Projektmanagement-ABC: B für Business case

Was ist ein Business Case?

Ein Business Case ist ein Dokument oder eine Präsentation, die die wirtschaftliche Rechtfertigung und den Nutzen eines Projektes darlegt. Ein Business Case ist ein wesentlicher Bestandteil der Projektinitiierung und dient dazu, die Entscheidungsträger davon zu überzeugen, dass ein bestimmtes Projekt durchgeführt werden sollte. Kurz gesagt, der Business Case beantwortet die entscheidende Frage: Warum sollten wir dieses Projekt umsetzen?
Zudem bildet der Business Case – und dessen Aktualisierung(en) – eine wesentliche Grundlage für das Änderungs-Management.

Warum ist ein Business Case erforderlich?

• Begründung der Geschäftsmöglichkeit: Ein Business Case stellt die Grundlage dar, um die Notwendigkeit eines Projektes oder einer Geschäftsidee zu rechtfertigen. Er erklärt, warum das Projekt initiiert werden sollte, indem er die geschäftliche Gelegenheit, die sich daraus ergibt, verständlich darlegt.
• Entscheidungsfindung: Der Business Case spielt so eine entscheidende Rolle bei der Entscheidungsfindung in Unternehmen. Durch die Analyse von Fakten und Daten bietet er eine rationale Grundlage, auf der Geschäftsführer und Entscheidungsträger fundierte Entscheidungen treffen können, welche Projekte in Angriff genommen oder priorisiert werden sollen und welche nicht. Indem er die geschäftliche Begründung, den erwarteten Nutzen und die Kosten des Projektes darlegt, ermöglicht er es, die besten Projekte auszuwählen und Ressourcen sinnvoll zuzuweisen.
• Priorisierung von Projekten: In Unternehmen gibt es oft mehr Projekte und Ideen als verfügbare Ressourcen. Auch hier kommt der Business Case ins Spiel. Er hilft dabei, Projekte nach ihrer strategischen Bedeutung und ihrem geschäftlichen Potenzial zu priorisieren. Projekte, die den grössten Nutzen bei angemessenen Kosten versprechen, werden priorisiert, während weniger vielversprechende Projekte möglicherweise zurückgestellt oder abgelehnt werden.
• Ressourcenallokation: Unternehmen haben nur begrenzte Ressourcen zur Verfügung. Einer der zentralen Zwecke des Business Case ist daher auch, die effiziente Verteilung von Ressourcen sicherzustellen. Dies betrifft nicht nur finanzielle Mittel, sondern auch Personal, Zeit und andere Ressourcen. Die klare Darstellung von Kosten und Nutzen im Business Case erleichtert die Zuweisung von Ressourcen für das Projekt, indem gezeigt wird, welches Projekt den höchsten Nutzen bei einem angemessenen Ressourceneinsatz verspricht.
• Transparenz und Kommunikation: Der Business Case dient zudem als Kommunikationsmittel, um die Gründe für die Projektinitiierung klar und verständlich darzulegen. Dies fördert die Transparenz innerhalb des Unternehmens und erleichtert die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und Teams. Ein gut präsentierter Business Case ermöglicht es den Mitarbeitenden, die Vision und die geschäftliche Notwendigkeit des vorgeschlagenen Projektes zu verstehen.
• Risikomanagement: Durch die Einbeziehung einer Risikoanalyse in den Business Case werden mögliche Herausforderungen und Risiken frühzeitig erkannt. Dies ermöglicht es, geeignete Massnahmen zur Risikominderung zu planen und gleich ein den Business Case zu integrieren. So können unerwartete Probleme während der Projektdurchführung bereits im Vorhinein minimiert werden.
• Vermeidung von Fehlinvestitionen: Ohne einen Business Case besteht die Gefahr, dass Ressourcen in Projekte investiert werden, die keinen klaren Nutzen für das Unternehmen bieten. Der Business Case hilft, solche Fehlinvestitionen zu verhindern, indem er das Projekt rechtfertigt und den erwarteten ROI (Return on Investment) bewertet.
• Erfolgsmessung: Nach der Genehmigung und Umsetzung eines Projektes dient der Business Case zudem als Referenzpunkt zur Überwachung und Messung des Projektfortschritts und des tatsächlichen Nutzens im Vergleich zu den ursprünglichen Erwartungen. Dies ermöglicht eine kontinuierliche Verbesserung und Anpassung während des Projektes und darüber hinaus. Nachdem das Projekt abgeschlossen wurde, kann der tatsächliche Nutzen mit den Prognosen im Business Case verglichen werden.

