Design Thinking

Mitä on design-ajattelu ja miten se voi auttaa sinua kehittämään innovatiivisia, asiakaslähtöisiä ideoita projektinhallinnassa?

Vaatimukset

1. Monialaiset tiimit

Design-ajattelun perusidea on, että erityisesti monialaiset tiimit voivat luoda todellisia, erinomaisia innovaatioita. Prosessissa pyritäänkin kokoamaan yhteen mahdollisimman monia erilaisia kokemuksia, mielipiteitä ja näkökulmia ongelman ratkaisemiseksi. Tiimit kootaan siten, että ne tulevat eri aloilta, osastoista ja hierarkiatasolta. Tämä johtaa asiantuntijatiedon ja menetelmien vaihtoon – koko tiimillä on laaja osaaminen ja ongelmanratkaisutaidot. Lisäksi jokaisella jäsenellä on oma näkökulmansa ja omat kokemuksensa. Erityisesti niin sanotun T-profiilin omaavat henkilöt soveltuvat erityisen hyvin tiimin jäseniksi. Tässä T:n pystypalkki tarkoittaa erikoistumista ja asiantuntemusta tietyllä alalla, kun taas vaakapalkki tarkoittaa avoimuutta, kiinnostusta ja uteliaisuutta.

2. Muuntuvat tilat

Muuttuvat tilat ovat tärkeitä, jotta tiimin jäsenten välistä viestintää voidaan parantaa ja mahdollisuuksia ratkaisujen löytämiseen optimoida. Tämä tarkoittaa, että tiimille tarjotaan suuri tila, jossa on joustavasti siirrettäviä kalusteita, siirrettäviä väliseiniä, runsaasti tilaa muistiinpanoille ja riittävästi työskentelymateriaalia, kuten valkotauluja tai post-it-tarroja. Näin yksittäisten tiimin jäsenten ajatukset ja tietämys saadaan kaikkien näkyville. Mutta taukotilat ovat hyödyllisiä myös siksi, että ratkaisua voidaan tarvittaessa työstää häiriöttä.

3. Iteratiivinen prosessi

Design-ajattelun prosessimalli on tarkoitettu lähinnä karkeaksi orientaatioksi ja jäsentelyksi, ja siitä on olemassa erilaisia malleja, jotka eroavat toisistaan yksityiskohdissaan. Prosessin yksittäisiä vaiheita ei välttämättä tarvitse käydä läpi peräkkäin. Ennemminkin halutaan hyppiä edestakaisin toisiin vaiheisiin milloin tahansa. On kuitenkin suositeltavaa ottaa huomioon kaikki prosessin vaiheet ratkaisua etsittäessä.

Design-ajattelun prosessi yksityiskohtaisesti

Klassinen design-ajattelu on iteratiivinen prosessi, jossa on kuusi vaihetta.:

1. Ymmärtäminen

Tässä vaiheessa on ensin saatava kaikki tiimin jäsenet samaan linjaan ja määriteltävä olemassa oleva ongelma tarkasti. Optimaalisen ratkaisun löytämiseksi on nimittäin ratkaisevan tärkeää ymmärtää tarpeet yksityiskohtaisesti. Mistä tarkalleen ottaen on kyse? Mikä on asiakkaan todellinen ongelma? Tiimisi tulisi vastata näihin kysymyksiin prosessin ensimmäisessä vaiheessa. Varmistaakseen, että kaikki tiimin jäsenet ovat tietoisia yrityksesi yleisistä olosuhteista, heidän tulisi myös keskustella yrityksesi eri osastojen kanssa. Tämän ensimmäisen vaiheen tavoitteena on siis määritellä ongelma ja hahmottaa ratkaisuvaihtoehto.

2. Määrittely

Toisessa vaiheessa on kyse asiakkaan asemaan asettumisesta. Tätä varten keskustelut asiakkaiden kanssa ovat tärkeitä. Kuuntele tarkasti, jotta väärinkäsityksiä ei synny, ja yritä ymmärtää asiakkaidesi tarpeita ja prioriteetteja. Voit myös pyytää esittelyä siitä, miten asiakkaasi tällä hetkellä ratkaisee tai kiertää ongelmaa, sillä myös tämä auttaa sinua oppimaan paljon heidän motiiveistaan. Tarkastele sitten ensimmäisen vaiheen tuloksia ja vertaa niitä uusiin havaintoihin. Pitivätkö kaikki oletukset paikkansa vai ovatko jotkin hypoteesit kestämättömiä? Yritä ajatella asiakkaan näkökulmasta ja aseta omat kantasi taka-alalle.

3. Näkökulma

Kolmannen vaiheen tavoitteena on kehittää ratkaisun käsitteellinen kehys kerättyjen oletusten ja havaintojen perusteella. Kahden ensimmäisen vaiheen havainnot yhdistetään kokonaiskuvan muodostamiseksi, ja näin kehitetään ihanteellinen ensiasiakas. Tämä ihanneasiakas koostuu käyttäjäjoukosta, jota alkuperäinen ongelma erityisesti koskee ja joka on samalla mahdollisimman avoin kehitettävälle ratkaisulle. Varmistaaksesi, että kaikki tiimin jäsenet pitävät seuraavissa vaiheissa aina mielessä tämän ihanneasiakkaan, voit luoda henkilöhahmon. Tämä tarkoittaa sitä, että ihanneasiakas kuvataan tarkasti ja hänelle annetaan nimi.

