Principios rectores de la gestión de proyectos: la Ley de Brooks

Por qué los recursos adicionales no siempre son útiles

¿Qué es la Ley de Brooks?

Frederick (Fred) Philips Brooks es un informático estadounidense que acuñó la frase «The Mythical Man-Month: Essays on Software Engineering» en su libro:

„Adding manpower to a late software project makes it later. “

En espagnol: el uso de mano de obra adicional en proyectos de software ya retrasados no hace sino retrasarlos aún más.

Esta frase, que en principio contradice la intuición de todo gestor de proyectos y que Brooks aprendió de su experiencia como ingeniero de software en IBM, se conoció como la Ley de Brooks.

¿Por qué se retrasan los proyectos cuando se añaden recursos?

Según Brooks, son varias las razones que explican el nuevo retraso de este proyecto:

1. Inducción de los nuevos empleados:
El principal motivo del nuevo retraso es el periodo de formación del nuevo personal hasta que pueda contribuir productivamente al proyecto. Para preparar de forma óptima a los nuevos empleados para sus tareas en el proyecto, tiene sentido que los empleados actuales se encarguen de la iniciación, ya que cuentan con la experiencia necesaria. Sin embargo, mientras introducen a sus nuevos colegas en el proyecto, ni los empleados existentes ni los nuevos pueden trabajar activamente en él. Así que hasta que todo el mundo es productivo, pasa mucho tiempo que difícilmente se puede recuperar después. Además, los nuevos empleados pueden cometer errores en el primer periodo por desconocimiento, que hay que corregir después y ralentizar así el avance del proyecto.
Además, los nuevos compañeros primero tienen que integrarse en el equipo, lo que significa que hay que volver a pasar por la fase de creación de equipo que ya tuvo lugar al principio del proyecto.

2. Mayor esfuerzo de coordinación:
Si se añaden más empleados al proyecto, también aumenta el esfuerzo de coordinación dentro del equipo, ya que cada persona tiene que coordinarse con más compañeros. Esto reduce la productividad de los empleados y puede provocar un mayor retraso del proyecto. Para ilustrar el mayor esfuerzo de comunicación, Brooks explicó este punto en su libro con una sencilla fórmula. Si en un proyecto trabajan n empleados, hay (n²-n)/2 interfaces de comunicación. Esto significa que 2 personas tienen una interfaz, 3 personas tienen 3 interfaces, 4 personas tienen 6 interfaces y con 10 personas ya hay 45 interfaces de comunicación. Así que puede ver rápidamente por qué el esfuerzo de comunicación aumenta exponencialmente. En pocas palabras, un pequeño número de empleados puede coordinar su trabajo mientras va a la máquina de café, mientras que los grandes equipos necesitan organizar reuniones planificadas para compartir la información importante. Dado que el tiempo de comunicación no es tiempo de trabajo productivo, se desperdician capacidades adicionales de esta manera.

3. tareas no divisibles:
Llega un momento en que las tareas ya no pueden distribuirse entre distintos empleados, o sólo con un gran esfuerzo de coordinación, puesto que hay que dividirlas ordenadamente y volver a unir los resultados. Así, si hay más personas disponibles que tareas que se pueden asignar, el personal adicional no puede ayudar con el trabajo, sino impedir que se avance rápidamente mediante más tareas de coordinación.

4. otros efectos:
También hay que tener en cuenta que los empleados adicionales pueden debilitar la productividad del equipo, por ejemplo porque los empleados ya no se sienten tan responsables de las tareas o, en general, están menos motivados.

Generalización de la ley de Brooks

La Ley de Brooks se aplicaba originalmente sólo a proyectos de software. Sin embargo, dado que las razones mencionadas no sólo se aplican a estos proyectos, sino que son válidas en general, la Ley de Brooks también puede aplicarse universalmente, y no sólo a los empleados, sino también a otros recursos como el presupuesto o el tiempo. Por ejemplo, puede decirse que un presupuesto adicional no significa necesariamente que un proyecto se termine antes si el problema subyacente no se soluciona con el dinero extra.
Además, la ley puede aplicarse no sólo a los retrasos en un proyecto, sino a todos los resultados negativos. Por ejemplo, añadir más personal puede exacerbar los conflictos en el equipo o dar lugar a una peor calidad del producto.
En general, pues, puede decirse que añadir más recursos a un proyecto a veces no es útil, sino incluso contraproducente.

