Klassische Effizienz im modernen Projektmanagement: Die Ivy Lee Methode

Was ist die Ivy-Lee-Methode?

Die Ivy-Lee-Methode, benannt nach dem renommierten PR-Berater Ivy Lee, ist ein einfaches, aber äusserst effektives Zeitmanagement-Werkzeug, das vor über einem Jahrhundert entwickelt wurde. Ivy Lee wurde 1918 von Charles M. Schwab, dem damaligen Präsidenten der Bethlehem Steel Corporation, engagiert, um die Produktivität des Unternehmens zu steigern. Lee präsentierte eine Methode, die so simpel wie kraftvoll war und die bis heute in ihrer Wirksamkeit unübertroffen ist.
Die Methode funktioniert folgendermassen: Am Ende jedes Arbeitstages notieren Sie die sechs wichtigsten Aufgaben, die Sie am nächsten Tag erledigen müssen. Diese Aufgaben werden nach ihrer Priorität geordnet, wobei die wichtigste Aufgabe an erster Stelle steht. Am nächsten Tag beginnen Sie mit der wichtigsten Aufgabe und arbeiten so lange daran, bis sie abgeschlossen ist, bevor Sie zur nächsten Aufgabe übergehen. Dies setzt sich fort, bis alle Aufgaben abgearbeitet sind oder der Tag endet. Aufgaben, die nicht erledigt wurden, werden auf die Liste für den nächsten Tag übertragen.
Diese Technik hilft dabei, den Fokus zu bewahren und sicherzustellen, dass die wichtigsten Aufgaben stets Vorrang haben. Durch die Begrenzung auf sechs Aufgaben vermeiden Sie eine Überladung der To-Do-Liste und bleiben realistisch und konzentriert. Die Ivy-Lee-Methode ist ein Paradebeispiel dafür, wie einfache Veränderungen in der Arbeitsweise erhebliche Auswirkungen auf die Produktivität und Effizienz haben können.

Die Durchführung Schritt für Schritt

Die Ivy-Lee-Methode zeichnet sich durch ihre Einfachheit aus. Sie konsequent umzusetzen kann aber schwierig sein – insbesondere, wenn Kollegen oder Vorgesetzte andere Prioritäten im Sinn haben. Mit einer klaren Kommunikation kann die Methode aber erfolgreich sein.

Schritt 1: Aufgaben sammeln

Der Tageszyklus der Ivy-Lee-Methode wiederholt sich täglich und beginnt am Abend des vorigen Arbeitstages. Zu dem Zeitpunkt nehmen Sie sich einige Minuten Zeit und schreiben die sechs wichtigsten Aufgaben auf, die Sie am nächsten Tag erledigen müssen. Die Zahl der Aufgaben ist auf sechs begrenzt, um den Fokus zu behalten und Überforderung zu vermeiden.
Alle anderen Aufgaben notieren Sie in einer separaten Liste, die als Aufgabenspeicher funktioniert. Nutzen Sie beispielsweise ein elektronisches Kanban-Board können Sie den Aufgaben, Fälligkeitstermine zuweisen. Die sechs Aufgaben, die am nächsten Tag erledigt werden sollen, erhalten das morgige Datum. Alle anderen erhalten entweder keinen Termin oder das tatsächliche Fälligkeitsdatum. Wichtig ist dann nur darauf zu achten, dass an keinem künftigen Arbeitstag mehr als sechs Aufgaben fällig werden.

