Gestion du temps de projet : Timeboxing

Comment atteindre votre productivité maximale

Qu’est-ce que le timeboxing ?

Les simples listes de tâches à faire ne nous aident souvent pas à travailler sur les tâches de manière structurée et cohérente. C’est parce qu’il y a généralement trop de tâches, ce qui rend difficile de décider par laquelle commencer. Nous optons souvent pour des tâches simples plus faciles à accomplir ou que nous préférons terminer par rapport à d’autres. De plus, certaines tâches importantes mais non urgentes, telles que l’apprentissage continu ou la formation, sont souvent oubliées ou nous ne trouvons tout simplement pas le temps de les aborder. De plus, il peut être difficile de concilier la liste des tâches à faire avec le temps disponible pour les accomplir car il n’y a pas de délais ou le délai pour les grandes tâches est encore loin. Dans un tel cas, la loi de Parkinson peut frapper, selon laquelle une tâche prend exactement le temps disponible pour la réaliser.
La méthode du timeboxing peut aider à relever ces défis. Avec elle, vous pouvez structurer votre temps et vos tâches, augmenter votre productivité et optimiser les processus. Pour atteindre cet objectif, vous créez un bloc de temps fixe pour une tâche spécifique, appelé timebox, et vous vous fixez pour objectif de terminer la tâche dans ce laps de temps. Pour ce faire, vous définissez exactement ce qui doit être réalisé à la fin du timebox. Selon la tâche, un tel timebox peut durer de quelques minutes à plusieurs heures, voire plusieurs jours.

Où est-ce que l’on emploie le timeboxing ?

Comme la méthode est très flexible, vous pouvez l’utiliser non seulement pour la planification personnelle de votre journée de travail, mais aussi dans la gestion de projet agile et lors du travail selon Scrum, ainsi que pour coordonner les tâches en équipe ou pour mener des réunions de manière plus efficace.

Voici comment fonctionne le timeboxing

Que vous souhaitiez utiliser le timeboxing pour votre gestion du temps personnel ou pour votre équipe, vous constaterez que les bases sont similaires.

Étape 1 : Aperçu

Vous ne pouvez planifier efficacement que si vous savez exactement ce qui doit être fait. Vous devriez donc obtenir un aperçu détaillé de vos tâches. À cette fin, vous pouvez utiliser votre liste personnelle de tâches à faire, les sprint d’un projet agile ou un outil de gestion des tâches. Vous pouvez également diviser les tâches plus importantes en sous-étapes plus petites, comme avec la méthode Pomodoro. Notez également les tâches de routine qui se produisent régulièrement ou les tâches importantes pour lesquelles vous ne trouvez généralement pas le temps. Décrivez les tâches aussi précisément que possible et évitez les formulations vagues. Cela rendra l’objectif exact de la tâche clair, ce qui vous aidera plus tard lors de l’estimation du temps nécessaire, ainsi que lors du traitement du timebox défini.
Vous pouvez également regrouper des tâches similaires en les « groupant » et les traiter ainsi collectivement dans un timebox. Cela a du sens, par exemple, lors du traitement des e-mails, car vous n’avez pas à transférer des messages individuels à un timebox et les traiter, mais vous pouvez traiter plusieurs messages dans un timebox défini.

Étape 2 : Estimation du temps nécessaire pour terminer les tâches

La prochaine étape consiste à estimer le temps dont vous aurez réellement besoin pour terminer chaque tâche. Cela peut être quelques minutes, mais aussi plusieurs heures, jours ou même mois. Plus vous avez décrit précisément la tâche à l’étape précédente, plus il devrait être facile pour vous d’estimer le temps nécessaire.

Étape 3 : Planifier un timebox

Jetez maintenant un coup d’œil à votre calendrier et trouvez un moment où vous pouvez effectuer ce travail. De cette façon, vous pouvez planifier votre journée de travail. Utilisez-vous le timeboxing dans votre équipe ? Discutez alors à ce stade si l’estimation de la durée est correcte et planifiez un cadre de temps pour la tâche en équipe.
S’il est nécessaire de prévoir des temps de préparation ou de suivi, vous devriez les entrer le plus près possible de l’heure de la tâche respective. Pour maintenir une vue d’ensemble optimale de vos activités à tout moment, il peut également être utile de coder par couleur différentes catégories de tâches.
Notre conseil : Lors de la planification de vos journées de travail, tenez également compte de vos performances. Êtes-vous capable de mieux vous concentrer que d’habitude à un moment donné de la journée ? Si c’est le cas, essayez de planifier les tâches qui nécessitent beaucoup de concentration et d’attention à un moment où vous êtes particulièrement en forme.

