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Projektmanagement-ABC: Q wie Qualitätsmanagement im Projekt

So stimmt das Ergebnis Ihrer Projekte

Projektmanagement-ABC: Q wie Qualitätsmanagement

Stellen Sie sich vor, dass Sie eine einzigartige Idee für ein neues Projekt haben und bereit sind, sie umzusetzen. Sie sind voller Energie und Begeisterung und legen sofort los, ihr Projekt zum Erfolg zu führen. Doch kaum ist das Projekt fertiggestellt bemerken Sie, dass das Ergebnis nicht die Erwartungen Ihres Kunden erfüllt. Ein Alptraum? Dann sollten Sie frühzeitig Massnahmen ergreifen, die die Qualität des Ergebnisses sicherstellen. Das Geheimnis hierfür liegt in einem guten Qualitätsmanagement zur Planung Steuerung und Überwachung der Qualität Ihres Projektes. Es ermöglicht Ihnen, potenzielle Fehler und Abweichungen frühzeitig zu identifizieren und zu korrigieren, bevor sie zu grösseren Problemen führen. Ausserdem hilft es dabei, kontinuierliche Verbesserungen zu identifizieren und umzusetzen, um so die Effizienz, die Qualität und die Kundenzufriedenheit zu verbessern. Wir fassen die wichtigsten Informationen zum Qualitätsmanagement in Projekten zusammen.

Was ist Qualität?

Qualität ist ein Begriff, der sich auf die Eigenschaften, Merkmale und Eigenschaften eines Produkts, einer Dienstleistung oder eines Prozesses bezieht, die dessen Wert und Nutzen bestimmen. So kann Qualität durch verschiedene Faktoren beeinflusst werden, wie z. B. Leistung, Zuverlässigkeit, Haltbarkeit, Sicherheit, Effizienz, Benutzerfreundlichkeit oder Kundenzufriedenheit.
Qualität kann auch als Grad der Übereinstimmung zwischen den spezifizierten Anforderungen und den tatsächlichen Eigenschaften oder Leistungen eines Produkts oder einer Dienstleistung definiert werden. Eine hohe Qualität bedeutet in dem Fall, dass das Produkt oder die Dienstleistung den Anforderungen und Erwartungen des Kunden entspricht oder diese sogar übertrifft.
So ist die Qualität ein wesentlicher Faktor für den Erfolg von Produkten, Dienstleistungen und Unternehmen, da sie die Kundenzufriedenheit, die Wettbewerbsfähigkeit und das Ansehen des Unternehmens beeinflusst. Ein effektives Qualitätsmanagement (QM) trägt dazu bei, die Qualität zu verbessern, Fehler und Mängel zu minimieren und die Effizienz sowie Effektivität von Prozessen zu steigern.

Die Aufgaben des Qualitätsmanagements

Das Qualitätsmanagement umfasst eine Vielzahl von Aufgaben, die sicherstellen, dass die Qualität von Produkten, Dienstleistungen oder Prozessen den Anforderungen. Dazu gehören:

  • Qualitätsplanung: Möglichst frühzeitig sollten die Qualitätsziele und Anforderungen definiert sowie ein Plan erstellt werden, um diese Anforderungen zu erfüllen. D. h., es wird genau festgelegt, nach welchen Kriterien ein Projektergebnis bewertet wird.
  • Qualitätssicherung und -lenkung: Die Qualitätslenkung definiert schon vor Projektbeginn, mit welchen Prozessen oder Aktivitäten die gewünschte Qualität sichergestellt werden soll. Während der Umsetzung eines Projektes werden im Rahmen der Qualitätssicherung die Prozesse und Produkte überwacht, um sicherzustellen, dass sie den Anforderungen entsprechen.
  • Qualitätsprüfung: Spätestens bei Projektabschluss wird es spannend, denn in der nun folgenden Qualitätskontrolle wird überprüft, ob die in der Qualitätsplanung definierten Ziele und Anforderungen erfüllt werden, bzw. das Projektergebnis den zuvor festgelegten Qualitätsstandards entspricht.
  • Qualitätsverbesserung: Ziel der Qualitätsoptimierung ist, Produkte, Dienstleistungen oder Prozesse kontinuierlich zu verbessern. D. h. Verbesserungsmöglichkeiten müssen identifiziert und umgesetzt werden, um beispielsweise zukünftig weniger Fehler zu machen oder die Prozesse zu optimieren.
  • Lieferantenmanagement: Auch das Lieferantenmanagement kann zum Qualitätsmanagement gehören. Hierbei geht es darum Lieferanten zu bewerten, um sicherzustellen, dass ihre Produkte oder Dienstleistungen den Anforderungen des Projektes entsprechen.
  • Risikomanagement: Die Identifizierung und Bewertung von Risiken, sowie das Ergreifen von Massnahmen gegen diese Risiken ist ebenfalls ein wichtiger Teil des Qualitätsmanagements.
  • Schulung der Mitarbeitenden: Um sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden die notwendigen Fähigkeiten und Kenntnisse haben, um Ihre Aufgaben qualitativ hochwertig zu erfüllen, kann auch die Schulung der Mitarbeitenden ein Teil des Qualitätsmanagements sein.

