Principios rectores de la gestión de proyectos: Saint-Exupery

Centrarse en lo esencial para gestionar los proyectos de forma óptima

¿De dónde procede la cita?

La cita «La perfección no se alcanza cuando ya no hay nada que añadir, sino cuando ya no queda nada que quitar» procede de Antoine de Saint-Exupéry, escritor francés más conocido por su famoso libro infantil «El Principito». Esta cita pertenece a una de sus obras titulada «Terre des hommes» («Tierra de los hombres»). No hay constancia exacta del contexto en el que Saint-Exupery la escribió, pero es una cita importante que se utiliza a menudo en temas como la perfección y la optimización.

¿Cómo ayuda el presupuesto en la gestión de proyectos?

Cuanto mayor es una empresa, más compleja resulta. Esto puede llevar a que las estructuras, procesos, proyectos, productos y servicios se vuelvan innecesariamente caros y complejos. Esto suele deberse a que se intenta alcanzar la perfección, lo que significa que ya no se centra la atención en lo esencial, sino en añadir más y más estructuras, procesos o funciones de producto. Muchas personas actúan según el lema «más es mejor». Por eso, la cita de Saint-Exupéry nos recuerda que debemos concentrarnos en lo esencial.
En la gestión de proyectos, la cita de Saint-Exupéry puede ayudar a centrarse en la sencillez y la eficacia. Deja claro que la perfección no consiste en añadir tantas funciones o detalles como sea posible, sino en conservar los elementos más importantes y prescindir de los que no lo son para ahorrar tiempo, recursos y dinero. Para ello es necesario considerar y priorizar claramente los aspectos de un proyecto. Por lo tanto, un director de proyecto debe decidir qué funciones y detalles son realmente importantes y cuáles no para reducir el proyecto a lo esencial y aumentar las posibilidades de éxito.
También es importante señalar que este enfoque debe mantenerse no sólo durante las fases de planificación y desarrollo del proyecto, sino también durante la ejecución y el seguimiento, para garantizar que el proyecto se mantiene en el buen camino y que se lleva a cabo de la manera más eficiente.
Algunas formas de aplicar esta realización en la gestión de proyectos son el Producto Mínimo Viable (PMV) o la gestión ajustada de proyectos.

¿Qué es un MVP?

Un producto mínimo viable (PMV) permite desarrollar y probar una versión sencilla de un producto antes de añadir más funciones y detalles. El producto mínimo viable contiene sólo las funciones más importantes que se requieren para lanzar con éxito un producto al mercado. De este modo, el proyecto se centra en los aspectos más importantes. Otras ventajas del MVP son

• Un producto puede lanzarse al mercado más rápidamente porque no hay que desarrollar necesariamente todas las funciones y detalles desde el principio, sino que uno puede concentrarse en los aspectos más importantes.
• Se puede obtener rápidamente información de los clientes potenciales, lo que permite adaptar mejor el desarrollo a sus necesidades.
• Un MVP minimiza los riesgos al reconocer rápidamente si el producto tendrá éxito en el mercado antes de invertir demasiado tiempo y recursos en su desarrollo.
• Permite dividir el desarrollo del producto en pasos más pequeños, lo que puede facilitar la planificación y realización de un proyecto.

Para aplicar el método MVP, primero debe tener claro qué funciones y detalles de su producto son cruciales para su éxito. A continuación, puede empezar a desarrollar una versión sencilla del producto que contenga estas funciones importantes y entregarla a un grupo de primeros usuarios. Las reacciones de los primeros usuarios pueden servir para adaptar y seguir desarrollando el producto. Es importante incorporar continuamente los comentarios de los usuarios para garantizar que el producto se mejora constantemente y satisface las necesidades y expectativas del mercado.

¿Qué es la gestión ajustada de proyectos?

La gestión ajustada de proyectos es un enfoque centrado en la optimización de procesos y la eliminación de residuos para mejorar la eficacia y la calidad de los proyectos. El planteamiento se basa en los principios de la gestión ajustada, que se desarrollaron originalmente en la industria del automóvil y se centran en crear valor para el cliente reduciendo los residuos.
En gestión de proyectos, esto significa centrarse en los aspectos más importantes del proyecto y dejar de lado todo lo innecesario para ahorrar tiempo, recursos y dinero. El objetivo es optimizar los procesos y garantizar la calidad del proyecto obteniendo rápidamente información de los clientes y los miembros del equipo para poder hacer los ajustes necesarios. La gestión ajustada de proyectos puede aplicarse en diversos sectores y ámbitos, y es especialmente útil cuando se trata de ejecutar proyectos con rapidez y eficacia y minimizar riesgos.
Algunos de los principios más importantes de la gestión ajustada de proyectos y formas de aplicarlos:

• Centrarse en crear valor para los clientes: Esto significa centrarse en las necesidades y expectativas del cliente y asegurarse de que el proyecto las satisface. Incluso antes de empezar el proyecto, es importante entender las necesidades del cliente, ya que es la única forma de alinear el proyecto con ellas y garantizar que se satisfacen. Durante la ejecución del proyecto, por ejemplo, los métodos ágiles con ciclos cortos e iterativos y retroalimentación rápida ayudan a mantener la atención en las necesidades del cliente y aplicar mejoras con rapidez.
• Centrarse en los procesos: La gestión ajustada consiste en mejorar y optimizar los procesos del proyecto. Para ello se analizan los flujos de trabajo y se identifican los procesos ineficaces.
• Evitar el despilfarro: Es importante evitar el despilfarro en todas las fases de un proyecto. Esto puede lograrse, por ejemplo, optimizando los procesos, centrándose en unas pocas funciones centrales del producto o utilizando métodos ágiles. Esto hace que el trabajo en los proyectos sea más eficiente.
• Mejora continua: para mantener el éxito a largo plazo, siempre hay que centrarse en mejorar los procesos y su calidad durante el proyecto. Esto puede lograrse, por ejemplo, mediante circuitos regulares de información o lecciones aprendidas.
• Trabajo en equipo: El trabajo en equipo desempeña un papel importante en la gestión ajustada. La colaboración entre todos los implicados permite resolver los problemas con mayor rapidez y eficacia y mejorar los resultados de los proyectos.
• Comunicación: una comunicación abierta y transparente es crucial para el éxito del proyecto. Las reuniones periódicas pero eficaces y el uso de herramientas digitales pueden mejorar la comunicación y resolver los problemas con mayor rapidez.
• Retroalimentación rápida: esto significa utilizar ciclos cortos e iterativos para recabar las primeras opiniones de los clientes y los miembros del equipo y realizar ajustes. Los métodos ágiles como Scrum se adaptan bien a este enfoque.
• Uso de herramientas y métodos visuales: las visualizaciones claras son muy adecuadas para optimizar los procesos y seguir el progreso de un proyecto. Pueden ser tableros Kanban o diagramas de flujo Lean, por ejemplo.

¿Cuáles son las ventajas de la gestión ajustada de proyectos?

La aplicación de la gestión ajustada de proyectos puede reportar una serie de beneficios, entre ellos

• Mejora de la eficiencia de los procesos: al centrarse en crear valor para el cliente y eliminar residuos, los procesos se optimizan, lo que puede redundar en una mayor eficiencia y productividad.
• Reducción de costes: la optimización de procesos y la eliminación de residuos ahorran recursos, lo que puede traducirse en menores costes.
• Mejora de la calidad: centrarse en crear valor para el cliente y obtener feedback rápidamente garantiza que el proyecto satisface las necesidades y expectativas del cliente.
• Mayor rapidez de comercialización: al utilizar ciclos cortos e iterativos y obtener rápidamente información de retorno, los proyectos se comercializan con mayor rapidez.
• Mejora de la colaboración y la comunicación: el uso de herramientas y métodos visuales, así como la recopilación continua de comentarios, mejora la colaboración y la comunicación dentro del equipo.
• Mayor satisfacción del cliente: al crear valor para los clientes y satisfacer sus necesidades y expectativas, aumenta su satisfacción.
• Mejora continua: la gestión ajustada de proyectos se centra en la mejora continua de los procesos y la calidad del proyecto, lo que puede contribuir a garantizar que los proyectos y la empresa sigan teniendo éxito a largo plazo.

¿Cuáles son los puntos débiles de la gestión ajustada de proyectos?

Como cualquier otro enfoque, la gestión ajustada de proyectos tiene algunos puntos débiles que deben tenerse en cuenta antes de decidir si es adecuada para un proyecto concreto. Entre ellas figuran:

• La necesidad de una comprensión clara de los principios lean: Para aplicar con éxito la gestión ajustada de proyectos, hay que tener una comprensión clara de los principios ajustados y de cómo aplicarlos en la gestión de proyectos.
• Necesidad de un fuerte compromiso de la dirección: Para que la aplicación tenga éxito es importante un alto nivel de compromiso y apoyo por parte de la dirección.
• Necesidad de un alto grado de flexibilidad y adaptabilidad: la gestión ajustada de proyectos es un enfoque iterativo que requiere ajustes y cambios rápidos. Esto puede suponer un reto para algunos equipos.
• La necesidad de mantener el foco en el cliente: El objetivo claro es crear valor para los clientes. Esto puede significar a veces que se descuiden otros aspectos del proyecto si no sirven directamente al valor del cliente.
• Necesidad de software y herramientas especializadas: La gestión ajustada de proyectos suele basarse en programas y herramientas informáticas especiales para optimizar los procesos, hacer un seguimiento y visualizar el progreso del proyecto. Estas herramientas pueden ser costosas y requieren una amplia familiarización.

Conclusión

La cita «La perfección no se alcanza cuando no hay nada más que añadir, sino cuando no hay nada más que omitir» ayuda a la gestión de proyectos a reconocer que hay que concentrarse en lo esencial. Al darse cuenta de ello, la gestión de proyectos puede simplificarse aplicando métodos como el MVP o la gestión ajustada de proyectos. Esto significa que los proyectos pueden completarse más rápido, de forma más rentable y con mayor calidad.
Un software de gestión de proyectos como myPARM puede ayudarle a concentrarse en las tareas esenciales y a aprender de los proyectos finalizados. El software también ayuda a optimizar los procesos, mejorarlos continuamente y no perder nunca de vista las necesidades del cliente. Como myPARM también puede visualizar datos y tiene un tablero Kanban integrado, no necesita ningún otro software para implantar métodos de gestión ajustada de proyectos.

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