Projektinhallinnan pääperiaatteet: Brooksin laki

Miksi lisäresursseista ei aina ole apua

Mikä on Brooksin laki?

Frederick (Fred) Philips Brooks on yhdysvaltalainen tietojenkäsittelytieteilijä, joka keksi sanonnan kirjassaan ”The Mythical Man-Month”: Essays on Software Engineering”:

„ Työvoiman lisääminen myöhässä olevaan ohjelmistoprojektiin saa sen myöhästymään entisestään.“

Auf Deutsch: Der Einsatz zusätzlicher Arbeitskräfte bei bereits verzögerten Softwareprojekten verzögert sie nur noch weiter.

Tämä lause, joka vaikuttaa aluksi kenestä tahansa projektipäälliköstä intuitiiviselta ja jonka Brooks oppi kokemuksestaan IBM:n ohjelmistosuunnittelijana, tuli tunnetuksi Brooksin lakina.

Miksi projektit viivästyvät jatkuvasti, kun niihin lisätään resursseja?

Brooksin mukaan tällaisen projektin viivästymiseen on useita syitä:

1. Uusi henkilökunta:
Tärkein syy viivästykseen on uusien työntekijöiden koulutusaika, joka tarvitaan, ennen kuin he voivat osallistua tuottavasti projektiin. Jotta uudet työntekijät voidaan valmistella optimaalisesti heidän tehtäviinsä projektissa, on järkevää, että nykyiset työntekijät huolehtivat koulutuksesta, koska heillä on tarvittava asiantuntemus. Sillä aikaa, kun he perehdyttävät uusia kollegoitaan projektiin, nykyiset ja uudet työntekijät eivät kuitenkaan voi työskennellä aktiivisesti projektissa. Näin ollen kuluu paljon aikaa, ennen kuin kaikki ovat tuottavia, jota tuskin voidaan jälkikäteen korvata. Lisäksi uudet työntekijät voivat tehdä ensimmäisellä toimintakaudella tietämättömyydestä johtuvia virheitä, jotka on korjattava jälkikäteen ja jotka siten hidastavat projektin etenemistä.
Lisäksi uudet kollegat on ensin integroitava tiimiin, mikä tarkoittaa, että jo hankkeen alussa toteutetut tiimityöskentelyvaiheet on käytävä uudelleen läpi.

2. Lisääntynyt koordinoinnin määrä:
Jos projektiin otetaan lisää työntekijöitä, myös tiimin sisäinen koordinointityö kasvaa, koska jokaisen työntekijän on koordinoitava useampien kollegojensa kanssa. Tämä vähentää tiimin jäsenten tuottavuutta ja voi johtaa projektin viivästymiseen entisestään. Havainnollistamaan lisääntynyttä koordinointivaivaa Brooks selitti tämän kohdan kirjassaan yksinkertaisella kaavalla. Jos projektin parissa työskentelee n työntekijää, on (n²-n)/2 viestintävälinettä. Tämä tarkoittaa, että 2 henkilöllä on yksi käyttöliittymä, 3 henkilöllä on 3 käyttöliittymää, 4 henkilöllä on 6 käyttöliittymää ja 10 henkilön kohdalla on jo 45 käyttöliittymää. Voit siis nopeasti nähdä, miksi viestintäpanostus kasvaa eksponentiaalisesti. Toisin sanoen muutama työntekijä voi koordinoida toimintaansa kävelemällä kahviautomaatille, kun taas suurten tiimien on järjestettävä aikataulutettuja kokouksia tärkeiden tietojen jakamiseksi. Koska viestintäaika ei ole tuottavaa työaikaa, lisäkapasiteettia tuhlataan tällä tavoin.

3. Tehtävät, joita ei voida jakaa:
Tehtävät on jaettava siististi, ja tulokset on koottava uudelleen yhteen. Jos käytettävissä on enemmän työntekijöitä kuin jaettavia tehtäviä, lisähenkilöstö ei voi auttaa työssä, mikä estää nopean edistymisen koordinointitehtävien jatkamisen kautta.

4. Muut vaikutukset:
Esimerkiksi siksi, että työntekijät eivät enää tunne yhtä paljon vastuuta tehtävistä tai heidän motivaationsa on yleisesti ottaen heikompi

Brooksin lain yleistys

Brooksin lakia sovellettiin alun perin vain ohjelmistoprojekteihin. Koska edellä mainitut syyt eivät kuitenkaan koske vain näitä projekteja, vaan ne ovat yleisesti päteviä, Brooksin lakia voidaan soveltaa myös yleisesti – eikä vain työntekijöihin vaan myös muihin resursseihin, kuten budjettiin tai aikaan. Voidaan esimerkiksi sanoa, että lisäbudjetti ei välttämättä tarkoita, että projekti saadaan nopeammin valmiiksi, jos taustalla olevaa ongelmaa ei ratkaista lisärahalla.
Lisäksi lakia voidaan soveltaa paitsi projektin viivästymiseen myös kaikkiin kielteisiin tuloksiin. Esimerkiksi lisähenkilöstön lisääminen voi pahentaa ristiriitoja tiimissä tai johtaa tuotteen laadun heikkenemiseen.
Yleisesti ottaen voidaan siis sanoa, että resurssien lisääminen projektiin ei joskus ole hyödyllistä, vaan jopa haitallista.

