Konflikte im Projekt? So machen Sie das Beste daraus!

Was ist Konfliktmanagement?

Wenn Menschen zusammenarbeiten, treffen unterschiedliche Erwartungen, Arbeitsstile und Persönlichkeiten aufeinander. Insbesondere im stressigen Projektalltag sind Konflikte daher unvermeidbar. Es gibt viele mögliche Konfliktfelder: zwischen Teammitgliedern, zwischen verschiedenen Abteilungen, oder zwischen dem Projektteam und dem Auftraggeber. Das Thema Konfliktmanagement beschäftigt sich damit, diese Konflikte frühzeitig zu erkennen, zu verstehen, zu bewältigen oder zu lösen und vorzubeugen. Denn während Konflikte zunächst die Projektarbeit negativ beeinflussen, sind sie nicht nur nutzlose Störfaktoren. Vielmehr bieten sie auch Chancen, beispielsweise um Innovationspotenzial zu entdecken oder verborgene Probleme aufzudecken, die sonst im Hintergrund bleiben. Ein Konflikt ist oft wie ein Frühwarnsystem: Er signalisiert, dass etwas im Projekt nicht optimal läuft. Daher könnte man Konflikte als eine Art „Baustelle“ im Projekt ansehen – nicht immer angenehm, aber manchmal nötig, um auf lange Sicht bessere Ergebnisse zu erzielen. Wenn ein Team Konflikte konstruktiv angeht, kann daraus eine echte Verbesserung entstehen.

Konflikte erkennen und verstehen

Wer mit Konflikten gewinnbringend umgehen möchte, muss sie zunächst erkennen und verstehen. Oftmals erkennt man schwelende Konflikte schon intuitiv anhand einiger Kennzeichen:

• Das Projektteam oder einzelne Mitarbeitende sprechen nicht mehr offen miteinander oder gehen sich aus dem Weg.
• Informationen werden zurückgehalten.
• Die Mitarbeitenden zeigen jähes Desinteresse an bestimmten Themen, evtl. sogar Zeichen von Resignation, innerem Rückzug, Dienst nach Vorschrift oder sie sind häufiger krank
• Die Fehlerquote steigt und Termine werden nicht mehr eingehalten
• Streitereien oder Aggressivität im Team, Vorwürfe, Unfreundlichkeit, sarkastische Bemerkungen werden häufiger

Sollte ein Projektleitender eines oder mehrere der genannten Kennzeichen beobachten ist schnelles Handeln gefragt, denn je früher ein Konflikt erkannt wird, umso größer ist die Chance, seine negativen Auswirkungen gering zu halten.
Im nächsten Schritt gilt es, die Ursachen des Konfliktes zu verstehen. Dazu bietet es sich an, offene Gespräche mit den gegnerischen Parteien zu führen, um die einzelnen Fronten bestmöglich zu verstehen. So können Sie leicht erkennen, um was für einen Konflikt es sich handelt:

• Sachkonflikte: Bei Sachkonflikten liegt die Ursache häufig in verschiedenen Meinungen oder Ansichten zu einer Sache, in der Ermangelung von klaren Zielen oder einem wenig Entscheidungsfreudigen Projektleitenden. Wenn Zeit, Budget oder Personal knapp sind, wachsen solche Spannungen wie Unkraut, insbesondere dann, wenn Projektmitarbeitende parallel zu ihrer Linienfunktion stark im Projekt gefordert werden. Uneinigkeiten beispielsweise über die Priorisierung der jeweiligen Aufgaben oder über das fachliche Vorgehen passieren in einem solchen Kontext häufig.
• Rollenkonflikte: Im Projektteam sollte jeder Mitarbeitende eine bestimmte Rolle einnehmen und so festgelegte Aufgaben erfüllen. Wenn allerdings nicht genau geklärt ist, wer für was verantwortlich ist, dann ergeben sich häufig Streitigkeiten bis hin zu Konkurrenzkämpfen. Aber auch bei festgelegten Rollen kann es Streitigkeiten geben. Dies liegt oft daran, dass automatisch Erwartungen an bestimmte Rollen gestellt werden. Werden diese Erwartungen nicht erfüllt, weil der Inhaber der Rolle seine Rolle anders versteht, kommt es zu Konflikten.
• Kommunikationskonflikte: Kleine Missverständnisse in der Kommunikation können sich schnell zu größeren Konflikten entwickeln, wenn sie nicht sofort bereinigt werden. Widerstand der Teammitglieder, beispielsweise weil sie nicht in wichtige Entscheidungsprozesse einbezogen wurden, ist ebenfalls ein Kommunikationskonflikt. Auch fehlende Regeln, was die Kommunikation betrifft, können solche Konflikte verursachen.