Bestandteile eines Business Case

Die Bestandteile eines Business Case sind entscheidend, um die geschäftliche Rechtfertigung eines Projektes umfassend darzustellen. Hier sind die wichtigsten Bestandteile eines Business Case im Detail:

• Executive Summary: Der erste Abschnitt des Business Case bietet eine kurze, prägnante Übersicht über den gesamten Inhalt. Ein Executive Summary enthält normalerweise die wichtigsten Informationen, wie den Zweck des Projektes, den erwarteten Nutzen und die Kosten.
• Geschäftliche Rechtfertigung: Dieser Teil des Business Case erläutert die geschäftliche Begründung des Projektes und enthält daher Informationen darüber, warum das Projekt erforderlich ist und wie es zur Erreichung der strategischen Ziele des Unternehmens beiträgt. Eine genaue Problembeschreibung, eine kurze Vorstellung der verschiedenen Optionen und ihrer Auswirkungen, sowie Annahmen, die getroffen werden, sind in der Regel Inhalte dieses Abschnittes.
• Projektbeschreibung: In diesem Abschnitt wird das Projekt selbst beschrieben, einschliesslich seines Namens, der Projektziele, der erwarteten Ergebnisse und der Hauptmerkmale. Dieser Abschnitt bietet also einen Überblick über das Projekt. Zudem enthält er meist einen groben Zeitplan für das Projekt, die Meilensteine, den erwarteten Zeitpunkt für den Beginn und das Ende des Projektes, sowie den Zeitpunkt, zu dem die erwarteten Vorteile voraussichtlich realisiert werden können. Auch die Hauptinteressengruppen (Stakeholder) werden in diesem Abschnitt identifiziert und ihre Bedenken sowie Interessen im Zusammenhang mit dem Projekt erläutert.
• Wirtschaftlichkeitsbetrachtung:
  Um Kosten und Nutzen des Projektes miteinander in Beziehung setzen zu können, ist zudem eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung häufig Teil des Business Case. Diese beinhaltet eine Nutzenanalyse, eine Kostenanalyse, sowie eine finanzielle Bewertung.
  • Nutzenanalyse: In diesem Abschnitt werden die erwarteten Vorteile des Projektes dargestellt. Diese können die Steigerung von Umsätzen, Kosteneinsparungen, verbesserte Effizienz, höhere Kundenzufriedenheit oder andere geschäftliche Vorteile umfassen. Die Nutzenanalyse sollte quantitativ und qualitativ sein.
  • Kostenanalyse: Hier werden alle geschätzten Kosten des Projektes aufgeführt, einschliesslich der Initialkosten, laufenden Betriebskosten und Investitionen, die während des Projektes anfallen.
  • Finanzielle Bewertung: In diesem Teil wird die finanzielle Leistung des Projektes bewertet, einschliesslich der Kapitalrendite, des Return on Investment (ROI), des Gewinnpotenzials und anderer finanzieller Metriken.
• Risikoanalyse: Dieser Abschnitt identifiziert mögliche Risiken, die mit dem Projekt verbunden sind, und bewertet sie. Zudem beinhaltet er häufig Pläne mit Massnahmen zur Risikominderung oder -bewältigung.
• Alternativen und Optionen: Hier werden verschiedene Alternativen zum Projekt aufgezeigt und analysiert. Dies kann helfen sicherzustellen, dass die beste Lösung ausgewählt wird.
• Empfehlungen und Schlussfolgerungen: Am Ende des Business Case werden klare Empfehlungen für die Annahme oder Ablehnung des Projektes ausgesprochen. Dies sollte auf der Grundlage der in den vorherigen Abschnitten präsentierten Informationen erfolgen.

