Fokussiert durch den Arbeitstag

6 Tipps, um den ganzen Tag über produktiv zu bleiben

1. Zeit erfassen

Kennen Sie Tage, an denen Sie sich abends fragen, was Sie eigentlich erreicht haben oder was Sie den ganzen Tag über gemacht haben? Falls ja, könnte ein erster Schritt zu mehr Fokus und Effizienz im Arbeitsalltag sein, dass Sie Ihre Tätigkeiten und Arbeitszeiten genau aufzeichnen. Das kann ganz einfach mit Excel-Tabellen oder Time-Tracking-Apps gemacht werden, aber beispielsweise auch mit Projektmanagementsoftware wie myPARM ProjectManagement. Es reicht meist aus, eine Woche lang ein solches Zeitprotokoll zu führen und anschliessend zu analysieren, womit Sie die meiste Zeit verbringen und was die grössten Störfaktoren in ihrem Tagesablauf sind. Diese können Sie dann entweder angehen, um sie zukünftig möglichst zu verhindern, oder aber gezielt in Ihren Tagesablauf einplanen.

2. Arbeitstag planen

Auch wenn es zunächst wie ein zusätzlicher Arbeitsschritt klingt, ist es sehr sinnvoll, den Arbeitstag zumindest grob zu planen. So wissen Sie genau, welche Aufgaben Sie bearbeiten sollten, können den Arbeitstag an Ihre Vorlieben anpassen und achten gleichzeitig auf Puffer und Pausenzeiten. Ausserdem verhindern Sie so Multitasking, das zwar als sehr effizient gilt, tatsächlich aber dafür sorgt, dass gleichzeitig bearbeitete Aufgaben weniger effizient und in einer geringeren Qualität durchgeführt werden.
So planen Sie Ihren Arbeitstag optimal:

• Produktivzeiten nutzen: Wissen Sie, zu welcher Tageszeit Sie am produktivsten sind? Dann sollten Sie dieses Wissen nutzen. Wenn Sie beispielsweise nach dem Mittagsessen in der Regel weniger produktiv sind, dann sollten Sie zu dieser Zeit keine anstrengenden Arbeiten einzuplanen. Erreicht Ihre Produktivität dagegen schon früh morgens, oder aber später am Abend ihren Höchststand, dann sollten Sie überlegen, zu diesen Zeiten konzentrationsintensive Aufgaben zu erledigen. Das hat noch einen weiteren Vorteil: Da zu diesen Zeiten meist weniger Leute im Büro sind, werden Sie weniger abgelenkt.
• Routine einrichten: Eine tägliche Routine hilft Ihrem Gehirn, sich auf fokussiertes Arbeiten einzustellen und die Konzentration aufrechtzuhalten. Ausserdem kann sie dabei helfen, dass Sie regelmässige Aufgaben automatisch angehen, anstatt sie aufzuschieben. Beginnen Sie Ihren Morgen beispielsweise damit, dass Sie Ihre E-Mails bearbeiten, machen Sie dann eine kurze Pause und starten Sie anschliessend mit einer anstrengenden Aufgabe. Haben Sie diese Routine einige Zeit lang regelmässig durchgeführt, werden Sie feststellen, dass Sie ganz automatisch Ihre Aufgaben abarbeiten.
• Pausen einplanen: Bewusste Pausen fördern die Produktivität – insbesondere, wenn sie die Pausen nicht nutzen, um kleinere Aufgaben zu erledigen, sondern Sie sie zur Erholung nutzen, beispielsweise indem Sie vom Arbeitstisch aufstehen und einige Schritte gehen. Im Anschluss können Sie deutlich fokussierter weiterarbeiten. Planen Sie daher spätestens alle 60 bis 80 Minuten eine Pause ein.
• Zeitfresser einplanen: Manche Aufgaben brauchen über den Tag verteilt recht viel Zeit, wie z. B. das Lesen und Bearbeiten von E-Mails. Diese Zeit sollte in Ihrem Arbeitstag eingeplant sein, da sie sonst zu Verzögerungen von anderen Aufgaben führen kann.
  Unser Tipp: Versuchen sie solche Aufgaben in wenigen Blöcken am Tag abzuarbeiten, sodass Sie beispielsweise einmal morgens und einmal nachmittags Ihre E-Mails bearbeiten, Ihr E-Mail-Programm aber ansonsten geschlossen halten. So lenken Sie eintrudelnde Nachrichten nicht ab und Sie sind ausserdem schneller in der Bearbeitung der Nachrichten. Da diese Aufgaben meist keine allzu hohe Konzentration erfordern, ist es empfehlenswert, sie zu Zeiten einzuplanen, in denen Sie erfahrungsgemäss weniger leistungsfähig sind.
• Meetings nacheinander einplanen: Wird der Arbeitstag immer wieder durch Meetings unterbrochen, können Sie sich kaum auf grosse Aufgaben fokussieren, denn in den 30 bis 60 Minuten zwischen den Meetings bleibt Ihnen nicht genug Zeit, um wirklich produktiv daran zu arbeiten. Wenn möglich sollten Sie daher versuchen, Meetings möglichst nahe aneinander zu planen. So bleibt Ihnen der restliche Tag, um auch aufwändigere Aufgaben konzentriert zu bearbeiten.

