Questi sono i documenti di progetto più importanti
Trasparenza ottimale con una documentazione di progetto coerente
Una documentazione di progetto accurata è la base per il successo dei progetti. Tuttavia, non ha senso documentare semplicemente tutto in modo disorganizzato. La documentazione di progetto dovrebbe piuttosto includere le informazioni e le decisioni essenziali, in modo che sia significativa e allo stesso tempo possa essere realizzata con uno sforzo ragionevole. I diversi settori, le diverse dimensioni delle aziende e i mutevoli requisiti dei progetti influenzano il contenuto e l’entità della documentazione necessaria. Ti presentiamo i cinque documenti fondamentali che, secondo la nostra esperienza, dovrebbero essere utilizzati in ogni progetto.
Vantaggi di una documentazione di progetto coerente
- Una migliore visione d'insieme: Una buona documentazione di progetto aiuta i dipendenti, i project manager e gli altri stakeholder a mantenere una chiara visione d'insieme.
- Aiutano a soddisfare i requisiti del progetto: I documenti di progetto ti aiutano a definire e supervisionare i requisiti e gli obiettivi di un progetto e quindi a garantire che il tuo progetto si muova sempre nella giusta direzione.
- Imparare dai progetti: una volta concluso il progetto, la documentazione ti aiuta ad analizzarne l’andamento e a trarne insegnamenti. Così puoi capire cosa ha funzionato bene, dove si sono verificati degli errori e dove erano necessarie delle modifiche. In questo modo potrai organizzare al meglio il tuo prossimo progetto.
A seconda delle diverse fasi del progetto servono documenti diversi. Per questo abbiamo suddiviso i vari documenti in base alle fasi del progetto: avvio, pianificazione, realizzazione e chiusura.
1. inizializzazione del progetto
1.1 Manuale del progetto
Il manuale di progetto contiene tutte le regole applicabili a un determinato progetto, oltre alle informazioni necessarie per la sua realizzazione. Offre così una rapida panoramica ai collaboratori o a chi è interessato e definisce tutte le basi. Questo documento viene solitamente redatto dal responsabile del progetto. A seconda della metodologia che usi per la gestione del progetto, i contenuti possono variare e anche il nome del documento cambia. Il manuale di progetto nella norma DIN 69901-5, ad esempio, nella PMBOK Guide è chiamato “Project Management Plan”, mentre in PRINCE2 è la “documentazione di gestione del progetto”.
Il manuale del progetto di solito contiene i seguenti punti:
- Definizione del progetto e obiettivi del progetto
- Struttura organizzativa del progetto con tutti i ruoli, le responsabilità e le persone di contatto.
- I dettagli dei membri del team e i loro contatti
- le regole del progetto, come gli strumenti da utilizzare, il software di gestione del progetto da utilizzare o il software per la documentazione del progetto, nonché i requisiti di comunicazione e documentazione
- un orario approssimativo
Tuttavia, il manuale del progetto può includere molto di più, come il business case, i requisiti di modifica o un glossario dei termini più importanti.
1.2 Assegnazione del progetto
Senza un mandato di progetto formale non dovrebbe esserci alcun progetto, perché è proprio questo documento a conferire al responsabile del progetto l’autorizzazione ufficiale a utilizzare le risorse e a spendere i fondi. Inoltre, in esso sono definiti con precisione l’obiettivo del progetto e le condizioni generali. A seconda dell’azienda e del progetto, l’incarico può essere solo una singola pagina con le informazioni più importanti oppure un documento completo. Questo incarico viene firmato dal committente e dal responsabile del progetto e costituisce quindi anche un contratto tra le due parti. Anche se nella pratica spesso si fa diversamente, siamo convinti che non si debba assolutamente rinunciare a un mandato di progetto scritto.
2. pianificazione
Piano del progetto
Un piano di progetto descrive cosa va realizzato nel progetto e comprende almeno la struttura del progetto. Spesso include anche il piano dei costi, il piano delle risorse e il cronoprogramma.
La struttura del progetto è la rappresentazione gerarchica di tutte le attività di un progetto, mentre il cronoprogramma illustra in modo strutturato lo svolgimento temporale del progetto. Le attività e le tappe fondamentali vengono organizzate tenendo conto delle interrelazioni, dei vincoli e dell’obiettivo del progetto. Il piano dei costi indica quali costi si prevede di sostenere in quale fase del progetto, mentre il piano delle risorse illustra le risorse necessarie per il progetto e il loro impiego.
3. realizzazione
Rapporto sullo stato del progetto
Il rapporto sullo stato del progetto aiuta i responsabili e i membri del team a farsi un’idea generale dell’andamento attuale di un progetto, a individuare problemi e rischi e a definire le misure da adottare. Inoltre, può essere utilizzato per informare le persone coinvolte sullo stato di avanzamento del progetto. Per questo motivo, un rapporto sullo stato del progetto redatto a intervalli regolari è uno strumento importante durante lo svolgimento dei tuoi progetti.
4. conclusione
Relazione finale del progetto
La conclusione di un progetto offre una buona occasione per riflettere e valutare il progetto appena concluso. In questo modo puoi assicurarti che il prossimo progetto abbia ancora più successo. Anche se si è facilmente tentati di iniziare subito il progetto successivo, vale quindi la pena dedicare un po’ di tempo alla stesura di un rapporto di chiusura del progetto. Il rapporto finale di progetto funge anche da conferma scritta che tutte le parti coinvolte hanno approvato il progetto completato – in altre parole, che il progetto realizzato ha soddisfatto tutti gli obiettivi e le aspettative. Poiché il rapporto finale di progetto rappresenta in questo modo la controparte del mandato di progetto, viene firmato sia dal committente che dal responsabile del progetto.
Conclusione
Con questi cinque documenti di progetto, sei ben equipaggiato per portare a termine con successo i tuoi progetti e ottenere il massimo da essi: l'unica domanda che rimane è dove conservare questi documenti in modo che siano sempre a disposizione del tuo team, degli stakeholder e di te stesso.
La soluzione migliore è un software di gestione dei progetti con gestione dei documenti integrata. Questo ti permette di archiviare tutti i documenti importanti direttamente all’interno del progetto, delle singole attività o dei compiti. In questo modo, i documenti importanti sono sempre disponibili, ovunque ti trovi e in un attimo, poiché sono archiviati e accessibili centralmente. Inoltre, puoi stabilire chi ha l’autorizzazione a visualizzare o modificare i documenti e la pratica funzione di controllo delle versioni rende le modifiche tracciabili.
Scopri di più sul software di gestione dei progetti myPARM:
Vuoi conoscere myPARM in una demo? Allora fissa subito un appuntamento con noi!