Qualitätsmanagement in Projekten

Das Qualitätsmanagement wird unserer Erfahrung nach in Projekten häufig als notwendiges Übel angesehen, das das Projekt eher behindert, als es zu unterstützen. Es stellt aber sicher, dass das Projekt alle Anforderungen und Erwartungen erfüllt und ist somit ein äusserst wichtiger Teil des Projektmanagements. Dabei kann es sich auf zwei verschiedene Bereiche beziehen:

1. Qualität des Projektergebnisses

Bei der Qualität des Projektergebnisses geht es darum, dass das Produkt oder die Dienstleistung den Anforderungen des Kunden entspricht, sodass seine Erwartungen erfüllt werden. Dafür werden zu Projektbeginn Qualitätsanforderungen festgelegt, Massnahmen zur Umsetzung definiert und Abnahmekriterien vereinbart.

2. Qualität des Projektmanagements

Bei der Qualität des Projektmanagements geht es hingegen darum, ob beispielsweise zeitliche Vorgaben oder der Kostenrahmen erreicht wurden, sowie darum, ob die festgelegten Prozesse eingehalten wurden.
Da beide Bereiche von grosser Wichtigkeit sind, sollten jeweils entsprechende Bewertungskriterien festgelegt werden, die anschliessend überwacht und geprüft werden. Die wichtigsten dieser Kriterien befinden sich häufig bereits im Projektauftrag und dienen später als Abnahmekriterien des Projektes.

Der Qualitätssicherungsplan

Häufig werden sämtliche Kriterien und Massnahmen in einem Qualitätssicherungsplan zusammengefasst, der für alle Aktivitäten der Projektumsetzung als Leitfaden herangezogen werden kann. Er wird normalerweise zu Projektbeginn erstellt, während der Umsetzung aktualisiert, wenn sich Kriterien geändert haben, und beinhaltet folgende Elemente:

  • Ziele und Zweck: Der Qualitätssicherungsplan beschreibt die Ziele und den Zweck des Qualitätsmanagements und wie es zur Erreichung der Projektziele beitragen kann.
  • Verantwortlichkeiten: Zudem wird angegeben, wer für die Umsetzung des Qualitätsmanagements verantwortlich ist sowie welche Rollen und Verantwortlichkeiten die beteiligten Personen haben.
  • Methoden und Werkzeuge: Auch die Methoden und Werkzeuge, die während des Projekts verwendet werden, um die Qualität zu überwachen, zu bewerten und sicherzustellen, werden im Qualitätssicherungsplan angegeben. Dazu können z.B. Prüflisten, Tests oder Audits gehören.
  • Überwachungs- und Kontrollmassnahmen: Zudem wird im Plan angegeben, wie die Qualität während des Projekts überwacht und kontrolliert wird.
  • Dokumentation: Eine gute Dokumentation aller Qualitätsmanagementaktivitäten, einschliesslich der erforderlichen Formulare, Berichte und Aufzeichnungen der Ergebnisse von Qualitätskontrollen ist ebenfalls ein wichtiger Teil des Qualitätsmanagements, welcher im Qualitätssicherungsplan geregelt wird.

Qualitätsmanagement in klassischen und agilen Projekten

In klassischen Projekten wird der Qualitätsmanagement-Prozess häufig unterteilt in die Schritte Qualitätsplanung, Qualitätslenkung und Qualitätsprüfung, sowie gelegentlich Qualitätsverbesserung. Die Einhaltung der Qualität wird in diesem Fall zu vorab definierten Zeitpunkten mit festgelegten Kontrollverfahren, wie z. B. Reviews, Tests oder Audits, untersucht. Im agilen Projektmanagement, wie beispielsweise bei Scrum, sucht man den Begriff Qualitätsmanagement zwar vergebens, allerdings sind alle wichtigen Elemente, um die Qualität des Produktes und des Projektmanagements zu garantieren und zu verbessern, bereits in das Framework integriert. Dazu gehören beispielsweise das Daily Scrum, bei dem täglich Hindernisse und Schwierigkeiten besprochen werden, Tests des entwickelten Produktes nach jedem Sprint oder Sprint-Retrospektiven, die der kontinuierlichen Verbesserung dienen.

