Projektmanagement-ABC: O wie OKR

Strategieumsetzung im agilen Umfeld mit OKR – Teil 1: Grundlagen

Was ist OKR?

OKR steht für Objectives and Key Results und ist eine Managementmethode, die insbesondere durch ihren Einsatz bei IT-Giganten wie Google bekannt wurde. Diese Methode bringt Klarheit über die Ziele und Vision eines Unternehmens und verbindet diese mit messbaren Kennzahlen. Auf diese Weise können Unternehmen, aber auch einzelne Bereiche, Abteilungen oder Teams strategisch ausgerichtet werden. Durch die Einbindung von Mitarbeitenden in den Prozess der Zielgestaltung weiss jeder Mitarbeitende, wie er zu den Zielen eines Unternehmens beitragen kann, und wird motiviert, zur Zielerreichung beizutragen. OKR ist also kein Projektmanagement-Framework, sondern eine generelle Methode zur Zielsetzung.
OKR erfüllt drei Funktionen:

1. Framework: OKR bietet ein Framework zur Formulierung von qualitativen Zielen (Objectives) und quantitativen Kennzahlen (Key Results), mit denen die Erreichung der Ziele gemessen wird.
2. Strategisches Bindeglied: OKR verknüpfen das Leitbild, Vision und Mission des Unternehmens mit dem operativen Geschäft.
3. Agiler Prozess: Durch einen kontinuierlichen Prozess wird Agilität im gesamten Unternehmen gelebt.

Entwickelt wurde die Methode bereits in den 70er Jahren von Andy Grove und half zu der Zeit der bekannten Firma Intel zurück auf die Erfolgsspur. Hierfür kombinierte Grove die bekannte SMART-Methode, mit deren Hilfe Ziele spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert formuliert werden, mit der Management-by-Objectives-Methode (MbO) von Peter Drucker, bei der Mitarbeitende erstmals die Möglichkeit bekamen, die Prioritäten eines Unternehmens mitzubestimmen.

«Mit OKR werden messbare Ziele festgelegt, in relativ kurzen Abständen gemessen und überarbeitet, sodass die Unternehmensstrategie unterstützt wird und Mitarbeitende motiviert werden.»

Bestandteile von OKR

Die zentralen Bestandteile der OKR-Methode sind Objectives und ihre zugeordneten Key Results

• Objectives (O): Objectives (Ziele) beschreiben, was kurzfristig (in ca. 3 Monaten) erreicht werden soll. Diese sollten kurz, inspirierend und motivierend formuliert sein. Wichtig ist, dass diese Ziele qualitativ sind und das Ergebnis einen klaren Mehrwert für das Unternehmen liefert. Sie werden nicht ausschliesslich vom Unternehmen vorgegeben, sondern auch von Mitarbeitenden oder ganzen Teams formuliert.
• Key Results (KR): Bei den Key Results geht es darum, die Ziele messbar zu machen. Daher werden einem Objective in aller Regel 2 – 5 Key Results zugeordnet, die den Grad der Zielerreichung anzeigen.

Damit die Objectives und Key Results zur Unternehmensstrategie passen, sollte diese ebenfalls definiert sein. D. h. Werte, das Leitbild, Vision und Mission des Unternehmens, sowie die Moals sollten klar formuliert sein.

• Leitbild: Das Leitbild des Unternehmens definiert den Sinn und Zweck eines Unternehmens. Es vereint Werte, Vision und Mission und dient so einer klaren Positionierung des Unternehmens. Ausserdem dient es als Grundlage für die Formulierung von Moals und OKRs.
• Werte: Jedes Unternehmen sollte 4 – 6 Werte haben, die glaubhaft gelebt werden.
• Vision: Die Unternehmensvision zeigt, wo das Unternehmen in 5 – 10 Jahren stehen soll und gibt so eine Orientierung.
• Mission: Die Mission ist für einen Zeitraum von 3 – 5 Jahren ausgelegt und definiert das aktuelle Handeln im Unternehmen mit allen Zielen, Strategien und Plänen, die dafür sorgen sollen, dass die Vision in Zukunft erreicht wird.
• Moals: Moals steht für Mid-Term-Goals und definiert so konkrete Ziele, die innerhalb eines Jahres erreicht werden sollen, damit das Leitbild verfolgt werden kann.

Die Vision, Mission und Moals werden also in kurzfristige Ziele, die OKRs heruntergebrochen. Aus den festgelegten OKRs werden dann wiederum Projekte und tägliche Aufgaben abgeleitet.

