Les coûts invisibles des projets

Mesurer et réduire le gaspillage

Comment définir et éviter le gaspillage dans la gestion de vos projets ?

Le gaspillage dans les projets est un problème souvent sous-estimé, mais très répandu, qui peut avoir de graves conséquences sur le succès et l’efficacité des projets. Selon une étude approfondie sur la mesure du gaspillage dans les projets, le Project Management Waste Index (PMWI) se situe en moyenne autour de 25%. L’étude PMWI montre que le gaspillage ne concerne pas seulement les ressources financières, mais qu’il consomme également du temps, du talent et de l’énergie.

Types de gaspillage

Le Project Management Waste Index (PMWI) identifie plusieurs types spécifiques de gaspillage qui se produisent fréquemment dans les projets et qui peuvent nuire à l’efficacité et au succès :

• Les temps d’attente : Pertes de temps qui se produisent lorsque les projets sont bloqués en raison de retards, de goulots d’étranglement, de manque d’informations, de manque de matériel ou de décisions peu claires. De longues périodes d’attente peuvent compromettre le calendrier global du projet et entraîner une augmentation des coûts.
• Sur-traitement : travail qui va au-delà de ce qui est nécessaire pour répondre aux exigences. Cela inclut le travail inutilement détaillé ou excessivement coûteux qui n’apporte pas de valeur ajoutée.
• Erreurs : défauts ou imperfections qui nécessitent des retouches ou des corrections. Les erreurs sont souvent dues à des malentendus, à un manque de soin ou à des exigences peu claires et entraînent des efforts et des coûts supplémentaires.
• Mauvaise allocation : allocation inefficace des ressources, dans laquelle les employés ou les ressources sont utilisés pour des tâches incorrectes ou moins importantes, ce qui affecte la productivité et ralentit le projet. Mais il y a également mauvaise allocation lorsque les ressources sont insuffisantes, ce qui fait que les lots de travaux ne sont pas traités, sont traités superficiellement, sont mal traités ou prennent trop de temps.
• Mauvaise instruction : une mauvaise instruction peut être d’une part le lancement de projets inutiles ou absurdes. Il peut également s’agir de mauvaises instructions ou de malentendus qui conduisent à des travaux qui ne correspondent pas aux objectifs du projet. Cela peut être dû à une communication peu claire, à des malentendus ou à un manque de coordination. De même, des priorités mal définies, un manque de concertation ou des responsabilités mal définies entraînent des reports, des discussions et des comportements indésirables et sont donc une cause de gaspillage dans le projet.
• Mouvement non nécessaire : Mouvements superflus de personnes ou de matériel qui n’apportent pas de valeur ajoutée directe. Il peut s’agir par exemple de déplacements ou de temps de trajet inutiles qui n’apportent aucune valeur ajoutée au projet. Ce gaspillage peut également être causé par des postes de travail mal conçus ou des processus inefficaces. Les changements superflus dans les résultats, les processus ou l’organisation du projet, notamment l’arrivée d’un nouveau supérieur hiérarchique, entraînent également des mouvements inutiles. Le multitâche et la commutation des tâches font également partie de ce domaine.
• Sous-traitance : il y a sous-traitance lorsque les tâches ne sont traitées que superficiellement. C’est le cas, par exemple, lorsque les plans et les résultats ne sont pas suffisamment documentés. Ce type de gaspillage est également fréquent lorsque la communication au sein du projet n’est pas optimale, par exemple lorsque les résultats ne correspondent pas aux attentes et qu’il faut les retravailler. Selon l’étude PMWI, les types de gaspillage les plus importants dans les projets sont l’attente, la mauvaise allocation et le surtraitement, l’attente de livraison, le manque de personnel et la documentation insuffisante étant les causes les plus fréquentes de gaspillage.

Identifier les gaspillages dans les projets

L’identification des gaspillages dans les projets est une étape cruciale pour pouvoir identifier leurs causes et apporter ensuite des améliorations ciblées. Il existe différentes méthodes pour y parvenir :

1. Cartographie des flux de valeur (Value Stream Mapping) :

Value Stream Mapping est une méthode visuelle d’analyse et de représentation de toutes les étapes d’un processus, de la passation de la commande à la livraison. Cette méthode aide à visualiser l’ensemble du déroulement du projet. Il est ainsi possible de déterminer quelles étapes apportent réellement une valeur ajoutée et lesquelles sont inefficaces ou entraînent des temps d’attente inutiles.

