Gestione del progetto ABC: P per PRINCE2

Successo del progetto con il metodo PRINCE2

Cos’è PRINCE2?

PRINCE2, acronimo di “PRojects IN Controlled Environments”, è un metodo riconosciuto a livello internazionale per la gestione dei progetti. Sviluppato dal governo britannico, PRINCE2 fornisce un approccio strutturato alla pianificazione, all’implementazione e al monitoraggio di progetti di qualsiasi dimensione e complessità.
Il metodo si basa su sette principi fondamentali progettati per garantire che i progetti siano realizzati in modo efficace ed efficiente. Inoltre, PRINCE2 definisce anche sette processi che vengono seguiti durante l’intero ciclo di vita del progetto. Ciascuno di questi processi ha obiettivi, attività e risultati chiari per garantire che il progetto rimanga in pista e raggiunga i risultati desiderati.
Oltre ai principi e ai processi, PRINCE2 identifica sette pratiche che devono essere considerate in ogni progetto, garantendo che tutti gli aspetti importanti del progetto siano presi in considerazione e gestiti per garantire il successo del progetto.

I sette principi di PRINCE2

PRINCE2 si basa su sette principi fondamentali che non devono essere cambiati se un progetto deve essere implementato utilizzando questo metodo. Tuttavia, questi principi sono formulati in termini così generali che possono essere applicati a qualsiasi progetto e a qualsiasi azienda. Un progetto può essere gestito solo da PRINCE2 se tutti questi principi fondamentali vengono rispettati.

1. Giustificazione aziendale continua (Continued Business Justification):

Ogni progetto deve avere una chiara ragione per la sua implementazione, una necessità e un beneficio sostenibile per il cliente. Allo stesso tempo, è giustificato solo se soddisfa continuamente le esigenze dell’azienda. Ciò significa che durante tutto il progetto deve essere regolarmente verificato se il progetto soddisfa ancora i requisiti e gli obiettivi aziendali. Se questi cambiano o il progetto non è più giustificato, dovrebbe essere adattato o interrotto completamente.

2. Apprendere dall’esperienza (Learn from Experience):

Questo principio sottolinea l’importanza del miglioramento continuo apprendendo dalle esperienze passate. I team di progetto dovrebbero documentare, analizzare e applicare le loro esperienze ai progetti futuri per evitare di ripetere errori e utilizzare le migliori pratiche.

3. Ruoli e responsabilità definite (Defined Roles and Responsibilities):

Tutti i ruoli e le responsabilità di un progetto devono essere chiaramente definiti e comunicati prima dell’inizio del progetto. In questo modo, ogni membro del team sa esattamente quali sono i propri compiti e quali responsabilità ha per consentire una collaborazione e una presa di decisioni efficaci. Allo stesso tempo, possono essere rappresentati gli interessi dei vari stakeholder.

4. Controllo tramite fasi di gestione (Manage by Stages):

Ogni progetto PRINCE2 è diviso in fasi che sono pianificate, monitorate e gestite separatamente. Questo permette di identificare e risolvere i problemi in una fase precoce e mantenere il controllo del progetto.

5. Gestire per eccezione (Manage by Exception):

Per ogni obiettivo del progetto vengono definite tolleranze. Queste a loro volta determinano l’ambito di azione per le autorizzazioni. Ciò consente ai team di progetto di lavorare in modo efficiente e prendere decisioni anche in caso di piccole deviazioni. Tuttavia, se i limiti di tolleranza vengono superati o le deviazioni sono troppo grandi, è necessaria un’escalation o una decisione da parte degli stakeholder.

6. Orientamento verso il prodotto (Focus on Products):

I progetti PRINCE2 sono orientati alla definizione e alla consegna di prodotti, con un focus sui loro requisiti di qualità. Ciò garantisce che il progetto crei un chiaro valore aggiunto per l’azienda e offra i risultati desiderati.

7. Personalizzazione per adattarsi all’ambiente del progetto (Tailor to suit the Project Environment):

Ogni progetto ha requisiti specifici in termini di ambiente, scopo, complessità, importanza, prestazioni o rischio. È quindi importante adattare il metodo alla particolare azienda o al progetto per ottenere i migliori risultati possibili.

