Así es como se consigue un traspaso óptimo de tus proyectos

Disfruta de tus vacaciones tranquilo, sabiendo que tu proyecto está en buenas manos

1. Establecer la sustitución

Tus tareas deberían ser asumidas por un sustituto durante las vacaciones. Aunque en la mayoría de los departamentos de una empresa hay normas claras sobre quién sustituye a quién, en el trabajo por proyectos no tiene por qué ser así. De hecho, los proyectos necesitan un sustituto que, a ser posible, ya esté familiarizado con el trabajo en proyectos y con tu proyecto en concreto. Así evitas que, durante tu ausencia, se cometan errores graves por desconocimiento. Por eso, puede ser una buena idea designar a alguien de tu equipo de proyecto como sustituto. Si tu sustituto ideal no tiene tiempo suficiente para hacerse cargo de todas tus tareas debido a sus propias responsabilidades, también puedes designar a varios sustitutos para diferentes áreas de responsabilidad.
En cualquier caso, es importante que comuniques con claridad las tareas y responsabilidades dentro de tu equipo de proyecto.

2. Entregar el proyecto

Haz un resumen del estado actual de tu proyecto. Además, debería incluir los siguientes puntos:

• tareas y cuestiones pendientes en este momento
• problemas habituales
• prioridades y tareas aplazadas
• fechas importantes y hitos
• riesgos actuales
• Directrices sobre reuniones, procesos y documentación
• Personas de contacto y responsabilidades

Esta lista te ayudará con el traspaso de tareas antes de irte de vacaciones. Tómate tu tiempo para informar detalladamente a tu sustituto sobre el proyecto y explicarle qué esperas de él. Entrega también el resumen que has preparado previamente, para que tu sustituto pueda comprobar en cualquier momento durante las vacaciones si el proyecto sigue por buen camino y si se han tenido en cuenta todos los puntos importantes. Pero confía también en las capacidades de tu sustituto: no hace falta que planifiques cada paso hasta el más mínimo detalle. Al mismo tiempo, deberías aprovechar el traspaso del proyecto para fijar una fecha para la entrega del mismo. Así podrás retomar tu proyecto con tranquilidad a tu vuelta y recibir toda la información importante de tu sustituto.

A la hora de entregar el proyecto, deberías tener en cuenta lo siguiente:

• Organiza bien el traspaso: así, por un lado, no te olvidarás de nada importante y, por otro, tu sustituto se sentirá más tranquilo. Una estructura clara también te ayudará a transmitir toda la información necesaria de forma clara y transparente.
• Ten en cuenta sus conocimientos: ¿tu sustituto durante las vacaciones es un miembro de tu equipo de proyecto? Genial, porque entonces solo tendrás que explicarle los aspectos más importantes a los que hay que prestar atención. Sin embargo, si la persona con la que hablas no está muy familiarizada con tu proyecto o con la gestión de proyectos, deberías explicárselo todo con más detalle.
• Selecciona las tareas: para no sobrecargar a tu sustituto, es mejor que solo le pases las tareas que sea imprescindible hacer durante tus vacaciones. Ten en cuenta que tu sustituto también tiene sus propias tareas que hacer y que probablemente no le haga mucha gracia tener que dedicarse exclusivamente a las tuyas. Por eso, deja las tareas más pequeñas y menos importantes para después de tus vacaciones.
• Comprueba los permisos: antes de delegar, asegúrate de que la persona que te sustituya ya tiene todos los permisos necesarios para poder realizar las tareas en tu ausencia. Pueden ser derechos de acceso digitales, como por ejemplo a unidades de disco, buzones de correo electrónico o tu proyecto en el software de gestión de proyectos, pero también permisos generales, como por ejemplo la facultad de firmar. Si faltan permisos importantes, deberías ocuparte de ello antes de irte de vacaciones e informar a tu sustituto de estos nuevos derechos.
• Responde a las preguntas: Tómate el tiempo necesario para responder a todas las preguntas de la persona que te sustituye durante tus vacaciones y pregúntale si hay algo que necesite aclararse. Así te asegurarás de que tu interlocutor haya entendido todos los puntos importantes.