Erstellung eines Business Case

Das Erstellen eines Business Case erfordert eine strukturierte Vorgehensweise, um sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen sorgfältig erfasst und präsentiert werden.

1. Projektinitiierung und Projektidee

Beginnen Sie mit der klaren Identifizierung der Projektidee. Dies kann durch Marktforschung, Kundenanfragen, interne Bedarfsanalysen oder andere Quellen geschehen. Stellen Sie sicher, dass Sie den Auslöser für das Projekt und die damit verbundene geschäftliche Notwendigkeit genau verstehen.

2. Stakeholder-Analyse

Identifizieren Sie die Hauptinteressengruppen (Stakeholder) des Projektes, einschliesslich interner und externer Parteien. Verstehen Sie ihre Erwartungen, Anforderungen und Bedenken im Zusammenhang mit dem Projekt.

3. Projektziele festlegen

Definieren Sie klare und spezifische Projektziele. Diese sollten messbar, erreichbar, relevant und zeitlich festgelegt sein (SMART-Kriterien). Die Projektziele sollten eng mit den strategischen Zielen des Unternehmens verknüpft sein.

4. Nutzenanalyse

Beschreiben Sie ausführlich die erwarteten Vorteile des Projektes. Dies kann die Steigerung von Einnahmen, Kosteneinsparungen, verbesserte Effizienz, höhere Kundenzufriedenheit und andere Nutzenaspekte umfassen. Versuchen Sie, diese Vorteile sowohl quantitativ als auch qualitativ zu quantifizieren.

5. Kostenanalyse

Schätzen Sie die Kosten des Projektes so genau wie möglich. Berücksichtigen Sie die Initialkosten, die laufenden Betriebskosten, die nötigen Investitionen sowie mögliche Folgekosten. Es ist wichtig, alle Kostenfaktoren zu berücksichtigen.

6. Risikoanalyse

Identifizieren Sie die potenziellen Risiken und Herausforderungen, die mit dem Projekt verbunden sind. Bewerten Sie deren Wahrscheinlichkeit sowie den potenziellen Schaden, der entsteht, wenn ein Risiko eintreten sollte. Planen Sie Massnahmen zur Risikominderung oder -bewältigung.

7. Alternativen und Optionen

Untersuchen Sie verschiedene Lösungen oder Alternativen zum Projekt. Vergleichen Sie die Vor- und Nachteile sowie die geschäftlichen Auswirkungen jeder Option. Begründen Sie, warum die von Ihnen ausgewählte Lösung die beste Option ist.
Generell stehen Ihnen mindestens drei verschiedene Optionen zur Verfügung:

• Das Projekt nicht durchzuführen
• Eine Lösung für das ursprüngliche Problem mit minimalem Aufwand herbeizuführen
• Das Projekt umzusetzen

8. Zeitrahmen

Erstellen Sie einen groben Zeitplan für das Projekt, der die wichtigsten Meilensteine und den erwarteten Zeitpunkt für den Projektestart sowie das Projektende enthält. Berücksichtigen Sie mögliche Abhängigkeiten von anderen Projekten oder externen Faktoren.

9. Finanzielle Bewertung

Führen Sie eine finanzielle Bewertung durch, um den ROI, die Kapitalrendite und andere finanzielle Metriken zu berechnen. Zeigen Sie, wie sich das Projekt auf die finanzielle Leistung des Unternehmens auswirken wird.

10. Annahmen und Abhängigkeiten

Listen Sie alle Annahmen auf, die bei der Erstellung des Business Case getroffen wurden, und identifizieren Sie Abhängigkeiten von anderen Projekten sowie externen Faktoren.

11. Empfehlungen und Schlussfolgerungen

Basierend auf den vorherigen Schritten geben Sie klare Empfehlungen für die Annahme oder Ablehnung des Projektes ab. Begründen Sie Ihre Empfehlungen anhand der vorliegenden Informationen und zeigen Sie auf, wie das Projekt geschäftlichen Nutzen bringen wird.