3. Prioritäten richtig setzen

Eine lange To-Do-Liste wirkt schnell überwältigend. Sieht man sie sich aber genauer an, stellt man meist schnell fest, dass einzelne Aufgaben tatsächlich sofort erledigt werden sollten, andere aber noch Zeit haben oder vielleicht sogar delegiert werden können. Setzen Sie daher Prioritäten und arbeiten Sie diese entsprechend ab, um Ihre Ziele einzuhalten. Hierbei können Ihnen einige bekannte Methoden helfen:

• Eat-that-frog: Diese Methode hilft Ihnen dabei, die schwierigste Aufgabe zu erkennen und diese gleich als erstes zu erledigen. So sind Sie motivierter für den Rest des Tages und entlasten Ihren Geist, da Sie nicht ständig an die wichtige Aufgabe denken müssen.
• Eisenhower-Matrix: Mit der Eisenhower-Matrix priorisieren Sie Ihre Aufgaben anhand einfacher Kriterien, wie zum Beispiel Dringlichkeit und Wichtigkeit.
• ABC-Analyse: Auch die ABC-Analyse hilft Ihnen dabei, Ihre Aufgaben anhand verschiedener Kriterien in sehr wichtig (A), wichtig (B) und weniger wichtig (C) zu unterteilen.

4. Zeitmanagement-Methoden

Grosse Aufgaben, die mehrere Tage, Wochen oder sogar Monate dauern, können einen schnell überfordern. Die meisten Zeitmanagement-Methoden basieren daher darauf, solche Aufgaben in kleinere Teilaufgaben zu zerlegen, wodurch Sie schnelle Erfolge erzielen können und stärker motiviert sind. Aber nicht jede Zeitmanagement-Methode ist für jeden geeignet. Testen Sie daher aus, was am besten zu Ihnen passt. Informationen zur Pomodoro-Technik, Timeboxing oder Getting-Things-Done finden Sie auf unserem Blog!

5. Konzentrationsfördernder Arbeitsplatz

Die Gestaltung Ihrer Arbeitsumgebung spielt eine wichtige Rolle bei der Förderung Ihrer Konzentration. Stellen Sie daher sicher, dass Ihr Arbeitsplatz immer sauber und aufgeräumt ist, um visuelle Ablenkungen zu minimieren. Mit einem ordentlichen Arbeitsplatz können Sie leichter Ihren Gedanken nachgehen und Informationen verarbeiten. Dazu gehört aber nicht nur der Schreibtisch, sondern auch der Computer. Desktop, Ordner und Postfach sollten also aufgeräumt und so strukturiert sein, dass Sie alles wichtige schnell finden, anstatt lange suchen zu müssen.
Es gibt aber noch weitere Tipps, die Sie nutzen können, um ihren Fokus am Arbeitsplatz zu stärken:

• Störfaktoren ausschalten: Die häufigsten Störfaktoren sind Unterbrechungen durch Kollegen, Telefonanrufe, E-Mails, Chatnachrichten oder soziale Medien. Wollen Sie wirklich fokussiert arbeiten sollten Sie daher, wenn möglich, die Bürotür und das E-Mail-Postfach schliessen, den Firmenchat auf «nicht stören» setzen und das private Smartphone in den Flugmodus oder zumindest lautlos schalten.
• Lärmbelastung reduzieren: Lärm oder Geräusche am Arbeitsplatz können ablenken. Daher ist es wichtig, die Lärmbelastung zu reduzieren. Schliessen Sie also die Bürotürme oder setzen Sie Noise Cancelling Kopfhörer auf. Störende Geräusche lassen sich bei Ihnen kaum vermeiden? Dann versuchen Sie doch, über Kopfhörer Musik zu hören. Fokus-Musik kann Sie beispielsweise bei der Konzentration unterstützen, da sie nicht von der Arbeit ablenkt, die beruhigenden Klänge aber die Konzentration fördern und sogar die Gehirnleistung erhöhen sollen.
• Beleuchtung und Belüftung: Nutzen Sie, wenn möglich, natürliche Beleuchtung, da diese nachweislich die Produktivität und Konzentration verbessert. Sollte dies nicht möglich sein, sollten Sie dennoch auf ausreichende Beleuchtung achten, denn zu wenig Licht ist nicht nur schlecht für Ihre Augen, sondern macht auch müde. Ähnliches gilt für abgestandene Luft im Büro. Lüften Sie daher regelmässig, um die Luft im Büro durch frische, sauerstoffreiche Luft auszutauschen und dadurch Ihre Konzentration zu fördern.
• Nicht-stören-Zeiten festlegen: Gerade, wenn man im Flow ist und mit seiner Arbeit richtig gut vorankommt, ist es sehr ärgerlich, von Kollegen unterbrochen zu werden. Das führt nämlich dazu, dass wir 20 Minuten und mehr brauchen, um wieder konzentriert an der aktuellen Aufgabe weiterzuarbeiten. Es kann daher helfen, Fokuszeiten festzulegen, in denen Ihre Kollegen wissen, dass sie Sie nicht stören sollten.
  Unser Tipp: Tragen Sie diese Zeiten in Ihren Kalender ein, damit nicht versehentlich ein Meeting gebucht wird. Ausserdem können Sie Ihren Kollegen auch nonverbale Signale geben, wann Sie angesprochen werden wollen und wann nicht, beispielsweise mit einer geschlossenen Bürotür oder einem roten Post-It am Bildschirm.
• Ortswechsel: Werden Sie in Ihrem Büro generell zu viel abgelenkt? Dann kann es helfen, für Aufgaben, die viel Konzentration erfordern, an einen anderen Ort zu wechseln. Das kann ein leerer Meetingraum sein, das Remote-Office oder das Café nebenan.

6. Alltagstipps

Ein fokussierter Arbeitstag beginnt allerdings nicht erst, wenn Sie Ihr Büro betreten. Vielmehr beeinflusst auch Ihr Privatleben, bzw. ein gesunder Lebensstil, wie konzentriert Sie arbeiten können. Eine gesunde Ernährung, insbesondere auch während der Mittagspause, und regelmässiges Trinken können Sie dabei unterstützen, den ganzen Tag über fokussiert zu bleiben. Entspannungstechniken wie Yoga oder Meditationen helfen Ihnen, den Kopf freizukriegen und stressfrei zu arbeiten. Ausreichend Schlaf und regelmässige Bewegung sorgen dafür, dass Sie fit für den Arbeitstag sind.

Fazit

Es kann eine grosse Herausforderung sein, den ganzen Tag über fokussiert zu arbeiten. Mit einigen Tricks, viel Geduld, ausreichend Übung und Konsequenz, können Sie aber leichter in den Flow kommen. Möchten Sie zukünftig noch produktiver arbeiten empfehlen wir, Ihre Tätigkeiten und Arbeitszeiten genau zu erfassen, damit Sie sich darüber im Klaren sind, womit Sie die meiste Zeit verbringen. Anschliessend können Sie Ihren Arbeitstag besser planen.

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