Estos son los documentos más importantes del proyecto

Una documentación rigurosa del proyecto para tener una visión general óptima

Ventajas de llevar una documentación rigurosa de los proyectos

• Mayor claridad: una buena documentación del proyecto ayuda a los empleados, a los responsables del proyecto y al resto de partes interesadas a mantener una visión clara de la situación.
• Ayuda para cumplir los requisitos del proyecto: los documentos del proyecto te ayudan a definir y tener una visión general de los requisitos y objetivos del mismo, asegurándote así de que tu proyecto vaya siempre por el buen camino.
• Aprender de los proyectos: una vez finalizado el proyecto, la documentación te ayuda a analizar su desarrollo y a aprender de él. Así podrás identificar qué ha salido bien, dónde se han cometido errores y dónde era necesario introducir cambios. De esta forma, podrás diseñar tu próximo proyecto de la mejor manera posible.

En cada fase del proyecto se necesitan documentos distintos. Por eso, hemos clasificado los distintos documentos según las fases del proyecto: inicialización, planificación, ejecución y cierre.

1. Puesta en marcha del proyecto

1.1 Manual del proyecto

El manual del proyecto incluye todas las normas que se aplican a un proyecto concreto, así como la información necesaria para llevarlo a cabo. De este modo, ofrece una visión general rápida para los empleados o las personas interesadas y establece todas las bases. Este documento lo suele elaborar el responsable del proyecto. Dependiendo de la metodología que utilices para la gestión de proyectos, los contenidos pueden variar y también cambia el nombre del documento. El manual del proyecto de la norma DIN 69901-5, por ejemplo, se denomina «Plan de gestión del proyecto» en la Guía del PMBOK y «Documentación de dirección del proyecto» en PRINCE2.

Normalmente, el manual del proyecto incluye los siguientes puntos:

• Definición y objetivos del proyecto
• Estructura organizativa del proyecto con todas las funciones, responsabilidades y personas de contacto
• Datos de los miembros del equipo y sus datos de contacto
• las normas del proyecto, como por ejemplo las herramientas que hay que usar, el software de gestión de proyectos o el de documentación del proyecto, así como las directrices de comunicación y documentación
• un calendario aproximado

Pero el manual del proyecto puede incluir muchas más cosas, como por ejemplo el análisis de viabilidad, los requisitos de cambio o incluso un glosario con los términos más importantes.

1.2 Objetivos del proyecto

No debería haber ningún proyecto sin un encargo formal, ya que este documento es lo que le da al responsable del proyecto la autorización oficial para usar recursos y gastar dinero. Además, en él se establecen con precisión el objetivo del proyecto y las condiciones generales. Dependiendo de la empresa y del proyecto, el encargo puede ser solo una página con lo más importante o un documento más extenso. Este encargo lo firman tanto el cliente como el responsable del proyecto, por lo que también es un contrato entre ambas partes. Aunque en la práctica a menudo se haga de otra manera, estamos convencidos de que no se debería prescindir bajo ningún concepto de un encargo de proyecto por escrito.

2. Planificación

Plan del proyecto

Un plan de proyecto describe lo que se va a llevar a cabo en el proyecto e incluye, como mínimo, el árbol de estructura del proyecto. A menudo también incluye el presupuesto, el plan de recursos y el calendario.
El árbol de estructura del proyecto es la representación jerárquica de todas las tareas de un proyecto, mientras que el calendario muestra de forma estructurada el desarrollo temporal del proyecto. Las actividades y los hitos se organizan teniendo en cuenta las relaciones entre ellas, las condiciones marco y el objetivo del proyecto. El plan de costes indica qué costes se prevé que se generen en cada momento del proyecto, mientras que el plan de recursos muestra los recursos necesarios para el proyecto y su asignación.

4. Conclusión

Informe final del proyecto

La finalización de un proyecto es una buena oportunidad para reflexionar y evaluar el proyecto que acabas de terminar. Así te aseguras de que el próximo proyecto tenga aún más éxito. Aunque a veces te dan ganas de empezar ya mismo con el siguiente proyecto, vale la pena dedicar un poco de tiempo a redactar un informe de cierre del proyecto. El informe de cierre del proyecto sirve también como confirmación por escrito de que todas las partes implicadas han dado el visto bueno al proyecto finalizado, es decir, de que el proyecto llevado a cabo ha cumplido todos los objetivos y expectativas. Dado que el informe de cierre del proyecto es, por tanto, la contrapartida del encargo del proyecto, también lo firman el cliente y el responsable del proyecto.

Conclusión

Con estos cinco documentos de proyecto, estás bien preparado para llevar a cabo tus proyectos con éxito y sacarles el máximo partido; solo queda por decidir dónde guardarlos para que tu equipo, las partes interesadas y tú mismo podáis acceder a ellos en cualquier momento.

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