Le sette pratiche di PRINCE2

Le sette pratiche di PRINCE2, precedentemente conosciute come i sette temi, sono importanti aspetti della gestione dei progetti che devono essere continuamente affrontati durante l’esecuzione di ciascun progetto per garantire che il progetto sia portato a termine in modo efficace:

• Business Case: Il business case è la motivazione per il progetto e stabilisce le ragioni commerciali per intraprendere il progetto. Descrive i benefici attesi, i costi, i rischi e il ritorno sugli investimenti (ROI) del progetto. Il business case viene monitorato e aggiornato durante l’intero ciclo di vita del progetto per garantire che il progetto continui a essere giustificato.
• Organizzazione: L’organizzazione descrive la struttura del team di progetto e i ruoli e le responsabilità dei membri del team. Include anche le relazioni tra il team di progetto e gli stakeholder pertinenti.
• Qualità: L’argomento della qualità è finalizzato a garantire che i prodotti o i risultati del progetto rispettino gli standard di qualità concordati. Include la definizione dei criteri di qualità, il monitoraggio della qualità del prodotto durante il progetto e il garantire che gli standard di qualità siano rispettati.
• Piani: I piani descrivono come il progetto deve essere portato avanti, inclusi i tempi, le risorse, i costi e i rischi. Ci sono diversi tipi di piani in PRINCE2, come il piano di progetto, i piani di fase, il piano di consegna del prodotto o il piano di comunicazione. Questi piani forniscono una mappa per il progetto e aiutano a monitorare i progressi e a mantenere il progetto in carreggiata.
• Rischi: L’argomento dei rischi tratta l’identificazione, la valutazione, il trattamento e il monitoraggio dei rischi nel progetto. I rischi possono essere ostacoli potenziali o problemi che potrebbero compromettere il successo del progetto. La gestione efficace dei rischi aiuta a identificare e risolvere i problemi in una fase precoce e a mantenere il progetto in carreggiata.
• Cambiamenti: Questo argomento tratta la gestione dei cambiamenti al progetto, inclusi i cambiamenti di scopo, requisiti, pianificazione o budget. I cambiamenti devono essere valutati, approvati e documentati accuratamente per garantire che non compromettano gli obiettivi del progetto.
• Progresso: Il progresso è finalizzato al monitoraggio e alla misurazione del progresso del progetto rispetto alla pianificazione, al budget e allo scopo previsti. Vengono effettuati regolari rapporti di stato e revisioni per garantire che il progetto rimanga in carreggiata e che eventuali deviazioni possano essere identificate e corrette in tempo utile. Questo aspetto descrive anche il processo decisionale per l’accettazione dei piani e il processo di escalation se il progetto non procede secondo i piani.

I principali processi di PRINCE2

I principali processi di PRINCE2 suddividono l’intero ciclo di vita di un progetto in fasi e passaggi chiaramente definiti, semplificando così la gestione del progetto:

1. Preparazione di un progetto (Starting Up a Project – SU):

In questo processo, viene prima determinata la fattibilità del progetto prima di essere progettato e avviato. Vengono definiti gli obiettivi, lo scopo, i rischi e l’organizzazione del progetto. Il cliente riceve il mandato del progetto e viene nominato un project manager. Viene anche determinato il team di gestione del progetto. Alla fine del processo di avvio, viene redatto il mandato del progetto, che costituisce la base per la pianificazione e l’implementazione del progetto. Le ragioni per il progetto, il suo scopo e l’approccio alla soluzione sono documentati in una descrizione del progetto. Viene anche pianificata la fase di iniziazione.

2. Direzione di un progetto (Directing a Project – DP):

Questo processo coinvolge il monitoraggio e il controllo del progetto al più alto livello da parte del comitato di gestione del progetto, o comitato direttivo. Il comitato di gestione del progetto riceve regolari rapporti di stato e decide sulle modifiche al progetto per garantire che il progetto raggiunga gli obiettivi aziendali e rimanga entro le tolleranze concordate. In questo processo viene approvata l’inizio del progetto, ma anche il completamento del progetto. Questo processo è quindi parte di tutte le fasi del progetto.

