Ecco come garantire un passaggio di consegne ottimale dei tuoi progetti

Rilassati in vacanza con la consapevolezza che il tuo progetto è in buone mani

1. determinare la rappresentazione

Durante il periodo di ferie, i tuoi compiti dovrebbero essere affidati a un sostituto. Mentre nella maggior parte dei reparti di un’azienda c’è una regola chiara su chi sostituisce chi, nel lavoro di progetto non è detto che sia così. Anzi, i progetti richiedono un sostituto che, se possibile, abbia già familiarità con il lavoro sui progetti e con il tuo progetto specifico. In questo modo eviterai che, durante la tua assenza, si verifichino errori gravi dovuti alla mancanza di conoscenza. Per questo può essere utile scegliere come sostituto qualcuno del tuo team di progetto. Se il sostituto che hai scelto non ha abbastanza tempo a disposizione, a causa dei propri impegni, per assumersi tutti i tuoi compiti, puoi anche designare più sostituti per diverse aree di responsabilità.
In ogni caso, è importante comunicare chiaramente compiti e responsabilità all’interno del tuo team di progetto.

Consegna del 2° progetto

Prepara una panoramica sullo stato attuale del tuo progetto. In essa dovrebbero essere inclusi anche i seguenti punti:

• Attività e punti attualmente aperti
• Problemi tipici
• Priorità e compiti rimandati
• Date e tappe importanti
• Rischi attuali
• Linee guida per riunioni, processi e documentazione
• Persone di contatto e responsabilità

Questa lista ti aiuterà durante il passaggio di consegne prima delle ferie. Prenditi il tempo necessario per informare accuratamente il tuo sostituto sul progetto e spiegargli cosa ti aspetti da lui. Consegna anche la panoramica che hai preparato in precedenza, così chi ti sostituisce potrà controllare in qualsiasi momento durante le ferie se il progetto è ancora sulla buona strada e se tutti i punti importanti sono stati rispettati. Ma abbi fiducia anche nelle capacità di chi ti sostituisce: non è necessario pianificare ogni singola operazione nei minimi dettagli. Allo stesso tempo, dovresti approfittare del passaggio di consegne per fissare una data per la riconsegna del progetto. In questo modo, al tuo ritorno potrai riprendere il progetto con calma e ricevere tutte le informazioni importanti dal tuo sostituto.

Dovresti considerare i seguenti punti quando consegni il progetto:

• Organizza bene il passaggio di consegne: così, da un lato, non dimenticherai nessun punto importante e, dall’altro, metterai a proprio agio chi ti sostituisce durante le ferie. Una struttura chiara ti aiuta anche a trasmettere tutte le informazioni necessarie in modo comprensibile e trasparente.
• Tieni conto delle conoscenze dell’interlocutore: chi ti sostituisce durante le ferie fa parte del tuo team di progetto? Fantastico, perché in questo caso ti basterà spiegare solo i punti più importanti a cui prestare attenzione. Se invece il tuo interlocutore non ha molta familiarità con il tuo progetto o con la gestione dei progetti, dovresti spiegare tutto in modo più dettagliato.
• Seleziona i compiti: per non sovraccaricare chi ti sostituisce, è meglio affidargli solo i compiti che devono assolutamente essere portati a termine durante il periodo di ferie. Tieni presente che il tuo sostituto ha anche i propri compiti da sbrigare e probabilmente non sarà molto entusiasta se dovrà occuparsi esclusivamente delle tue mansioni. Rimanda quindi i compiti minori, che al momento non sono così importanti, a dopo le tue ferie.
• Controlla le autorizzazioni: prima di affidare i compiti, assicurati che il tuo sostituto abbia già tutte le autorizzazioni necessarie per svolgere i compiti in tua assenza. Può trattarsi di diritti di accesso digitali, come ad esempio a unità disco, caselle di posta elettronica o al tuo progetto nel software di gestione dei progetti, ma anche di autorizzazioni generali, come ad esempio i poteri di firma. Se dovessero mancare autorizzazioni importanti, dovresti occupartene prima di partire e informare il tuo sostituto di queste nuove autorizzazioni
• Rispondi alle domande: prenditi tutto il tempo necessario per rispondere a tutte le domande del tuo sostituto e chiedi se c’è bisogno di ulteriori chiarimenti. In questo modo potrai essere sicuro che il tuo interlocutore abbia capito tutti i punti importanti.

