Gestión de proyectos ABC: P de control de fases

Gestión de las fases del proyecto: Una guía para el éxito en cada proyecto

¿Qué son el control de fases y una fase de proyecto?

El control por fases describe la planificación y el seguimiento estructurados de un proyecto en varios pasos sucesivos. Estos pasos -también conocidos como fases del proyecto- forman el marco del proyecto y ayudan a dividir las tareas complejas en unidades manejables. Las fases del proyecto varían según el método y el proyecto, pero suelen seguir un patrón similar. Una fase de proyecto es un periodo claramente definido dentro de un proyecto, separado por hitos. Estas fases tienen por objeto obtener resultados importantes y ofrecen la oportunidad de reflexionar y reorientarse antes de que el proyecto pase a la siguiente fase.
En la mayoría de los modelos, las fases se desarrollan secuencialmente o se solapan parcialmente. La gestión por fases permite controlar sistemáticamente los avances y reconocer las posibles desviaciones en una fase temprana. Este enfoque por fases no sólo mejora la transparencia y la estructura, sino que también ayuda a los equipos de proyecto a utilizar sus recursos de forma eficaz y alcanzar los objetivos deseados.

Los retos de la planificación de fases

• Flexibilidad limitada: Una planificación detallada por adelantado puede dificultar la aplicación de los cambios, sobre todo si los requisitos no están claros.
• Posibilidad de errores rutinarios: los procesos rutinarios pueden hacer que las soluciones creativas pasen a un segundo plano y se cuestionen menos.
• Planificación tecnocrática: Una planificación por fases estricta puede ser un obstáculo, sobre todo en proyectos innovadores, ya que alcanzan rápidamente sus límites cuando surgen necesidades imprevistas.

Los modelos de fase de un vistazo

Las fases de un proyecto suelen ser bastante similares, pero pueden diferir según el tipo de proyecto y la metodología. En la práctica, los proyectos suelen dividirse en cuatro o cinco fases principales:

Modelo de 4 fases

El modelo de 4 fases es un modelo muy pragmático que divide los proyectos en estas fases:

1. Definición del proyecto: Al inicio del proyecto, se determinan los detalles básicos, como los beneficios del proyecto, su viabilidad o la gestión del proyecto. La fase termina con la definición del objetivo y la asignación oficial del proyecto.
2. Planificación del proyecto: A continuación se elabora el plan del proyecto, que incluye los plazos, los costes y el contenido del proyecto, la asignación de recursos y, si no se ha hecho ya, un análisis de las partes interesadas y de los riesgos.
3. Ejecución y control del proyecto: A continuación viene la ejecución y el control de las actividades del proyecto. Suele ser la fase más larga de un proyecto, ya que en ella se desarrollan los resultados definidos.
4. Finalización del proyecto: Una vez que se dispone del resultado del proyecto, se acepta, se documenta el proyecto y se analizan los resultados del proyecto.

Modelo de 5 fases (por ejemplo, según el PMI)

El modelo de 5 fases organiza los proyectos según los procesos de gestión de proyectos. Estos procesos no se desarrollan necesariamente en secuencia. Algunos de ellos deben repetirse, por ejemplo, para los subproyectos. También pueden solaparse. La estructura de 5 fases sigue de cerca el modelo de la Guía PMBOK® del PMI, se utiliza en todo el mundo y suele emplearse en proyectos integrales. Consta de las siguientes fases:

1. Iniciación: La fase de iniciación se utiliza para la planificación aproximada y la decisión de iniciar el proyecto. En otras palabras, se definen los beneficios, se comprueba la viabilidad, se define la asignación del proyecto y se lanza formalmente.
2. Planificación: La planificación detallada del proyecto comienza durante la fase de iniciación. Por ejemplo, se planifican el presupuesto, el calendario, los recursos y la calidad. Se define un plan de estructura de trabajo, se asignan hitos y se asignan recursos. Se analizan los riesgos y se elabora un plan de comunicación para las partes interesadas.
3. Ejecución: El plan del proyecto se realiza durante la fase de ejecución.
4. Supervisión: La supervisión y el control continuos de las actividades del proyecto tienen lugar paralelamente a la ejecución. Así se controla si se cumplen el presupuesto, el calendario y la calidad.
5. Finalización: En la fase de cierre, el proyecto finaliza en cuanto se ha entregado y aceptado el resultado definido. Se prepara un informe final del proyecto, se evalúa el proyecto y se disuelve formalmente el equipo del proyecto.

Modelos internacionales y enfoques sectoriales

Además de la Guía PMBOK® o la norma DIN 69901, PRINCE2, Lean Six Sigma y HERMES también ofrecen marcos que estructuran los proyectos en distintas fases. Sin embargo, existen otros muchos modelos y enfoques específicos del sector. Algunos ejemplos especialmente frecuentes son

HOAI (Estructura de Honorarios para Arquitectos e Ingenieros, Alemania)

El modelo HOAI divide el proceso del proyecto en nueve fases de servicio, que son especialmente importantes en el sector de la construcción, ya que definen la base contractual de los servicios de planificación. Las fases garantizan la transparencia y facilitan el control del proyecto en el sector de la construcción. Se basan en el proceso de construcción tradicional y son vinculantes para arquitectos e ingenieros, a fin de garantizar los niveles de calidad. Las fases son