A la hora de recopilar la información necesaria para el traspaso de vacaciones, un programa de gestión de proyectos te puede ser de gran ayuda. En él podrás tener una visión general tanto del proyecto completo como de las tareas individuales. Se incluyen las fechas importantes, así como los posibles riesgos. Además, puedes guardar documentos e información sobre cada proceso. Esta función no solo es útil para el traspaso durante las vacaciones, sino que también resulta muy práctica cuando tu sustituto anota información importante durante tu ausencia, para que, al volver, puedas hacerte rápidamente una idea del estado actual de tu proyecto.

3. Informar a las partes interesadas

Tu sustituto durante las vacaciones y tu equipo de proyecto ya saben todo lo necesario. Ahora solo te queda informar al resto de personas implicadas de tu ausencia y de quién te sustituye. Para evitar malentendidos y molestias, los departamentos internos, los socios del proyecto, los clientes o los proveedores deben saber a quién pueden dirigirse mientras estás fuera y cuándo vas a volver. ¿Tienes varios sustitutos durante las vacaciones? Entonces, haz una lista con los datos de contacto de todas las personas de contacto relevantes y envíala a las partes interesadas.

4. Preparar el puesto de trabajo

Sobre todo antes de ausencias prolongadas, los últimos días en la oficina suelen ser muy ajetreados. Sin embargo, deberías dedicar un rato a preparar tu puesto de trabajo.

• Pon al día las tareas pendientes: ¿Llevas tiempo posponiendo esas pequeñas tareas menos importantes o cosas que no te apetece mucho hacer? Pues deberías tomarte ahora un rato para hacerlas. Así no tendrás remordimientos durante tus vacaciones y, al volver, no te encontrarás con una lista innecesariamente larga de cosas que hacer.
  
• Prepara tu bandeja de entrada: si aún tienes correos sin leer o consultas pendientes, esta sería una buena ocasión para ponerte al día. A tu vuelta, seguro que te espera un montón de mensajes nuevos que leer y responder. Pero si tienes el buzón ordenado antes de irte de vacaciones, el número te parecerá menor y no te abrumará tanto. Aprovecha también para configurar un mensaje de ausencia en tu programa de correo electrónico.
  
• Desviar el teléfono: Antes de salir de la oficina la noche antes de tus vacaciones, no te olvides de desviar tu teléfono a la persona que te sustituya. Es recomendable no estar disponible para consultas durante las vacaciones, para que puedas descansar al máximo. Sin embargo, si tu proyecto está en una fase crítica, puedes facilitarle tus datos de contacto a la persona que te sustituya. En ese caso, debes definir muy bien cuándo y por qué asuntos se te puede contactar, para evitar que tu teléfono no pare de sonar y te llamen por tonterías.
• Ordenar: Seguro que no te apetece volver a un lugar de trabajo desordenado. Por eso, te conviene ordenar tu escritorio antes de irte de vacaciones. Como es posible que se acumule mucho correo en tu escritorio mientras estás fuera, no solo tus compañeros agradecerán que lo tengas ordenado, sino que tú también te alegrarás de verlo así cuando vuelvas. Así que pon en orden los papeles, recoge los platos que hayas usado y limpia tu escritorio.
• Nuestro consejo: para evitar que el correo y los documentos se acumulen desordenados en tu escritorio, puedes colocar varias cestas de archivo, por ejemplo, para documentos urgentes o para documentos informativos. Esto te ayudará, al volver de las vacaciones, a hacerte una idea rápida de lo más importante.

5. Disfruta de tus vacaciones

Aunque a veces cueste: tus vacaciones están pensadas para descansar y es precisamente para eso para lo que debes aprovecharlas. Así que no deberías estar localizable ni por teléfono ni por correo electrónico, ni estar constantemente revisando o respondiendo a tus mensajes. Es muy probable que, mientras estés fuera, no todo salga exactamente como te hubiera gustado. Pero como has hecho un excelente traspaso antes de irte de vacaciones, puedes relajarte y confiar en que tu sustituto y tu equipo de proyecto harán un buen trabajo.

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