ABC della gestione del progetto: H come HERMES

Progetti efficienti con HERMES – Lo standard di qualità svizzero

Che cos’è HERMES?

Le radici di HERMES risalgono agli anni ’70, quando l’Amministrazione Federale Svizzera aveva bisogno di un metodo per gestire sistematicamente e con successo i suoi progetti informatici.
L’Amministrazione Federale ha quindi sviluppato HERMES per la pianificazione, l’implementazione e la gestione dei progetti e ha ottimizzato il metodo per i progetti informatici e amministrativi in particolare.
HERMES si caratterizza per la sua struttura modulare e adattabile, che consente di applicare il metodo in modo flessibile a progetti di diverse dimensioni e tipologie.

Definendo chiaramente le fasi, i ruoli, le attività e i risultati, HERMES assicura che i progetti si svolgano in modo strutturato ed efficiente. Ad esempio, HERMES ha svolto un ruolo centrale nella digitalizzazione dell’Amministrazione Federale Svizzera, nell’introduzione di un nuovo sistema ERP presso le FFS (Ferrovie Federali Svizzere), nell’introduzione delle cartelle cliniche elettroniche (EPD) nel sistema sanitario svizzero e in numerosi altri progetti in Svizzera. Sin dalla prima versione, HERMES è stato costantemente sviluppato e adattato alle mutevoli esigenze del panorama dei progetti.
Questi continui miglioramenti, adattamenti ed espansioni fanno di HERMES uno dei metodi più affidabili e robusti per la gestione dei progetti, oggi utilizzato con successo non solo nella pubblica amministrazione ma anche nel settore privato.
La versione attuale, HERMES 2022, offre una metodologia completa e flessibile che integra sia l’approccio tradizionale che quello agile alla gestione dei progetti.

Caratteristiche speciali di HERMES

• Destinatari: HERMES è specificamente pensato per le esigenze della pubblica amministrazione e dei progetti IT.
  Tuttavia, il metodo è abbastanza flessibile da poter essere utilizzato anche in altri settori e per progetti di diverso tipo e dimensione.
• Flessibilità e personalizzazione: la struttura modulare con una varietà di scenari e moduli permette di adattare il metodo alle esigenze specifiche di un progetto e di ampliarlo.
  HERMES supporta quindi sia gli approcci classici che quelli agili.
  Vengono presi in considerazione anche aspetti come la gestione del rischio, la gestione degli stakeholder e la garanzia di qualità.
• Modello a fasi: HERMES si basa su una struttura chiara che divide i progetti in quattro fasi: Inizializzazione, Ideazione, Realizzazione e Implementazione.
  Ogni fase ha obiettivi, attività e risultati specifici che aiutano a controllare e monitorare sistematicamente i progressi di un progetto.
• Ruoli e responsabilità: Una parte importante di HERMES è rappresentata da ruoli chiaramente definiti, come quelli di cliente, project manager e specialista tecnico.
  Ogni ruolo ha compiti e responsabilità chiaramente definiti, il che porta a una struttura chiara e all’assegnazione delle responsabilità all’interno del team di progetto.
• Facile da usare e da capire: HERMES è stato progettato per essere facile da capire e da usare, anche per i project manager che non hanno una vasta esperienza nei metodi di gestione dei progetti.
  La struttura chiara, le istruzioni dettagliate e i componenti pronti all’uso (ad esempio moduli, documentazione, modelli e liste di controllo) facilitano l’implementazione e l’applicazione del metodo.

Organizzazione e struttura di HERMES

HERMES è un metodo di gestione dei progetti caratterizzato da un approccio chiaramente strutturato e modulare.
È costituito da sei componenti che insieme forniscono una struttura flessibile e personalizzabile:

1. scenari

I progetti all’interno di un’organizzazione possono variare notevolmente, ad esempio in termini di contenuto o di complessità.
HERMES offre quindi diversi scenari che corrispondono a tipi di progetti tipici, ad esempio per lo sviluppo di servizi o prodotti, l’adattamento di servizi o prodotti esistenti, lo sviluppo IT, l’adattamento IT e lo sviluppo organizzativo.
Gli scenari contengono tutti gli elementi del metodo rilevanti per il progetto.
Gli utenti possono selezionare lo scenario standard più adatto a loro e pianificare il progetto su questa base.
In alternativa, possono adattare gli scenari alle esigenze della propria organizzazione o creare scenari individuali.

2. fasi e tappe fondamentali

Indipendentemente dallo scenario, il modello di fase HERMES costituisce la base di tutti i progetti.
Esso divide i progetti in quattro fasi successive che coprono l’intero ciclo di vita del progetto.

• Inizializzazione: il progetto inizia con l’inizializzazione, in cui vengono definiti gli obiettivi del progetto, vengono chiarite le condizioni quadro e viene presa la decisione sull’approvazione del progetto.
• Ideazione: l’obiettivo della fase di ideazione è la pianificazione dettagliata e la preparazione della realizzazione del progetto.
• Realizzazione: nella fase di realizzazione, il lavoro pianificato viene implementato e i risultati del progetto vengono prodotti.
• Introduzione: la fase di introduzione serve per passare al nuovo stato, in cui i risultati del progetto vengono consegnati all’azienda e il progetto viene finalizzato.