4. Ideoi

Seuraavassa vaiheessa kehitetään ideoita siitä, miten määritellyn kohderyhmän tai henkilöryhmän ongelma voitaisiin ratkaista. Tätä varten aloitetaan keräämällä ideoita ilman minkäänlaista arvostelua. Älä pelkää ajatella laatikon ulkopuolella ja tarkastella muiden toimialojen ratkaisuja. Tämä auttaa sinua irtautumaan vakiintuneista parhaista käytännöistäsi ja voi siten johtaa todella innovatiivisiin ratkaisuideoihin. Sen jälkeen kerätyistä ideoista keskustellaan, niitä kehitellään ja priorisoidaan. Tässä prosessissa jokaisen tiimin jäsenen olisi annettava oma erityisosaamisensa ja -kokemuksensa, jotta myös taloudellisen elinkelpoisuuden, toteutettavuuden ja haluttavuuden yhteensopivuus voidaan todentaa. Näiden kolmen keskeisen näkökohdan perusteella valitaan sitten idea, joka täyttää asiakkaan kannalta tärkeimmät näkökohdat ja josta luodaan seuraavaksi prototyyppi.

5. Prototyyppi

Parhaiden ideoiden mallintamisessa luovuus ja (käden)taidot ovat tärkeimpiä. Tässä vaiheessa mielessäsi on alustava ihanneasiakas, olet vakuuttunut hänen ongelmastaan keskustelemalla hänen kanssaan ja olet kehittänyt ideoita siitä, miten hänen tarpeisiinsa voitaisiin vastata. Nyt tehtävänä on muovata tällainen ratkaisu.
Nämä kehykset auttavat sinua:

• Muista aina, että prototyypit ovat kertakäyttöisiä. Älä siis investoi niihin liikaa aikaa ja energiaa.
• Keskity prototyyppeihin, joita voit kehittää nykyisessä tiimissä.
• Muista, että prototyypin on oltava tarkoitukseensa sopiva eikä siis valmis ratkaisu.

Voit nyt ryhtyä luovaksi toteutuksen kanssa. Käytä kynää ja paperia, askartelumateriaaleja, lehtijuttuja, roolipelejä, Legoja tai havainnollista prototyyppiäsi täysin erilaisilla ratkaisuilla. Ainoa asia, jolla on merkitystä kehityksessä, on se, että annat asiakkaallesi mahdollisuuden osallistua konseptiisi, jotta voit saada häneltä palautetta.

6. Testaaminen

Nyt on aika ryhtyä tositoimiin, sillä tässä vaiheessa esittelet konseptisi asiakkaillesi ja keräät palautetta. Muista, että kyse ei ole siitä, että vakuutat asiakkaat ideastasi, vaan siitä, että näet, miten he suhtautuvat ratkaisuun. Mieti etukäteen, missä olosuhteissa prototyyppiä voidaan pitää onnistuneena, ja pyydä sitten asiakkailtasi kritiikkiä tai parannusehdotuksia. On mahdollista, että prototyyppi ei saa hyvää palautetta esimerkiksi siksi, että prosessin alkuvaiheessa tehdyissä oletuksissa on tehty virheitä tai prototyyppi ei täytä tärkeimpiä ominaisuuksia. Tällöin prototyyppi on hylättävä ja siirryttävä takaisin prosessin ensimmäisiin vaiheisiin nyt hankitun tiedon avulla. Näin voit luoda uuden prototyypin, joka miellyttää asiakkaita paremmin. Voi kuitenkin myös riittää, että mukautat prototyyppiäsi hieman saamasi palautteen perusteella ja parannat sitä. Ole tässä yhteydessä avoin asiakkaidesi ideoille. On tavallista, että design-ajatteluprosessissa on useita testausvaiheita, kunnes asiakkaan tarpeet on täytetty optimaalisesti. Kun asiakkaasi on tyytyväinen prototyyppiin, voit saattaa prosessin päätökseen ja toteuttaa ratkaisun.

Soveltamisalat

Design-ajattelua käytetään monilla aloilla, koska sen avoin, luova mutta samalla systemaattinen lähestymistapa tekee sen käytöstä joustavaa. Olipa kyse tuotekehityksestä, markkinoinnista tai projektinhallinnasta, sitä voidaan käyttää monenlaisten ongelmien ratkaisemiseen.
Erityisesti projektinhallinnassa design-ajattelu mahdollistaa uuden näkökulman – kaukana teknisestä näkökulmasta kohti asiakkaiden ja heidän tarpeidensa ymmärtämistä. Tämä on tärkeää, koska puhtaasti tekninen etu ei riitä markkinaetuna globaalissa, nopeasti muuttuvassa kilpailussa, eikä sitä voida juurikaan säilyttää. Yrityksen kilpailukyvyn vahvistamiseksi tarvitaan innovatiivisia, asiakaslähtöisiä ideoita myös projektinhallinnassa. Monilta projektiryhmiltä puuttuvat kuitenkin keinot ja ideat innovatiivisten tehtävien hallintaan. Design-ajattelu monialaisine tiimeineen voi olla tässä hyvä ratkaisu, jotta ongelmaa voidaan lähestyä avoimesti ja eri näkökulmista.

Haitat

• Erittäin kallista ajan ja henkilöresurssien suhteen.
• Prosessi voi venyä liian pitkäksi, koska parannusmahdollisuuksia etsitään jatkuvasti.
• Klassisessa design-ajattelussa puuttuu myöhempi täytäntöönpanovaihe.
• Asiakaslähtöisyyden vuoksi muut tekijät, esim. taloudellinen tehokkuus, voivat jäädä taka-alalle, mikä voi sitten aiheuttaa vaikeuksia ratkaisun toteuttamisessa.

Lisätietoja myPARM projektinhallintaohjelmistosta:

Haluaisitko tutustua myPARMiin demoesityksessä? Siinä tapauksessa voit varata ajan tapaamiseen vaikka samantien!