Projektmanagement-ABC: K wie Kommunikationsplan

Mehr Struktur und weniger Stress durch Kommunikationspläne

Was ist ein Kommunikationsplan und warum ist er wichtig?

Ein Kommunikationsplan ist eine strukturierte Strategie, die festlegt, wie, wann und mit wem Informationen zu einem Projekt ausgetauscht werden. Er regelt die Prozesse, Werkezuge, Rollen, Verantwortungen und Befugnisse zur Weitergabe, zum Erhalt sowie zur Archivierung von Informationen innerhalb eines Projektes. PRINCE2 verwendet statt Kommunikationsplan den Begriff Kommunikationsmanagementstrategie, während der PMBOK Guide ihn als Kommunikationsmanagementplan bezeichnet.

Der Zweck eines Kommunikationsplans

Die meisten Projekte sind komplex und erfordern eine präzise Abstimmung zwischen verschiedenen Beteiligten. Ein Kommunikationsplan soll daher sicherstellen, dass jedem Projektbeteiligten die von ihm zur Durchführung seiner Aufgaben benötigten Informationen klar, effizient, rechtzeitig und vollständig übermittelt werden. So trägt ein Kommunikationsplan dazu bei, Transparenz zu schaffen, Missverständnisse zu verhindern und alle Beteiligten auf dem aktuellen Stand zu halten.
Ohne klar definierte Kommunikationswege können Missverständnisse fatale Folgen haben, z. B.:

• Verzögerungen durch unklare Anforderungen oder fehlende Informationen.
• Fehlerhafte Umsetzung der Spezifikationen.
• Frust im Team aufgrund mangelnder Informationstransparenz.
• Fehlendes Vertrauen der Stakeholder in das Projekt aufgrund mangelhafter Kommunikation.

Ein Kommunikationsplan sorgt also nicht nur für Ordnung, sondern auch für Vertrauen und eine reibungslose Zusammenarbeit. Dabei sollte der Kommunikationsplan an das jeweilige Projekt angepasst werden. Für weniger umfangreiche Projekte kann bereits eine einfache Kommunikationsmatrix ausreichend sein, während sehr komplexe Projekte mit zahlreichen Stakeholdern und hohen Vertraulichkeitsanforderungen oftmals einen sehr umfangreichen Kommunikationsplan benötigen.

Update ProjetkstatusErstellung eines Kommunikationsplans

Um die Kommunikation innerhalb eines Projektes von Anfang an gut auszurichten, ist es wichtig, dass der Kommunikationsplan schon bei der Projektplanung so früh wie möglich erstellt wird. Außerdem sollte er während der Umsetzung des Projektes an eventuell geänderte Anforderungen angepasst werden.
Folgende Schritte sind wichtig, um einen optimalen Kommunikationsplan zu erstellen:

1. Stakeholder analysieren:
   Die meisten Projekte haben eine große Zahl an Stakeholdern, die unterschiedliche Interessen und Einfluss auf das Projekt haben. Das können beispielsweise das Projektteam, Kunden, Zulieferer oder auch der Auftraggeber sein. Diese Stakeholder benötigen alle Informationen über das Projekt, aber nicht unbedingt dieselben Informationen und zu unterschiedlichen Zeitpunkten. Als Grundlage für den Kommunikationsplan ist es daher wichtig, alle Stakeholder und deren Informationsbedarf zu identifizieren. Eine Stakeholder-Matrix kann helfen, die Bedürfnisse und den Einfluss aller Beteiligten zu verstehen, sodass in den weiteren Schritten die richtige Kommunikationsstrategie für jede Gruppe festgelegt werden kann.
2. Kommunikationsziele und -inhalte definieren:
   Klar definierte Ziele sind die Basis eines guten Kommunikationsplans, denn nur so können die Inhalte, die kommuniziert werden sollen, auch klar definiert werden. Setzen Sie also zunächst SMARTe Ziele und bestimmen Sie darauf basierend die Inhalte der Kommunikation und welche Stakeholder die Informationen erhalten sollen. Inhalte können beispielsweise der Projektstatus, technische Details oder auch Risiken sein.
3. Passende Methoden und Kommunikationsrhythmus wählen:
   Basierend auf den vorherigen Schritten können Sie nun die passenden Methoden der Kommunikation festlegen. Dazu sollten Sie bedenken, welche Form der Kommunikation zu den jeweiligen Stakeholdern und den zu übermittelnden Informationen am besten passt. Von einem regelmäßigen kurzen Update per E-Mail über wöchentliche Check-Ins, persönliche Meetings, Lageberichte, Präsentationen oder To-Do Listen bis hin zu ausgefeilten Projektberichten gibt es zahlreiche Möglichkeiten, die unterschiedlichen Interessensgruppen zu informieren. Bedenken Sie dabei auch den Informationsrhythmus oder spezielle Zeitpunkte, zu denen Informationen weitergegeben werden sollten. So besteht in den meisten Projekten wahrscheinlich kein Bedarf, jede Woche alle Stakeholder zum persönlichen Austausch zu treffen. Wöchentliche Statusupdates per E-Mail und persönliche Treffen, wenn ein wichtiger Meilenstein erreicht wurde, könnten aber sehr sinnvoll sein. Zudem sollten Sie darauf achten, eine zu große Informationsflut zu vermeiden. Es sollte also nur das kommuniziert werden, was für den jeweiligen Interessenten wichtig ist, und das auch nur dann, wenn es notwendig ist.
4. Verantwortlichkeiten festlegen:
   Wenn definiert wurde, welche Information wie und wann kommuniziert werden soll, muss nur noch festgelegt werden, wer dafür verantwortlich ist. So kann es beispielsweise Aufgabe des Projektleiters sein, dem Auftraggeber Statusberichte zukommen zu lassen, während Teamleiter beispielsweise den Status der Tätigkeiten an den Projektleiter übermitteln.
   Anschließend können Sie den Informationsplan fertigstellen, der beispielsweise tabellarisch Dargestellt werden kann:
   

   Beschreibung Information	Häufigkeit / Zeitpunkt	Methode	Empfänger	Verantwortlicher
   Welche Art von Informationen sollen vermittelt werden?	Wie oft oder zu welchem Zeitpunkt wird kommuniziert?	Wie wird die Information vermittelt?	Wer erhält die Information?	Wer ist dafür verantwortlich, die Information zu kommunizieren?
   Update Projetkstatus	Wöchentlich	Projektstatusbericht aus myPARM	Auftraggeber und Projektteam	Projektleitender

5. Kommunikationsplan teilen und regelmäßig überprüfen:
   Ist der Kommunikationsplan vollständig erstellt, sollte er mit den Stakeholdern und dem Projektteam geteilt werden. Insbesondere, wenn auch vertrauliche Informationen enthalten sein werden, empfiehlt es sich, jedem Stakeholder nur den Teil des Plans vorzustellen, der ihn betrifft. Wichtig ist auch, den Kommunikationsplan in einer zentralen Informationsquelle abzulegen und ihn regelmäßig zu überprüfen. So kann es beispielsweise sein, dass sich Stakeholder im Laufe des Projektes ändern, oder neue Anforderungen an ein Projekt Änderungen am Kommunikationsplan nach sich ziehen.

Fazit

Ein durchdachter Kommunikationsplan ist ein essenzielles Werkzeug für jeden Projektleitenden. Er bildet das Rückgrat einer effektiven Zusammenarbeit und hilft, selbst sehr anspruchsvolle Projekte erfolgreich zu steuern.

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