Sélectionner la méthode de projet optimale
Gérer les portefeuilles de projets avec la Matrice de Stacey
Les méthodes de gestion de projet Agile sont très populaires. Cependant, chaque projet ne peut pas être mené de manière Agile, car la méthode de gestion de projet appliquée doit toujours correspondre à la situation actuelle ou au projet spécifique pour déployer son plein effet. Par conséquent, une approche hybride ou même une approche classique peut avoir du sens. Cependant, décider de la méthode la mieux adaptée n’est pas toujours facile. La Matrice de Stacey peut être utilisée comme un outil d’aide à la prise de décision et ainsi simplifier la gestion du portefeuille de projets.
Qu’est-ce que la Matrice de Stacey ? L’original
La Matrice de Stacey remonte au théoricien de l’organisation Ralph Douglas Stacey et n’était à l’origine pas utilisée pour sélectionner le bon modèle de processus pour les projets à venir, mais plutôt pour éclairer le sujet de « la prise de décision dans les entreprises en situation complexe » en général.
Stacey s’intéressait principalement aux questions suivantes :
- Quels facteurs contribuent à la complexité dans les organisations ?
- Comment peut-on prendre les meilleures décisions dans des situations incertaines ?
- Quelles stratégies conviennent le mieux aux situations de complexité variable ?
Pour répondre à ces questions visuellement, la Matrice de Stacey couvre une zone entre deux axes dans laquelle les systèmes ou les projets sont positionnés en fonction de leur niveau de complexité.
- Axe Y : Niveau d’accord
Cet axe représente l’accord des décideurs, c’est-à-dire à quel point ils sont unanimes dans leurs décisions. Cela inclut la question de savoir si les objectifs ou les exigences à atteindre sont clairs ou ne peuvent pas être clairement décrits. La règle suivante s’applique : tout ce qui est entré à l’origine des coordonnées bénéficie d’un accord complet ; plus l’entrée s’éloigne de l’origine des coordonnées, plus les points de vue des décideurs diffèrent. - Axe X : Degré de certitude
Cet axe représente la dimension de la certitude, c’est-à-dire à quel point les décideurs sont certains de la décision. En d’autres termes, plus l’entrée est éloignée de l’origine des coordonnées, plus grande est l’incertitude quant à la manière dont les objectifs, les exigences ou les activités peuvent être réalisés, ou quant aux ressources, méthodes ou outils pouvant contribuer à résoudre le problème.
Stacey a identifié cinq domaines à considérer individuellement, dictant le type de prise de décision respectif :
1. Proche de l’accord et de la certitude : Les entrées dans cette zone sont particulièrement faciles à mettre en œuvre car il y a un haut niveau d’accord et de certitude. Dans un tel cas, on peut appliquer les meilleures pratiques ou tirer des enseignements du passé, par exemple.
2. Loin de l’accord, proche de la certitude : Dans ce cas, il y a certitude quant à la procédure et aux résultats. Cependant, comme les décideurs ne sont pas d’accord, les décisions doivent être prises par compromis ou négociation. Par conséquent, les décisions ont plus de chances d’être prises à un niveau politique.
3. Proche de l’accord, loin de la certitude : Dans ce domaine, l’accord des décideurs est élevé, tandis que la certitude est de niveau moyen. Autrement dit, les décideurs sont d’accord, mais les détails du plan d’action ne sont pas clairs. Dans ce cas, les décisions peuvent être prises sur la base de faits et d’analyses clairs, ou un expert peut être consulté pour augmenter la certitude. Une vision partagée peut également aider dans ce domaine afin de clarifier l’objectif à atteindre, même si les étapes individuelles pour y parvenir ne sont pas encore connues.
4. Complexité : Les décisions qui tombent dans cette zone sont complexes car l’accord et la certitude sont faibles. Il est difficile de faire un bon choix dans cette zone. Par conséquent, il convient de se concentrer sur la créativité, l’innovation ou l’analyse des causes profondes. L’expérimentation peut également être utile ici si l’on peut réagir rapidement aux changements.
5. Anarchie : Il n’y a ni accord ni certitude dans ce domaine. Par conséquent, la prise de décision n’est pas possible, car ni la planification précise ni la négociation ne permettront d’aboutir à une décision. Par conséquent, cette zone de la matrice devrait être évitée. Un projet dans ce domaine devrait être fondamentalement repensé.