Étape 4 : Pause et tampons

N’oubliez pas d’inclure des pauses et un bloc de temps comme tampon pour les perturbations imprévues ou les travaux supplémentaires non planifiés. D’après notre expérience, il est judicieux de planifier des tampons avant la fin de la journée ainsi que le dernier jour ouvrable de la semaine. De cette façon, vous pouvez vous occuper de tout ce qui est urgent et reporter les tâches imprévues aux temps tampons. Même si vous utilisez le timeboxing pour votre équipe, vous devriez absolument penser aux pauses et aux tampons. De cette manière, vous tenez compte des besoins des membres de l’équipe et évitez une charge de travail excessive.

Que vous écriviez les blocs de temps sur un bout de papier, les saisissiez dans votre calendrier, utilisiez une application ou une liste Excel à cette fin, cela dépend de vous. La seule chose importante est que vous y ayez accès en tout temps afin de pouvoir commencer à travailler sur la tâche lorsque le moment du timebox programmé arrive. Respectez strictement le traitement des tâches dans votre calendrier. Avez-vous remarqué lors du traitement de vos blocs de temps que vous avez surestimé le temps nécessaire, ou que de nouvelles tâches ont été ajoutées ? Vous devriez alors prendre le temps après une journée de travail terminée pour réviser la planification des prochains jours. Ainsi, lorsque l’on vous demande l’état d’une tâche, vous pouvez toujours répondre précisément quand elle devrait être traitée ou terminée.

Combien de temps devrait durer un timebox ?

Il n’y a pas de règles fixes pour la durée d’un timebox. Par conséquent, il y a des équipes qui utilisent des blocs de temps qui durent plusieurs semaines, voire plusieurs mois. Cependant, gardez à l’esprit que vous ou votre équipe devriez pouvoir vous concentrer pleinement sur la tâche pendant un timebox. En d’autres termes, vous ne devriez pas être distrait par quoi que ce soit. Comme vous devrez probablement toujours travailler sur des tâches supplémentaires pendant les tâches ou les projets plus importants et que vous ne pourrez donc pas vous concentrer entièrement sur la tâche de votre timebox, il est souvent utile de diviser les grandes tâches en sous-étapes plus petites. De cette façon, il est plus facile de contrôler la tâche et de travailler continuellement vers votre objectif. Cela peut également être motivant de cocher des petites étapes au fur et à mesure que vous terminez un timebox, plutôt que de vous sentir coincé avec une grande tâche.

Le timeboxing pour les réunions

En plus de planifier des tâches pour votre journée de travail personnelle ou en équipe, vous pouvez également utiliser le timeboxing pour des réunions efficaces. Fixer des blocs de temps stricts pour certains sujets sur un ordre du jour peut vous aider à rester sur la bonne voie lors d’une réunion et à discuter de tous les points importants. Il vous suffit de fixer un ordre du jour, d’ajouter des durées fixes et de rendre l’ordre du jour disponible aux participants. Pendant la réunion, assurez-vous ensuite de respecter le timebox.

Conseils pour utiliser le timeboxing

1. Respectez les timeboxes

Pour tirer le meilleur parti du timeboxing, il est conseillé de ne pas modifier les délais prévus, même si cela semble parfois raisonnable. Surtout lorsque vous commencez à travailler avec la méthode, c’est important pour ne pas retomber dans de vieux schémas de travail. Pour la même raison, vous devriez être discipliné pour respecter les délais fixés pour une tâche. Il peut vous être utile de régler une minuterie pour vous rappeler la fin de chaque timebox.

2. Planifiez des tampons et des pauses

Surtout lorsqu’il y a beaucoup de tâches à accomplir, il est très tentant de planifier toute la journée pour les terminer. Cependant, ce n’est pas utile. D’une part, vous avez besoin de pauses entre les différentes tâches pour recharger vos batteries et vous concentrer sur les autres tâches. D’autre part, il peut arriver que certaines tâches prennent plus de temps que prévu ou qu’il y ait des perturbations et des interruptions. Par conséquent, vous devriez certainement prévoir des tampons suffisants. Après avoir travaillé avec le timeboxing pendant un certain temps, vous réaliserez rapidement quel tampon est optimal pour vous.

3. Timeboxes réalistes

Surtout au début de l’utilisation du timeboxing, les blocs de temps que vous avez planifiés peuvent être trop courts ou trop longs. Nous avons souvent tendance à surestimer ou sous-estimer la quantité de travail. Cela peut entraîner de la frustration ou du stress. Cependant, avec un peu d’expérience du timeboxing, vous pouvez généralement estimer de manière réaliste l’effort à fournir.
Notre conseil : Notez les fois où vous avez réellement eu besoin de terminer une tâche au début et ajustez les tâches futures similaires à votre expérience.