Der OKR Master und Coach

Sowohl bei der Einführung der OKR-Methode als auch bei Ihrer Anwendung kann ein OKR Master oder OKR Coach helfen. Dieser unterstützt das Unternehmen, bzw. die Abteilungen oder Teams in der Arbeit mit OKRs und ist dafür zuständig, dass die Methode richtig umgesetzt wird. Daher organisiert er den gesamten Prozess, plant Meetings und moderiert diese oder steht für alle Fragen rund um den Prozess zur Verfügung.

Abgrenzung von BSC und MbO

OKR hat auf den ersten Blick viele Gemeinsamkeiten mit der Balanced Scorecard (BSC) und mit dem Ansatz Management by Objectives, da die Methode hiervon abgeleitet wurde. Dennoch gibt es einige zentrale Unterschiede.

Durch die zentralen Unterschiede ist allerdings auch eine Verknüpfung der verschiedenen Ansätze möglich. So kann OKR beispielsweise dabei helfen, den Zielfindungsprozess der vier Perspektiven einer Balanced Scorecard zu strukturieren.

Vorteile von OKR

• Fokus: OKR schafft Klarheit über die wichtigsten Ziele, Aufgaben und Kennzahlen im nächsten Zyklus und schafft so einen klaren Fokus.
• Ausrichtung: OKRs orientieren sich immer am Leitbild und der Strategie eines Unternehmens. Sie helfen Mitarbeitenden beim Verständnis und Verinnerlichen des Unternehmensleitbildes und ermöglichen so Prioritäten zu setzen sowie Ressourcen sinnvoll zu nutzen.
• Motivation: Da OKRs nicht ausschliesslich vom Management vorgegeben werden, sondern Mitarbeitende einbezogen werden und ihre eigenen Ziele setzen, sind diese motivierter. Durch ambitionierte Ziele wird die Motivation noch weiter gesteigert.
• Klarheit: OKRs schaffen Transparenz im Unternehmen, verbessern das Verständnis für die Unternehmensstrategie und machen Erfolge messbar.
• Kommunikation: Klare und transparente Ziele ermöglichen es jedem Mitarbeitendem zu erkennen, wie er zum Erfolg beitragen kann. Auf diese Weise fördern OKRs die Zusammenarbeit im Team und die Kommunikation.
• Agil: OKR passt zu agilen Arbeitswelten, da es ein agiler Prozess ist, der durch kurze Zyklen, regelmässiges Feedback, Updates und Änderungen geprägt ist.
• Ressourcennutzung: Klare Prioritäten helfen dabei zu entscheiden, wie Ressourcen optimal verwendet werden sollten, um die gesetzten Ziele zu erreichen.
• Strategie: OKRs schliessen Leitbild, inkl. Vision, Mission und Strategie an die operative Planung an. Die regelmässige Anpassung der Ziele an geänderte Rahmenbedingungen hilft flexibel zu bleiben und dennoch die Unternehmensziele zu erreichen.

Herausforderungen von OKR

• Wird OKR als Kontrollinstrument oder zur Mitarbeiterbewertung verwendet, kann es demotivierend wirken
• Der Aufwand ist insbesondere während der Einführung und der ersten Zyklen recht hoch
• Ohne eine offene, agile Unternehmenskultur kann OKR nicht funktionieren
• Die grosse Transparenz kann bei einigen Mitarbeitenden Druck oder Unmut erzeugen
• OKR benötigt ein klares Unternehmensleitbild
• Zu viele Objectives können das Unternehmen überfordern, daher sollte man sich auf 2 – 5 Objectives beschränken
• Zu einfache oder viel zu hoch gesteckte Ziele können problematisch sein. Bei ersteren bleibt das Unternehmen hinter den Möglichkeiten zurück, während letztere demotivierend wirken können. Daher sollte ein realistischer Zielerreichungsgrad von 70 Prozent angepeilt werden.
• Nicht jedes Objective ist exakt durch Key Results darstellbar. So kann es sein, dass die Erreichung einiger KRs zwar notwendig ist, um das Objective zu erreichen. Allerdings muss das nicht bedeuten, dass das Objective auch tatsächlich erreicht wird, wenn die Key Results erfüllt wurden.

Fazit

Die OKR-Methode kann einem Unternehmen bei der Erfüllung seines Leitbildes helfen. Richtig eingesetzt ist sie eine effektive Methode, die Ziele zu erreichen, und motiviert gleichzeitig die Mitarbeitenden zu grossem Engagement.
Möchten Sie wissen wie OKR angewandt wird? Dann seien Sie gespannt auf den zweiten Teil dieses Berichtes.

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