Quando devi raccogliere le informazioni necessarie per il passaggio di consegne durante le ferie, un software di gestione dei progetti può esserti di grande aiuto. Qui puoi avere una visione d’insieme sia dell’intero progetto che delle singole attività. Sono elencate sia le scadenze importanti che gli eventuali rischi. Inoltre, puoi archiviare documenti e informazioni relative alle singole attività. Questa funzione non è utile solo per il passaggio di consegne durante le ferie, ma anche quando il tuo sostituto annota informazioni importanti durante la tua assenza, così al tuo ritorno potrai avere subito una panoramica dello stato attuale del tuo progetto.

3. informare le parti interessate

Il tuo sostituto durante le ferie e il tuo team di progetto sanno già tutto quello che serve. Ora dovresti informare anche tutti gli altri stakeholder della tua assenza e del tuo sostituto. Per evitare malintesi e seccature, i reparti interni, i partner di progetto, i clienti o i fornitori dovrebbero sapere a chi rivolgersi durante la tua assenza e quando tornerai. Hai più sostituti durante il periodo di ferie? Allora prepara un elenco con i dati di contatto di tutte le persone di riferimento e invialo alle parti interessate.

4. preparare il posto di lavoro

Soprattutto prima di assenze prolungate, gli ultimi giorni in ufficio sono di solito molto frenetici. Tuttavia, dovresti comunque dedicare un po’ di tempo a preparare la tua postazione di lavoro.

• Sbrigare le faccende in sospeso: stai rimandando da tempo i compiti più piccoli e meno importanti o le cose che non ti piace fare? Allora dovresti prenderti un po’ di tempo adesso per sbrigare queste faccende. Così non avrai rimorsi di coscienza durante le vacanze e, al tuo ritorno, non ti ritroverai con una lista inutilmente lunga di cose da fare.
  
• Prepara la tua casella di posta: se hai ancora email non lette e richieste in sospeso, questa sarebbe un’ottima occasione per occupartene. Al tuo ritorno ti aspetterà sicuramente una montagna di nuovi messaggi da leggere e a cui rispondere. Se però metti in ordine la tua casella di posta prima di partire, il numero ti sembrerà minore e meno opprimente. Cogli anche l’occasione per impostare un messaggio di assenza dal lavoro nel tuo programma di posta elettronica.
  
• Deviare le chiamate: prima di lasciare l’ufficio la sera prima di partire per le vacanze, ricordati assolutamente di deviare le chiamate al tuo sostituto. È consigliabile non essere reperibile per eventuali richieste durante le vacanze, così potrai rilassarti al meglio. Se però il tuo progetto è in una fase critica, puoi comunicare i tuoi recapiti al tuo sostituto. In questo caso, però, dovresti definire con estrema precisione quando e per quali questioni puoi essere contattato, per evitare che il tuo telefono squilli senza sosta e che ti chiamino per cose di poco conto.
• Riordinare: di sicuro non vuoi ritrovarti con una scrivania in disordine al tuo ritorno. Per questo è utile mettere in ordine la scrivania prima di partire per le vacanze. Dato che durante la tua assenza potrebbe accumularsi un bel po’ di posta sulla scrivania, non solo i tuoi colleghi apprezzeranno una scrivania in ordine, ma anche tu ne sarai felice al tuo ritorno. Quindi metti in ordine i documenti, lava i piatti usati e pulisci la scrivania.
• Il nostro consiglio: per evitare che la posta e i documenti si accumulino in modo disordinato sulla tua scrivania, puoi sistemare diversi cestini porta-documenti, ad esempio per i documenti urgenti o quelli informativi. Questo ti aiuterà, al ritorno dalle vacanze, ad avere subito una panoramica dei punti più importanti.

5. goditi la tua vacanza

Anche se a volte è difficile: la tua vacanza serve per riposarti ed è proprio per questo che dovresti approfittarne. Quindi non dovresti essere raggiungibile né al telefono né via e-mail e non dovresti controllare o rispondere continuamente ai messaggi. È molto probabile che, durante la tua assenza, non tutto vada esattamente come avresti voluto. Tuttavia, dato che hai organizzato alla perfezione il passaggio di consegne, puoi rilassarti e stare tranquillo: il tuo sostituto e il tuo team di progetto faranno un ottimo lavoro.

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