Les 3 erreurs dans la gestion de projet

Nous constatons ces erreurs dans presque toutes les entreprises

1. Le manque de transparence

Qu’il s’agisse de tâches, de finances ou de ressources, le manque de transparence est un problème majeur dans la gestion de projet. Par exemple, de nombreux collaborateurs préfèrent s’en remettre à leur propre boîte aux lettres électronique, à leur calendrier ou à leur carnet de notes contenant une liste de tâches pour la gestion de leurs projets. Cependant, cela ne fonctionne bien que jusqu’à ce qu’ils travaillent sur des projets avec d’autres personnes. Des tâches importantes sont rapidement perdues, des malentendus surgissent dans la communication et il devient difficile de savoir où en est le projet. En outre, si des membres individuels de l’équipe travaillent à partir d’un autre site ou de chez eux, les problèmes sont inévitables et le projet risque fort d’être retardé. De plus, la direction ne dispose que de données incomplètes et obsolètes. Sur la base de ces données inexactes, des décisions erronées peuvent être prises. Cependant, la question du manque de transparence ne concerne pas seulement la communication entre collaborateurs, mais aussi celle de leurs supérieurs. Il arrive souvent que les membres d’une équipe ne sachent pas exactement ce que l’on attend d’eux, quelles tâches ils doivent accomplir et quels objectifs ils sont censés atteindre.

Pour éviter ces problèmes, une structure claire est nécessaire pour toute communication. Il est également utile que toutes les informations relatives à un projet soient centralisées et mises à la disposition de tous les participants à tout moment. Un outil de gestion de projet adapté permet de structurer le déroulement d’un projet, l’ensemble des ressources, des tâches et des délais. Les différents membres d’une équipe peuvent également y saisir l’état actuel du projet afin que les chefs de projet puissent consulter à tout moment l’état d’avancement du projet et ainsi réagir rapidement et de manière flexible à d’éventuels retards ou problèmes dans le processus.

2. Une mauvaise organisation

Nous constatons souvent que les équipes de gestion de projet éprouvent des difficultés à organiser les projets, de sorte que ceux-ci ne respectent pas les coûts, la qualité et les délais prévus. Ce que nous remarquons encore et toujours, c’est un enchevêtrement ingérable de différentes listes Excel pour la planification des projets. Comme ces listes sont indépendantes de tous les autres systèmes de l’entreprise, les données importantes doivent être transférées vers les listes et vice-versa, ce qui prend beaucoup de temps. Par ailleurs, il arrive souvent que chaque membre d’équipe ait sa propre liste préférée. Cela signifie que les données collectées ne sont pas toujours les mêmes et qu’il n’est pas possible de fournir des données transparentes et cohérentes au sein de l’entreprise. Même dans les entreprises les mieux organisées, plusieurs outils de gestion de projet sont souvent utilisés simultanément : un pour le suivi du temps, un pour la coordination des tâches, un pour la gestion de projet, etc. Il n’est donc pas facile de conserver une vue d’ensemble. En outre, la saisie de données dans tous les outils prend beaucoup de temps et conduit rapidement à la confusion et au chaos des données.

Mais gérer des projets de manière efficace et structurée n’est pas si difficile si l’on utilise les bons outils. Un logiciel de gestion de projet doté d’interfaces avec d’autres systèmes de votre entreprise permet de gagner beaucoup de temps dans la gestion des données relatives aux projets. La structuration des projets et des tâches est facilitée par l’utilisation de modèles et d’approches fondées sur les meilleures pratiques. Par ailleurs, l’enregistrement intégré du temps de travail et un système de gestion des tâches aident vos collaborateurs à s’acquitter de leurs tâches de manière optimale et dans le cadre défini. Un bon logiciel de gestion de projet, adapté de manière optimale à votre entreprise, n’est pas vraiment bon marché au départ, mais le potentiel d’économie important qu’il apporte en vaut la peine dans tous les cas.

3. Utilisation des ressources

L’utilisation des ressources est également un problème courant dans la gestion de projet. Il est facile de suivre la planification des ressources dans les petites équipes, mais il devient difficile de suivre tous les collaborateurs, leurs capacités, leurs tâches et leurs absences pour les projets de plus grande envergure. Cela conduit rapidement à des goulets d’étranglement et à des écarts par rapport au plan. On constate souvent que des membres individuels possédant des compétences particulières sont fortement surchargés de travail. Le manque de transparence et l’organisation sous-optimale des projets ajoutent également à cette surcharge. Si l’utilisation des ressources n’est pas claire dès le début d’un projet, cela se traduit souvent par des calendriers irréalistes qui ne peuvent finalement pas être respectés. En outre, si des membres de votre équipe sont absents pendant un certain temps pour cause de maladie, par exemple, le projet ne peut plus être mené à bien comme prévu.

Un bon système de gestion des ressources est essentiel dans de tels cas. Il permet de déterminer avec précision les besoins en ressources d’un projet et de les répartir. Il permet de déterminer avec précision les besoins en ressources d’un projet et de les répartir. Vous pouvez ainsi savoir qui travaille actuellement sur quel projet et qui a encore des capacités libres. Par ailleurs, vous pouvez réagir rapidement si quelque chose change dans vos plans ou si des membres de votre équipe ne sont pas disponibles.