L’ABC della gestione del progetto: C per il piano di comunicazione
Più struttura e meno stress grazie ai piani di comunicazione
Nella gestione dei progetti, la comunicazione è tutto. Quando requisiti complessi e dettagli tecnici si scontrano, un piano di comunicazione chiaro assicura che i progetti si svolgano senza intoppi. Ti spieghiamo cosa c’è da sapere su un piano di comunicazione nella gestione dei progetti e come si crea.
Cos’è un piano di comunicazione e perché è importante?
Un piano di comunicazione è una strategia strutturata che definisce come, quando e con chi vengono scambiate le informazioni su un progetto. Regola i processi, gli strumenti, i ruoli, le responsabilità e le autorizzazioni per trasmettere, ricevere e archiviare le informazioni all’interno di un progetto. PRINCE2 utilizza il termine strategia di gestione della comunicazione invece di piano di comunicazione, mentre la Guida PMBOK lo definisce piano di gestione della comunicazione.
Lo scopo di un piano di comunicazione
La maggior parte dei progetti è complessa e richiede un coordinamento preciso tra le varie parti coinvolte. Un piano di comunicazione deve quindi garantire che tutti i soggetti coinvolti nel progetto ricevano le informazioni necessarie per portare a termine i loro compiti in modo chiaro, efficiente, tempestivo e completo.
In questo modo, un piano di comunicazione aiuta a creare trasparenza, a prevenire le incomprensioni e a tenere aggiornati tutti i soggetti coinvolti. Senza canali di comunicazione chiaramente definiti, le incomprensioni possono avere conseguenze fatali, ad esempio
- Ritardi dovuti a requisiti poco chiari o a informazioni mancanti.
- Implementazione non corretta delle specifiche.
- Frustrazione nel team a causa della mancanza di trasparenza delle informazioni.
- Mancanza di fiducia degli stakeholder nel progetto a causa della scarsa comunicazione.
Un piano di comunicazione, quindi, non solo garantisce l’ordine, ma anche la fiducia e la collaborazione. Il piano di comunicazione deve essere adattato al progetto in questione. Per i progetti meno estesi, può essere sufficiente una semplice matrice di comunicazione, mentre i progetti molto complessi con numerosi stakeholder e alti requisiti di riservatezza spesso richiedono un piano di comunicazione molto completo.
Aggiornamento sullo stato del progettoCreazione di un piano di comunicazione
Per garantire che la comunicazione all’interno di un progetto sia ben organizzata fin dall’inizio, è importante che il piano di comunicazione sia redatto il prima possibile durante la pianificazione del progetto.
Inoltre, dovrebbe essere adattato a qualsiasi cambiamento dei requisiti durante la realizzazione del progetto. I seguenti passi sono importanti per creare un piano di comunicazione ottimale:
- Analizzare gli stakeholder: la maggior parte dei progetti ha un gran numero di stakeholder che hanno interessi e influenze diverse sul progetto. Ad esempio, possono essere il team di progetto, i clienti, i fornitori o il cliente. Tutti questi stakeholder hanno bisogno di informazioni sul progetto, ma non necessariamente le stesse informazioni e in momenti diversi. È quindi importante identificare tutti gli stakeholder e le loro esigenze informative come base per il piano di comunicazione. Unamatrice degli stakeholder può aiutare a capire le esigenze e l’influenza di tutti i soggetti coinvolti, in modo da poter definire la giusta strategia di comunicazione per ogni gruppo nelle fasi successive.
- Definire gli obiettivi e i contenuti della comunicazione: gli obiettivi chiaramente definiti sono la base di un buon piano di comunicazione, in quanto solo in questo modo è possibile definire chiaramente i contenuti da comunicare. Per questo motivo devi prima stabilire degli obiettivi SMART e poi determinare il contenuto della comunicazione e quali stakeholder devono ricevere le informazioni. Il contenuto può includere lo stato del progetto, i dettagli tecnici o i rischi, ad esempio.
- Selezionare i metodi e i ritmi di comunicazione più adatti: in base alle fasi precedenti, puoi ora determinare i metodi di comunicazione più adatti. A tal fine, devi considerare quale forma di comunicazione è più adatta ai rispettivi stakeholder e alle informazioni da comunicare. Da un breve aggiornamento regolare via e-mail a check-in settimanali, incontri faccia a faccia, rapporti sullo stato di avanzamento, presentazioni o elenchi di cose da fare, fino a sofisticati rapporti di progetto, ci sono numerosi modi per tenere informati i vari gruppi di interesse. Considera anche il ritmo di informazione o i momenti specifici in cui le informazioni devono essere trasmesse. Ad esempio, nella maggior parte dei progetti probabilmente non è necessario incontrare tutte le parti interessate ogni settimana per uno scambio personale. Tuttavia, potrebbero essere molto utili aggiornamenti settimanali sullo stato di avanzamento del progetto via e-mail e incontri di persona quando viene raggiunta una tappa importante. Dovresti anche fare attenzione ad evitare un eccessivo sovraccarico di informazioni. Ciò significa che devi comunicare solo ciò che è importante per la rispettiva parte interessata e solo quando è necessario.
- Definire le responsabilità: dopo aver definito quali informazioni devono essere comunicate, come e quando, non resta che stabilire chi ne è responsabile.
Ad esempio, il project manager può essere responsabile dell’invio dei rapporti sullo stato di avanzamento al cliente, mentre i team leader possono, ad esempio, comunicare lo stato delle attività al project manager. A questo punto puoi finalizzare il piano informativo, che può essere presentato, ad esempio, in forma tabellare:
Informazioni sulla descrizione Frequenza / Tempo Metodo Destinatario Persona responsabile Che tipo di informazioni devono essere trasmesse? Quanto spesso o a che ora comunicate? Come vengono comunicate le informazioni? Chi riceve le informazioni? Chi è responsabile della comunicazione delle informazioni? Aggiornamento sullo stato del progetto Settimanale Rapporto sullo stato del progetto da myPARM Cliente e team di progetto Responsabile del progetto - Condividere e rivedere regolarmente il piano di comunicazione: una volta completato, il piano di comunicazione deve essere condiviso con gli stakeholder e il team di progetto. In particolare, se saranno incluse anche informazioni riservate, è consigliabile presentare a ogni stakeholder solo la parte del piano che lo riguarda. È inoltre importante conservare il piano di comunicazione in una fonte di informazioni centrale e rivederlo regolarmente. Ad esempio, gli stakeholder possono cambiare nel corso del progetto o nuovi requisiti del progetto possono comportare modifiche al piano di comunicazione.
Conclusione
Un piano di comunicazione ben studiato è uno strumento essenziale per ogni project manager. Costituisce la spina dorsale di una collaborazione efficace e aiuta a gestire con successo anche progetti molto impegnativi.
Un piano di comunicazione può essere facilmente implementato con l’aiuto degli strumenti giusti. Con myPARM ProjectManagement, ad esempio, è possibile archiviare il piano di comunicazione a livello centrale in modo che tutti i responsabili possano accedervi in qualsiasi momento. I rapporti sullo stato di avanzamento del progetto, ad esempio, possono essere creati automaticamente e resi disponibili ai destinatari interessati. Gli aggiornamenti sullo stato del team di progetto possono essere inviati facilmente anche al project manager.
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