ABC de la gestion de projet : K comme plan de communication

Plus de structure et moins de stress grâce aux plans de communication

Qu’est-ce qu’un plan de communication et pourquoi est-il important ?

Un plan de communication est une stratégie structurée qui détermine comment, quand et avec qui les informations relatives à un projet sont partagées. Il régit les processus, les processus, les rôles, les responsabilités et les autorisations pour le partage, la réception et l’archivage des informations au sein d’un projet. PRINCE2 utilise le terme de stratégie de gestion de la communication au lieu de plan de communication, tandis que le guide PMBOK l’appelle plan de gestion de la communication.

L’objectif d’un plan de communication

La plupart des projets sont complexes et nécessitent une coordination précise entre les différentes parties prenantes. Un plan de communication vise donc à garantir que chaque partie prenante au projet reçoive les informations dont elle a besoin pour mener à bien ses tâches de manière claire, efficace, opportune et complète. Ainsi, un plan de communication contribue à créer de la transparence, à éviter les malentendus et à maintenir toutes les parties prenantes à jour.
Sans voies de communication clairement définies, les malentendus peuvent avoir des conséquences fatales, par exemple

• Retards dus à des exigences peu claires ou à un manque d’informations.
• Mise en œuvre incorrecte des spécifications.
• Frustration au sein de l’équipe en raison d’un manque de transparence de l’information.
• Manque de confiance des parties prenantes dans le projet en raison d’une mauvaise communication.

Un plan de communication permet donc non seulement de mettre de l’ordre, mais aussi d’instaurer la confiance et une collaboration sans faille. Le plan de communication doit être adapté à chaque projet. Pour les projets de moindre envergure, une simple matrice de communication peut suffire, tandis que les projets très complexes impliquant de nombreuses parties prenantes et des exigences de confidentialité élevées nécessitent souvent un plan de communication très complet.

Mise à jour du statut du projetCréation d’un plan de communication

Afin de bien orienter la communication au sein d’un projet dès le début, il est important que le plan de communication soit établi le plus tôt possible lors de la planification du projet. Il doit également être adapté à l’évolution des besoins au cours de la mise en œuvre du projet.
Les étapes suivantes sont importantes pour élaborer un plan de communication optimal :

1. Analyser les parties prenantes :
   La plupart des projets ont un grand nombre de parties prenantes qui ont des intérêts différents et une influence sur le projet. Il peut s’agir par exemple de l’équipe de projet, des clients, des fournisseurs ou même du donneur d’ordre. Ces parties prenantes ont toutes besoin d’informations sur le projet, mais pas nécessairement des mêmes informations et à des moments différents. Il est donc important, comme base du plan de communication, d’identifier toutes les parties prenantes et leurs besoins en informations. Une matrice des parties prenantes peut aider à comprendre les besoins et l’influence de toutes les parties prenantes, de sorte que les étapes suivantes permettent de définir la stratégie de communication appropriée pour chaque groupe.
2. Définir les objectifs et le contenu de la communication :
   Des objectifs clairement définis sont la base d’un bon plan de communication, car ce n’est qu’ainsi que le contenu à communiquer peut être clairement défini. Commencez donc par fixer des objectifs SMART et, sur cette base, déterminez le contenu de la communication et les parties prenantes qui recevront les informations. Il peut s’agir par exemple de l’état du projet, de détails techniques ou de risques.
3. Choisir les méthodes et le rythme de communication appropriés :
   Sur la base des étapes précédentes, vous pouvez maintenant définir les méthodes de communication appropriées. Pour ce faire, vous devez réfléchir à la forme de communication qui convient le mieux à chaque partie prenante et aux informations à transmettre. Il existe de nombreuses façons d’informer les différentes parties prenantes, d’une brève mise à jour régulière par e-mail à des rapports de projet sophistiqués, en passant par des check-in hebdomadaires, des réunions en personne, des rapports de situation, des présentations ou des listes de choses à faire. Tenez également compte du rythme d’information ou des moments spécifiques auxquels l’information doit être communiquée. Par exemple, dans la plupart des projets, il n’est probablement pas nécessaire de rencontrer toutes les parties prenantes chaque semaine pour un échange en face à face. Cependant, des mises à jour hebdomadaires par e-mail et des réunions en personne lorsqu’une étape importante est franchie peuvent être très utiles. En outre, vous devez veiller à éviter un trop grand flot d’informations. En d’autres termes, il ne faut communiquer que ce qui est important pour chaque partie prenante, et uniquement lorsque cela est nécessaire.
4. Définir les responsabilités :
   Une fois que l’on a défini quelle information doit être communiquée, comment et quand, il ne reste plus qu’à déterminer qui en est responsable. Par exemple, le chef de projet peut être chargé d’envoyer des rapports d’état au client, tandis que les chefs d’équipe peuvent, par exemple, transmettre l’état des activités au chef de projet.
   Vous pouvez ensuite finaliser le plan d’information, qui peut être présenté sous forme de tableau par exemple :
   

   Description Information	Fréquence / date	Méthode	Destinataire	Responsable
   Quel type d’informations doit être transmis ?	À quelle fréquence ou à quel moment communique-t-on ?	Comment l’information est-elle transmise ?	Qui reçoit l’information ?	Qui est responsable de la communication de l’information ?
   Mise à jour du statut du projet	Hebdomadaire	Rapport sur l’état du projet depuis myPARM	Client et équipe de projet	Chef de projet

5. Partager et revoir régulièrement le plan de communication :
   Une fois le plan de communication entièrement rédigé, il doit être partagé avec les parties prenantes et l’équipe de projet. Il est recommandé de ne présenter à chaque partie prenante que la partie du plan qui la concerne, en particulier si des informations confidentielles y sont incluses. Il est également important de stocker le plan de communication dans une source d’information centrale et de le réviser régulièrement. Par exemple, les parties prenantes peuvent changer au cours du projet, ou de nouvelles exigences pour un projet peuvent entraîner des changements dans le plan de communication.

Conclusion

Un plan de communication bien conçu est un outil essentiel pour tout chef de projet. Il constitue l’épine dorsale d’une collaboration efficace et aide à gérer avec succès les projets les plus exigeants.

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