Matrice de Stacey en gestion de projet
La nouvelle approche de la Matrice de Stacey est une combinaison de la Matrice de Stacey originale et du Cadre Cynefin. Elle combine la prise de décision dans des domaines de complexité variable avec une considération de l’environnement des situations et des projets.
Excursus : Cynefin
David J. Snowden a développé le Cadre Cynefin, qui divise les projets, les problèmes et les tâches en cinq domaines différents afin de simplifier la prise de décision. Ces domaines diffèrent principalement par la relation entre la cause et l’effet. Snowden distinguait les domaines simple, compliqué, complexe, chaotique et flou.
La nouvelle version de la Matrice de Stacey ne se consacre donc pas seulement à la complexité d’un projet, mais prend également en compte les interactions entre un système et son environnement.
Pour représenter cela, elle utilise également deux axes, entre lesquels sont placées les quatre domaines Cynefin : simple, compliqué, complexe et chaotique.
- Axe Y : Exigences
Cela indique à quel point les exigences sont claires et distinctes, c’est-à-dire s’il y a un accord sur ce qui doit être mis en œuvre. - Axe X : Technologie ou méthode
Cet axe indique comment les exigences doivent être mises en œuvre, ou si la technologie ou la méthode pour le faire est bien connue.
Niveaux de complexité et recommandations
Plage 1 : Simple
Dans cette plage, à la fois les exigences et le chemin de solution sont connus. Il s’agit généralement de tâches de routine pour lesquelles il existe déjà beaucoup d’expérience. Des listes de contrôle préparées, des processus standard ou des meilleures pratiques peuvent être utilisés pour un projet dans cette zone afin d’atteindre l’objectif.
Plage 2 : Compliqué
Un projet est considéré comme compliqué s’il y a peu à modérément d’ambiguïté dans les exigences et/ou dans le chemin de solution. Dans les situations compliquées, la gestion de projet classique peut donner de très bons résultats, mais avec un accent différent, en fonction des caractéristiques : s’il y a de l’ambiguïté concernant les exigences, des compromis et des négociations sont nécessaires pour la prise de décision. S’il y a de l’ambiguïté concernant la méthode, les experts peuvent aider à trouver la meilleure solution.
Plage 3 : Complexe
Un projet est complexe si les exigences sont très floues et changent souvent et/ou si la méthode pour atteindre l’objectif est floue et imprévisible. Étant donné que les projets dans cette zone sont en mouvement constant, un plan sophistiqué en tant que méthode n’est pas très prometteur. Au lieu de cela, une approche itérative devrait être utilisée, c’est-à-dire une méthode Agile qui aide à approcher progressivement l’objectif. Des méthodes hybrides peuvent également être utilisées avec succès dans cette zone.
Plage 4 : Chaos
Un projet est chaotique si les exigences sont complètement floues et les méthodes sont inconnues. La planification n’est pas prometteuse ici. Par conséquent, une approche Agile est utile dans cette zone, avec laquelle on avance par petites étapes, faisant ainsi évoluer le projet dans la zone complexe au fil du temps. La pensée design en particulier peut être utile ici.
Avantages de la nouvelle Matrice de Stacey
- Bon soutien pour choisir la bonne approche ou la bonne méthode de gestion de projet
- Représentation visuelle simple
- Peut être utilisée dans la communication avec les parties prenantes
Inconvénients de la nouvelle Matrice de Stacey
- Ne prend pas en compte l’environnement du projet
- Les limites entre les différentes zones sont fluides, donc aucune information précise sur la meilleure méthode n’est réalisable
- Deux dimensions ne sont pas toujours suffisantes pour évaluer pleinement des situations complexes
Conclusion
La bonne méthode de gestion de projet dépend toujours de la situation, car chaque méthode a ses forces et ses faiblesses. Par conséquent, vous devriez peser quelle méthode est la plus adaptée avant de commencer n’importe quel projet. La méthode de Stacey peut vous aider en vous permettant d’évaluer le projet en fonction de la clarté des exigences, de la familiarité des méthodes à utiliser et de la stabilité de l’environnement. De cette manière, la situation initiale est visualisée et la matrice de Stacey fournit des indices pour les méthodes appropriées. Cependant, il est important de noter que la Matrice de Stacey peut être mal interprétée et ne fournit pas de résultats exacts. Par conséquent, vous devriez également vous fier à votre expérience et à celle de votre équipe, ainsi que rechercher de bons outils tels que le logiciel de gestion de projet myPARM pour vous aider dans la mise en œuvre de vos projets, que vous choisissiez une approche classique, hybride ou Agile.
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