4 règles pour une communication de leadership efficace

Quelles sont les difficultés rencontrées en matière de communication ?

La communication, dans son sens originel, est l’échange d’informations. Le psychologue et scientifique de la communication Paul Watzlawick a défini cinq principes s’appliquant à la communication et nous aidant à expliquer les communications et les possibles malentendus :

• On ne peut pas ne pas communiquer.
  La communication se fait non seulement à travers les mots mais aussi à travers le comportement, les gestes, les expressions faciales et divers autres facteurs. Cela signifie que deux personnes entrant en contact communiquent inévitablement, même en restant silencieuses. La communication se déroule donc à la fois verbalement et non verbalement. Cela signifie que des facteurs tels que le style vestimentaire ou la conception d’un bureau peuvent également être perçus comme faisant partie de la communication.
• Chaque communication a un aspect de contenu et un aspect relationnel, ce dernier classifiant le premier.
  Cela signifie que, indépendamment du contenu de la communication échangée, la communication fournit également des informations sur la relation entre les personnes communiquant ou influence leur relation.
• La nature d’une relation dépend de la ponctuation des procédures de communication des partenaires.
  Ce principe énonce que les personnes interprètent les séquences de communication différemment, ce qui peut mener à différentes interprétations. Par exemple, vous pouvez être de mauvaise humeur parce qu’un collègue semble vous éviter. Cependant, l’employé peut vous éviter parce qu’il pense que vous êtes de mauvaise humeur.
• La communication humaine implique à la fois des modalités digitales et analogiques.
  Selon Watzlawick, les expressions faciales, la tonalité et les gestes sont considérés comme analogiques, tandis que le langage en lui-même est considéré comme digital. Les deux aspects contribuent au message global mais ne doivent pas nécessairement aller de pair. Par exemple, nous pouvons répondre à la question de comment nous nous sentons par « bien », tandis que nos expressions faciales indiquent le contraire.
• Les procédures de communication interhumaine sont soit symétriques, soit complémentaires.
  Les individus adoptent divers rôles et comportements. Par exemple, si un manager communique avec des employés, la communication se déroule à différents niveaux (complémentaires). En revanche, si le manager parle à un collègue direct, la communication est symétrique. Ce contexte influence à son tour la manière dont la communication est interprétée.

À ce stade, il devient clair que ce que vous souhaitez communiquer peut être perçu complètement différemment par l’autre personne. Beaucoup de ce que vous souhaitez transmettre sera probablement perdu en chemin de vous à l’autre personne. Au contraire, des choses que vous n’aviez pas l’intention de communiquer peuvent les atteindre, par exemple, parce qu’elles sont transmises inconsciemment à travers votre langage corporel ou l’environnement. De plus, ce que vous souhaitez transmettre peut être mal interprété, et les informations peuvent être sélectivement absorbées ou déformées. Cependant, si vous en êtes conscient, vous pouvez apprendre à mieux communiquer. Les conseils suivants peuvent vous aider à le faire :

1. Écouter et comprendre

Beaucoup de managers aiment faire une chose en particulier : parler ! Mais même si cela semble incorrect au premier abord, l’aspect le plus important de la communication est l’écoute. La communication ne fonctionne pas uniquement dans un sens et si vous apprenez à écouter attentivement vos employés, vous les comprendrez rapidement mieux ainsi que votre propre style de communication. Cela vous aidera par la suite à adapter votre communication aux besoins de vos employés.
Assurez-vous donc de toujours laisser vos employés terminer de parler ou de prendre du recul si un employé habituellement plus silencieux souhaite dire quelque chose. L’ouverture envers vos employés et vos sujets est également importante. Ainsi, occupez-vous des problèmes qui vous sont soumis et essayez de les comprendre ou de prendre la perspective de votre interlocuteur. Cela montrera à vos employés qu’ils sont pris au sérieux. N’hésitez pas à poser des questions si vous n’avez pas compris quelque chose ou si vous avez besoin de plus d’informations.

2. Communiquer de manière cohérente, crédible et transparente

Les jours où un manager vous disait quoi faire sans aucune explication sont révolus. Au contraire, il est important que les employés puissent faire confiance à leurs managers. Cela nécessite une communication cohérente, ouverte et authentique. Les règles suivantes peuvent vous aider ici :