Strategien zur Bewältigung von Konflikten

Es gibt verschiedene Strategien zum Konfliktmanagement, die je nach Art und Schwere des Konflikts angewendet werden können:

• Vermeidung: Manche Konflikte sind klein genug, dass sie zunächst ignoriert werden können. Da es vorkommen kann, dass kleine Konflikte sich verschärfen, wenn man sie anspricht, sie sich aber gelegentlich durch zeitlichen Abstand oder natürliche Entwicklungen im Projektablauf auflösen, sollte man hier Fingerspitzengefühl walten lassen. Aber Vorsicht: Wenn man kleine Konflikte zu lange ignoriert, können sie sich auch aufstauen und so zu einem späteren Zeitpunkt eskalieren.
  Vorteil: Geringer Aufwand und Zeitersparnis bei kleinen Konflikten.
  Nachteil: Aufgeschobene Konflikte können langfristig zu größerem Unmut führen.
• Nachgeben (Anpassung): Diese Strategie eignet sich dann, wenn es wichtiger ist den Frieden zu wahren oder wenn das Thema des Konfliktes für eine Partei von untergeordneter Bedeutung ist. In solchen Fällen kann sich eine Partei der anderen anpassen und auf die Durchsetzung der eigenen Interessen verzichten.
  Vorteil: Kann die Harmonie im Team stärken und das Vertrauensverhältnis verbessern.
  Nachteil: Wenn immer dieselbe Person nachgibt, kann es zu Frustration und einem Ungleichgewicht führen.
• Kompromiss finden: Bei einem Kompromiss treffen beide Konfliktparteien Zugeständnisse, um eine gemeinsame Lösung zu erreichen. Diese Strategie ist oft pragmatisch und effektiv, wenn das Ziel eine schnelle, faire Lösung ist. Dabei gewinnt jede Seite zwar nicht alles, was sie sich wünscht, verliert den Konflikt aber auch nicht komplett.
  Vorteil: Beide Seiten gewinnen etwas, und der Konflikt wird oft schnell gelöst.
  Nachteil: Kann zu oberflächlichen Lösungen führen, die das Problem nicht vollständig adressieren, da keine Seite ganz zufrieden ist.
• Kooperieren (Win-Win-Strategie): Die kooperative Strategie zielt darauf ab, eine Lösung zu finden, die für alle Beteiligten vorteilhaft ist. Beide Parteien arbeiten aktiv zusammen, um ihre Bedürfnisse und Wünsche offenzulegen und eine kreative Lösung zu finden, die für alle Seiten zufriedenstellend ist. Die Kooperation ist zeitintensiv, jedoch die nachhaltigste Strategie für dauerhafte Lösungen.
  Vorteil: Führt oft zu langfristig tragfähigen Lösungen und fördert das gegenseitige Vertrauen.
  Nachteil: Erfordert Zeit, Geduld und Bereitschaft beider Parteien, sich mit dem Problem auseinanderzusetzen.
  Unser Tipp: Wenn Projektleitende merken, dass interpersonale oder sachliche Konflikte sich zuspitzen oder gänzlich unter den Tisch gekehrt werden, was das Projekt negativ beeinflusst, dann kann es helfen, als Projektleitender den Konflikt zu moderieren und so eine Win-Win-Situation zu erzielen. Das bedeutet, dass die Führungskraft oder ein externer Mediator dem Team mit viel Fingerspitzengefühl hilft, die Beziehungsebene und die sachlichen Aspekte des Konflikts zu trennen und so zu einer Einigung zu finden.
• Eskalation: Oftmals wirkt das Weiterreichen einer Entscheidung an die nächsthöhere Instanz sehr negativ. Insbesondere, wenn zwischen zwei Parteien keine Kommunikation mehr stattfindet, und diese nur noch über die nächsthöheren Vorgesetzten geregelt wird. Allerdings gibt es gerade im Projektmanagement viele Situationen, die projektintern nicht geregelt werden können. Fehlende personelle Ressourcen, ein zu geringes Budget oder eine nötige Freistellung für besondere Projektaufträge erfordern oftmals das Eingreifen von der nächsthöheren Instanz.
  Vorteil: Kann genutzt werden, um Konflikte zu lösen, die nicht durch das Projektteam selbst geregelt werden können.
  Nachteil: Kann schnell als «Petzen» beim Vorgesetzten wirken und auch der Vorgesetzte kann es als negativ empfinden, in einen Konflikt hereingezogen zu werden.