1. Determinación básica
2. Planificación preliminar (preparación del proyecto y de la planificación)
3. Planificación del diseño
4. Planificación de la autorización
5. Planificación de la aplicación
6. Preparación de la adjudicación
7. Participación en la adjudicación de contratos
8. Supervisión del proyecto (supervisión de la construcción y documentación)
9. Gestión de la propiedad y documentación

SIA (Suiza)

En Suiza, la norma suiza SIA 112 define la estructura de fases de los proyectos de construcción y es similar al modelo HOAI, pero adaptado a los requisitos suizos. Este modelo también proporciona una estructura clara con directrices para las empresas de arquitectura e ingeniería, lo que permite un registro de costes y una facturación precisos. Al mismo tiempo, el modelo SIA proporciona instrucciones detalladas y apoya los proyectos de construcción con directrices claras para mantener los niveles de calidad y crear estructuras de comunicación transparentes. El SIA divide los proyectos de construcción en seis fases principales:

1. Planificación estratégica
2. Estudio preliminar
3. Planificación del proyecto
4. Licitación
5. Realización
6. Gestión

Plan de Trabajo RIBA (Real Instituto de Arquitectos Británicos, Gran Bretaña)

El Plan de Trabajo RIBA fue desarrollado por el Real Instituto de Arquitectos Británicos (RIBA) y es una estructura muy utilizada para el escalonamiento de los proyectos de construcción en el Reino Unido. El plan se divide en ocho fases que acompañan a los proyectos de construcción desde la concepción hasta la puesta en servicio. El modelo crea estructuras y funciones claras al definir con precisión cada fase del proyecto. Además, se actualiza periódicamente para reflejar las normas y requisitos más recientes. Las fases son

1. Definición estratégica: Clarificación de los objetivos del proyecto y desarrollo del propósito general.
2. Preparación y briefing: Desarrollo de un briefing claro del proyecto y de una estrategia inicial de planificación.
3. Diseño conceptual: Creación de un concepto básico que realice los requisitos del proyecto visual y funcionalmente.
4. Diseño desarrollado: Desarrollo ulterior del concepto, incluidos los detalles técnicos y el presupuesto.
5. Diseño técnico: Preparación de planos técnicos detallados que cumplan todos los requisitos de construcción.
6. Construcción: La fase de construcción propiamente dicha en la que se realiza el proyecto.
7. Entrega y cierre: Entrega del proyecto terminado al cliente y finalización.
8. En uso: Evaluación del uso del edificio y optimización si es necesario.

AIA (Instituto Americano de Arquitectos, EE.UU.)

El enfoque del Instituto Americano de Arquitectos (AIA) también define fases para el transcurso del proyecto y está orientado específicamente al mercado norteamericano. La metodología AIA hace hincapié en estructuras contractuales claras y permite controlar y documentar con precisión el proceso de construcción. La estructura de fases crea una base fiable sobre la que clientes, arquitectos y contratistas pueden colaborar eficazmente. La estructura de fases de la AIA es similar al planteamiento del RIBA y comprende cinco fases principales para los proyectos de construcción y arquitectura:

1. Diseño esquemático (SD): Desarrollo de un diseño aproximado que cumpla los requisitos básicos y contenga los planos iniciales.
2. Desarrollo del diseño (DD): Desarrollo posterior del diseño con elementos técnicos y estéticos más detallados.
3. Documentos de Construcción (DC): Creación de planes detallados de construcción y ejecución, que se utilizan para autorizaciones y licitaciones.
4. Licitación o negociación: Selección de empresas constructoras y negociación del contrato de construcción.
5. Administración de la Construcción (AC): Supervisión de las obras de construcción por parte de los arquitectos para garantizar el cumplimiento de los planos.

Flexibilización del control de fase

El control de fases tradicional puede ser muy restrictivo para proyectos que requieren un alto grado de flexibilidad.
En tales casos, los métodos ágiles como SCRUM o Lean Six Sigma suelen ser una mejor opción, ya que sus ciclos de planificación más cortos y fácilmente adaptables y su enfoque en la adaptabilidad permiten una respuesta más flexible a los cambios. Sin embargo, si se requiere la estructura del control de fases y al mismo tiempo reducir sus limitaciones, los enfoques híbridos pueden ser una solución. Por ejemplo, la introducción de ciclos iterativos o elementos ágiles, como los sprints, dentro de las fases puede facilitar que se tengan en cuenta los cambios sin perder la estructura de las fases. La gestión modular de proyectos, en la que el proyecto se divide en módulos más pequeños e independientes, permite que los cambios necesarios o los nuevos descubrimientos de un módulo se incorporen inmediatamente a la planificación de otros módulos sin tener que detener todo el proyecto. Los hitos flexibles (hitos condicionales) o puertas sirven como puntos de decisión dinámicos, de modo que cuando se alcanza el hito, primero se comprueba si la siguiente fase puede comenzar inmediatamente o si es necesario hacer ajustes. A ello contribuye también una fase de planificación dinámica (rolling wave planning), en la que sólo se planifica en detalle la fase actual venidera, mientras que las fases posteriores sólo se concretan más adelante.

Conclusión

Independientemente del enfoque que se siga, la planificación estructurada por fases ha demostrado su utilidad, ya que proporciona una orientación clara y aumenta la eficacia. Sin embargo, especialmente para los proyectos que requieren un alto grado de flexibilidad, la planificación por fases puede ser demasiado restrictiva. Por eso es importante que los directores de proyecto elijan una estructura que se ajuste a los requisitos de su proyecto.

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