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4 reglas para una buena comunicación en el liderazgo

Cómo se comunican correctamente los directivos

Cuando algo va mal en una empresa, a menudo se debe a una cosa muy sencilla: la comunicación. Si se cometen errores, surgen los malentendidos, la ira y el estrés. Sin embargo, estos efectos son especialmente devastadores cuando la comunicación procede de los directivos. De hecho, muchas personas dan por sentado que tienen buenas dotes de comunicación y que, por tanto, no necesitan preocuparse más por el tema. Sin embargo, sigue siendo útil para evitar malentendidos, mejorar la motivación de los empleados y contribuir al buen ambiente en la empresa.

¿Cuál es la dificultad de comunicación?

La comunicación en su sentido original es el intercambio de información. El psicólogo y científico de la comunicación Paul Watzlawick acuñó cinco principios que se aplican a la comunicación y nos ayudan a explicar la comunicación y los posibles malentendidos:

  • No puedes no comunicarte.
    La comunicación no sólo se produce con palabras, sino también con el comportamiento, los gestos o expresiones faciales y muchos otros factores. Esto significa que dos personas que se ponen en contacto inevitablemente se comunican, aunque estén en silencio. Por tanto, la comunicación se produce tanto verbal como no verbalmente. Esto significa que factores como el estilo de la ropa o el diseño de la oficina también pueden considerarse parte de la comunicación.
  • Toda comunicación tiene un aspecto de contenido y un aspecto de relación, y el segundo determina el primero.
    Esto significa que, independientemente del contenido de la comunicación intercambiada, la comunicación también proporciona información sobre la relación entre las personas que se comunican o influye en su relación.
  • La naturaleza de una relación viene determinada por la puntuación de los procesos de comunicación por parte de los socios.
    Este principio afirma que las personas relacionan los procesos de comunicación de forma diferente, lo que puede dar lugar a interpretaciones distintas. Por ejemplo, puede estar de mal humor porque un empleado parece evitarle. Sin embargo, es posible que el empleado te evite porque piense que estás de mal humor.
  • La comunicación humana utiliza modalidades analógicas y digitales.
    Según Watzlawick, las expresiones faciales, la tonalidad y los gestos se consideran analógicos, mientras que el lenguaje propiamente dicho se considera digital. Ambos aspectos contribuyen al mensaje global, pero no tienen por qué ir necesariamente unidos. Por ejemplo, cuando nos preguntan cómo estamos, podemos responder «bien», mientras que nuestras expresiones faciales muestran claramente que no es así.
  • Los procesos de comunicación interpersonal son simétricos o complementarios.
    Las personas tienen papeles o comportamientos diferentes. Si un directivo se comunica con sus empleados, por ejemplo, la comunicación se produce a distintos niveles (complementarios). Si, por el contrario, el directivo se dirige a un colega directo, la comunicación es simétrica. A su vez, este contexto influye en cómo se interpreta la comunicación.

Llegados a este punto, está claro que lo que usted quiere comunicar puede parecerle completamente distinto a su interlocutor. Es probable que gran parte de lo que quiere transmitir se pierda en el camino de usted a su interlocutor. Por otro lado, pueden recibir cosas que usted no pretendía comunicar, por ejemplo porque se las transmiten inconscientemente su lenguaje corporal o el entorno. Además, lo que se quiere transmitir puede ser malinterpretado, la información puede ser absorbida selectivamente o distorsionada. Sin embargo, si eres consciente de ello, puedes aprender a comunicarte mejor. Los siguientes consejos pueden ayudarle a conseguirlo:

1. escuchar y comprender

Muchos directivos disfrutan haciendo una cosa en particular: ¡hablar! Pero aunque esto suene mal al principio, el aspecto más importante de la comunicación es escuchar. La comunicación no sólo funciona en una dirección y si aprende a escuchar atentamente a sus empleados, rápidamente les entenderá mejor a ellos y a su estilo de comunicación. Esto le ayudará más adelante a adaptar su propia comunicación a las necesidades de sus empleados.
Por lo tanto, asegúrese siempre de dejar que sus empleados terminen de hablar o de dar un paso atrás si un empleado más callado quiere decir algo. La apertura hacia los empleados y sus problemas también es importante. Así que trata los temas que te plantean e intenta comprenderlos o adoptar la perspectiva de tu interlocutor. Sus empleados se darán cuenta de que se les toma en serio. No dude en preguntar si no ha entendido algo o necesita más información.

2. comunicar con coherencia, credibilidad y transparencia

Los días en que un jefe te decía lo que tenías que hacer sin ninguna explicación han pasado a la historia. Más bien, es importante que los empleados puedan confiar en sus jefes. Esto requiere una comunicación coherente, abierta y auténtica. Las siguientes reglas pueden ayudarte en este sentido:

