Principes directeurs en gestion de projet : Loi de Brooks

Pourquoi des ressources supplémentaires ne sont pas toujours utiles

Qu’est-ce que la Loi de Brooks ?

Frederick (Fred) Philips Brooks est un informaticien américain qui a formulé cette phrase dans son livre « The Mythical Man-Month: Essays on Software Engineering » :

„Adding manpower to a late software project makes it later. “

En français: « Ajouter de la main-d’œuvre à un projet logiciel en retard le retarde encore. »

Cette phrase, qui semble d’abord contre-intuitive pour tout chef de projet, et que Brooks a tirée de son expérience en tant qu’ingénieur logiciel chez IBM, est devenue célèbre sous le nom de Loi de Brooks.

Pourquoi les projets continuent-ils de prendre du retard lorsque des ressources sont ajoutées ?

Selon Brooks, plusieurs raisons sont responsables du retard accru d’un tel projet :

1. Induction de nouveaux employés :
La principale raison du retard supplémentaire réside dans le temps de formation des nouveaux employés jusqu’à ce qu’ils puissent contribuer de manière productive au projet. Afin de préparer au mieux les nouveaux employés à leurs tâches dans le projet, il est logique que les employés actuels s’occupent de la formation, car ils ont l’expertise nécessaire. Cependant, pendant qu’ils présentent leurs nouveaux collègues au projet, ni les employés actuels ni les nouveaux ne peuvent travailler activement sur le projet. Ainsi, beaucoup de temps s’écoule avant que tout le monde soit productif, ce qui est difficile à rattraper par la suite. De plus, les nouveaux employés peuvent commettre des erreurs dans la première période en raison du manque de connaissance, ce qui nécessite des corrections ultérieures et ralentit donc le progrès du projet.
De plus, les nouveaux collègues doivent d’abord être intégrés dans l’équipe, ce qui signifie que les phases de création d’équipe qui ont déjà eu lieu au début du projet doivent être refaites.

2. Effort de coordination accru :
Si davantage d’employés sont ajoutés au projet, l’effort de coordination au sein de l’équipe augmente également, car chaque individu doit coordonner avec davantage de collègues. Cela réduit la productivité des membres de l’équipe et peut entraîner de nouveaux retards dans le projet. Pour illustrer l’effort de communication accru, Brooks a expliqué ce point dans son livre avec une formule simple. Si n employés travaillent sur un projet, il existe (n²-n) /2 interfaces de communication. Cela signifie que 2 personnes ont une interface, 3 personnes ont 3 interfaces, 4 personnes ont 6 interfaces et avec 10 personnes, il y a déjà 45 interfaces de communication. On peut donc rapidement comprendre pourquoi l’effort de communication augmente de manière exponentielle. En résumé, quelques employés peuvent se coordonner en se rendant à la machine à café, tandis que les grandes équipes doivent organiser des réunions planifiées pour partager les informations importantes. Comme le temps de communication n’est pas du temps de travail productif, une capacité supplémentaire est gaspillée de cette manière.

3. Tâches indivisibles :
À un certain point, les tâches ne peuvent plus être réparties entre différents employés, ou seulement avec un effort de coordination très important, car les tâches doivent être correctement divisées et les résultats doivent ensuite être rassemblés. Ainsi, si plus de personnes sont disponibles que de tâches à attribuer, le personnel supplémentaire ne peut pas aider dans le travail, ce qui empêche un progrès rapide en raison de nouvelles tâches de coordination.

4. Autres effets :
Il convient également de considérer que des employés supplémentaires peuvent affaiblir la productivité de l’équipe, par exemple parce que les employés ne se sentent plus aussi responsables des tâches ou parce qu’ils sont généralement moins motivés.

Généralisation de la Loi de Brooks

La Loi de Brooks s’appliquait initialement uniquement aux projets logiciels. Cependant, étant donné que les raisons susmentionnées ne s’appliquent pas uniquement à ces projets, mais sont généralement valables, la Loi de Brooks peut également s’appliquer universellement, non seulement aux employés, mais aussi à d’autres ressources telles que le budget ou le temps. Par exemple, on peut dire qu’un budget supplémentaire ne signifie pas nécessairement qu’un projet sera achevé plus rapidement si le problème sous-jacent n’est pas résolu par l’argent supplémentaire.
De plus, la loi peut s’appliquer non seulement aux retards d’un projet, mais à tous les résultats négatifs. Par exemple, ajouter plus de personnes peut exacerber les conflits dans l’équipe ou entraîner une moindre qualité du produit.
En général, on peut dire qu’ajouter plus de ressources à un projet n’est parfois pas utile, mais même contre-productif.