Schritt 2: Priorisierung der Aufgaben

Als nächstes ordnen Sie diese sechs Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit. Die Aufgabe mit der höchsten Priorität steht an erster Stelle, gefolgt von der zweitwichtigsten Aufgabe und so weiter. Diese Reihenfolge wird Ihnen helfen, am nächsten Morgen ohne Zögern zu starten. Anhand welcher Kriterien Sie die Priorisierung vornehmen, bleibt Ihnen überlassen. So können Sie die Priorisierung beispielsweise wie bei der Eisenhower-Matrix oder der ABC-Analyse anhand ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit priorisieren. Oder Sie geben denjenigen Aufgaben, die einen direkten Beitrag zur Zielerreichung leisten, deren Nichterledigung die schlimmsten Konsequenzen hat oder die den grössten Wert für das Unternehmen haben, die höchste Priorität und priorisieren die Aufgaben nach dem Pareto-Prinzip.
Unser Tipp: Legen Sie sich abends bereits alle Informationen bereit, die Sie für den nächsten Tag brauchen. So können Sie morgens direkt durchstarten.

Schritt 3: Arbeitsbeginn

Beginnen Sie am nächsten Tag sofort mit der ersten Aufgabe auf Ihrer Liste. Diese hat Vorrang vor allem anderen, wie z. B. Ihren E-Mails. Konzentrieren Sie sich ausschliesslich auf diese Aufgabe und arbeiten Sie daran, bis sie vollständig abgeschlossen ist. Vermeiden Sie Ablenkungen und Multitasking, um Ihre Effizienz zu maximieren. So nutzen Sie die Zeit des Tages, an der die meisten Menschen am produktivsten sind, und haben bald ein Erfolgserlebnis.
Denken Sie auch daran, Pausen einzulegen, um auch später am Tag optimale Leistung erbringen zu können. Idealerweise ist die erste Pause spätestens nach 45 Minuten.

Schritt 4: Aufgaben nach Priorität abarbeiten

Nachdem Sie die erste Aufgabe erledigt haben wird diese abgehakt und es wird an der nächsten Aufgabe gearbeitet. Allerdings kann es vorkommen, dass sich zwischenzeitlich die Prioritäten verändert haben oder sogar eine Aufgabe weggefallen ist. Daher ist es wichtig, dass die Priorität der restlichen Aufgaben kurz überprüft wird. Sollte dies notwendig werden, weil beispielsweise etwas unvorhergesehenes in Ihrem Projekt eingetreten ist, können jetzt auch neue Aufgaben eingeplant oder kurzfristige Schwierigkeiten gelöst werden. Sollten die Prioritäten gleichgeblieben sein, werden die Aufgaben einfach der Reihe nach abgearbeitet.

Schritt 5: Aufgaben übertragen

Es wird selten der Fall sein, dass die Fertigstellung aller sechs Aufgaben zeitgleich mit dem Arbeitsende eintrifft. Vielmehr sind oftmals am Ende des Tages noch nicht alle Aufgaben erledigt oder die Liste an Aufgaben ist bereits abgearbeitet, obwohl noch Arbeitszeit zur Verfügung steht. Letzterer Fall ist einfach, denn so haben Sie Zeit, die für andere Tätigkeiten genutzt werden kann. Sind allerdings am Ende des Arbeitstages noch Aufgaben von der Liste offen, sollten diese auf den nächsten Tag übertragen werden, sofern sie noch die erforderliche Priorität haben. Sie werden dann in der Aufgabensammlung für den nächsten Tag neu priorisiert.

Schritt 6: Wiederholung

Wiederholen Sie diesen Prozess jeden Tag. Durch die konsequente Anwendung der Ivy-Lee-Methode verbessern Sie Ihre Fähigkeit, wichtige Aufgaben zu erkennen, zu priorisieren und effizient abzuarbeiten. Mit der Zeit wird diese Methode Ihnen helfen, Ihre Produktivität und Ihren Fokus nachhaltig zu steigern.