Reservas contra la Ley Brooks

El propio Brooks califica su concepto de simplificación extrema, ya que no tiene en cuenta una gran variedad de factores que también influyen, por ejemplo:

• El personal actual, por ejemplo, en cuanto a su capacidad y disposición para formar a nuevos colegas.
• Los nuevos empleados, por ejemplo, en cuanto a su experiencia en proyectos similares o su disposición o capacidad para aprender: así, un nuevo compañero con mucha experiencia puede trabajar de forma productiva más rápidamente que un completo recién llegado que necesita más tiempo de formación y, por tanto, también mantiene ocupados a los empleados existentes durante más tiempo.
• El número de personas que se añadirán y el tamaño total del equipo.
• La dinámica social dentro del equipo.
• La forma de comunicación dentro del equipo.
• Las tareas del proyecto y su divisibilidad: por ejemplo, puede ser útil incorporar nuevo personal para que trabaje junto al existente y se encargue de tareas más sencillas, como la documentación del proyecto.
• La razón por la que deben añadirse nuevos recursos.
• Otras medidas de apoyo al proyecto que pueden tomarse aparte de aumentar los recursos.
  Además, la Ley de Brooks sólo se aplica a los proyectos que ya llevan retraso. Esto significa que si un retraso es inminente, añadir recursos puede tener un efecto positivo en algunas circunstancias. Tampoco se incluyen los motivos del retraso. Por ejemplo, puede ser que el esfuerzo del proyecto se estimara en general de forma demasiado optimista al principio del proyecto.

Cómo le ayuda la Ley de Brooks en la gestión de proyectos

La Ley de Brooks le proporciona una importante idea: añadir más recursos a un proyecto no siempre es útil. Con esta información, puede averiguar si un proyecto realmente necesita más recursos y determinar cuántos recursos deben añadirse y de qué manera deben apoyar el proyecto. No obstante, recuerde que la Ley de Brooks no siempre es aplicable. Si un proyecto se planificó desde el principio con muy pocos recursos o si implica tareas de volumen que pueden procesarse en paralelo, los recursos adicionales serán realmente útiles.
Así que antes de añadir recursos a un proyecto hay que preguntarse:

• ¿Qué objetivos deben alcanzarse con más recursos?
• ¿Cómo pueden otros recursos apoyar la consecución de los objetivos?
• ¿Cómo pueden poner en peligro la consecución de los objetivos más recursos?
• ¿Cuál será entonces la eficacia de estos recursos y de los actuales?
• ¿Cuál será entonces la eficacia de estos recursos y de los actuales?

Sopese bien estas cuestiones. Por ejemplo, el personal adicional puede reducir la productividad de algunos miembros del equipo del proyecto, pero aun así aumentar la productividad global. Además, puede que considere que añadir muchos más recursos no es útil, pero que unos pocos recursos seleccionados ayudarían al proyecto.
Además, siempre debes considerar otras formas de alcanzar tus objetivos. Por ejemplo, si es inminente un rebasamiento del presupuesto, también puede tomar medidas distintas al aumento del presupuesto para seguir completando con éxito su proyecto. Puede informarse sobre lo que puede hacer en la entrada del blog » Presupuesto del proyecto superado – ¿y ahora? Del mismo modo, si se da cuenta de que un retraso es inminente: además de recursos adicionales, también puede ser posible ampliar la duración del proyecto o reducir su alcance, por ejemplo.
Nuestro consejo: Con un análisis de este tipo, también puede comprobar si su proyecto actual se está llevando a cabo de forma óptima o si está utilizando sus recursos disponibles de forma eficiente y eficaz.
Si conoces la Ley de Brooks, también puede ayudarte a comunicarte con las partes interesadas. Según nuestra experiencia, si el retraso es inminente, rápidamente se piden más recursos. En tal caso, puede utilizar la Ley de Brooks para explicar por qué no son útiles más recursos y luego buscar juntos una solución mejor. Sin embargo, si se añaden más recursos al proyecto, se pueden identificar más rápidamente las dificultades que entraña y tratar de contrarrestarlas. Por ejemplo, puede insistir en que los nuevos miembros del equipo ya tengan mucha experiencia en proyectos similares, o que ya hayan trabajado con los demás miembros del equipo.

Conclusión

Según la Ley de Brooks, añadir más recursos a un proyecto ya retrasado puede empeorar el retraso por varias razones. Si es consciente de ello, podrá considerar detenidamente si puede utilizar nuevos recursos con sensatez para alcanzar sus objetivos cuando surjan dificultades en el proyecto y, en caso afirmativo, cuántos recursos necesita y cómo deben utilizarse. Esta información le ayudará a encontrar una solución óptima para su proyecto y a comunicársela a las partes interesadas.

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