12. Dokumentation und Präsentation

Stellen Sie sicher, dass der Business Case sorgfältig dokumentiert wird. Erstellen Sie ein übersichtliches Dokument, das leicht verständlich ist. Bereiten Sie auch eine Präsentation vor, um die Ergebnisse des Business Case den Entscheidungsträgern vorzustellen.

13. Überprüfung und Genehmigung

Der Business Case sollte von den relevanten Entscheidungsträgern im Unternehmen überprüft und genehmigt werden. Dies kann eine formelle Genehmigungsprozedur erfordern, bevor das Projekt offiziell gestartet wird.

Die Erstellung eines Business Case erfordert sorgfältige Recherche, Datenanalyse und eine klare Argumentation. Ein gut strukturierter Business Case ist ein entscheidendes Instrument für die Entscheidungsfindung und die Initiierung von Projekten in Unternehmen.

Herausforderungen und Best Practices

Das Erstellen eines Business Case ist ein bedeutender Schritt in Richtung erfolgreicher Projektinitiierung. Hier sind einige der häufigsten Herausforderungen, auf die Sie während der Erstellung stossen könnten, sowie bewährte Praktiken, um sie zu bewältigen:

Herausforderungen:

1. Unzureichende Daten und Informationen: Die Beschaffung von genauen und umfassenden Daten für die Nutzen- und Kostenanalyse kann schwierig sein, insbesondere wenn das Projekt neuartig ist.
2. Unsicherheit und Risiken: Die Vorhersage von zukünftigen Entwicklungen und Ereignissen ist mit Unsicherheit behaftet. Auch Risiken können schwer zu quantifizieren sein.
3. Annahmen und Schätzungen: Business Cases basieren oft auf Annahmen und Schätzungen, die sich im Laufe des Projektes ändern können.
4. Komplexität: Bei komplexen Projekten kann die Erstellung eines Business Case schwierig sein, da viele Variablen und Faktoren gleichzeitig berücksichtigt werden müssen.
5. Widerstand gegen Veränderungen: Es kann Widerstand gegen neue Projekte geben, insbesondere wenn sie Auswirkungen auf bestehende Abläufe und Strukturen haben.

Bewährte Praktiken:

1. Datenbeschaffung: Investieren Sie Zeit und Ressourcen in die Beschaffung genauer Daten und Informationen. Marktforschung, Benchmarking sowie die Konsultation von Fachleuten können hilfreich sein.
2. Risikomanagement: Nehmen Sie eine sorgfältige Risikoanalyse vor und erstellen Sie Pläne zur Risikominderung. Zeigen Sie im Business Case auf, wie Sie mit Unsicherheiten und Risiken umgehen werden.
3. Szenarioanalyse: Berücksichtigen Sie verschiedene Szenarien und Entwicklungen, um die Auswirkungen von Unsicherheit auf den Business Case zu minimieren. Dies kann helfen, alternative Handlungspläne zu entwickeln.
4. Regelmässige Aktualisierung: Aktualisieren Sie den Business Case während des Projektverlaufs, um Änderungen und Fortschritte widerzuspiegeln. Halten Sie auch Annahmen und Schätzungen auf dem neuesten Stand.
5. Klare Kommunikation: Kommunizieren Sie die Vorteile des Projektes und die geschäftliche Rechtfertigung klar und effektiv gegenüber allen relevanten Stakeholdern, um Unterstützung und Verständnis aufzubauen.
6. Stakeholder-Einbindung: Involvieren Sie schon frühzeitig die wichtigen Stakeholder, bitten Sie sie um Feedback und ihre Zustimmung. Dies kann den Widerstand gegen das Projekt verringern.
7. Externe Expertise: Ziehen Sie bei komplexen Projekten gerne externe Experten oder Berater hinzu, um mit ihrer Erfahrung bei der Erstellung des Business Case zu helfen.

Verwaltung und Aktualisierung des Business Case

Ein Business Case ist kein statisches Dokument. Vielmehr erfordert er eine kontinuierliche Verwaltung und Aktualisierung, um sicherzustellen, dass er auch während der Umsetzung eines Projektes relevant und aussagekräftig bleibt. So dient er nicht nur der Initiierung eines Projektes, sondern kann auch bei dessen Umsetzung und Abschluss angewendet werden.