2. Les enregistrements temporels et l’analyse des processus :

L’enregistrement systématique du temps consacré aux différentes tâches et activités du projet est une autre méthode de mesure du gaspillage. Il s’agit de déterminer combien de temps est consacré aux activités à valeur ajoutée et combien de temps est consacré aux activités sans valeur ajoutée. Cela permet d’identifier les temps d’attente, les interruptions ou les processus inefficaces.

3. Analyse des coûts :

Un examen minutieux des dépenses du projet peut également mettre en évidence les cas où les ressources financières sont utilisées de manière inefficace. Cela implique d’analyser les dépenses en matériel, en personnel, en services externes et autres coûts du projet. En comparant les coûts réels avec le budget, il est possible d’identifier les domaines dans lesquels des dépenses superflues ont été effectuées. Cette analyse permet de réduire les coûts et de mieux contrôler le budget.

4. Les indicateurs de performance des processus (KPI) :

Les indicateurs clés de performance (KPI) sont des mesures spécifiques qui évaluent le succès et l’efficacité des processus. Pour mesurer le gaspillage, on peut utiliser des KPI tels que le temps de cycle, le temps de passage, le taux d’erreur et l’utilisation des ressources. En surveillant en permanence ces indicateurs, les sources de gaspillage peuvent être facilement identifiées. Parallèlement, une analyse à l’aide d’une solution de business intelligence, par exemple, permet d’identifier les tendances qui indiquent un gaspillage.

5. Boucles de rétroaction et sondages auprès des employés :

Les employés et les participants aux projets ont souvent un aperçu précieux des processus inefficaces et des gaspillages, car ils y sont directement impliqués. Grâce à des boucles de rétroaction régulières et à des enquêtes ciblées, les entreprises peuvent donc recueillir des données qualitatives qui indiquent les gaspillages.

Identifier les causes de gaspillage

Une fois les principales sources de gaspillage identifiées au sein des projets, l’étape suivante pour éviter le gaspillage consiste à en comprendre les causes. Une analyse des causes profondes peut vous aider. Dans le cadre du Lean Management, des techniques telles que la méthode des 5 pourquoi ou les diagrammes d’Ishikawa (diagrammes en arêtes de poisson) sont utilisées à cet effet.

Méthode des 5 pourquoi :

La méthode des 5 pourquoi est une technique simple mais efficace d’analyse des causes profondes. Elle sert à identifier la cause fondamentale d’un problème en posant cinq fois la question « Pourquoi ? ». Chaque étape « Pourquoi ? » approfondit l’analyse en demandant la cause du problème immédiatement précédent. Le processus est répété jusqu’à ce que la cause la plus profonde ou la plus fondamentale du problème soit identifiée. Cela permet de s’attaquer à la racine du problème plutôt que de se contenter de traiter les symptômes.

Exemple : la date limite du projet a été manquée.

1. Pourquoi la date limite a-t-elle été manquée ? – Parce que la dernière tâche n’a pas été terminée à temps.
2. Pourquoi la dernière tâche n’a-t-elle pas été terminée à temps ? – Parce que les informations nécessaires n’étaient pas disponibles.
3. Pourquoi les informations manquaient-elles ? – Parce que l’équipe responsable n’a pas été informée.
4. Pourquoi l’équipe n’a-t-elle pas été informée ? – Parce qu’il n’y a pas eu de communication claire.
5. Pourquoi n’y a-t-il pas eu de communication claire ? – Parce qu’il n’y a pas de processus de communication définis.

Ici, la cause fondamentale serait l’absence de processus de communication clairs.

Diagramme d’Ishikawa (diagramme en arêtes de poisson) :

Le diagramme d’Ishikawa, également connu sous le nom de diagramme en épi ou de diagramme de causes et d’effets, est un outil visuel d’analyse des causes profondes. Il aide à identifier et à représenter systématiquement les différentes causes potentielles d’un problème et est particulièrement utile pour visualiser des problèmes complexes et encourager une discussion structurée sur l’analyse des causes. Le diagramme a la forme d’une arête de poisson, avec le problème à la « tête ». Une fois le problème défini, les principales catégories de causes sont identifiées. Celles-ci sont ajoutées au diagramme sous forme d' »arêtes » individuelles. Il peut s’agir de différentes catégories, telles que les personnes, les méthodes, les machines, les matériaux, l’environnement ou la gestion. Sous chaque catégorie sont ensuite listées les causes spécifiques qui pourraient contribuer au problème. Ces causes peuvent ensuite être analysées pour déterminer la cause fondamentale du problème.