Generelle Tipps zum Umgang mit und Prävention von Konflikten

„Man kann nicht nicht kommunizieren“, sagte Paul Watzlawick. Gerade im Konfliktmanagement ist Kommunikation der entscheidende Erfolgsfaktor. Ein offener und wertschätzender Umgang, in dem das Team aktiv zuhört und Verständnis zeigt, schafft die Basis, um Konflikte zu verhindern oder zu lösen, bevor sie eskalieren. Da das durch die unterschiedlichen Charaktere und den Stress in Projekten schwer sein kann, hier einige Tipps wie Konflikte verhindert oder abgemildert werden können.

• Ruhig und sachlich bleiben: In Konfliktsituationen können die Emotionen schnell hochkochen. Das führt jedoch oftmals zu verschärften Konflikten. Versuchen Sie daher jederzeit ruhig und sachlich zu bleiben.
• Schaffen Sie Raum für Empathie: Auch der schwierigste Kollege hat seine Gründe, warum er so handelt. Zuhören oder freundlich Nachfragen kann oft Wunder wirken.
• Grenzen setzen: Wenn es schwierig wird, ist es wichtig, klar zu sagen, was in Ordnung ist und was nicht. Setzen Sie in solchen Fällen höflich, aber bestimmt deutliche Grenzen.
• Aktives Zuhören: Aufmerksamkeit zeigen und das Stellen von Rückfragen kann dazu beitragen, Missverständnisse zu vermeiden.
• Ich-Botschaften statt Du-Botschaften: Ist ein Konflikt bereits aufgetreten, kann es schnell dazu kommen, dass beide Parteien sich Vorwürfe machen. Statt andere zu beschuldigen hilft es, wenn die Kontrahenten Ich-Botschaften verwenden und erklären, was sie empfinden oder wie sie eine Situation wahrgenommen haben.
• Regelmäßige Feedback-Runden: In regelmäßigen Feedback-Runden können Konflikte nicht nur direkt angesprochen und so schnell aus der Welt geschafft werden. Vielmehr können solche Runden auch dazu beitragen, mögliche Konflikte bereits frühzeitig zu erkennen, und so zu verhindern, dass sie entstehen.
• Klarheit und Struktur schaffen: Oft entstehen Konflikte aufgrund fehlender Rollenklärung, unklarer Zielsetzungen oder mangelhafter Kommunikation. Das Schaffen von Struktur und Klarheit kann präventiv wirken und Konflikte oft entschärfen, bevor sie eskalieren. Klare Regeln und Erwartungen helfen dabei, Missverständnisse zu vermeiden.

Fazit

Konfliktmanagement ist keine leichte Aufgabe, und die „perfekte“ Lösung gibt es selten. Doch mit den richtigen Strategien, etwas Geduld und einer guten Kommunikation lassen sich viele Konflikte entschärfen – oft sogar so, dass das Projekt und das Team gestärkt daraus hervorgehen.

Erfahren Sie mehr über die Projekt- und Portfoliomanagementsoftware myPARM:

Sie möchten myPARM in einer Demovorführung kennenlernen? Dann vereinbaren Sie gleich einen Termin mit uns!