Avantages du timeboxing

• Meilleure estimation du temps nécessaire : Pour créer un timebox, vous devez d’abord prioriser vos tâches, puis les estimer. Cela vous permet d’apprendre rapidement combien de temps vous passez réellement sur une tâche, améliorant ainsi votre planification future.
• Productivité accrue : Le cadre temporel fixé pour accomplir une tâche vous aide à vous concentrer sur la tâche en cours, à la terminer dans le délai imparti et ainsi à augmenter votre productivité.
• Moins de multitâche : Pendant un timebox, vous vous concentrez sur une seule tâche. Cela évite le multitâche moins productif et apporte une sensation de calme à votre journée de travail.
• Motivation accrue : Lorsque vous créez un timebox, vous vous fixez pour objectif de terminer une certaine tâche dans ce laps de temps. Cela peut être très motivant. De plus, vous remarquerez rapidement que moins de tâches sont repoussées et que vous pouvez cocher une tâche Cela aussi augmente votre motivation.
• Vue d’ensemble améliorée : Les timeboxes définis offrent une bonne vue d’ensemble des tâches à accomplir. Cela est important non seulement pour votre gestion du temps personnel, mais vous aide également à répondre aux demandes concernant la date d’achèvement d’une tâche.
• Moins de perfectionnisme : Pour les personnes qui ont tendance à perfectionner les tâches, un bloc de temps fixe peut aider à tracer une ligne, car dès qu’un timebox se termine, le suivant doit être commencé. Ainsi, la règle est que le résultat n’a pas besoin d’être parfait, mais une tâche doit être terminée dans son délai.
• Moins de procrastination : Tout le monde connaît des tâches qui ont tendance à être laissées de côté parce qu’elles sont désagréables. Dans de tels cas, un temps prédéfini garantit que les tâches sont accomplies. Le délai précis empêche que les tâches soient ignorées et aide également à la motivation, car la fin des tâches est toujours en vue.
• Communication optimisée : Si toutes vos tâches sont fixées dans votre calendrier et que vos collègues peuvent voir ce calendrier, cela facilite la collaboration et donne à vos collègues une bonne vue d’ensemble de votre travail. Ainsi, ils peuvent coordonner les tâches entre eux. Cela fonctionne encore mieux si toute l’équipe utilise la méthode, de sorte que vous puissiez également facilement adapter votre emploi du temps aux besoins de vos collègues.

Challenges du timeboxing

• Concept rigide : Surtout pour les tâches créatives, il peut être difficile de définir un cadre temporel, et un timebox rigide peut entraver le processus de créativité. Cependant, selon vos préférences personnelles, le timeboxing peut soutenir les processus créatifs lorsque vous ou votre équipe n’avez pas à réfléchir à ce qui vient ensuite, mais pouvez aborder les tâches selon un plan. Il peut également être utile de planifier des activités routinières avec le timeboxing et de laisser le reste de la journée libre pour les tâches créatives. De cette façon, les tâches nécessaires sont accomplies et il reste suffisamment de flexibilité pour les phases de travail créatif.
• Difficultés d’estimation : Lorsque vous commencez à utiliser le timeboxing ou que l’on vous confie de nouvelles tâches peu familières, il peut être difficile d’estimer le temps réel nécessaire pour une tâche au début. Cependant, cela fait partie du processus d’apprentissage normal et ne devrait pas vous démotiver à travailler avec le timeboxing.
• Interruption du flux : Il y a des phases où nous entrons dans ce qu’on appelle le flux et le travail nous semble facile. Des délais rigides peuvent interrompre le flux de travail, qui peut ne pas pouvoir être repris ultérieurement. Il est important de trouver la meilleure solution possible pour vous. Par exemple, il peut être judicieux de regrouper des tâches similaires afin de les traiter toutes en même temps dans le flux.
• Moindre qualité : Le timeboxing ne consiste pas à travailler parfaitement une tâche, mais à la terminer dans un délai fixé. Cela peut conduire à travailler trop rapidement, ce qui nuit à la qualité des résultats. Assurez-vous donc qu’un timebox n’est pas trop long, mais pas trop court non plus. La méthode n’est pas non plus adaptée aux tâches où la qualité du résultat est plus importante que le temps passé.
• Surcharge : Le timeboxing peut vous aider à planifier vos tâches, mais ce n’est pas la bonne méthode pour tout le monde, car certaines personnes se sentent rapidement dépassées par un emploi du temps chargé. Avez-vous essayé le timeboxing et constaté que la méthode n’est pas pour vous ? Essayez alors d’autres stratégies de gestion du temps, comme la technique Pomodoro ou le blocage temporel.
  

Conclusion

Le timeboxing peut vous aider à travailler sur vos tâches de manière structurée et à augmenter votre productivité en attribuant un délai fixe aux tâches. Cependant, le timeboxing, comme d’autres méthodes de gestion du temps, n’est utile que s’il vous convient et correspond à votre façon de travailler. Pour adapter le timeboxing à votre façon de travailler, vous pouvez également le combiner avec d’autres méthodes de gestion du temps, telles que la technique Pomodoro ou Getting Things Done.

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