Tra le righe: Quando e come il Discorso Attenuato rende la leadership vincente

Che cos’è il discorso attenuato?

Il discorso attenuato si riferisce alla pratica di formulare affermazioni o istruzioni in modo da farle apparire meno dirette o vincolanti.
Spesso ciò avviene per educazione, rispetto o per evitare un conflitto.
Esistono sei livelli di linguaggio ammorbidito, che rappresentano diversi gradi di ammorbidimento nella comunicazione – dal linguaggio diretto a formulazioni indirette molto attente.

1. Comando (Command): “Spegni la luce”. Questa è la forma di comunicazione più diretta, in cui l’oratore dà un’istruzione chiara senza abbassare i toni o usare forme educate. Non c’è spazio per i fraintendimenti, ma la frase può essere percepita come troppo esigente o maleducata, soprattutto in contesti delicati.
2. Dichiarazione dichiarativa (Team Obligation Statement): “Dovremmo spegnere le luci”. Questo livello esprime un impegno collettivo e l’oratore include il gruppo o il team nella dichiarazione. Questo ammorbidisce il comando e crea un senso di responsabilità condivisa.
3. Suggerimento (Team Suggestion): “Potremmo spegnere la luce?”. L’oratore dà un suggerimento che lascia spazio a discussioni o obiezioni. Questa forma è più educata e meno diretta di un comando, ma è comunque relativamente chiara nelle sue intenzioni.
4. Domanda di preferenza (Query of Preference): “Non sarebbe meglio spegnere la luce?”. In questo caso viene posta una domanda per conoscere le preferenze dell’altra persona. Questa formulazione è ancora più indiretta e dà al destinatario la possibilità di esprimere la propria opinione.
5. Domanda prudente (Hint): “Non è un po’ troppo luminoso qui?”. L’oratore accenna solo alla preoccupazione senza esprimerla direttamente. Questa forma è molto cauta e indiretta, il che comporta il rischio che il messaggio non sia abbastanza chiaro e venga frainteso.
6. Accenno attenuato (Mitigated Hint): “Sarebbe utile se ci fosse un po’ più di buio qui”. Questa è la forma di comunicazione più attenuata, in cui l’oratore si limita ad accennare all’intenzione senza dichiararla direttamente. Questo livello è il più rischioso, poiché l’intenzione può essere facilmente trascurata o ignorata.

Perché si usa un linguaggio attenuato?

• Educazione e rispetto: un linguaggio più morbido aiuta a risparmiare i sentimenti dell’interlocutore rendendo la dichiarazione meno conflittuale.
  Questo è particolarmente importante nelle strutture gerarchiche, dove i subordinati vogliono rivolgersi ai loro superiori con rispetto, non possono contraddirli direttamente o non devono esprimere critiche chiare.
  Per non mettere a repentaglio la loro posizione e affrontare comunque punti importanti, spesso ricorrono a formulazioni indirette o attenuanti.
• Evitare i conflitti: In situazioni in cui possono sorgere tensioni o disaccordi, un linguaggio più morbido può aiutare a disinnescare potenziali conflitti attenuando il tono della conversazione.
• Mantenere l’armonia: le persone hanno un forte bisogno di essere accettate e apprezzate dagli altri.
  Dichiarazioni dirette o conflittuali potrebbero mettere a repentaglio questa esigenza, mettendo a dura prova il rapporto con l’interlocutore.
  Un linguaggio più morbido permette all’oratore di trasmettere il proprio messaggio senza correre il rischio di turbare l’armonia sociale.
• Incertezza o cautela: un linguaggio più morbido viene utilizzato anche quando non sei sicuro della giusta direzione o dell’accuratezza di un’affermazione o quando non vuoi apparire troppo esigente.
  Attenuando le affermazioni, ti proteggi da possibili errori, feedback critici o conseguenze negative.
• Impronta culturale: In molte culture, soprattutto nelle società collettiviste come quelle dell’Asia orientale, si dà molta importanza all’armonia e al mantenimento delle relazioni sociali.
  In questo caso, si usa spesso un linguaggio attenuato per salvare la faccia ed evitare il confronto diretto.
  In queste culture, la comunicazione indiretta è quindi la norma, mentre nelle culture individualiste, come quelle di molti paesi occidentali, si privilegia spesso una comunicazione più diretta.
• Ruoli di genere: Anche i ruoli di genere possono avere un impatto sull’uso del linguaggio attenuato.
  Gli studi dimostrano che le donne tendono a usare più spesso un linguaggio attenuato per essere percepite come collaborative ed empatiche, in quanto queste caratteristiche sono considerate socialmente desiderabili per le donne in molte culture.
  Gli uomini, invece, possono essere incoraggiati a comunicare in modo più diretto in alcuni contesti per essere visti come assertivi e forti.
• Norme professionali e sociali: In alcune professioni o gruppi sociali, il linguaggio attenuato può essere la norma.
  Ad esempio, nelle professioni in cui la comunicazione diplomatica o terapeutica è fondamentale (come la diplomazia o l’assistenza sanitaria), il linguaggio addolcito viene usato deliberatamente per affrontare in modo delicato le questioni difficili.

