ABC de la gestion de projet : K comme Kanban

Présentez les tâches clairement et traitez-les de manière structurée

À quoi ressemble un tableau Kanban ?

Un tableau Kanban offre une vue simple sur de nombreuses tâches et étapes de travail différentes, de sorte qu’une équipe de projet peut rapidement voir quelles tâches sont dans quel état. À l’origine, cela se faisait avec un tableau noir et des post-it, mais aujourd’hui, les solutions numériques sont souvent privilégiées.

Cette structure est très simple et offre en même temps une grande efficacité. Elle peut également être complétée par des colonnes supplémentaires, par exemple pour les idées, le backlog, la mise en production ou les processus de test. Des commentaires peuvent également être ajoutés aux cartes individuelles de tâches, de sorte qu’ils puissent contenir des délais, des listes de contrôle ou des responsabilités, par exemple. De plus, les cartes peuvent être colorées, par exemple, pour indiquer des responsabilités ou des priorités. Votre créativité n’a pas de limites. Cela rend le travail avec un tableau Kanban très flexible et adaptable individuellement à chaque entreprise et projet. La visualisation facilement compréhensible des tâches et de leur état aide tous les participants au projet à suivre en permanence l’état actuel du projet.

Comment travailler avec un tableau Kanban ?

Une fois que le tableau Kanban est conçu selon vos besoins, les tâches d’un projet sont enregistrées et inscrites sur les cartes. Elles se retrouvent d’abord dans la colonne « À faire ». Étape par étape, les cartes individuelles sont ensuite déplacées de colonne en colonne par vos membres d’équipe et sont traitées jusqu’à ce qu’elles soient terminées. Quelques principes s’appliquent ici.

1. Visualiser le travail
Un tableau Kanban est utilisé pour visualiser les tâches et les étapes de travail. Il est donc important que le tableau soit adapté à vos étapes individuelles. En même temps, vous devez vous assurer que les tâches ne sont ni trop petites ni trop grandes. Avec les premières, vous pouvez rapidement perdre la vue d’ensemble, et avec les secondes, les mouvements sur le tableau Kanban se produisent rarement, ce qui signifie que vous ne pouvez pas tirer parti des nombreux avantages des tableaux Kanban.

2. Limiter les tâches
Le nombre de tâches pouvant être travaillées simultanément dans une station doit être limité, c’est-à-dire qu’un certain nombre de cartes peuvent se trouver dans une colonne en même temps. Cela vous aide à vous assurer que les lots de travail sont terminés rapidement et donc à travailler de manière ciblée.

3. Contrôler les tâches
L’objectif d’un tableau Kanban est de terminer les tâches le plus rapidement possible, c’est-à-dire sans temps d’attente, goulots d’étranglement ou boucles inutiles. Un tableau Kanban vous aide donc à identifier où des erreurs ou des problèmes existent dans votre processus, par exemple un employé est surchargé. Une fois que vous avez identifié de tels points, vous pouvez optimiser les processus respectifs et obtenir une meilleure planification de projet.

4. Retour d’information
La rétroaction continue et les examens sont une partie importante de la méthode Kanban. De cette manière, vous pouvez reconnaître les goulots d’étranglement ou les possibilités d’amélioration si, par exemple, une tâche reste dans la colonne « En cours » pendant très longtemps, cela vous donne l’occasion d’en discuter avec votre équipe. De plus, vous pouvez par exemple ajouter une colonne de rétroaction à votre tableau Kanban une fois que les tâches ont été terminées, de sorte que vos membres d’équipe puissent immédiatement voir que le résultat d’une tâche dans cette colonne doit être vérifié et une rétroaction donnée.

5. Amélioration continue
La rétroaction doit toujours conduire à l’amélioration. Vous devriez donc régulièrement adapter les processus et votre tableau Kanban à un besoin modifié ou nouvellement identifié.

6. Règles claires
Pour éviter toute confusion, tous les employés impliqués dans le tableau Kanban doivent connaître et suivre les mêmes règles. Vous devriez donc définir, par exemple, qui est autorisé à déplacer les cartes, quand et où. Notre conseil : Rendez ces règles visibles sur le tableau Kanban. De cette façon, vos membres d’équipe peuvent y accéder à tout moment et vous évitez des discussions inutiles.

Avantages

• Visualisation claire et concise des tâches et de leur état
• Les problèmes peuvent être identifiés rapidement
• Améliore la concentration sur les tâches individuelles
• Promotion du travail indépendant de votre équipe et du travail d’équipe
• Adaptable individuellement à votre entreprise
• Facile à mettre en œuvre

Inconvénients

• Un tableau Kanban peut être accueilli avec rejet car il rend les processus transparents. Cela signifie que les problèmes sont rapidement découverts, comme une mauvaise communication entre les employés ainsi que, par exemple, lorsqu’un employé travaille plus lentement que les autres.
• Moins adapté aux équipes de projet très importantes, car le tableau est alors moins clair. Étant donné que le résultat du projet est souvent présenté en une seule pièce à la fin du projet, les erreurs peuvent être remarquées trop tard. Elles doivent alors être corrigées de manière longue et coûteuse.

Pour qui le Kanban convient-il ?

Le Kanban convient particulièrement aux petites équipes qui souhaitent travailler de manière agile. Étant donné que le tableau peut être configuré très simplement et peut être adapté de manière flexible, presque aucune connaissance préalable n’est nécessaire pour y travailler. Ainsi, un tableau Kanban offre une vue simple et rapide de l’état actuel d’un projet et permet à l’équipe de travailler ensemble facilement.

Conclusion

Avec la méthode Kanban, tous les membres de l’équipe gardent une vue d’ensemble de l’avancement d’un projet ainsi que des tâches individuelles ou même des difficultés. En même temps, à l’aide d’un tableau Kanban, la gestion de projet peut être optimisée et le travail peut être effectué de manière plus efficace. Si vous ne travaillez pas encore avec la méthode Kanban, vous devriez certainement l’essayer. Pour commencer, il vous suffit d’un tableau blanc, de stylos et de quelques post-it.

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