Brooksin lakiin liittyvät huolenaiheet

Brooks itse kuvailee käsitystään äärimmäiseksi yksinkertaistukseksi, koska siinä ei oteta huomioon monia muita tekijöitä, joilla on myös merkitystä, esimerkiksi:

• Nykyiset työntekijät esimerkiksi sen suhteen, miten hyvin he pystyvät ja ovat halukkaita kouluttamaan uusia kollegoita.
• Uudet työntekijät, esimerkiksi heidän kokemuksensa vastaavista hankkeista tai heidän halukkuutensa tai kykynsä oppia – esimerkiksi uusi kollega, jolla on paljon kokemusta, voi työskennellä tuottavammin kuin täysin uusi tulokas, joka tarvitsee enemmän koulutusaikaa ja pitää siten myös nykyiset työntekijät työllistettynä pidempään.
• Lisättävän henkilöstön määrä ja tiimin kokonaiskoko.
• Tiimin sosiaalinen dynamiikka.
• Tiimin sisäisen viestinnän laatu.
• Projektin tehtävät ja niiden jaettavuus – voi esimerkiksi olla hyödyllistä ottaa uutta henkilöstöä työskentelemään nykyisen henkilöstön rinnalle ja ottamaan hoitaakseen yksinkertaisempia tehtäviä, kuten projektin dokumentointi.
• Syy siihen, miksi uusia resursseja tulisi lisätä.
• Muut hankkeen tukemiseksi toteutettavat toimet, jotka voidaan toteuttaa resurssien lisäämisen lisäksi.
  Lisäksi Brooksin lakia sovelletaan vain sellaisiin projekteihin, jotka ovat jo myöhässä. Tämä tarkoittaa, että jos viivästyminen on välitön, resurssien lisäämisellä voi olla myönteinen vaikutus. Se ei myöskään ota huomioon viivästymisen syitä. Se voi johtua esimerkiksi siitä, että projektin alkaessa työpanos arvioitiin yleisesti ottaen liian optimistisesti.

Miten Brooksin laki auttaa projektinhallinnassa

Brooksin laki antaa tärkeän näkemyksen siitä, että resurssien lisääminen projektiin ei aina hyödytä. Tämän oivalluksen avulla voit selvittää, auttaako resurssien lisääminen projektiin todella sitä, ja määritellä, kuinka paljon resursseja tulisi lisätä ja millä tavoin niiden tulisi tukea projektia. Muista kuitenkin, että Brooksin laki ei aina päde. Jos projekti on alusta alkaen suunniteltu liian pienillä resursseilla tai jos siihen sisältyy volyymitehtäviä, joita voidaan työstää rinnakkain, lisäresursseista on oikeasti hyötyä.
Ennen resurssien lisäämistä projektiin kannattaa siis kysyä itseltään seuraavaa:

• Mitä tavoitteita lisäresursseilla on tarkoitus saavuttaa?
• Miten lisäresurssit voivat tukea tavoitteiden saavuttamista?
• Miten lisäresurssit voivat vaarantaa tavoitteiden saavuttamisen?
• Kuinka tehokkaita nämä ja nykyiset resurssit tulevat silloin olemaan?
• Kuinka tehokkaita nämä ja nykyiset resurssit tulevat silloin olemaan?

Harkitse huolellisesti tavoitteitasi edellä esitettyjen kysymysten avulla. Voi esimerkiksi olla, että lisähenkilöstö vähentää projektiryhmäsi yksittäisten jäsenten tuottavuutta, mutta lisää silti tuottavuutta kokonaisuutena. Saatat myös huomata, että monien lisäresurssien lisääminen ei ole järkevää, mutta muutamat valitut resurssit voisivat auttaa projektia.
Lisäksi kannattaa aina harkita muita tapoja tavoitteiden saavuttamiseksi. Jos esimerkiksi budjetin ylitys uhkaa, voit ryhtyä muihin toimenpiteisiin kuin budjetin kasvattamiseen, jotta saat projektin silti onnistuneesti päätökseen. Voit lukea eri vaihtoehdoista blogikirjoituksesta ”Projektin budjetti ylittyi – mitä nyt?” Sama pätee, jos huomaat, että viivästyminen on todennäköistä: Lisäresurssien lisäksi voi olla mahdollista pidentää projektin kestoa tai esimerkiksi supistaa projektin laajuutta.
Vinkkimme: Tällaisen analyysin avulla voit myös tarkistaa, onko nykyinen projektisi toteutettu optimaalisesti tai käytätkö käytettävissä olevia resursseja tehokkaasti ja tuloksellisesti.
Jos tunnet Brooksin lain, se auttaa sinua myös viestinnässä sidosryhmien kanssa. Kokemuksemme mukaan, jos viivästys on lähellä, resursseja pyydetään nopeasti lisää. Tällaisessa tapauksessa voit käyttää Brooksin lakia selittääksesi, miksi lisäresursseista ei ole hyötyä, ja etsiä sitten yhdessä parempaa ratkaisua. Jos projektiin kuitenkin lisätään resursseja, voitte nopeammin tunnistaa siihen liittyvät vaikeudet ja yrittää torjua niitä. Voit esimerkiksi vaatia uusia tiimin jäseniä, joilla on jo paljon kokemusta vastaavista hankkeista tai jotka ovat jo työskennelleet muiden tiimin jäsenten kanssa.

Yhteenveto

Brooksin lain mukaan lisäresurssien lisääminen jo myöhässä olevaan projektiin voi pahentaa viivästystä useista eri syistä. Jos olet tietoinen tästä, voit harkita tarkkaan, voidaanko uusia resursseja käyttää viisaasti tavoitteiden saavuttamiseksi, kun projekti on vaikeuksissa. Ja jos voidaan, kuinka paljon resursseja tarvitaan ja miten niitä tulisi käyttää.Tämä oivallus auttaa sinua löytämään optimaalisen ratkaisun projektillesi ja viestimään siitä sidosryhmille.

Lisätietoja myPARM projektinhallintaohjelmistosta:

Haluaisitko tutustua myPARMiin demoesityksessä? Siinä tapauksessa voit varata ajan tapaamiseen vaikka samantien!