Quando il discorso è attenuato può portare a dei problemi

Quindi il linguaggio attenuato ha i suoi vantaggi e può essere molto utile.
Tuttavia, può anche comportare alcune difficoltà.

1. Fraintendimenti e interpretazioni errate: Un linguaggio più morbido può far sì che un messaggio non venga recepito in modo chiaro.
   Se le dichiarazioni sono troppo attenuate, ad esempio, c’è il rischio che non vengano prese sul serio dal destinatario, che vengano interpretate male o semplicemente ignorate.
   Ad esempio, un membro del team potrebbe non percepire una richiesta attenuata come urgente e non portare a termine un compito in tempo, oppure la persona a cui si rivolge potrebbe pensare che non sia affatto interessata o che non si tratti affatto di una richiesta.
2. Mancanza di chiarezza nella comunicazione: inoltre, un linguaggio attenuato può far sì che i membri del team non sappiano esattamente cosa ci si aspetta da loro.
   Questo può portare a confusione, inefficienza e ritardi.
3. Conflitti subliminali: il discorso attenuato è spesso utilizzato anche per evitare argomenti critici ma spiacevoli.
   Tuttavia, se i conflitti o i problemi non vengono affrontati direttamente attraverso il discorso attenuato, spesso rimangono irrisolti e possono mettere a dura prova le dinamiche del team a lungo termine.
   Ad esempio, se un membro del team ha costantemente prestazioni scarse ma il manager non affronta direttamente il problema, questo può portare a gravi problemi per l’intero team.
4. Indebolimento dell’autorità: i manager possono anche essere percepiti come deboli o insicuri se si affidano troppo a un linguaggio ammorbidito.
   Ad esempio, le istruzioni impartite con un tono insicuro ed edulcorato potrebbero non essere prese sul serio.

Il libro “Outliers” di Malcolm Gladwell cita un famoso studio dell’industria aeronautica che mostra le conseguenze fatali di un linguaggio attenuato.
Lo studio ha analizzato gli incidenti aerei in cui gli errori di comunicazione hanno avuto un ruolo significativo.
In molti di questi casi, i copiloti o altri membri dell’equipaggio erano troppo riluttanti o deferenti nei confronti del capitano per affrontare direttamente situazioni potenzialmente pericolose.

Esempio: un copilota ha notato un problema tecnico, ma lo ha segnalato in forma attenuata: “Sembra che ci sia un piccolo problema qui”.
Il capitano non ha preso l’avvertimento con la dovuta serietà, causando un disastro.

In questi casi, in particolare, il linguaggio attenuato può portare a fraintendimenti pericolosi per la vita o limitare la capacità di agire dei membri del team, in modo che non vengano prese le misure necessarie.
Quindi, se da un lato il discorso attenuato può essere utile in molte situazioni per mantenere le relazioni ed evitare i conflitti, dall’altro comporta rischi significativi quando è necessaria una comunicazione chiara e concisa.
I leader e i project manager devono essere consapevoli di questi rischi e promuovere una cultura in cui sia possibile un feedback aperto e diretto per evitare fraintendimenti e decisioni sbagliate.

Uso consapevole del linguaggio attenuato nella vita lavorativa di tutti i giorni

Utilizzando il discorso attenuato, manager e dipendenti possono mantenere una comunicazione positiva e produttiva nel loro lavoro quotidiano.
Tuttavia, per evitare possibili ambiguità o difficoltà, il discorso attenuato deve essere usato consapevolmente.
Alcune semplici regole possono essere d’aiuto in questo senso.

• Stabilisci obiettivi chiari: Prima di usare un linguaggio più morbido, deve essere chiaro l’obiettivo da raggiungere:
  • Creare o mantenere un ambiente di lavoro armonioso e mostrare rispetto e apprezzamento.
  • Affrontare argomenti delicati o feedback critici.
  • gerarchie e norme culturali.
  • Evita o de-escalizza i conflitti.
  • Promuovere la cooperazione e lo scambio di idee.
• Equilibrio tra educazione e chiarezza: sebbene sia importante comunicare con rispetto, il messaggio non deve essere così attenuato da risultare poco chiaro.
  Il giusto livello di franchezza deve essere mantenuto a seconda del contesto.
• Considera il contesto: Il linguaggio attenuato deve sempre essere utilizzato nel contesto della situazione.
  In situazioni di crisi o quando sono necessarie istruzioni precise, la comunicazione diretta è spesso più adatta.
  D’altra parte, il linguaggio attenuato è sempre necessario se il contesto culturale lo impone.
• Promuovere una cultura della comunicazione aperta: Nonostante l’uso occasionale di discorsi attenuati, in un’organizzazione dovrebbe essere incoraggiata una cultura della comunicazione aperta e onesta, in cui i dipendenti si sentano sicuri di esprimere i propri pensieri in modo chiaro e diretto.

Conclusione

Il discorso attenuato è un’arma a doppio taglio nella comunicazione, soprattutto nei contesti di leadership e di gestione dei progetti.
Se da un lato il discorso attenuato può aiutare a promuovere l’armonia e a evitare i conflitti, dall’altro comporta il rischio di fraintendimenti e di un processo decisionale inefficace.
I manager devono essere consapevoli delle dinamiche di questa forma di comunicazione e usarla in modo mirato per mantenere un equilibrio tra educazione e chiarezza.

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