• Ponctuel : Toutes les informations nécessaires au travail doivent être communiquées à votre équipe ou aux membres individuels de l’équipe en temps utile. Des informations retardées peuvent signifier que les activités ne peuvent pas être réalisées ou ne peuvent pas être réalisées correctement, ou que des rumeurs désagréables ou des suppositions apparaissent.
• Timing : Certaines informations doivent être communiquées régulièrement. Assurez-vous donc de parler à votre équipe à intervalles réguliers, par exemple lors d’une réunion d’équipe hebdomadaire. Pour d’autres informations, le timing est important. Par exemple, si votre employé travaille sur une tâche nécessitant beaucoup de concentration et ne souhaite pas être dérangé, la communication sur le prochain projet est déplacée. Par conséquent, avant d’approcher quelqu’un, demandez-vous si c’est le bon moment.
• Complet mais concis : Certaines personnes ont tendance à retenir des informations individuelles ou à les transmettre morceau par morceau. Cependant, cela crée souvent des troubles et empêche les employés d’effectuer leur travail. Assurez-vous donc que les informations que vous transmettez contiennent tous les aspects nécessaires et ne retenez rien si possible. Cependant, ne faites pas le contraire et ne surchargez pas vos employés avec des informations étendues qui ne sont pas ou ne sont pas encore pertinentes pour leur domaine de travail. Sinon, vous pourriez décourager vos employés de leur travail. Assurez-vous d’aller droit au but rapidement.
• Véritable : Vos employés doivent sentir qu’ils peuvent vous faire confiance. Il est donc important que vous restiez toujours fidèle à la vérité. Beaucoup d’employés remarquent intuitivement quand ce n’est pas le cas parce que vous envoyez inconsciemment des signaux subtils, par exemple avec votre langage corporel. Votre crédibilité en souffre en conséquence.
  Notre conseil : tenez-vous-en aux faits au lieu de donner vos interprétations. Cela aide à éviter les malentendus.
• Structuré et compréhensible : Pour rendre l’information facile à comprendre et à traiter, il est utile de la structurer ou de la présenter clairement, par exemple dans des tableaux de bord clairs.
• Direct : Parfois, il y a une tendance à simplement lancer des mots dans la pièce, par exemple lors d’une réunion d’équipe. Cependant, ce que vous dites porte généralement plus de poids si vous vous adressez directement aux autres. Cela peut se faire par le contact visuel, mais le choix des mots est également crucial ici. Si des tâches sont attribuées avec les mots « vous devriez… » ou « nous devons… », cela peut conduire à ce que personne ne se sente directement concerné ou responsable de la tâche. Il en va de même pour les éloges. Bien qu’il soit important de louer toute l’équipe régulièrement, les réalisations spéciales des employés individuels ne devraient pas toujours être récompensées par des éloges pour toute l’équipe. Il est également important de noter que les phrases qui incluent le manager, par exemple « nous avons obtenu un grand succès », donnent rapidement l’impression que le manager veut s’attribuer les éloges, alors que les critiques sont souvent transmises directement aux employés.

3. Orientation vers un objectif et lieu de communication

Vous êtes-vous déjà demandé, au cours d’une conversation, ce que l’autre personne cherche à obtenir ? Avant de commencer à parler, nous ne savons souvent pas exactement ce que nous voulons transmettre. Précisément parce que tout ce que vous communiquez en tant que manager peut également être mal interprété, il est utile de réfléchir soigneusement au préalable à ce que vous voulez transmettre à votre interlocuteur. De cette façon, vous pouvez orienter la conversation avec succès, vous exprimer plus clairement et contrer les malentendus. Cela vous évite également d’avoir à expliquer les choses plusieurs fois. Après tout, peu de choses sont aussi ennuyeuses pour les employés que d’entendre le « même vieux discours » de leur responsable hiérarchique encore et encore.
Si vous savez exactement ce que vous voulez dire, il est également beaucoup plus facile de déterminer où la communication doit avoir lieu : en privé, lors de la prochaine réunion d’équipe, via le chat de l’entreprise, ou peut-être dans le logiciel de gestion de projet. Lors du choix du lieu, il est important de savoir que moins la communication est directe, plus il y a de place pour l’interprétation. Par exemple, ni le langage corporel ni le ton de la voix ne peuvent être transmis dans un e-mail, donc un message peut être mal interprété. Il est donc souvent préférable, par exemple, de traiter les critiques directement en privé, tandis que les tâches, en particulier si de nombreux détails doivent être communiqués, peuvent être effectuées par écrit.

4. Signaux non verbaux

Vos gestes, expressions faciales et ton de voix constituent une grande partie de votre communication. Contrairement à la parole, cependant, ces signaux sont beaucoup plus difficiles à contrôler. Il peut donc être utile de s’occuper au moins fondamentalement du sujet du langage corporel et de faire attention aux signaux de votre propre corps pour que votre message ne soit pas mal interprété. La manière dont vous dites quelque chose influence également la façon dont cela est perçu par l’autre personne. Par exemple, si vous êtes en colère contre quelque chose, vous devez vous calmer avant de parler à quelqu’un. Comme l’autre personne ne connaît pas le contexte de votre colère, ce qui est transmis entre les lignes peut autrement conduire à des malentendus.
Conseil bonus : Regardez de manière critique quels signaux vous envoyez encore : Votre bureau est-il soigneusement organisé ou y a-t-il des piles de documents qui créent une barrière entre vous et l’autre personne ? Que dit votre style vestimentaire ? Préférez-vous porter un costume tous les jours, ou préférez-vous rencontrer vos employés de manière décontractée et sur un pied d’égalité ? Quelle est votre posture ? Dégagez-vous potentiellement de la nervosité ou du rejet ? Avec de nouveaux interlocuteurs, en particulier, il est judicieux de se poser ces questions avant la première rencontre et de s’adapter en conséquence. Comment faire une bonne première impression.

Conclusion

Nous communiquons tous, tout le temps. Cependant, en tant que manager en particulier, il est important d’éviter les malentendus et les mauvaises interprétations. C’est pourquoi il est important de se familiariser avec le sujet de la communication et de connaître les bases.

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