Les erreurs les plus courantes dans l’utilisation des logiciels BI

Comment les éviter

1. Qualité insuffisante des données

Si les données alimentées dans le logiciel BI sont incomplètes, incohérentes ou erronées, les résultats de l’analyse seront également erronés. Cela peut conduire à prendre des décisions basées sur des hypothèses erronées. Dans ce scénario, la solution BI pourrait être perçue comme une source peu fiable pour prendre des décisions commerciales.

Solution : Pour assurer une haute qualité des données, la gestion de la qualité des données doit être mise en œuvre. Cela implique de vérifier les données pour détecter les incohérences et d’apporter les corrections nécessaires avant qu’elles ne soient saisies dans votre logiciel BI. Cela peut être réalisé grâce à l’utilisation d’outils automatisés de vérification des données, à des vérifications manuelles et à une surveillance continue de la qualité des données.

2. Manque de participation des utilisateurs

Souvent, la décision concernant un nouveau système BI est prise uniquement entre la direction et le département informatique. Mais de cette manière, ceux qui utiliseront ultérieurement le logiciel sont contournés. Si les utilisateurs au sein d’une entreprise ne sont pas impliqués dans le processus d’introduction d’un système BI dès le début, il y a un risque que la solution ne réponde pas à leurs exigences. Cela dit, ce sont les utilisateurs qui devraient être convaincus des nombreux avantages et bénéfices du nouveau logiciel dès le début, afin qu’ils l’utilisent régulièrement après son introduction.

Solution : Impliquez tous ceux qui utiliseront ultérieurement le logiciel BI dès le début pour vous assurer que la solution répond à leurs exigences et peut fournir les résultats nécessaires. Par exemple, organisez des ateliers, des enquêtes ou des sessions de feedback avec tous les utilisateurs.

3. Infrastructure inadéquate

Sans ressources matérielles et logicielles suffisantes, le logiciel BI ne fonctionnera pas de manière optimale. Par exemple, si les données sont chargées et traitées très lentement, cela peut entraîner de la frustration parmi vos employés et les dissuader de travailler avec la solution.

Solution : Avant d’introduire un système BI, découvrez exactement quelle infrastructure vous avez besoin et assurez-vous de la fournir afin que le logiciel puisse fonctionner rapidement et de manière fiable en permanence. Cela peut signifier investir dans des serveurs puissants, des solutions de stockage ou des réseaux. Alternativement, vous pouvez vous appuyer sur une solution basée sur le cloud. En exécutant le logiciel dans un cloud, les entreprises n’ont pas besoin de déployer et de maintenir des ressources matérielles et logicielles coûteuses. Au lieu de cela, elles utilisent les ressources du fournisseur de cloud, ce qui facilite le travail rapide et fiable, ainsi que le chargement et le traitement rapides des données. L’utilisation dans un cloud permet également aux entreprises de réagir rapidement aux besoins croissants de leur activité, simplement en ajoutant ou en retirant davantage de ressources de leur fournisseur de nuage.
Un autre avantage des solutions BI basées sur le cloud est la flexibilité qu’elles offrent aux utilisateurs. L’utilisation d’une solution BI sur le cloud permet également aux entreprises d’accéder à leurs données et analyses de n’importe où tant qu’il y a une connexion Internet, et elles ne sont pas liées à un lieu ou à un moment spécifique. Cependant, il existe également quelques inconvénients, tels que la dépendance à une connexion Internet stable et sécurisée, ainsi que les coûts, qui peuvent s’accumuler avec le temps. De plus, avec une solution cloud externe BI, il n’est souvent pas possible de calculer des évaluations en temps réel (en ligne). Il est important de peser soigneusement les avantages et les inconvénients afin de choisir la meilleure solution pour une entreprise dans chaque cas. Le logiciel de business intelligence myPARM BI^act, par exemple, peut être exploité à la fois dans un cloud et hébergé localement sur vos locaux. Cela vous donne la flexibilité de décider quelle variante convient le mieux à vos besoins.

