Gestión de proyectos ABC: H de HERMES

Proyectos eficientes con HERMES – El estándar de calidad suizo

¿Qué es HERMES?

Las raíces de HERMES se remontan a los años 70, cuando la Administración Federal suiza necesitaba un método para gestionar sistemáticamente y con éxito sus proyectos informáticos.
La Administración Federal desarrolló entonces HERMES para planificar, ejecutar y gestionar proyectos, y optimizó el método para proyectos informáticos y administrativos en particular.
HERMES se caracteriza por su estructura modular y adaptable, que permite aplicar el método con flexibilidad a proyectos de distintos tamaños y tipos.

Al definir claramente las fases, las funciones, las actividades y los resultados, HERMES garantiza que los proyectos se desarrollen de forma estructurada y eficaz. Por ejemplo, HERMES desempeñó un papel fundamental en la digitalización de la Administración Federal Suiza, la introducción de un nuevo sistema ERP en SBB (Ferrocarriles Federales Suizos), la introducción de los expedientes electrónicos de los pacientes (EPD) en el sistema sanitario suizo y en otros muchos proyectos en Suiza. Desde la primera versión, HERMES se ha desarrollado y adaptado continuamente a los requisitos cambiantes del panorama de los proyectos.
Esta mejora, adaptación y ampliación continuas hacen de HERMES uno de los métodos más fiables y robustos en la gestión de proyectos, que hoy se utiliza con éxito no sólo en la administración pública, sino también en el sector privado.
La versión actual, HERMES 2022, ofrece una metodología completa y flexible que integra tanto los enfoques tradicionales como los ágiles de la gestión de proyectos.

Características especiales de HERMES

• Grupo destinatario: HERMES está específicamente adaptado a las necesidades de la administración pública y los proyectos informáticos.
  Sin embargo, el método es lo suficientemente flexible como para ser utilizado en otros sectores y para distintos tipos y tamaños de proyectos.
• Flexibilidad y adaptabilidad: La estructura modular con diversos escenarios y módulos permite adaptar el método a los requisitos específicos de un proyecto y ampliarlo.
  De este modo, HERMES admite tanto los enfoques clásicos como los ágiles.
  También se tienen en cuenta aspectos como la gestión de riesgos, la gestión de las partes interesadas y la garantía de calidad.
• Modelo de fases: HERMES se basa en una estructura clara que divide los proyectos en cuatro fases: Inicialización, Concepto, Realización e Implementación.
  Cada fase tiene objetivos, actividades y resultados específicos que ayudan a controlar y supervisar sistemáticamente el progreso de un proyecto.
• Funciones y responsabilidades: Los roles claramente definidos, como cliente, director de proyecto y especialista técnico, son también una parte importante de HERMES.
  Cada función tiene tareas y responsabilidades claramente definidas, lo que conduce a una estructura y asignación de responsabilidades claras dentro del equipo del proyecto.
• Fácil de usar y entender: HERMES está diseñado para que sea fácil de entender y usar, incluso para los gestores de proyectos que no tengan mucha experiencia en métodos de gestión de proyectos.
  La estructura clara, las instrucciones detalladas y los componentes listos para usar (por ejemplo, módulos, documentación, plantillas y listas de comprobación) facilitan la implantación y aplicación del método.

Organización y estructura de HERMES

HERMES es un método de gestión de proyectos que se caracteriza por su enfoque claramente estructurado y modular.
Consta de seis componentes que juntos proporcionan una estructura flexible y personalizable:

1. Escenarios

Los proyectos dentro de una organización pueden variar mucho, por ejemplo en cuanto a su contenido o complejidad.
Por ello, HERMES ofrece varios escenarios que corresponden a tipos de proyectos típicos, por ejemplo, para el desarrollo de servicios o productos, la adaptación de servicios o productos existentes, el desarrollo informático, la adaptación informática y el desarrollo organizativo.
Los escenarios contienen todos los elementos del método que son relevantes para el proyecto.
Los usuarios pueden seleccionar el escenario estándar que más les convenga y planificar el proyecto sobre esta base.
También pueden adaptar los escenarios a las necesidades de su organización o crear escenarios individuales.

2. fases e hitos

Independientemente del escenario, el modelo de fases HERMES constituye la base de todos los proyectos.
Divide los proyectos en cuatro fases sucesivas que abarcan todo el ciclo de vida del proyecto.

• Inicialización: El proyecto comienza con la inicialización, en la que se definen los objetivos del proyecto, se aclaran las condiciones marco y se toma la decisión sobre la aprobación del proyecto.
• Concepto: El objetivo de la fase de concepto es la planificación detallada y la preparación de la realización del proyecto.
• Realización: En la fase de realización, se ejecuta el trabajo previsto y se producen los resultados del proyecto.
• Introducción: La fase de introducción sirve para pasar al nuevo estado, en el que se entregan los resultados del proyecto a la empresa y se finaliza el proyecto.

