Selbstorganisation im Projektmanagement

So wird Ihr Team eigenständig und effizient

Was sind selbstorganisierte Teams?

Selbstorganisierte Teams arbeiten autonom, treffen eigenständig Entscheidungen und gestalten ihre Prozesse ohne direkte Anweisungen von Führungskräften. Sie koordinieren ihre Aufgaben selbst und sind für ihre Ergebnisse verantwortlich. Im Gegensatz zu traditionellen hierarchischen Strukturen zeichnet sich ein selbstorganisiertes Team durch hohe Eigenverantwortung und Flexibilität aus.

Vorteile selbstorganisierter Teams

Selbstorganisierte Teams bieten zahlreiche Vorteile für Unternehmen und Projekte:

• Höhere Motivation: Mitarbeiter fühlen sich stärker verantwortlich und sind dadurch meist stärker engagiert.
• Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: Teams können schneller auf Veränderungen reagieren.
• Effiziente Entscheidungsfindung: Entscheidungen werden dezentral getroffen, was Bürokratie reduziert.
• Förderung von Innovation: Kreative Lösungen entstehen durch eigenverantwortliches Handeln.
• Verbesserte Zusammenarbeit: Flache Hierarchien fördern eine offene Kommunikation und Teamarbeit.

Voraussetzungen für Selbstorganisation

Damit Selbstorganisation erfolgreich funktioniert, müssen allerdings bestimmte Rahmenbedingungen gegeben sein:

1. Klare Vision und Ziele: Das Team muss genau wissen, in welche Richtung es arbeitet.
2. Vertrauen und Transparenz: Offenheit zwischen Teammitgliedern und Führungskräften ist essenziell.
3. Geeignete Tools und Methoden: Agile Frameworks wie Scrum oder Kanban bieten Strukturen für die Selbstorganisation.
4. Psychologische Sicherheit: Fehler sollen als Lernmöglichkeiten betrachtet werden. Daher ist eine offene Fehlerkultur die Basis für erfolgreiche selbstorganisierte Teams.
5. Führung als Unterstützung: Die Rolle der Führungskraft verändert sich hin zum Coach und Facilitator. Daher muss auch der Führungsstil angepasst werden. Servant Leadership, Situatives oder Transformationales Führen sind Führungsstile, die zu selbstorganisierten Teams passen.

Wie man ein Projektteam zur Selbstorganisation befähigt

•  Verantwortung delegieren
  Ein wesentlicher Schritt zur Selbstorganisation ist die Delegation von Verantwortung. Führungskräfte sollten nicht in Mikro-Management verfallen, sondern Entscheidungsbefugnisse an das Team abgeben. Dafür benötigt es aber einige grundlegende Regeln und Prozesse. Daher ist es wichtig, dass die Führungskraft Ziele und Aufgaben gemeinsam mit dem Team definiert und klare Verantwortlichkeiten festlegt. Auch Feedback-Prozesse, um Reflexion und Verbesserung zu ermöglichen, sollten etabliert werden.
•  Agile Methoden nutzen
  Frameworks wie Scrum oder Kanban geben Teams eine klare Struktur, ohne sie in starren Prozessen zu begrenzen. Diese Methoden ermöglichen eine iterative Arbeitsweise und fördern Eigenverantwortung. Tägliche Stand-up-Meetings helfen bei der Selbststeuerung und Retrospektiven unterstützen die kontinuierliche Verbesserung.
• Kommunikation und Transparenz fördern
  Ohne klare Kommunikation kann Selbstorganisation nicht funktionieren. Regelmässige Meetings und transparente Arbeitsprozesse sind daher essenziell. Eine offene Gesprächskultur ist wichtig, damit selbstorganisierte Teams Missverständnisse frühzeitig klären können. Auch digitale Tools wie eine gute Projektmanagementsoftware können zur erfolgreichen Kommunikation beitragen und Aufgaben sowie deren Status sichtbar machen.
• Den passenden Führungsstil wählen
  Da eine klassische hierarchische Führung oder Mikromanagement in selbstorganisierten Teams nicht funktioniert, sollten Führungskräfte ihre Rolle anpassen. Selbstorganisierte Teams benötigen eine Führungskraft, die sie coachen kann. Daher kann es helfen, wenn Führungskräfte gezielt Coaching-Methoden erlernen. Ausserdem ist es wichtig, dass die Führungskraft sich ständig weiterentwickelt. Selbstreflexion und Feedbackschleifen für Führungskräfte sollten also ebenfalls etabliert werden.
  Besonders geeignet für selbstorganisierte Teams sind folgende Führungsstile:
  • Transformationales Führen: Inspiriert und motiviert das Team durch eine klare Vision.
  • Servant Leadership: Die Führungskraft agiert hier als Unterstützer und beseitigt Hindernisse.
  • Situatives Führen: Passt sich dem Reifegrad des Teams an und gibt je nach Bedarf mehr oder weniger Unterstützung.

Herausforderungen und Lösungsansätze

Obwohl selbstorganisierte Teams viele Vorteile bieten, gibt es auch Herausforderungen:

• Widerstand gegen Veränderungen: Nicht jedes Teammitglied fühlt sich sofort wohl mit mehr Eigenverantwortung. Daher sollten selbstorganisierte Teams sorgsam zusammengestellt werden, um den Kurs auf Erfolg zu setzen.
• Unklare Rollen und Verantwortlichkeiten: Ohne klare Absprachen kann Chaos entstehen. Es ist also wichtig, Rollen und Verantwortlichkeiten transparent zu klären, um späteren Ärger zu vermeiten.
• Fehlende Führungskompetenz im Team: Nicht jedes Teammitglied ist darauf vorbereitet, Entscheidungen eigenständig zu treffen. Schulungen und Workshops zur Entscheidungsfindung und Selbstführung können helfen, ebenso wie ein gutes Change Management, um den Übergang zu erleichtern.

Fazit

Selbstorganisierte Teams sind ein leistungsfähiges Modell für modernes Projektmanagement. Sie fördern Eigenverantwortung, Kreativität und Effizienz. Damit die Selbstorganisation funktioniert, müssen jedoch klare Strukturen, geeignete Methoden und eine unterstützende Führungskultur vorhanden sein. Führungskräfte sollten ihre Rolle neu definieren und als Coach agieren, um ihre Teams auf dem Weg zur Eigenverantwortung zu begleiten. Wer diese Prinzipien beherzigt, kann langfristig von den Vorteilen selbstorganisierter Teams profitieren.

Erfahren Sie mehr über die Projekt- und Portfoliomanagementsoftware myPARM:

Sie möchten myPARM in einer Demovorführung kennenlernen? Dann vereinbaren Sie gleich einen Termin mit uns!