4. Manque de contrôle de la sécurité des données

Si la sécurité des données n’est pas suffisamment prise en compte, il y a un risque que des données confidentielles, telles que des données client ou personnelles, tombent entre de mauvaises mains. Par conséquent, il est important de prendre des mesures de sécurité pour protéger les données.

Solution : Mettez en œuvre des technologies de cryptage, des contrôles d’accès et des politiques de sécurité des données. De plus, assurez-vous que seules les personnes autorisées ont accès aux données et au système.

5. Objectifs et besoins mal définis

Si les objectifs et les attentes du logiciel BI ne sont pas clairement définis, il sera difficile de sélectionner une solution appropriée car il ne sera pas clair quels sont les besoins qu’elle doit satisfaire pour fournir la plus grande valeur possible. De plus, il sera difficile de mesurer le succès de la solution.

Solution : Les entreprises qui souhaitent acheter ou développer une solution BI devraient donc créer un catalogue précis d’objectifs et d’exigences à l’avance, ainsi que définir des scénarios d’application spécifiques. Sur cette base, un logiciel adapté peut être sélectionné ou développé. Au fil du temps, de nouveaux champs d’application se présentent souvent ou les exigences en matière de logiciels changent. Ainsi, pour s’assurer que votre solution BI continue de répondre à toutes les exigences qui lui sont imposées à l’avenir, vous devriez régulièrement examiner ses performances et adapter le logiciel aux exigences et objectifs modifiés si nécessaire.

6. Absence de définitions uniformes des termes

Il y a souvent des discussions entre différents départements d’une entreprise sur la correction des indicateurs clés pertinents pour l’entreprise. Cela peut être dû au fait que les différents départements ont une compréhension différente ou leurs propres définitions des indicateurs clés. Si les indicateurs clés ne sont pas précisément définis, cela peut conduire à des interprétations erronées ou à des malentendus. De plus, des données avec le même indicateur clé provenant de différentes zones peuvent ne pas être comparables.

Solution : Il est important de s’assurer que tous les utilisateurs parlent le même langage afin que les données puissent être interprétées correctement en permanence. Par conséquent, vous devriez définir d’importants indicateurs clés ou termes dès le début et les communiquer dans toute l’entreprise. Assurez-vous également d’utiliser uniquement ces termes uniformes pour le reporting. Pour garantir que tous les employés de votre entreprise comprennent correctement les indicateurs clés, vous pouvez organiser des formations et, par exemple, créer un glossaire des termes mis à la disposition de tous les utilisateurs. Il est également important de revoir et de mettre à jour régulièrement les définitions des indicateurs et des termes pour garantir qu’ils sont toujours pertinents et corrects.

7. Introduction précipitée

Les entreprises devraient laisser suffisamment de temps pour la sélection et la mise en œuvre de nouveaux logiciels BI. Pourtant, de nombreuses entreprises veulent bénéficier au plus tôt des nombreux avantages d’une solution BI et ne planifient donc pas suffisamment de temps pour analyser l’état actuel, créer des exigences, rechercher et tester des solutions possibles ainsi que former en profondeur leurs employés. Cependant, un logiciel BI ne peut être utilisé efficacement que si toutes ces étapes ont été effectuées avec soin.

Solution : Accordez suffisamment de temps pour la sélection et l’introduction du logiciel BI et gardez à l’esprit qu’il faudra un certain temps avant que le logiciel ne commence à fournir des résultats. De plus, il peut être utile d’introduire le logiciel progressivement et de se limiter aux départements et aux exigences les plus importants au début.

Conclusion

Une solution BI peut offrir de nombreux avantages à une entreprise. Cependant, des erreurs dans son application peuvent affecter son succès et même conduire à des décisions erronées. Si vous êtes conscient de ces erreurs, vous pouvez agir prudemment et prendre des mesures judicieuses pour les éviter.

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