Hay hitos al principio y al final de cada fase, que varían según el escenario, como la orden de inicialización del proyecto, la liberación del proyecto, la liberación de las fases o la finalización del proyecto.
Son puntos de control importantes en el transcurso del proyecto, en los que se comprueba el progreso y la consecución de los objetivos.
Esto las convierte en puertas de calidad en las que se toman decisiones sobre los resultados y los pasos siguientes.

3. Módulos

Los módulos son bloques de construcción estandarizados que abarcan determinados aspectos de la gestión de proyectos y contienen tareas, resultados y funciones relacionados temáticamente, por ejemplo, gestión de proyectos, gestión de calidad o gestión de riesgos.
Los módulos se asignan a fases e hitos.
Cada módulo contiene instrucciones y plantillas que facilitan la realización de las tareas respectivas.
Hay 12 módulos en la norma HERMES: Gestión del proyecto, introducción al proyecto, fundamentos del proyecto.
Adquisición, organización, producto, sistema informático, pruebas, organización de la implantación, migración informática, operaciones informáticas, seguridad de la información y protección de datos.
En función del escenario elegido, se utilizan algunos o todos estos módulos.

4. rollos

HERMES define claramente los papeles, sus relaciones y las descripciones de sus tareas, así como sus responsabilidades, las competencias y habilidades necesarias.
La organización mínima del proyecto tiene los papeles de cliente, gestor del proyecto y especialista técnico.
En función del proyecto, pueden añadirse funciones adicionales, como gestor de calidad, gestor de riesgos o gestor de pruebas.

5. tareas

Las tareas se utilizan para conseguir resultados.
Por lo tanto, hay una descripción para cada tarea que define el procedimiento y las actividades necesarias.
Además, cada tarea se asigna a una función responsable.
Las tareas relacionadas temáticamente se agrupan en módulos y se asignan a las fases del proyecto.
Según la metodología HERMES, se distinguen dos tipos de tareas: las tareas de toma de decisiones, como la aceptación del proyecto o la aprobación de la fase, y otras tareas que sirven para ejecutar el proyecto, de las que se definen 50 tareas diferentes en la norma HERMES.

6. resultados

Los resultados son la pieza central de HERMES y pueden ser muy diversos.
Se dividen en 55 documentos y 22 estados.
HERMES proporciona plantillas para los documentos, que se procesan durante las fases del proyecto.
Los estados, por su parte, son puntos en el tiempo en los que se ha alcanzado un resultado.
En el proyecto, suelen corresponder a la consecución de un hito.
Además de los documentos y estados estándar, también pueden definirse resultados específicos de la empresa o del proyecto.

Ventajas de HERMES

• HERMES es fácil de entender y sencillo de utilizar.
  El método ofrece instrucciones y plantillas claras que también pueden utilizar los gestores de proyectos sin gran experiencia.
• El método proporciona una estructura de proyecto clara, con fases, actividades y resultados definidos. Gracias a su estructura modular, HERMES puede adaptarse con facilidad y flexibilidad a los requisitos específicos de los distintos proyectos.
• Una definición clara de funciones y responsabilidades dentro de un proyecto fomenta el trabajo en equipo y ayuda a la comunicación del proyecto.
• HERMES también concede gran importancia a la gestión de la calidad y los riesgos, lo que ayuda a reconocer los riesgos en una fase temprana y a garantizar la calidad de los resultados del proyecto.
• El continuo perfeccionamiento de HERMES garantiza que el método esté siempre actualizado y que se integren las mejores prácticas actuales.

Desafíos de HERMES

• HERMES puede resultar demasiado extenso y complejo, sobre todo para proyectos pequeños, aunque el método se pueda personalizar con flexibilidad.
• La estructura clara y las especificaciones detalladas también pueden hacer que la atención se centre más en el cumplimiento de los procesos que en los resultados reales del proyecto.
• También puede llevar mucho tiempo adaptar el método al proyecto correspondiente.
  Los equipos de proyecto pueden tener que invertir mucho tiempo en seleccionar y adaptar los módulos y escenarios adecuados.
• Aunque HERMES se utiliza y reconoce ampliamente en Suiza, el método está menos extendido internacionalmente que PRINCE2, por ejemplo.
  Esto puede suponer un reto cuando se trabaja en equipos de proyecto internacionales que pueden no estar familiarizados con HERMES.

Conclusión

HERMES ofrece un método de gestión de proyectos estructurado, transparente y adaptable, especialmente adecuado para proyectos informáticos y administrativos.
Con fases, funciones y tareas claramente definidas, HERMES ayuda a los gestores de proyectos a gestionarlos con eficacia y determinación.
El continuo perfeccionamiento del método garantiza que cumpla los requisitos actuales y las mejores prácticas y, por tanto, proporciona una base fiable para el éxito de los proyectos.

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