All’inizio e alla fine di ogni fase ci sono delle tappe fondamentali, che variano a seconda dello scenario, come l’ordine di inizializzazione del progetto, il rilascio del progetto, il rilascio delle fasi o il completamento del progetto.
Si tratta di importanti punti di controllo nel corso del progetto in cui vengono verificati i progressi e il raggiungimento degli obiettivi.
Questo li rende dei gate di qualità in cui vengono prese le decisioni sui risultati e sulle fasi successive.

3. moduli

I moduli sono blocchi standardizzati che coprono alcuni aspetti della gestione del progetto e contengono compiti, risultati e ruoli tematicamente correlati, ad esempio la gestione del progetto, la gestione della qualità o la gestione del rischio.
I moduli sono assegnati a fasi e tappe fondamentali.
Ogni modulo contiene istruzioni e modelli che facilitano l’implementazione dei rispettivi compiti.
Lo standard HERMES comprende 12 moduli: Gestione del progetto, introduzione al progetto, basi del progetto.
Approvvigionamento, organizzazione, prodotto, sistema IT, test, organizzazione dell’implementazione, migrazione IT, operazioni IT, sicurezza delle informazioni e protezione dei dati.
A seconda dello scenario selezionato, vengono utilizzati alcuni o tutti questi moduli.

4. rotoli

HERMES definisce chiaramente i ruoli, le loro relazioni e le descrizioni dei loro compiti, nonché le loro responsabilità, le competenze e le abilità necessarie.
L’organizzazione minima del progetto prevede i ruoli di cliente, project manager e specialista tecnico.
A seconda del progetto, possono essere aggiunti altri ruoli come il responsabile della qualità, il responsabile del rischio o il responsabile dei test.

5. compiti

I compiti vengono utilizzati per ottenere dei risultati.
Pertanto, per ogni compito esiste una descrizione che definisce la procedura e le attività necessarie.
Inoltre, ogni compito è assegnato a un ruolo responsabile.
I compiti tematici sono raggruppati in moduli e assegnati alle fasi del progetto.
Secondo la metodologia HERMES, si distingue tra due tipi di compiti: i compiti decisionali, come l’accettazione del progetto o l’approvazione della fase, e altri compiti che servono a implementare il progetto, di cui 50 diversi sono definiti nello standard HERMES.

6. Risultati

I risultati sono il fulcro di HERMES e possono essere molto vari.
Sono suddivisi in 55 documenti e 22 stati.
HERMES fornisce dei modelli per i documenti, che vengono elaborati durante le fasi del progetto.
Gli stati, invece, sono i momenti in cui un risultato è stato raggiunto.
Nel progetto, di solito corrispondono al raggiungimento di una pietra miliare.
Oltre ai documenti e agli stati standard, è possibile definire anche risultati specifici per l’azienda o il progetto.

Vantaggi di HERMES

• HERMES è facile da capire e semplice da usare.
  Il metodo offre istruzioni chiare e modelli che possono essere utilizzati anche da project manager senza una grande esperienza.
• Il metodo fornisce una chiara struttura di progetto con fasi, attività e risultati definiti. Grazie alla sua struttura modulare, HERMES può essere adattato in modo semplice e flessibile alle esigenze specifiche dei diversi progetti.
• Una chiara definizione dei ruoli e delle responsabilità all’interno di un progetto promuove il lavoro di squadra e aiuta la comunicazione del progetto.
• HERMES attribuisce grande importanza anche alla gestione della qualità e del rischio, che aiuta a riconoscere i rischi in una fase iniziale e a garantire la qualità dei risultati del progetto.
• Il continuo sviluppo di HERMES garantisce che il metodo sia sempre aggiornato e che vengano integrate le migliori pratiche attuali.

Sfide di HERMES

• HERMES può essere troppo esteso e complesso, soprattutto per i progetti di piccole dimensioni, anche se il metodo può essere personalizzato in modo flessibile.
• La struttura chiara e le specifiche dettagliate possono anche far sì che ci si concentri più sul rispetto dei processi che sui risultati effettivi del progetto.
• Inoltre, può essere molto dispendioso in termini di tempo adattare il metodo al progetto in questione.
  I team di progetto potrebbero dover investire molto tempo nella selezione e nell’adattamento di moduli e scenari adatti.
• Sebbene HERMES sia ampiamente utilizzato e riconosciuto in Svizzera, il metodo è meno diffuso a livello internazionale rispetto a PRINCE2, ad esempio.
  Questo può rappresentare una sfida quando si lavora in team di progetto internazionali che potrebbero non avere familiarità con HERMES.

Conclusione

HERMES offre un metodo di gestione dei progetti strutturato, trasparente e adattabile, particolarmente adatto ai progetti informatici e amministrativi.
Grazie a fasi, ruoli e compiti chiaramente definiti, HERMES aiuta i project manager a gestire i progetti in modo efficiente e mirato.
Il continuo sviluppo del metodo assicura che esso soddisfi i requisiti attuali e le migliori pratiche, fornendo così una base affidabile per progetti di successo.

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