• Projektverfolgung: Sobald ein Projekt gestartet ist, sollten Sie den Fortschritt sorgfältig verfolgen. Dies umfasst die Überwachung von Meilensteinen, Kosten, Ressourcenverbrauch und anderen relevanten Faktoren. Vergleichen Sie den tatsächlichen Fortschritt regelmässig mit den im Business Case prognostizierten Werten, um sicherzustellen, dass die Umsetzung Ihres Projektes voranschreitet wie geplant.
• Überprüfung von Annahmen: Überprüfen Sie regelmässig die Annahmen, die im ursprünglichen Business Case getroffen wurden. Wenn sich die Umstände ändern oder neue Informationen verfügbar sind, sollten diese Annahmen entsprechend angepasst werden. Dies kann Auswirkungen auf die Prognosen im Business Case haben.
• Aktualisierung der Finanzdaten: Die finanziellen Daten im Business Case sollten ebenfalls auf dem neuesten Stand gehalten werden. So können Sie alle tatsächlich angefallenen Kosten oder Erträge mit den Prognosen im Business Case vergleichen. Dies ermöglicht eine genaue Berechnung des ROI und anderer finanzieller Kennzahlen.
• Risikomanagement: Auch die Risikoanalyse sollte regelmässig aktualisiert und bewertet werden, um festzustellen, ob die identifizierten Risiken eingetreten sind, sich ihre Eintrittswahrscheinlichkeit geändert hat oder ob neue Risiken aufgetreten sind. Überprüfen Sie zudem die Wirksamkeit der eingeführten Risikominderungsmassnahmen.
• Kommunikation mit Stakeholdern: Halten Sie die relevanten Stakeholder über den Fortschritt des Projektes und etwaige Änderungen im Business Case auf dem Laufenden. Dies trägt dazu bei, Vertrauen aufzubauen und die Unterstützung der Stakeholder aufrechtzuerhalten.
• Anpassung der Projektziele: Es kann vorkommen, dass sich während der Umsetzung eines Projektes die Geschäftsumstände ändern oder neue strategische Ziele festgelegt werden. In solchen Fällen kann es notwendig sein, die Projektziele im Business Case anzupassen, um sicherzustellen, dass das Projekt weiterhin zur Erreichung der Ziele beiträgt.
• Aktualisierung des Zeitrahmens: Verfolgen Sie den Zeitplan des Projektes und passen Sie ihn bei Bedarf an. Dies kann aufgrund von Verzögerungen, beschleunigten Zeitplänen oder Änderungen im Projektumfang erforderlich sein.
• Regelmässige Überprüfung und Genehmigung: Bei sehr langfristigen Projekten sollte der Business Case periodisch, d. h. beispielsweise jährlich oder aber bei wesentlichen Änderungen im Projekt oder der Geschäftsumgebung, erneut von den Entscheidungsträgern überprüft und aktualisiert werden. Dies stellt sicher, dass das Projekt weiterhin den geschäftlichen Zielen entspricht.

Der Business Case bei PRINCE2

PRINCE2 (Projects IN Controlled Environments) ist eine weit verbreitete Methode für das Projektmanagement, die in verschiedenen Organisationen und Branchen verwendet wird. Im PRINCE2-Framework wird der Business Case als das Dokument definiert, das die wirtschaftliche Rechtfertigung für das Projekt darstellt. Er legt die Gründe für das Projekt fest, seine Ziele und die erwarteten Vorteile. Der Business Case dient so als zentrales Dokument, das die Geschäftsführung und die Stakeholder davon überzeugen soll, die erforderlichen Ressourcen für das Projekt bereitzustellen.
Daher schreibt PRINCE2 vor, dass jeder Projektestart mit einem vollständigen und genehmigten Business Case erfolgen muss. Dies bedeutet, dass, bevor ein Projekt offiziell beginnt, ein Business Case erstellt und von den relevanten Entscheidungsträgern genehmigt werden muss.
Der Business Case gemäss PRINCE2 umfasst normalerweise die folgenden Informationen:

• Projektziel und -umfang
• Geschäftliche Begründung und Gründe für das Projekt
• Nutzen und erwartete Vorteile
• Kosten und Finanzierung des Projektes
• Risikoanalyse und -bewertung
• Zeitrahmen und Meilensteine
• Annahmen und Abhängigkeiten
• Empfehlungen zur Annahme oder Ablehnung des Projektes

Auch gemäss PRINCE2 ist ein Business Case kein statisches Dokument, sondern muss regelmässig aktualisiert und verwaltet werden, um sicherzustellen, dass es den aktuellen Projektbedingungen entspricht. Änderungen im Projektumfang, in den Kosten oder in den erwarteten Vorteilen sollten regelmässig in den Business Case übertragen werden.

Der Business Case im agilen Projektmanagement

Im agilen Projektmanagement liegt der Fokus auf Flexibilität, Zusammenarbeit und kontinuierlicher Anpassung, was sich von den klassischen Projektmanagementmethoden unterscheidet. So steht in agilen Ansätzen wie Scrum oder Kanban die kontinuierliche Lieferung von wertvollen Produkten oder Funktionen im Vordergrund. Daher ist die Verwendung eines formalen Business Case in seiner klassischen Form oft weniger ausgeprägt oder sogar optional.

1. Agile Prinzipien: In agilen Projekten werden Entscheidungen oft auf der Grundlage agiler Prinzipien und Werte getroffen, die den Fokus auf den Kunden, die Zusammenarbeit im Team und die reaktive Anpassung betonen. Im Gegensatz zur klassischen Projektplanung ist ein Business Case also häufig nicht erforderlich.
2. Lean-Ansatz: Agile Methoden, insbesondere Kanban, folgen einem Lean-Ansatz, der Verschwendung reduzieren soll und den Fokus auf kontinuierliche Verbesserung legt. In diesem Kontext kann die Erstellung eines umfangreichen Business Case als verschwenderisch angesehen werden.
3. Business Value: Agiles Projektmanagement betont die kontinuierliche Lieferung von Business Value. Statt einen umfassenden Business Case zu erstellen, sollte sich das Team also darauf konzentrieren, kontinuierlich Produkte oder Funktionen zu entwickeln und diese basierend auf Kundenfeedback sowie den sich ändernden Marktanforderungen anzupassen.
4. Informelle Dokumentation: Agile Projekte verwenden oft informelle Dokumentation, wie User Stories, Product Backlogs und Roadmaps, um den Projektfokus sowie die Prioritäten zu kommunizieren. Diese Dokumente sind leichtgewichtiger und flexibler als ein traditioneller Business Case.
5. Flexibilität: Agile Projekte sind darauf ausgerichtet, sich an sich ändernde Anforderungen und Prioritäten anzupassen. Dies kann bedeuten, dass die ursprünglichen Annahmen im Business Case während des Projektes überarbeitet werden müssen.

Obwohl ein formaler Business Case im agilen Projektmanagement seltener vorkommt, bedeutet das nicht, dass die geschäftliche Rechtfertigung und der ROI nicht berücksichtigt werden. Stattdessen erfolgt die Kommunikation dieser Aspekte oft auf informellere und kontinuierliche Weise im Team. In einigen Unternehmen werden auch hybride Methoden eingesetzt, bei der agile Methoden mit traditionellen Projektmanagementansätzen kombiniert werden. Insbesondere bei grossen Projekten, die hohe Investitionen erfordern, kann in solchen Fällen ein Business Case sinnvoll sein.

Fazit

Der Business Case ist die Schlüsselkomponente für den Erfolg von klassischen Projekten im Projektmanagement. Er bietet eine klare und rationale Grundlage für die Entscheidungsfindung, Ressourcenallokation sowie die Erfolgsmessung. Durch die sorgfältige Erstellung, Verwaltung und Aktualisierung eines Business Case können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Projekte auf die Erreichung ihrer strategischen Ziele ausgerichtet sind und sie den erwarteten geschäftlichen Nutzen liefern.

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