  • Puntualidad: Toda la información necesaria para el trabajo debe comunicarse a su equipo o a cada uno de sus miembros con la debida antelación. El retraso en la información puede hacer que las actividades no puedan realizarse o no puedan realizarse correctamente, o que surjan rumores o suposiciones desagradables.
  • Calendario: algunas informaciones deben comunicarse con regularidad. Por lo tanto, asegúrese de hablar con su equipo a intervalos regulares, por ejemplo en una reunión de equipo semanal. Con otra información, todo es cuestión de tiempo. Por ejemplo, si tu empleado está trabajando en una tarea que requiere mucha concentración y en la que no quiere que le molesten, la comunicación sobre el siguiente proyecto está fuera de lugar. Así que antes de acercarte a alguien, pregúntate si es el momento adecuado.
  • Completa pero concisa: algunas personas tienden a ocultar información individual o a transmitirla sólo de forma fragmentaria. Sin embargo, a menudo esto crea malestar e impide a los empleados realizar su trabajo. Por lo tanto, asegúrese de que la información que transmite contiene todos los aspectos necesarios y no oculta nada. Sin embargo, no haga lo contrario y agobie a sus empleados con mucha información que no es o no es relevante para su área de trabajo. De lo contrario, podría impedir que los empleados hicieran su trabajo. Asegúrese de llegar rápidamente al meollo de su tema.
  • Cierto: sus empleados necesitan sentir que pueden confiar en usted. Por lo tanto, es importante que se atenga siempre a la verdad. Muchos empleados reconocen intuitivamente cuándo no es así porque ellos mismos envían señales sutiles de forma inconsciente, por ejemplo con su lenguaje corporal. Su credibilidad se resiente.
    Nuestro consejo: cíñase a los hechos en lugar de dar sus propias interpretaciones. Esto ayuda a evitar malentendidos.
  • Organizada y fácil de entender: para que la información sea fácil de entender y procesar, ayuda estructurarla o presentarla con claridad, por ejemplo en cuadros de mando claros.
  • Directo: A veces se tiende a lanzar palabras a la sala, por ejemplo en una reunión de equipo. Sin embargo, lo que uno dice suele tener más peso cuando se dirige directamente a los demás. Esto puede hacerse a través del contacto visual, pero la elección de las palabras también es crucial en este caso. Si las tareas se asignan con las palabras «deberíamos…» o «tenemos que…», esto puede llevar a que nadie se sienta directamente interpelado o responsable de la tarea. Lo mismo ocurre con los elogios. Aunque es importante elogiar a todo el equipo con regularidad, los logros especiales de empleados individuales no siempre deben recompensarse con elogios para todo el equipo. También es importante que las formulaciones que incluyan al directivo, por ejemplo «hemos logrado un gran éxito», den rápidamente la impresión de que el directivo quiere llevarse los elogios para sí, mientras que las críticas suelen transmitirse directamente a los empleados.

3. orientación y lugar de la comunicación

¿Le ha ocurrido alguna vez que en el transcurso de una conversación se ha preguntado qué quería decir realmente la otra persona? Antes de empezar a hablar, a menudo no sabemos exactamente lo que queremos transmitir. Precisamente porque todo lo que comunique como directivo también puede ser malinterpretado, le ayudará pensar detenidamente de antemano lo que quiere transmitir a su homólogo. De este modo, podrá dirigir con éxito la conversación, expresarse con mayor claridad y contrarrestar los malentendidos. Esto también evita tener que explicar las cosas varias veces. Al fin y al cabo, pocas cosas resultan tan aburridas para los empleados como escuchar una y otra vez «la misma historia de siempre» de su jefe directo.
Si sabes exactamente lo que quieres decir, también puedes determinar mucho más fácilmente dónde debe tener lugar la comunicación: ¿En privado, en la próxima reunión de equipo, a través del chat de la empresa o quizás en el software de gestión de proyectos? A la hora de elegir un lugar, es importante tener en cuenta que cuanto menos directa sea la comunicación, más margen habrá para la interpretación. Por ejemplo, ni el lenguaje corporal ni la tonalidad pueden transmitirse en un correo electrónico, por lo que un mensaje puede tomarse a mal. Por eso suele ser mejor, por ejemplo, abordar las críticas directamente en privado, mientras que las tareas, sobre todo si hay que comunicar muchos detalles, pueden hacerse por escrito.

4. señales no verbales

Sus gestos, expresiones faciales y tono de voz constituyen una gran parte de su comunicación. Sin embargo, a diferencia del habla, estas señales son mucho más difíciles de controlar. Por lo tanto, puede ser útil familiarizarse al menos en lo fundamental con el tema del lenguaje corporal y prestar atención a las señales de su propio cuerpo para que su mensaje no sea malinterpretado. La forma de decir algo también influye en cómo lo percibe la otra persona. Por ejemplo, si estás enfadado por algo, es importante que te calmes antes de hablar con alguien. Como su interlocutor no conoce el trasfondo de su enfado, lo que se transmite entre líneas puede dar lugar a interpretaciones erróneas.
Consejo extra: Examine con ojo crítico las señales que sigue enviando: ¿Está tu despacho ordenado o hay montones de documentos que crean una barrera entre tú y la otra persona? ¿Qué dice tu estilo de vestir? ¿Le conviene ir de traje todos los días, o prefiere reunirse con sus empleados de manera informal y a la altura de los ojos? ¿Cómo es su postura? ¿Es posible que irradie nerviosismo o rechazo? Sobre todo con los nuevos interlocutores, tiene sentido plantearse estas preguntas antes de la primera reunión y adaptarse en consecuencia. Cómo causar una buena primera impresión.

Conclusión

Todos nos comunicamos, todo el tiempo. Sin embargo, como gestor en particular, es importante evitar malentendidos y malas interpretaciones. Por eso debes familiarizarte con el tema de la comunicación y conocer sus fundamentos.

Un programa informático de gestión como myPARM CorporateNavigator puede ayudarle a comunicar su estrategia corporativa a sus empleados en particular. Por ejemplo, si establece tareas y objetivos específicos para sus empleados, éstos podrán comprender fácilmente en qué pueden contribuir a la aplicación de la estrategia. El software también simplifica la comunicación entre sus empleados, ya que el estado actual de una tarea puede comunicársele de forma sencilla en el mismo sistema.

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