Excel dans la gestion de projet – pratique ou inefficace?

Quels sont les avantages de l’utilisation d’Excel et quand ne faut-il pas l’utiliser?

À QUOI PEUT SERVIR EXCEL DANS LE CADRE DE LA GESTION DE PROJET?

Excel étant un programme très flexible, il est utilisé dans la gestion de projet à différentes fins.

• Les listes de tâches peuvent être soigneusement enregistrées dans un tableur Excel. L’état d’avancement des différentes tâches, les rendez-vous et les commentaires peuvent également être enregistrés à l’aide d’Excel.
• Excel est également idéal pour les listes de contrôle.
• La fonction principale d’Excel est bien sûr le calcul sur tableur. Il est très utile pour filtrer et analyser les données. Excel peut également être très utile pour visualiser ces données. Cela permet aux gestionnaires de projet d’établir des rapports, de connaître l’état d’avancement du projet ou de planifier le budget.
• Lors de la communication avec le personnel externe du projet, il peut être utile d’utiliser Excel pour leur fournir la partie du plan de projet qui les concerne. Cela leur permet de cocher les tâches qui leur sont assignées et de répartir leurs heures de travail.

DIFFICULTÉS LIÉES À L’UTILISATION D’EXCEL DANS LE CADRE DE LA GESTION DE PROJET

1. Vue d’ensemble

Pour les projets simples, Excel offre une bonne vue d’ensemble. Toutefois, plus un projet est complexe, plus il est difficile d’en assurer le suivi dans Excel. Le plan du projet devient trop volumineux pour être affiché correctement, et des différents tableurs sont nécessaires pour de différentes données, ce qui oblige les utilisateurs à passer de l’un à l’autre. En outre, les simples listes ne suffisent plus, il faut utiliser des tableaux croisés dynamiques et des macros. Cela demande beaucoup de temps et d’énergie – et surtout une personne qui connaît très bien ces fonctions. Comme pratiquement personne d’autre que le créateur ne peut suivre ces données, des tombes de données inutilisées et des îlots de connaissances sont souvent créés – avec les risques d’inefficacité des processus et de perte en cas de changement de personnel.

2. Le travail d’équipe

Aujourd’hui, plusieurs personnes peuvent travailler en même temps sur un document Excel via un cloud ou à partir du serveur interne de l’entreprise. Le travail en équipe est donc beaucoup plus facile qu’à l’époque où il fallait envoyer la dernière version d’un fichier par courrier électronique. Néanmoins, le travail en équipe n’est pas encore idéal, car il n’y a par exemple aucun moyen d’informer les collaborateurs, des tâches à accomplir dans Excel. Le risque d’erreur est donc important. Mais ce qui est plus grave, c’est qu’une telle coopération exige une grande discipline de la part de toutes les personnes impliquées. En effet, dès qu’un seul membre de l’équipe enregistre le fichier localement et le modifie, le chaos peut s’installer avec des versions différentes que le chef de projet doit ensuite corriger. Et que se passe-t-il si la personne qui détient la version actuelle du fichier n’est soudainement pas disponible?
La gestion des droits d’accès n’est pas non plus réglée de manière optimale dans Excel. Les fichiers et les feuilles de calcul peuvent être protégés et les cellules peuvent être verrouillées. Cependant, il n’y a aucun moyen de régler cela pour des collaborateurs ou des rôles en particulier.

3. Perte de temps

La création de listes simples dans Excel est rapide et facile. Cependant, dès qu’il s’agit de traiter des projets plus complexes, la création des fichiers correspondants prend énormément de temps. Dès que quelques éléments changent dans le plan du projet, les détails doivent être ajustés et mis à jour manuellement. En outre, Excel ne dispose pas d’interfaces avec d’autres systèmes, de sorte que les données nécessaires ne peuvent pas être transférées automatiquement. La saisie des données prend donc beaucoup de temps. En outre, la gestion manuelle des données est également très susceptible d’entraîner des erreurs : un chiffre transposé, une entrée au mauvais format, une cellule ou une formule accidentellement supprimée et les données ne sont plus correctes. Le troubleshooting dans des tableaux croisés dynamiques étendus et déroutants peut rapidement devenir une recherche de l’aiguille proverbiale dans une botte de foin.

4. Fonctions spécifiques aux projets

Afin de pouvoir gérer les projets de manière optimale, certaines fonctions spécifiques au projet sont nécessaires, par exemple

• l’enregistrement du temps et des dépenses
• Dépendances des lots de travaux
• l’affectation des tâches
• Gestion multi-projets et gestion de programmes

En tant que programme de tableur, Excel ne propose pas de telles fonctions. Bien sûr, vous pouvez, par exemple, attribuer des lots de travail en leur attribuant le nom de l’employé responsable. Mais dans le cas de projets complexes, cela conduit rapidement à la confusion, surtout s’il existe des dépendances entre les différentes tâches ou si la responsabilité change. Coordonner tout cela et l’introduire manuellement dans les listes est inefficace et source d’erreurs.

5. Les rapports

Même le reporting, discipline de parade pour laquelle Excel est très souvent utilisé, n’est pas toujours facile. Pour contrôler efficacement les projets, les chefs de projet doivent pouvoir accéder à tout moment à des données actualisées afin de créer rapidement des rapports sur l’état d’avancement du projet. Ce n’est qu’ainsi qu’ils pourront réagir avec souplesse aux changements et prévenir les risques. Les données qui n’ont pas encore été mises à jour ou qui sont incorrectes constituent un problème majeur. En outre, si Excel permet de présenter les données de manière agréable, il faut d’abord que quelqu’un prenne le temps de créer ces rapports. Cela signifie que les données doivent être formatées, éditées, mises à jour et vérifiées.

6. Traçabilité

La gestion des versions et des documents est également difficile dans Excel. Bien que vous puissiez également spécifier une version dans le nom du fichier, il est difficile de documenter une exigence modifiée. Vous pouvez noter le nom de l’auteur, la date de la modification et la raison de la modification, mais dès que vous voulez enregistrer un email de votre client, Excel n’est plus adapté.

Pourquoi Excel est-il utilisé fréquemment?

• Excel est fourni en standard dans la plupart des entreprises. Il n’est donc pas nécessaire d’acheter un outil supplémentaire si Excel est également utilisé pour la gestion de projets. En outre, on suppose que chaque employé possède au moins une maîtrise de base d’Excel.
• Pour les petits projets et dans les petites entreprises, il est tout à fait logique de commencer par utiliser Excel comme outil de gestion de projet. Cependant, de nombreuses entreprises n’ont pas le temps de passer à un logiciel plus adapté. Souvent, les entreprises ne voient tout simplement pas la nécessité de changer de logiciel parce qu’Excel les a bien servies dans le passé et qu’elles ne sont pas conscientes des alternatives ou de leur potentiel. L’argument « nous avons toujours fait comme ça » est alors utilisé comme un argument massue contre tout changement.
• Nous constatons aussi fréquemment que les gens ne changent pas parce qu’ils pensent qu’un changement prend beaucoup de temps et qu’il est associé à des coûts élevés. Le budget et surtout le temp nécessaire ne sont généralement pas disponibles.

Quand changer d’outil?

Excel offre de nombreuses possibilités, mais il faut beaucoup de travail et de discipline pour en tirer pleinement parti. Dans le cas de projets peu complexes, avec peu de dépendances, une courte durée et une petite équipe, cet effort est justifiable et peut encore être maîtrisé. En revanche, dès que la complexité augmente au point que la tenue de vos documents de projet dans Excel devient une tâche à part entière, il est temps de chercher un logiciel de gestion de projet adapté.

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