Préoccupations concernant la Loi de Brooks

Brooks lui-même décrit son concept comme une simplification extrême, car il ne tient pas compte d’un large éventail de facteurs qui jouent également un rôle, tels que :

• Les employés actuels, par exemple, en termes de leur capacité et de leur volonté à former de nouveaux collègues.
• Les nouveaux employés, par exemple, en termes de leur expérience dans des projets similaires ou de leur volonté ou de leur capacité à apprendre – par exemple, un nouveau collègue ayant beaucoup d’expérience peut travailler de manière productive plus rapidement qu’un novice complet qui a besoin de plus de temps de formation et qui occupe donc également les employés actuels plus longtemps.
• Le nombre de personnel à ajouter et la taille totale de l’équipe.
• La dynamique sociale au sein de l’équipe.
• Le type de communication au sein de l’équipe.
• Les tâches du projet et leur divisibilité – par exemple, il peut être utile d’intégrer de nouveaux employés pour travailler aux côtés des employés actuels et prendre en charge des tâches plus simples telles que la documentation du projet.
• La raison pour laquelle de nouvelles ressources doivent être ajoutées.
• D’autres mesures de soutien au projet qui peuvent être prises en dehors de l’ajout de ressources.
  De plus, la Loi de Brooks ne s’applique qu’aux projets qui sont déjà en retard. Cela signifie que si le retard est imminent, l’ajout de ressources peut avoir un effet positif. Elle ne tient pas non plus compte des raisons du retard. Par exemple, il se peut que l’effort du projet ait été généralement estimé trop optimiste au début du projet.

Comment la Loi de Brooks aide-t-elle en gestion de projet

La Loi de Brooks vous fournit une information importante : ajouter plus de ressources à un projet n’est pas toujours utile. Grâce à cette information, vous pouvez déterminer si l’ajout de ressources à un projet contribue réellement à son succès, combien de ressources doivent être ajoutées et comment elles doivent soutenir le projet. Cependant, gardez à l’esprit que la Loi de Brooks ne s’applique pas toujours. Si un projet a été planifié dès le départ avec trop peu de ressources, ou s’il implique des tâches volumineuses qui peuvent être travaillées en parallèle, des ressources supplémentaires seront réellement utiles.
Avant d’ajouter des ressources à un projet, Posez-vous les questions suivantes :

• Quels objectifs doivent être atteints avec des ressources supplémentaires ?
• Comment les ressources supplémentaires peuvent-elles contribuer à l’atteinte des objectifs ?
• Comment les ressources supplémentaires peuvent-elles compromettre l’atteinte des objectifs ?
• Dans quelle mesure ces ressources actuelles et supplémentaires seront-elles efficaces ?
• Dans quelle mesure ces ressources actuelles et supplémentaires seront-elles efficientes ?

Réfléchissez attentivement à vos objectifs à l’aide des questions ci-dessus. Par exemple, il se peut que l’ajout de personnel réduise la productivité des membres individuels de votre équipe de projet, mais augmente néanmoins la productivité globale. Vous pouvez également constater que l’ajout de nombreuses ressources n’a pas de sens, mais que quelques ressources sélectionnées aideraient le projet.
Par ailleurs, envisagez toujours d’autres moyens d’atteindre vos objectifs. Par exemple, si un dépassement de budget est imminent, vous pouvez prendre des mesures autres que l’augmentation du budget pour achever tout de même votre projet avec succès. Vous pouvez en apprendre davantage sur les différentes options dans l’article de blog « Dépassement de budget du projet – et maintenant ? » Il en va de même si vous constatez qu’un retard est probable : en plus des ressources supplémentaires, il peut également être possible de prolonger la durée du projet ou, par exemple, de réduire la portée du projet.
Notre conseil : grâce à une telle analyse, vous pouvez également vérifier si votre projet en cours est mené de manière optimale ou si vous utilisez vos ressources disponibles de manière efficace et efficiente.
Si vous connaissez la Loi de Brooks, cela peut également vous aider à communiquer avec les parties prenantes. Dans notre expérience, si un retard est imminent, la demande de ressources supplémentaires est rapidement formulée. Dans un tel cas, vous pouvez utiliser la Loi de Brooks pour expliquer pourquoi des ressources supplémentaires ne sont pas utiles et travailler ensemble pour trouver une meilleure solution. Si malgré tout, des ressources supplémentaires sont ajoutées au projet, vous pouvez identifier plus rapidement les difficultés et essayer d’y remédier. Par exemple, vous pouvez insister pour que de nouveaux membres de l’équipe aient déjà beaucoup d’expérience dans des projets similaires ou qu’ils aient déjà travaillé avec les autres membres de l’équipe.

Conclusion

Selon la Loi de Brooks, l’ajout de ressources à un projet déjà en retard peut aggraver le retard pour diverses raisons. Si vous en avez conscience, vous pouvez soigneusement réfléchir à la manière dont vous pouvez utiliser judicieusement de nouvelles ressources pour atteindre vos objectifs lorsque le projet rencontre des problèmes, et le cas échéant, combien de ressources vous avez besoin et comment elles doivent être utilisées. Cette compréhension vous aide à trouver une solution optimale pour votre projet et à la communiquer aux parties prenantes.

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