. Zudem hilft die Software dabei, Prozesse zu optimieren, sie kontinuierlich zu verbessern und die Kundenbedürfnisse nicht aus den Augen zu verlieren. Da myPARM zusätzlich Daten visualisieren kann und über ein integriertes Kanban-Board verfügt, benötigen Sie keine weitere Software, um die Methoden des Lean Project Managements umzusetzen.

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