Exemple : dans le cas d’un problème de qualité, le diagramme pourrait montrer que les causes se situent dans les catégories « matériaux » (par exemple, matières premières défectueuses), « machines » (par exemple, mauvais étalonnage) et « personnes » (par exemple, formation insuffisante).

Prendre des mesures contre le gaspillage

Une fois les causes connues, des mesures peuvent être développées pour y remédier. Il peut s’agir par exemple de réorganiser les processus, d’introduire de nouvelles technologies ou de modifier l’organisation du travail.

1. Les temps d’attente : Si les temps d’attente sont dus à des goulets d’étranglement, ils peuvent être facilement éliminés en affectant de nouvelles ressources ou des ressources mieux adaptées et en planifiant à l’avance. Lorsque cela est possible, l’automatisation des tâches de routine permet également de réduire les temps d’attente et de libérer des ressources. Des canaux de communication clairement définis et des mises à jour régulières du statut aident également à prendre et à partager rapidement les décisions.
2. Sur-traitement : les gaspillages liés au sur-traitement peuvent être évités en définissant clairement les exigences, en hiérarchisant les tâches et en se concentrant sur les exigences minimales, ainsi qu’en établissant des normes de qualité claires. Si vous travaillez actuellement selon des méthodes classiques de gestion de projet, le passage à des méthodes agiles avec des processus de développement itératifs et un feedback régulier peut vous éviter de faire du travail inutile.
3. Erreurs : des tests réguliers et des mesures d’assurance qualité pendant le projet permettent de détecter les erreurs à temps et d’y remédier. La formation et le perfectionnement permettent à l’équipe de projet d’identifier et de corriger les erreurs.
4. Mauvaise allocation : une bonne gestion des ressources est également importante pour éviter le gaspillage. Les outils de gestion des ressources aident à allouer aux projets le personnel et les compétences appropriés ainsi que toutes les ressources nécessaires. Un contrôle et une optimisation réguliers de l’allocation des ressources aident en outre à identifier rapidement les éventuelles mauvaises affectations et à intervenir.
5. Mauvaise orientation : des mesures doivent être prises avant le début du projet pour éviter les mauvaises orientations. Une bonne gestion de portefeuille de projets permet de sélectionner les bons projets, de les classer par ordre de priorité et de définir clairement leurs objectifs. En outre, les responsabilités doivent être clairement définies et communiquées, si possible avant le début du projet, afin d’éviter les malentendus. Pendant la mise en œuvre d’un projet, un contrôle efficace du projet, avec des révisions régulières, permet de s’assurer que le projet reste sur les rails. Des processus de communication clairs et une bonne documentation de projet aident également à transmettre les informations et les instructions nécessaires à tous les membres de l’équipe.
6. Les mouvements inutiles : Les mouvements physiques inutiles peuvent être réduits par une bonne conception du poste de travail, une disposition propre des processus et l’utilisation d’outils numériques. Une bonne gestion des ressources et des priorités claires réduisent le multitâche et la commutation des tâches. Mais une bonne gestion du changement est également importante pour minimiser les ajustements nécessaires dans les projets.
7. Sous-traitance : en cas de sous-traitance, il est important de communiquer clairement, en particulier sur les attentes concernant la manière dont une tâche doit être accomplie. Cela permet d’éviter les malentendus et les erreurs. En outre, les résultats du travail doivent être documentés de manière approfondie. Des boucles de feedback régulières permettent de s’assurer que le travail correspond aux attentes et d’effectuer des retouches en temps utile si nécessaire.

Conclusion

Le gaspillage dans les projets est un problème très répandu qui peut avoir un impact significatif sur le succès, l’efficacité et les coûts. En identifiant et en mesurant systématiquement le gaspillage, des mesures ciblées peuvent être prises pour l’éliminer.

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