3. Avvio di un progetto (Initiating a Project – IP):

In questo processo vengono redatti piani dettagliati per il progetto. Il business case, gli obiettivi del progetto, le risorse, i rischi e la qualità vengono ulteriormente specificati. Viene sviluppato un piano di progetto dettagliato, che costituisce la base per il monitoraggio e il controllo del progetto. Viene ufficialmente nominato il project manager e vengono chiaramente definite le sue mansioni e responsabilità.

4. Controllo di una fase (Controlling a Stage – CS):

Questo processo si occupa del monitoraggio e del controllo del lavoro all’interno di ciascuna fase del progetto o “fase”. Il project manager monitora il progresso del lavoro, identifica e risolve i problemi, verifica la qualità del lavoro e aggiorna il piano del progetto secondo necessità. Il comitato di gestione del progetto riceve regolari rapporti di stato e decide sulle modifiche al progetto. Questo processo descrive quindi la gestione quotidiana da parte del project manager.

5. Gestione della consegna del prodotto (Managing Product Delivery – MP):

Questo processo si occupa della consegna dei prodotti o dei deliverable del progetto. Il lavoro è gestito dai responsabili del team che sono responsabili della consegna dei prodotti concordati. Il project manager monitora il progresso, risolve i problemi e si assicura che i prodotti rispettino gli standard di qualità concordati.

6. Gestione di un confine di fase (Managing a Stage Boundary – SB):

Questo processo segna la fine di una fase del progetto e la transizione alla successiva. Il project manager prepara una relazione di fine fase che riassume lo stato della fase e un piano di progetto aggiornato per la fase successiva. Il comitato di gestione del progetto esamina la relazione e approva il progresso del progetto.

7. Chiusura di un progetto (Closing a Project – CP):

In questo processo, il progetto viene formalmente chiuso. Vengono riesaminati gli obiettivi del progetto, i prodotti finali vengono consegnati e vengono preparati i rapporti finali. Viene redatta una relazione sull’apprendimento delle lezioni che documenta le esperienze e le conclusioni del progetto, che possono essere utili per i progetti futuri. Viene chiuso formalmente il contratto del progetto e il team del progetto viene sciolto.

PRINCE2 è agile?

PRINCE2 è un metodo molto flessibile che enfatizza fortemente l’adattamento all’ambiente progettuale rispettivo. Tuttavia, PRINCE2 fa parte della gestione tradizionale dei progetti. Per supportare le organizzazioni nell’esecuzione dei progetti in ambienti complessi e in rapido cambiamento, è stato sviluppato PRINCE2 Agile come estensione del metodo che integra i principi PRINCE2 con approcci agili.
Essenzialmente, PRINCE2 Agile integra i principi, le pratiche e i processi di PRINCE2 con approcci agili come Scrum, Kanban o Lean Startup. Ciò consente ai team di progetto di mantenere la struttura di PRINCE2 applicando pratiche agili come consegna incrementale, feedback regolari e miglioramento continuo. PRINCE2 Agile descrive quindi come e dove il metodo originale può essere adattato per combinare ottimamente con approcci agili. Ad esempio, l’approccio CYNEFIN viene utilizzato per determinare il grado di complessità e incertezza di un progetto, o le dimensioni della gestione del progetto (tempo, costi, qualità, rischi, portata, benefici) vengono rese flessibili con HEXAGON.

Conclusione

PRINCE2 è particolarmente adatto per progetti che richiedono una struttura chiara, governance e controllo. Poiché il metodo è molto flessibile, può essere adattato a una vasta gamma di progetti e organizzazioni ed è quindi adatto per progetti grandi e complessi, progetti con deliverable definiti, progetti con stakeholder esterni, progetti con cicli di vita lunghi, progetti in settori regolamentati o progetti con elevati livelli di incertezza. Con la sua struttura chiara, ruoli e responsabilità definiti e enfasi sul miglioramento continuo, PRINCE2 offre un metodo comprovato e popolare per la consegna di progetti con successo.

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