Best Practice Tipps

• Das richtige Mass finden: Ivy Lee legte eine Anzahl von sechs Aufgaben für einen Arbeitstag fest. Diese Zahl ist eine gute Richtgrösse, da bei einem normalen Arbeitstag so für jede Aufgabe eine halbe bis dreiviertel Stunde Arbeitszeit eingeplant werden kann. Dies ist auch die Zeit, die sich die meisten Menschen effektiv auf eine Aufgabe fokussieren können, bevor sie eine Pause benötigen. Allerdings sollte auch bedacht werden, dass neben diesen Aufgaben auch Routinetätigkeiten wie beispielsweise das Lesen und Beantworten von E-Mails Ihre Zeit in Anspruch nehmen. Routineaufgaben gehören allerdings nicht auf die To-Do-Liste der Ivy-Lee-Methode. Notieren Sie also zu viele Aufgaben, die aufgrund von Routinearbeiten nicht innerhalb eines Arbeitstages erledigt werden können, kann das schnell demotivierend wirken. Aber auch zu wenige Aufgaben können sich negativ auf Ihre Leistung auswirken, wenn Sie das Gefühl bekommen, dass Ihre Aufgaben locker machbar sind. Daher ist es wichtig, die Anzahl an Aufgaben an Ihren Arbeitstag und Ihre Präferenzen anzupassen.
• Puffer und Routinetätigkeiten einplanen: Routinearbeiten sollten in Ihrem Tagesablauf fix eingeplant werden, beispielsweise zu einem Zeitfenster, an dem Ihre Konzentration meist etwas nachlässt. Ausserdem sollten Sie, wenn möglich, einen Puffer für unvorhergesehene Ereignisse einplanen. Ein guter Richtwert kann dabei die 60-40-Regel sein, die empfiehlt, 40 Prozent der Arbeitszeit für Unvorhergesehenes zu reservieren.
• Fokus und Konzentration: Minimieren Sie während der Bearbeitung einer Aufgabe möglichst alle Ablenkungen und arbeiten Sie ausschliesslich an dieser Aufgabe. Einige Tipps hierzu finden Sie in unserem Beitrag: Fokussiert durch den Arbeitstag
• Kombination mit anderen Methoden: Die Ivy-Lee-Methode lässt sich optimal mit anderen Methoden kombinieren. Nutzen Sie beispielsweise die Pomodoro-Technik, um die Aufgaben aus Ihrer Ivy-Lee-Liste in 25-minütigen Intervallen zu bearbeiten. Dies hilft, die Arbeit in überschaubare Einheiten zu unterteilen und regelmässige Pausen zu machen. Oder verwenden Sie die Eisenhower-Matrix zur anfänglichen Priorisierung Ihrer Aufgaben. Sind Ihre Aufgaben in die Quadranten der Matrix eingeordnet, können Sie einfach die sechs wichtigsten Aufgaben für Ihre Ivy-Lee-Liste auswählen. Auch ein Kanban-Board kann helfen, den Fortschritt Ihrer sechs Aufgaben visuell zu verfolgen. Teilen Sie das Board in Spalten wie „Zu erledigen“, „In Arbeit“ und „Erledigt“ und verschieben Sie die Aufgaben entsprechend.
• Aufgaben formulieren: Auf To-Do-Listen tendieren wir häufig dazu, nur Stichworte zu notieren. Daraus geht allerdings nicht hervor, was genau eine Aufgabe alles umfasst und was Sie dafür benötigen. Daher ist es wichtig die jeweiligen Aufgaben so klar und präzise wie möglich zu formulieren. Eine gut beschriebene Aufgabe erleichtert auch die Priorisierung und kann Sie dabei unterstützen, die Aufgabe tatsächlich motiviert anzugehen, anstatt zu prokrastinieren.

Fazit

Die Ivy-Lee-Methode ist eine bewährte Technik, um die eigene Produktivität und Effizienz im Arbeitsalltag zu steigern. Durch die Konzentration auf die wichtigsten Aufgaben und deren konsequente Abarbeitung können Sie nicht nur Ihre Ziele besser erreichen, sondern auch den Stress reduzieren. Mit nur sechs klar priorisierten Aufgaben pro Tag wird die Arbeitslast überschaubar und die Ergebnisse werden spürbar verbessert.

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