Normen im Qualitätsmanagement

Es gibt zahlreiche verschiedene Qualitätsmanagementnormen, die als Rahmen oder Pflichtvorgabe des Qualitätsmanagements benutzt werden können, z. B.:

  • DIN EN ISO
    Die DIN EN ISO 9001 ist eine international anerkannte Norm für Qualitätsmanagementsysteme. Sie stellt Anforderungen an Organisationen, um sicherzugehen, dass diese in der Lage sind, Produkte und Dienstleistungen bereitzustellen, die den Anforderungen und Erwartungen ihrer Kunden entsprechen. Wenn es um Projekte geht, hat die DIN EN ISO 9001 die Anforderung, dass das Qualitätsmanagementsystem eines Unternehmens in der Lage sein muss, die Qualität von Projektergebnissen zu planen, zu steuern und zu überwachen. Im Detail bedeutet dies, dass ein Unternehmen, das die ISO 9001-Zertifizierung erreichen möchte, ein Qualitätsmanagementsystem implementieren muss, das:
    • Qualitätsziele für Projekte festlegt und sicherstellt, dass diese Ziele mit den Anforderungen und Erwartungen der Kunden übereinstimmen.
    • Die erforderlichen Ressourcen für das Qualitätsmanagement von Projekten bereitstellt und sicherstellt, dass diese Ressourcen ausreichend sind, um die Qualität von Projektergebnissen zu planen, zu steuern und zu überwachen.
    • Eine Qualitätsplanung sowie eine Qualitätskontrolle für Projekte durchführt und so sicherstellt, dass die Qualitätsanforderungen für Projektergebnisse erfüllt werden.
    • Eine kontinuierliche Verbesserung des Qualitätsmanagementsystems für Projekte implementiert und sicherstellt, dass das Qualitätsmanagementsystem für Projekte immer auf dem neuesten Stand ist.
  • PMI PMBOK Guide
    Der PMI PMBOK Guide ist ein umfassendes Handbuch für das Projektmanagement, welches vom Project Management Institute (PMI) entwickelt wurde. Es beinhaltet einen Überblick über bewährte Methoden und Techniken im Projektmanagement und bietet eine Struktur für die Planung, Durchführung und Steuerung von Projekten. Das Qualitätsmanagement in Projekten wird hierin als einer der zehn Wissensbereiche des Projektmanagements benannt und ist Teil des Projektmanagementprozesses, der die Planung, Steuerung und Überwachung der Projektleistung beinhaltet. Im Detail werden im PMBOK Guide die folgenden Themen des Qualitätsmanagements in Projekten behandelt:
    • Qualitätsplanung: In diesem Prozess werden die Anforderungen an die Qualität des Projektergebnisses identifiziert und spezifiziert sowie entsprechende Massnahmen festgelegt.
    • Qualitätsmanagement: Der Prozess, durch den die Qualität des Projektergebnisses geplant, gesteuert und überwacht wird.
    • Qualitätskontrolle: In diesem Prozess werden die Ergebnisse des Projekts überprüft, um sicherzustellen, dass sie den Anforderungen des Kunden entsprechen. Dabei werden auch Massnahmen ergriffen, um sicherzustellen, dass Fehler und Abweichungen korrigiert werden.
    • Qualitätsverbesserung: In diesem Bereich geht es darum, die Qualität des Projektergebnisses kontinuierlich zu verbessern. Dabei werden Daten und Feedback aus früheren Projekten verwendet, um Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren und umzusetzen.
    • Zusätzlich zu diesen Themen des Qualitätsmanagements im Projektmanagement gibt der PMBOK Guide auch an, wie das Qualitätsmanagement in den anderen Wissensbereichen des Projektmanagements integriert werden kann, wie z.B. im Risikomanagement und im Ressourcenmanagement.

Fazit

Ein gutes Qualitätsmanagement ist eine entscheidende Komponente für den Erfolg eines Projektes und die Zufriedenheit der Kunden. Es umfasst die Implementierung von Standards, Methoden und Prozessen zur Überwachung und Verbesserung der Qualität von Produkten, Prozessen oder Dienstleistungen. Ein gut durchdachter Qualitätssicherungsplan kann dazu beitragen, Risiken zu minimieren, Kosten zu senken und die Kundenzufriedenheit zu steigern.

Um das Qualitätsmanagement effektiv zu unterstützen, bietet die Projektmanagementsoftware myPARM verschiedene Funktionen und Tools. Mit dem Gantt-Diagramm können Sie den gesamten Qualitätsmanagementprozess visualisieren und die Abhängigkeiten der einzelnen Aktivitäten abbilden. Das Kanban-Board ermöglicht es, die Aufgaben des Qualitätsmanagements zu organisieren und deren Status zu verfolgen. Und schliesslich kann das Dokumentenmanagement dazu beitragen, alle relevanten Dokumente und Aufzeichnungen an einem Ort zu speichern und so den Überblick zu behalten. So kann die Verwendung von myPARM dazu beitragen, das Qualitätsmanagement in Projekten zu optimieren und die Erfolgreiche Umsetzung zu gewährleisten.

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